Vad är DMAIC?

Lär dig DMAIC-metoden så att du kan använda data för att skapa verkliga processförbättringar i din organisation.

Vad är DMAIC?

DMAIC är en datadriven, problemlösande metod som bidrar till stegvisa förbättringar och optimeringar av produkter, design och affärsprocesser. Den skapades på 1980-talet som en del av Six Sigma-metoden av Motorolas ingenjör, Bill Smith. Six Sigma-metoden utformades för att driva kontinuerlig förbättring av tillverkningsprocesser med hjälp av data och statistik.

Vilka är de olika stegen i DMAIC-processen?

DMAIC har 5 sammankopplade steg: definiera, mäta, analysera, förbättra och kontrollera. Varje fas är utformad för att ha en ackumulerande effekt: att bygga på den information och de data som genererats i tidigare steg som upprepas i flera versioner.

  • Definiera: Definiera-fasen fastställer vad problemet är och vad som behövs för att åstadkomma en lösning. Det är i denna del av processen du tydligt anger ditt problem, slutmålet och vad som kommer att krävas för att uppnå det. Denna fas hjälper dig att förstå processen i sin helhet och vilka element som är kritiska för kvalitet, även kallade ”CTQ:er”. In- och utvärden beskrivs vanligtvis med ett SIPOC-diagram – SIPOC är en förkortning för Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers (leverantörer, invärden, processer, utvärden och kunder). Denna information fångas vanligtvis i ett projektdokument som anger formen för din DMAIC-process.

  • Åtgärd: När du har förstått ditt processproblem måste du beskriva hur du kommer att övervaka de ändringar du gör i det. Självklart är det med ett datadrivet tillvägagångssätt viktigt att ha bra data för DMAIC-processen. Därför är syftet med åtgärdsfasen att fastställa din nuvarande processprestanda och vilka data du ska analysera. Därifrån kan du använda en datainsamlingsplan för att övervaka dina resultat när du gör ändringar och göra jämförelser i slutet av projektet.

  • Analysera: Du bör nu ha en baslinje med data som du kan använda för att börja fatta beslut om din process. Som man kanske kan förvänta sig är analysfasen ett perfekt tillfälle att gå igenom dessa data. Här kommer du och dina teammedlemmar att bygga en uppdaterad processkarta med dina data för att förstå var problemen i processen uppstår. Vissa Six Sigma-projekt använder mer komplicerade verktyg för detta, men fiskbensdiagram och Pareto-diagram är helt tillräckliga och vanligt förekommande metoder för att genomföra grundorsaksanalysen. När du väl har identifierat flera grundorsaker är det dags att engagera teamet. Låt dem rösta för att avgöra var fokus i er DMAIC-process ska ligga framöver.

  • Förbättra: Slutligen är det dags att börja göra faktiska förbättringar av processen. I förbättrinsfasen arbetar du med ditt team för att hitta kreativa lösningar som kan implementeras och mätas inom DMAIC-processen. I detta skede är brainstorming och effektiva möten avgörande för teamet. När du har lösningar i åtanke måste du testa, validera och implementera dem. Plan-Do-Check-Act- eller ”PDCA”-cykler är en vanlig metod för detta, i kombination med Failure Mode and Effects Analysis, eller ”FMEA”, för att förutse möjliga problem. Denna information bör utformas i en detaljerad implementeringsplan, som du sedan kan använda för att styra tillämpningen av lösningar i dina processer.

  • Kontroll: Det sista steget i DMAIC-metoden kan hjälpa dig att verifiera och bibhålla framgångarna för dina lösningar i framtiden. I kontrollfasen bör ditt team skapa en övervaknings- och kontrollplan för att kontinuerligt omvärdera effekterna av alla implementerade processändringar. Samtidigt bör du skapa en responsplan att agera med om resultaten börjar sjunka igen och nya problem dyker upp. Att kunna se tillbaka på hur förbättringarna genomfördes och vilka lösningar som gjordes kan vara en ovärderlig tillgång. I dessa ögonblick är det viktigt att ha korrekt dokumentation och versionskontroll kring förbättringsprocessen.

Om du redan vet en del om DMAIC kanske du har hört talas om ett annat inledande steg, den så kallade indentifikationsfasen. Detta steg handlar om att från början välja rätt projekt eller problem att ta itu med, eftersom inte alla projekt kräver en så strikt metod som DMAIC.

Vilka är fördelarna med DMAIC?

Inom industrin var lockelsen med Six Sigma och DMAIC möjligheten att tillämpa Lean-metoder i tillverkningen. Målet var att eliminera svinn, defekter och överproduktion så mycket som möjligt – namnet Six Sigma kommer faktiskt från den statistiska modell som använts. I statistiken kallas en standardavvikelse också ”Sigma” eller σ. Tillverkarna fann att ju mer standardavvikelser det fanns mellan deras genomsnittliga och acceptabla kvalitetsgränser, desto mindre var sannolikheten att de skulle gå över dessa gränser. Således blev Six Sigma, eller sex standardavvikelser, guldstandarden för att definiera produktionsgränser, minska antalet defekter och förbättra processer.

