Co to jest DMAIC?
Czasami w świecie biznesu słyszymy żargonowe określenia, które szybko wypadają nam z głowy. DMAIC to dobry przykład. Rozwinięcie tego akronimu to „Define, Measure, Analyze, Improve, Control” (Definiowanie, pomiar, analiza, doskonalenie, kontrolowanie). Oznacza on oparte na danych podejście do rozwiązywania problemów polegające na wprowadzaniu stopniowych udoskonaleń i optymalizacji w produktach, projektach i procesach.
Koncepcję DMAIC opracował inżynier Motoroli Bill Smith w latach 80. ubiegłego wieku w ramach metodyki Six Sigma, która pozwala maksymalnie zwiększyć wydajność operacji na podstawie pomiarów i analiz. Jaki cel ma ta koncepcja? Usprawnienie procesów.
Jakie są poszczególne kroki metody DMAIC?
Bill Smith zaprojektował pięć wzajemnie połączonych etapów cyklu DMAIC w taki sposób, aby osiągnąć skumulowany efekt oparty na informacjach i danych wygenerowanych w trakcie wcześniejszych etapów oraz na powtarzaniu kolejnych wersji rozwiązań. (Ważna wskazówka: wielu naszych klientów uwielbia analizy w czasie rzeczywistym uzyskiwane dzięki DocSend).
Definiowanie
W fazie definiowania ustala się, na czym polega problem i co jest potrzebne do jego rozwiązania. Brzmi to jak coś oczywistego, ale ta część procesu – określenie problemu, celu i zakresu niezbędnego do jego osiągnięcia – jest kluczowa. Poprzez definiowanie dowiesz się, które elementy są krytyczne dla jakości (CTQ). Liderzy zespołów i kierownicy projektów zazwyczaj opracowują diagram SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers – dostawcy, dane wejściowe, proces, dane wyjściowe, klienci) dla dokumentu karty zespołu lub projektu.
Pomiar
Czy rozumiesz już problem? Jeśli tak, to świetnie. Teraz należy opisać sposób pomiaru i obserwowania wprowadzanych zmian. Celem fazy pomiaru jest ustalenie bieżącej wydajności procesu i zakresu danych, które będą analizowane. (Następnie można skorzystać z planu gromadzenia danych, aby monitorować wydajność w miarę wprowadzania zmian i porównać wyniki na zakończenie projektu).
Analiza
Na tym etapie powinny być już dostępne bazowe dane, które można wykorzystać do podejmowania decyzji dotyczących procesu. Gratulacje! Witaj w fazie analizy, w trakcie której badasz dane. Wspólnie ze swoim zespołem opracowujesz aktualną mapę procesu, wykorzystując zebrane dane, aby zrozumieć, gdzie zaczynają się problemy w danym procesie. (Nie trzeba korzystać z żadnego skomplikowanego narzędzia Six Sigma. Do analizy przyczyn w zupełności wystarczają i powszechnie stosowane są diagramy przyczyn i skutków (ang. fishbone diagram) oraz wykresy Pareto. Po określeniu kilku przyczyn należy zaangażować swój zespół, aby zdecydował, na czym powinien się koncentrować proces DMAIC.
Doskonalenie
Nadszedł czas, aby rozpocząć wprowadzanie faktycznych usprawnień w procesie. W fazie doskonalenia wspólnie z zespołem szukasz kreatywnych rozwiązań, które można wdrożyć i mierzyć. Kluczowe znaczenie mają burze mózgów i efektywne spotkania. Po wymyśleniu rozwiązań należy je przetestować, sprawdzić ich niezawodność oraz je wdrożyć. W tym celu powszechnie stosuje się cykle PDCA (Plan, Do, Check, Act – zaplanuj, zrób, sprawdź, działaj) oraz analizę FMEA (analizę przyczyn i skutków błędów), która służy do przewidywania ewentualnych problemów. Na koniec opracowuje się szczegółowy plan wdrożenia zawierający wskazówki dotyczące rozwiązania istniejących problemów w procesie.
