Apa itu DMAIC?
Terkadang dalam dunia bisnis, kita mendengar jargon masuk telinga kiri, keluar telinga kanan. “DMAIC" (diucapkan "duh-may-ik") adalah contoh yang bagus. Cukup sederhana, akronim yang merupakan singkatan dari “Define, Measure, Analyze, Improve dan Control” (Tentukan, Ukur, Analisis, Tingkatkan, dan Kontrol) ini adalah pendekatan pemecahan masalah yang melibatkan penyempurnaan dan optimasi tambahan untuk produk, desain, dan proses.
Bill Smith yang merupakan insinyur Motorola menciptakan DMAIC pada 1980-an sebagai bagian dari metodologi Six Sigma yang mengandalkan pengukuran dan analisis untuk membuat operasi seefisien mungkin. Tujuannya? Peningkatan proses.
Apa saja langkah-langkah yang berbeda dalam metode DMAIC?
Smith mendesain 5 langkah DMAIC yang saling berhubungan agar memiliki efek kumulatif: Membangun berdasarkan informasi dan data yang dihasilkan pada tahap sebelumnya dan mengulangi prosesnya di setiap penemuan Anda. (Kiat pro: Banyak klien kami menyukai analitik real-time yang dapat mereka kumpulkan dengan DocSend!)
Tentukan:
Fase penentuan menetapkan masalah dan hal yang perlu Anda lakukan untuk menyelesaikannya. Terdengar jelas, tetapi bagian ini–yang menyatakan masalah, tujuan, dan ruang lingkup yang diperlukan untuk mencapainya–sangat penting. Dengan menentukan, Anda akan mempelajari elemen mana yang paling penting untuk mempertahankan kualitas, atau “CTQ”. Pemimpin tim dan manajer proyek biasanya mengembangkan diagram SIPOC—Supplier; Input; Process; Output; Customer–untuk dokumen piagam tim atau proyek.
Ukur:
Memahami masalahnya? Bagus; mari buat garis besar tentang bagaimana Anda akan mengukur dan mengamati perubahan yang Anda lakukan demi mencapainya. Tujuan dari fase Ukur adalah menetapkan kinerja proses Anda saat ini dan menentukan data yang hendak Anda analisis. (Dari situ, Anda dapat menggunakan rencana pengambilan data untuk memantau kinerja saat Anda melakukan perubahan dan membandingkannya di akhir proyek.)
Analisis:
Anda sekarang harusnya memiliki dasar patokan data yang dapat digunakan untuk mulai mengambil keputusan terkait proses. Selamat! Selamat datang di fase analisis, di mana Anda akan mempelajari data. Anda dan tim Anda akan membuat sebuah peta proses saat ini menggunakan data untuk memahami asal mula dari masalah dalam proses yang ada. (Tidak perlu menggunakan salah satu alat Six Sigma yang rumit, baik diagram tulang ikan dan diagram Pareto sudah sangat mencukupi dan umum digunakan untuk menganalisis akar penyebab masalah.) Setelah Anda selesai mengidentifikasi akar permasalahan, libatkan anggota tim Anda untuk membantu menentukan fokus dari proses DMAIC untuk ke depannya.
Tingkatkan:
Saatnya mulai membuat peningkatan proses yang aktual. Selama fase Tingkatkan, bekerjalah degan tim Anda untuk menemukan solusi kreatif yang dapat diterapkan dan diukur. Melakukan brainstorming dan mengadakan rapat yang efektif adalah hal yang sangat penting. Setelah Anda memikirkan solusinya, Anda harus melakukan percobaan, pengujian, serta penerapannya. Plan-Do-Check-Act atau siklus “PDCA” adalah metode umum untuk melakukan hal ini, bersama dengan Analisis Bentuk dan Efek Kegagalan atau “FMEA,” untuk mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi. Terakhir, buat rencana implementasi terperinci untuk memandu Anda memperbaiki masalah proses yang ada.
Kontrol:
Langkah terakhir dalam DMAIC akan membantu Anda memverifikasi dan mempertahankan kesuksesan dari solusi Anda. Dalam fase Kontrol, tim Anda membuat–Anda pastu tahu–rencana kontrol untuk terus menilai dampak dari perubahan proses yang diimplementasikan. Anda juga harus membuat rencana tanggapan untuk menindaklanjuti jika kinerja mulai turun kembali. Kemampuan melihat kembali ke cara Anda melakukan perbaikan dan solusi yang Anda ambil adalah hal yang berharga. Di saat-saat seperti ini, memiliki dokumentasi yang baik dan kontrol versi pada proses perbaikan itu sangat penting.
