Vad är DMAIC?
I företagsvärlden hör vi ibland jargong som går in i ena örat och ut ur andra. ”DMAIC” (uttalas ”dömajk”) är ett bra exempel på detta. Enkelt uttryckt är denna förkortning – som står för ”Define, Measure, Analyze, Improve, Control – en datadriven problemlösningsmetod som involverar stegvisa förbättringar och optimeringar av produkter, lösningar och processer.
Motorola-ingenjören Bill Smith skapade DMAIC på 1980-talet som en del av Six Sigma-metoden som bygger på mätning och analys för att göra en verksamhet så effektiv som möjligt. Målet? Processförbättring.
Vilka är de olika stegen i DMAIC-processen?
Smith utformade de fem sammankopplade DMAIC-stegen för att skapa en kumulativ effekt: bygg på den information och de data som genererats i tidigare steg och utveckla dina resultat. (Proffstips: många av våra kunder älskar realtidsanalysen de får ut av DocSend!)
Define:
Definiera-fasen fastställer vad problemet är och vad som behövs för att lösa det. Detta låter enkelt, men denna del av processen – som fastställer problemet, målet och omfattningen som krävs för att nå dit – är avgörande. Genom att definiera lär du dig vilka element som är kritiska för kvaliteten eller ”CTQ” (Critical To Quality). Teamledare och projektledare utvecklar vanligtvis ett SIPOC-diagram – Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers – till teamet eller ett projektdokument .
Measure:
Förstår du problemet? Bra, då är det dags att beskriva hur du ska mäta och observera de förändringar du gör. Syftet med denna åtgärdsfas att fastställa den befintliga processtatusen och vilka data som ska analyseras. (Därifrån kan du använda en datainsamlingsplan för att övervaka dina resultat när du gör ändringar och göra jämförelser i slutet av projektet.)
Analysera:
Ni ska nu ha en baslinje med data som ni kan använda för att börja fatta processrelaterade beslut. Grattis! Välkommen till analysfasen, när ni studerar dessa data. Du och teamet kommer att bygga en uppdaterad processkarta med hjälp av data för att förstå var problemen i den befintliga processen uppstått. (Ni behöver inte använda något komplicerat Six Sigma-verktyg – vanliga metoder för grundorsaksanalys som fiskbensdiagram och Paretodiagram räcker gott.) När ni har identifierat flera grundorsaker ska teamet involveras för att bestämma fokus för er DMAIC-process framöver.
Improve:
Det har blivit dags att börja göra faktiska processförbättringar. Under förbättringsfasen arbetar du med ditt team för att hitta kreativa lösningar att implementera och mäta. Brainstorming och effektiva möten är avgörande. När du har lösningar i åtanke måste ni testa, validera och implementera dem. Plan-Do-Check-Act eller ”PDCA”-cykler är en vanlig metod för detta, vilket också gäller ”Failure Mode and Effects Analysis”, eller FMEA, för att förutse möjliga problem. Slutligen skapar ni en detaljerad implementeringsplan som vägleder när ni åtgärdar befintliga processproblem.
Control:
Det sista steget i DMAIC ska hjälpa er att verifiera och bibehålla er lösnings framgångar. I kontrollfasen skapar ditt team – föga överraskande – en kontrollplan för att kontinuerligt ompröva effekterna av implementerade processändringar. Ni bör också skapa en åtgärdsplan att använda om resultatet skulle börja falla igen. Att kunna se tillbaka på hur förbättringarna genomfördes och vilka lösningar som valdes kan vara ovärderligt. I dessa ögonblick är det viktigt att ha korrekt dokumentation och versionskontroll kring förbättringsprocessen.
Ett viktigt råd: om du redan har hört talas om DMAIC kanske du har hört talas om ett annat första steg, som går under namnet Recognize eller identifiera. Detta rör sig om en mindre semantisk skillnad och dessa båda benämningar i huvudsak identiska.
Vilka är fördelarna med DMAIC?
I industrin har implementeringen av Six Sigma och DMAIC hjälpt till att införa leanstrategier med målet att eliminera avfall, defekter och överproduktion. (Märkligt nog kommer namnet Six Sigma från den statistiska modellen som används: I statistik kallas en standardavvikelse också som en ”Sigma” eller σ.)
Tillverkarna fann att ju mer standardavvikelser det fanns mellan deras genomsnittliga och acceptabla kvalitetsgränser, desto mindre var sannolikheten att de skulle gå över dessa gränser. Således blev Six Sigma, eller sex standardavvikelser, guldstandarden för att definiera produktionsgränser, minska antalet defekter och förbättra processer.
Denna statistiska metod för att identifiera och lösa de bakomliggande orsakerna till problem var – tillsammans med andra metoder som Kaizen – avgörande för de produktionsförbättringar som genomfördes under 90- och 2000-talet.
Vare sig du arbetar inom tillverkning eller inte är kärnfördelen med DMAIC att processen blir otroligt rigorös. Problemlösningsexperiment med nya processer ger i slutändan ofta inte definitiva svar på vad som har förändrats. Genom att använda DMAIC har du bättre förutsättningar att bedöma och mäta framsteg med hjälp av data.
DMAIC:s standardiserade femstegsramverk håller alla uppdaterade med varje steg i processen. Genom att producera dokumentation för att sammanfatta alla beslut och framsteg som gjorts så kan ni gå smidigt från steg till steg. Och med en definitiv process på plats kan ni hjälpa till att vägleda team i enlighet med deras nuvarande mål.
Systemets anhängare älskar att DMAIC-metoden är iterativ och kontinuerlig: processens kontrollfas kräver att processägare fortsätter övervaka effekterna av optimeringen. Med denna dataövervakningsplan på plats utgör nya processdata helt naturligt baslinjen för en ny åtgärdsfas. DMAIC-metoden kan kontinuerligt identifiera problem eller effekter på affärsprocesser – och erbjuder dessutom ett sätt att omedelbart rikta in sig på dessa problem.
När ska jag använda DMAIC?
DMAIC kräver teamanpassning och kan ta tid att förstå. Som chef är det värt att fråga sig själv vilka processer eller team som har mest nytta av DMAIC.
Tänk på att det inte nödvändigtvis är rätt alternativ för ditt problem, din bransch eller din organisationskultur. Lätt identifierbara processproblem som har potentiellt enkla lösningar med stöd av övertygande data innebär att en fullständig DMAIC-process kanske inte är nödvändig.
Om processproblemet är mer komplext eller har högre risk, till exempel när ni inte har råd med försämrat resultat, kan DMAIC vara en smart taktik. Även om den kräver större budget än ni kanske önskar kommer förmodligen processen – när den implementeras korrekt – ge resultat.
Åtgärda problem med DMAIC
Även om det kan vara skrämmande att inleda ett DMAIC-projekt för första gången – särskilt om er organisation har stora problem – är detta ett akademiskt sätt att attackera ett problem och påminner om en vetenskaplig process. Genom att fokusera på upptäckt, iteration och stegvisa förbättringar ska ni kunna hitta de bästa metoderna för era team – vilket kan leda till mätbara framgångar för ert företag.