Hvad er DMAIC?
I forretningsverdenen sker det nogle gange, at vi hører noget, som går ind af det ene øre og ud af det andet. “DMAIC” (udtales “de-mæi-ik”) er et godt eksempel på dette. Akronymet står for “Define, Measure, Analyze, Improve and Control” og dækker over en datadrevet problemløsningsmetode, som omfatter trinvise justeringer og optimeringer af produkter, design og processer.
Motorola-ingeniør Bill Smith skabte DMAIC i 1980'erne som en del af Six Sigma-metoden, som bygger på måling og analyse for at gøre driften så effektiv som muligt. Målet? Procesforbedring.
Hvilke trin består DMAIC-processen af?
Smith designede de fem forbundne trin i DMAIC, så de har samlet effekt: De tager udgangspunkt i oplysninger og data, der er genereret i de foregående faser, og gentages med udgangspunkt i resultaterne. (Pro-tip: Mange af vores kunder er glade for de realtidsanalyser, de kan indsamle med DocSend).
Define (Definer):
I definitionsfasen fastslås det, hvad problemet er, og hvad der skal til for at løse det. Det lyder måske indlysende, men denne del af processen – at fastslå problemet, målet og hvad der skal til for at opnå det – er utrolig vigtigt. Når du definerer, lærer du, hvilke elementer der er kritiske for kvalitet (også kaldet “CTQ”). Teamledere og projektledere udvikler normalt et SIPOC-diagram (“Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers”) til charteret for deres team eller projekt.
Measure (mål):
Forstår du problemet? Godt. Lad os opridse, hvordan du kan måle og observere de ændringer, du foretager. Formålet med målingsfasen er at etablere dine eksisterende procesresultater og beslutte, hvilke data du skal analysere. (Derefter kan du bruge en plan for dataindsamling til at overvåge dine resultater, når du foretager ændringer, og til at sammenligne resultaterne ved projektets afslutning).
Analysér følgende:
Du bør nu have et datagrundlag, som du kan bruge til at begynde at træffe procesrelaterede beslutninger. Tillykke! Velkommen til analysefasen, hvor du skal analysere dine data. Du og dit team kommer til at skabe et overblik over den aktuelle proces ved hjælp af dataene, så I kan forstå, hvor problemerne i den eksisterende proces er opstået. (Du behøver ikke at benytte et af de indviklede Six Sigma-værktøjer – fiskebens- og Pareto-diagrammer er fine og almindeligt anvendte metoder til analyser af rodårsager). Når du har identificeret flere rodårsager, skal du få teamet til at hjælpe med at rette fokus for de fremadrettede DMAIC-processer.
Improve (optimer):
Det er tid til at foretage faktiske procesforbedringer. Under optimeringsfasen bør du og teamet samarbejde om at finde kreative løsninger, I kan implementere og måle. Brainstorming og effektive møder har stor betydning. Når I har fundet på en løsning, skal I teste, fejlsikre og implementere dem. Plan-Do-Check-Act eller “PDCA”-cyklusser og “FMEA” er almindelige metoder at komme mulige problemer i forkøbet. Og endelig skal du udarbejde en detaljeret implementeringsplan, der vejleder i at rette eksisterende problemer med processen.
Control (kontrollér):
Sidste trin i DMAIC-modellen hjælper dig med at bekræfte og opretholde udfaldet af dine gode løsninger. I kontrolfasen skal dit team oprette – du har måske allerede gættet det – en kontrolplan, så I løbende kan revurdere indvirkningerne af de implementerede procesændringer. Du bør også oprette en responsplan, som I kan anvende, hvis resultaterne begynder at gå i den forkerte retning igen. Det kan være en uvurderlig fordel at kunne gå tilbage og se, hvordan forbedringerne blev udført, og hvilke løsninger der blev anvendt til dette. I denne sammenhæng er det afgørende at have ordentlig dokumentations- og versionskontrol i forbedringsprocessen.
Et godt råd: Hvis du allerede kender til DMAIC-modellen, har du muligvis også hørt om et andet indledende trin – kaldet Recognize-fasen (erkendelsesfasen). Det er ren semantik. De to faser er i bund og grund de samme.
Hvilke fordele er der ved DMAIC?
Indførelsen af Sig Sigma og DMAIC-modellen har hjulpet industrien med at fremme en lean produktionstilgang med det formål at eliminere spild, fejl og overproduktion. (Six Sigma er utrolig nok et navn, der er udledt fra den anvendte statistiske model: En standardafvigelse kaldes også for “sigma” eller σ inden for statistik).
Producenterne oplevede, at jo flere standardafvigelser der var mellem deres gennemsnitlige og acceptable kvalitetsgrænser, jo mindre var sandsynligheden for, at de oversteg disse grænser. Six Sigma eller seks standardafvigelser blev således den gyldne standard for definition af produktionsgrænser, reduktion af antallet af fejl og forbedring af processer.
Denne statistiske tilgang til at identificere og løse rodårsagerne til problemer havde – sammen med andre metoder som f.eks. Kaizen – afgørende betydning for at forbedre produktionen i 90'erne og 00'erne.
Den primære fordel ved DMAIC-modellen er dens utrolige grundighed – det gælder uanset om du arbejder med produktion eller ej. Hvis eksperimenter med problemløsning involverer nye processer, kan de ofte give uklare svar på, hvad der er blevet ændret. Når du bruger DMAIC-modellen, får du bedre mulighed for at vurdere og måle fremgang ved hjælp af data.
DMAIC-modellen har en standardiseret struktur i fem trin, som holder alle orienteret omkring alle trin af processen. Hvis du udarbejder dokumenter, der opsummerer alle beslutninger og fremskridt, kan I nemt gå fra det ene trin til det næste. Og med en fastlagt proces kan du hjælpe teams godt på vej efter til deres aktuelle målsætning.
Fans af DMAIC-modellen elsker, at den er iterativ og løbende: Det er nødvendigt, at procesejerne fortsætter med at overvåge indvirkningerne af optimeringen under kontrolfasen. Hvis I har en plan for dataovervågning på plads, vil de nye procesdata naturligt danne grundlag for en ny målingsfase. DMAIC-modellen giver mulighed for løbende at kunne identificere problemer eller indvirkninger på forretningsprocesser – og hjælper med at behandle disse problemer med det samme.
Hvornår skal man bruge DMAIC?
DMAIC-modellen kræver, at hele teamet er på linje og har tid til at sætte sig ind i tingene. Som leder er det værd at spørge: “Hvilke processer eller teams vil få mest ud af DMAIC-modellen?”
Husk, at det ikke nødvendigvis er den rette løsning på dit problem, for din branche eller for din virksomhedskultur. Hvis procesproblemer let kan identificeres og har eventuelle simple løsninger, der er understøttet af overbevisende data, er det muligvis ikke nødvendigt med en komplet DMAIC-proces.
Når procesproblemet er mere kompliceret eller indebærer høj risiko, f.eks. når du ikke kan tåle dårligere resultater, kan det være en smart taktik at anvende DMAIC-modellen. Selv om dette kræver et større budget, end du måske kunne ønske, bør processen – hvis den implementeres korrekt – give resultater.
Problemløsning med DMAIC-modellen
Selv om det kan være skræmmende at forsøge at udføre et DMAIC-projekt for første gang, især hvis der er store problemer i din organisation, er det en akademisk måde at tackle problemer på – på samme måde som en videnskabelig proces. Hvis du fokuserer på opdagelse, iteration og trinvis voksende forbedring, bør du finde de bedste fremgangsmåder for dine teams – og dette kan føre til målbar succes for din virksomhed.