Hvad er DMAIC?

Lær DMAIC-metoden, så du kan bruge data til at skabe virkelige procesforbedringer i din organisation.

Hvad er DMAIC?

DMAIC er en datadrevet, problemløsningsmetode, som hjælper dig med at foretage trinvise justeringer og optimeringer af produkter, design og forretningsprocesser. Den blev udviklet i 1980'erne som en del af Six Sigma-metoden af Motorola-ingeniøren Bill Smith. Six Sigma-metoden var beregnet til at skabe løbende forbedringer i produktionsprocesser ved hjælp af data og statistikker.

Hvilke trin består DMAIC-processen af?

DMAIC består af fem forbundne trin: Define, Measure, Analyze, Improve og Control. Hver fase er designet, så den har en samlet effekt: Den tager udgangspunkt i oplysninger og data, der er genereret i de foregående faser, og gentages i flere gennemløb.

  • Define: Fasen Define (Definer) fastsætter, hvad et problem er, og hvad der skal til for at opnå en løsning. I denne del af processen kan du tydeligt angive dit problem, slutmålet og det, det vil kræve at nå dertil. Denne fase hjælper dig med at forstå processen i sin helhed, og hvilke elementer der er afgørende for kvaliteten (det kaldes også "CTQ" - Critical to Quality). Input og output vises normalt i et SIPOC-diagram – SIPOC er et akronym for Suppliers, Inputs, Process, Outputs og Customers (leverandører, input, proces, output og kunder). Disse oplysninger registreres normalt i et projektdokument, der beskriver din DMAIC-proces.

  • Measure: (Mål) Når du har forstået dit procesproblem, skal du beskrive, hvordan du vil holde øje med de ændringer, du foretager. Da det er en datadrevet metode, er det selvfølgelig vigtigt at have gode data i forbindelse med DMAIC-processen. Formålet med Measure-fasen er at fastsætte din aktuelle procesydelse, og hvilke data du vil analysere. Derfra kan du bruge en dataindsamlingsplan til at holde øje med resultaterne, efterhånden som du foretager ændringer, og sammenligne ved projektets slutning.

  • Analyze: (Analysér) Du bør nu have et datagrundlag, som du kan bruge til at begynde at træffe beslutninger om din proces. Som du måske kan regne ud, er analysefasen det perfekte tidspunkt til at gennemgå disse data. Her skal du og dine teammedlemmer udarbejde en aktuel procesoversigt ved hjælp af jeres data for at forstå, hvor problemerne i jeres proces starter. Nogle Six Sigma-projekter benytter mere avancerede værktøjer til dette, men fiskebensdiagrammer og Pareto-diagrammer er helt tilstrækkelige og almindeligt anvendte metoder til analyse af underliggende årsager. Når du har identificeret flere underliggende årsager, er det tid til at involvere dit team. Få dem til at stemme om, hvor fokus skal fremadrettet skal være rettet i jeres DMAIC-proces.

  • Improve: (Forbedr) Endelig er det tid til at begynde at foretage egentlige forbedringer af processen. I Improve-fasen skal du samarbejde med dit team om at finde kreative løsninger, der kan implementeres i DMAIC-processen. På dette tidspunkt er brainstorming og afholdelse af effektive møder afgørende for teamet. Når I har idéer til løsninger, skal I teste, fejlsikre og implementere dem. Plan-Do-Check-Act‑ eller "PDCA"-cyklusser er en almindeligt anvendt metode til dette – kombineret med "FMEA"-analyse (Failure Mode and Effects), der kan forudsige mulige problemer. Disse oplysninger bør beskrives i en detaljeret implementeringsplan, som I derefter kan bruge som vejledning til anvendelse af løsninger i jeres processer.

  • Control: (Kontrollér) Det sidste trin i DMAIC-metoden kan hjælpe dig med at kontrollere og sørge for, at dine løsninger også fungerer i fremtiden. I Control-fasen skal dit team udarbejde en overvågnings- og kontrolplan, så I løbende kan vurdere effekten af implementerede procesændringer. Samtidig skal I udarbejde en reaktionsplan, som I kan bruge i tilfælde af, at resultaterne forringes igen, og der opstår et nyt problem. Det kan være en uvurderlig fordel at kunne gå tilbage og se, hvordan forbedringer blev udført, og hvilke løsninger der blev indført. I den sammenhæng er det meget vigtigt at have korrekt dokumentation og versionskontrol for forbedringsprocessen.

Hvis du allerede kender lidt til DMAIC, har du muligvis hørt et andet indledende trin, der kaldes Recognize-fasen (Erkend). Dette trin omfatter valg af det rigtige projekt eller problem, der skal løses, da det ikke er alle projekter, der kræver en så stram metode som DMAIC.

Hvilke fordele er der ved DMAIC?