Kata bijak: Jika Anda telah mendengar mengenai DMAIC, Anda mungkin pernah mendengar langkah awal yang berbeda, yang dikenal sebagai fase Kenali. Fase ini memiliki sedikit perbedaan semantik dan pada dasarnya keduanya identik.
Apa saja manfaat dari DMAIC?
Di dalam industri, adopsi dari Six Sigma dan DMAIC membantu mendorong pendekatan manufaktur yang ramping dengan tujuan menghilangkan pemborosan, kecacatan, dan produksi berlebih. (Anehnya, nama Six Sigma berasal dari model statistik yang digunakan: Dalam statistik, standar deviasi juga disebut sebagai “Sigma” atau σ.)
Produsen mengetahui bawa semakin besar deviasi standarnya di antara rata-rata dan batas kualitas yang dapat diterima, semakin tidak mungkin mereka akan melewati batas-batas ini. Selanjutnya, Six Sigma, atau enam deviasi standar, menjadi standar emas dalam mendefinisikan batas produksi, mengurangi kecacatan, dan menyempurnakan proses.
Pendekatan statistik yang mengidentifikasi dan menyelesaikan akar permasalahan–juga dengan metodologi lain seperti Kaizen–merupakan hal sangat penting dalam manufaktur pada tahun 90-an dan 2000-an.
Bekerja di bidang manufaktur ataupun tidak, manfaat utama dari DMAIC adalah sifatnya yang sangat ketat. Eksperimen pemecahan masalah dengan proses baru sering kali dapat memberikan jawaban pasti atas apa yang diubah. Dengan menggunakan DMAIC, Anda berada di posisi yang lebih baik untuk menilai dan mengukur kemajuan menggunakan data.
Kerangka kerja DMAIC yang baku membuat semua orang memahami setiap tahapan proses. Dengan memproduksi dokumentasi untuk merangkum semua keputusan dan kemajuan yang dibuat, Anda dapat melanjutkan dari satu tahap ke tahap lainnya tanpa hambatan. Selain memiliki proses yang pasti, Anda dapat membantu dalam memandu anggota tim sesuai dengan tujuan mereka saat ini.
Para penggemar menyukai DMAIC yang berulang dan berlangsung: Fase Kontrol dari proses mengharuskan pemilik proses untuk terus memonitor dampak dari optimasi. Dengan rencana monitoring data yang telah diterapkan, data proses baru Anda secara alami akan menjadi dasar fase Ukur yang baru. Metodologi DMAIC dapat terus-menerus mengidentifikasi masalah atau dampak pada proses bisnis–juga suatu cara untuk langsung menargetkan masalah tersebut.
Mengapa Anda harus menggunakan DMAIC?
DMAIC membutuhkan penyelarasan tim dan waktu untuk memahami. Sebagai seorang manajer, ada baiknya bertanya, "Proses atau tim mana yang paling diuntungkan dengan DMAIC?"
Ingat bahwa mungkin hal itu bukan pilihan yang tepat untuk masalah, industri, dan budaya organisasi Anda. Apabila masalah proses bisa diketahui dengan mudah dan memiliki solusi sederhana yang didukung oleh data yang meyakinkan, mungkin saja proses DMAIC lengkap tidak diperlukan.
Saat masalah proses lebih kompleks atau berisiko tinggi, seperti saat tidak boleh ada penurunan kinerja, DMAIC dapat menjadi taktik yang cerdas. Bahkan jika itu memerlukan anggaran yang lebih besar dari yang Anda inginkan, prosesnya–bila diterapkan dengan benar–harus membuahkan hasil.
Memperbaiki masalah dengan DMAIC
Meskipun mungkin menakutkan untuk mencoba proyek DMAIC untuk pertama kalinya, terutama jika organisasi Anda memiliki masalah besar, ini adalah cara akademis untuk menaklukkan masalah–mirip dengan proses ilmiah. Dengan berfokus pada penemuan, iterasi, dan peningkatan bertahap, Anda harus menemukan praktik terbaik untuk tim Anda, yang dapat menghasilkan kesuksesan terukur bagi perusahaan Anda.