I faktiska statistiska termer innebär Six Sigma Quality att man har en defektfrekvens på 3,4 per miljon möjligheter i processerna. Vissa branscher, som läkemedels- eller flygplanstillverkare, kanske använder ännu högre sigma-nivå i produktionen på grund av de potentiella konsekvenserna av eventuella defekter.

Denna statistiska strategi för processförbättringar var, tillsammans med andra metoder som Kaizen, avgörande för att ge produktionsförbättringar på 1990- och 2000-talet. Men vad har DMAIC för bäring på andra branscher i dag?

Den viktigaste fördelen med DMAIC är att det är en otroligt noggrann problemlösningsmetod. Experiment med nya processer eller förändringar av arbetsflöden ger i slutändan ofta inte entydiga svar på vad som har förändrats, oavsett vad företaget sysslar med. Men genom att använda DMAIC, ett datadrivet tillvägagångssätt med definierade mål och steg utformade för att objektivt bedöma om förändringar i processen har varit positiva, blir det enklare att bedöma mätbara framsteg. Vare sig det handlar om att identifiera de verkliga orsakerna till dina problem eller de faktiska effekterna av dina experiment, ger DMAIC dig informationen du behöver.

DMAIC tillhandahåller ett standardiserat och strukturerat ramverk för förändringar, och den tydliga 5-stegsmetoden håller alla uppdaterade med alla steg i processen. Detta gör att du kan producera dokumentation för att sammanfatta alla beslut och framsteg som gjorts, så att du kan gå smidigt från steg till steg. Och med denna tydligt fastställda process kan du vägleda team när det gäller deras nuvarande mål och riktningen deras arbete är på väg i.

Bland det bästa med DMAIC är att det är en starkt repeterbar process som är utformad för att vara löpande. Processens kontrollfas kräver att processägare fortsätter att övervaka effekterna av optimeringen. Med en dataövervakningsplan redan på plats utgör nya processdata helt naturligt baslinjen för en ny åtgärdsfas. Din responsplan kan också integreras i en ny DMAIC-process om de initiala förbättringarna inte klarar av att bibehålla resultaten. På så vis kan DMAIC-metoden på löpande basis identifiera problem eller effekter på resultaten, med en metod som gör det möjligt att omedelbart rikta in sig på dessa problem.

På så vis utgör DMAIC-ramverket ett strukturerat tillvägagångssätt som kan vägleda din organisation genom upprepade, stegvisa optimeringar av affärsprocesser. Oavsett vilken sektor du befinner dig i eller hur stort teamet eller organisationen är, är detta en beprövad metod för att driva kontinuerliga resultatförbättringar.

När ska jag använda DMAIC?

Som tidigare nämnts är en vanlig justering av DMAIC den extra identifikationsfasen: en period då man identifierar om ett problem passar för DMAIC. Anledningen till att detta steg kan behövas är att DMAIC är en process som kräver en hög grad av anpassning och ansträngning, och den tar tid att förstå. En organisation måste implementera och öva på DMAIC för att få systemet att fungera på bästa sätt för teamet, branschen och organisationskulturen . Samtidigt måste organisationer överväga var de ska fördela sina resurser bäst: vilken process eller vilket team kan dra mest nytta av DMAIC?

Därför är denna metod inte nödvändigtvis det bästa alternativet för alla frågor och problem. Om ett processproblem är identifierbart och en enkel lösning som stöds av övertygande data finns tillgänglig kanske en fullständig DMAIC-process inte är nödvändig.

Men om processproblemet är komplicerat eller innebär stora risker – kanske där kapacitetsförsämringar inte är acceptabla – är DMAIC att föredra. Även om resurskostnaderna är högre säkerställer DMAIC att proceduren följs och viktiga steg inte hoppas över, vilket ökar chanserna för framgångsrik implementering.

Förbättra processer med DMAIC

Det kan vara skrämmande att ge sig på ett DMAIC-projekt för första gången, särskilt om det finns stora problem som din organisation behöver lösa. Det som är viktigt att förstå med DMAIC är att det inte är en metod för bästa praxis för din organisation eller verksamhet. Det är snarare en upptäcktsresa som gör att du kan hitta de bästa metoderna för teamen och organisationen genom versioner och stegvis förbättring. Även om inte alla problem i din organisation kräver DMAIC kan denna metod börja driva verklig förändring och förbättring av processerna, vilket i slutändan kan leda till mätbara framgångar för företaget.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business