I industrien var det tiltrækkende ved Six Sigma og DMAIC deres evne til at fremme en lean manufacturing-tilgang. Målet var så vidt muligt at eliminere affald, fejl og overproduktion – navnet Six Sigma stammer faktisk fra den statistiske model, der anvendes. I statistik kaldes en standardafvigelse også "Sigma" eller σ. Producenterne oplevede, at jo flere standardafvigelser der var mellem deres gennemsnitlige og acceptable kvalitetsgrænser, jo mindre var sandsynligheden for, at de oversteg disse grænser. Six Sigma eller seks standardafvigelser blev således den gyldne standard for definition af produktionsgrænser, reduktion af antallet af fejl og forbedring af processer.

Rent statistisk betyder det at have Six Sigma-kvalitet, at man har en fejlrate på 3,4 ud af en million muligheder i sine processer. Visse brancher, f.eks. den farmaceutiske branche og flyproducenter, kan have et endnu højere sigma-niveau på grund af de potentielle konsekvenser af fejl.

Denne statistiske tilgang til procesforbedring var sammen med andre metoder som f.eks. Kaizen afgørende for at skabe forbedring i produktionen i 1990'erne og 2000'erne. Men hvordan kan DMAIC anvendes i andre brancher i dag?

Den væsentligste fordel ved DMAIC er, at det er en meget streng problemløsningsmetode. Eksperimenter med nye processer eller ændringer af arbejdsgange kan ofte ende med ikke at give klare svar på, hvad der er ændret, uanset hvilken branche det handler om. Men ved at bruge DMAIC, som er en datadrevet metode med definerede mål og faser, der er beregnet til objektivt at vurdere, om ændringer af en proces har været positive, har du en bedre mulighed for at vurdere en målbar fremgang. Uanset om det handler om at identificere de egentlige årsager til dine problemer eller den faktiske effekt af dine eksperimenter, udstyrer DMAIC dig med de data, du skal bruge for at gøre det.

DMAIC udgør en standardiseret, struktureret metode til at foretage ændringer, og den tydelige 5-trinstilgang betyder, at alle er på omgangshøjde med alle faser i processen. Det giver dig mulighed for at fremstille dokumentation for at opsummere alle beslutninger og opnået fremgang, så du uden problemer kan gå fra trin til trin. Og ved at have en definitiv proces kan du hjælpe med at vejlede teams med hensyn til, hvad deres aktuelle mål er, og hvor deres arbejde er på vej hen.

En af de bedste ting ved DMAIC er, at det er en yderst repeterbar proces, der er beregnet til at være løbende. Processens kontrolfase (Control) kræver, at procesejerne fortsætter med at overvåge effekten af optimering. Hvis I allerede har en dataovervågningsplan, udgør jeres nye data et naturligt grundlag for en ny Measure-fase. Jeres reaktionsplan kan også tilpasses en ny DMAIC-proces i tilfælde af, at de indledende forbedringer ikke medvirker til, at resultaterne opretholdes. DMAIC-metoden kan løbende identificere problemer eller indvirkning på resultaterne med en metode til straks at håndtere disse problemer.

På denne måde udgør DMAIC-metoden en struktureret tilgang, der kan guide din organisation gennem gentagne, trinvise optimeringer af forretningsprocesser. Uanset hvilken branche du er i, eller hvor stort dit team eller din organisation er, er det en velafprøvet metode til at skabe løbende forbedringer af resultaterne.

Hvornår skal man bruge DMAIC?

Som nævnt tidligere er en almindelig justering af DMAIC Recognize-fasen (Anerkend), som er en periode, hvor man identificerer, om et problem egner sig til at blive løst ved hjælp DMAIC. Årsagen til indførelsen af dette trin er, at DMAIC er en proces, som det kræver en høj grad af afstemning, en stor indsats og meget tid at forstå. En organisation skal implementere og arbejde med DMAIC for at se, hvordan modellen fungerer bedst for deres teams, deres branche og med deres organisationskultur. Samtidig skal organisationer overveje, hvor det er bedst at allokere deres ressourcer. Hvilken proces eller hvilket team kan drage mest fordel af DMAIC?

Det er derfor ikke nødvendigvis den mest oplagte mulighed i forhold til alle problemer. Hvis et procesproblem kan identificeres, og der findes en enkel løsning, som støttes af overbevisende data, er en komplet DMAIC-proces muligvis ikke nødvendig.

Hvis procesproblemet derimod er komplekst eller involverer stor risiko – hvor der f.eks. ikke er råd til forringede resultater – er DMAIC den foretrukne metode. Selv hvis ressourceomkostningerne er højere, sikrer DMAIC, at proceduren følges, og vigtige trin ikke udelades, hvilket øger chancen for vellykket implementering.

Forbedring af processer med DMAIC

Det kan være skræmmende at kaste sig ud i et DMAIC-projekt for første gang, især hvis organisationen har store problemer, der skal løses. Det er vigtigt at forstå, at DMAIC ikke er en fiks og færdig bedste praksis-metode for din organisation eller virksomhed. Det er snarere en undersøgelsesproces, der giver jer mulighed for at finde de bedste praksisser for jeres teams og organisationen ved hjælp af gentagelser og trinvise forbedringer. Selvom det ikke er alle problemer, som din organisation oplever, der vil kræve brug af DMAIC, kan indførelse af metoden skabe reelle forandringer og forbedringer af jeres processer, som i sidste ende kan føre til målbar succes for virksomheden.