Kontrolowanie
Ten ostatni krok w cyklu DMAIC powinien pomóc w zweryfikowaniu i utrzymaniu skuteczności opracowanego rozwiązania. W fazie kontrolowania zespół opracowuje plan kontroli, aby stale ponownie oceniać skutki zmian wdrożonych w procesie. Należy także przygotować plan reagowania na wypadek ponownego pogorszenia się wydajności. Nieocenionym atutem jest umiejętność dokonania retrospektywnej oceny sposobu wprowadzenia usprawnień i opracowanych rozwiązań. W takich momentach kluczowe znaczenie ma posiadanie odpowiedniej dokumentacji i kontroli wersji materiałów dotyczących procesu usprawniania.
Porada: jeżeli masz już podstawową wiedzę o metodyce DMAIC, być może znasz inny krok wstępny określany jako faza rozeznania. To niewielkie rozróżnienie semantyczne – te dwa działania są w zasadzie identyczne.
Jakie są zalety DMAIC?
W przemyśle przyjęcie metodyki Six Sigma i DMAIC pomogło w popularyzacji koncepcji Lean Manufacturing, której celem jest wyeliminowanie marnotrawstwa, wad i nadprodukcji. (Co ciekawe, nazwa Six Sigma pochodzi od zastosowanego modelu statystycznego: w statystyce odchylenie standardowe jest oznaczane grecką literą sigma, czyli σ).
Producenci odkryli, że im więcej standardowych odchyleń istniało pomiędzy ich średnimi i akceptowalnymi limitami jakości, tym mniej prawdopodobne było, że przekroczą te limity. Dlatego też sześć sigm (Six Sigma) lub sześć standardowych odchyleń stało się złotym standardem przy określaniu limitów produkcyjnych, zmniejszaniu liczby wad i optymalizacji procesów.
To statystyczne podejście do rozpoznawania i usuwania przyczyn źródłowych problemów – obok innych metod, takich jak Kaizen – miało kluczowe znaczenie dla usprawnienia produkcji w latach 90. XX wieku i w pierwszej dekadzie XXI wieku.
Niezależnie od tego, czy pracujesz w branży produkcyjnej, czy nie, podstawowa zaleta metodyki DMAIC to fakt, że jest ona niezwykle rygorystyczna. Eksperymentalne rozwiązywanie problemów z nowymi procesami często nie przynosi ostatecznych odpowiedzi na pytanie, co się właściwie zmieniło. Stosując metodykę DMAIC, możesz skuteczniej oceniać i mierzyć postęp na podstawie danych.
Znormalizowana pięcioetapowa metodyka DMAIC pozwala wszystkim być na bieżąco na każdym etapie procesu. Ponieważ wszystkie decyzje i poczynione postępy są dokumentowane, można płynnie przechodzić do kolejnych kroków. Dysponując precyzyjnie opracowanym procesem, możesz ukierunkować pracę zespołów na ich aktualne cele.
Zwolennicy metodyki DMAIC doceniają fakt, że jest to proces powtarzalny i ciągły: faza kontrolowania procesu wymaga od jego właścicieli stałego monitorowania skutków optymalizacji. Po wdrożeniu planu monitorowania danych nowe dane procesowe w naturalny sposób stają się podstawą kolejnej fazy pomiaru. Metodyka DMAIC pozwala stale identyfikować problemy lub skutki procesów biznesowych, a także natychmiast reagować na te problemy.
Kiedy należy korzystać z DMAIC?
Zrozumienie metodyki DMAIC wymaga czasu i zgrania zespołu. Pytanie, które powinien zadawać kierownik, brzmi: „Który proces lub zespół może najbardziej skorzystać z metodyki DMAIC?”.
Miej na uwadze, że ta opcja niekoniecznie musi być właściwa w przypadku konkretnego problemu, w danej branży i w określonej kulturze organizacyjnej. Jeżeli dany problem w procesie można łatwo sprecyzować i dostępne jest proste rozwiązanie poparte przekonującymi danymi, pełny proces DMAIC może okazać się zbędny.
Gdy jednak problem w procesie jest bardziej złożony lub obarczony wysokim ryzykiem, np. gdy nie można sobie pozwolić na spadek wydajności, być może warto jednak wybrać metodykę DMAIC. Nawet jeśli wymaga to budżetu większego, niżby się chciało, właściwie realizowany proces powinien przynieść oczekiwane rezultaty.
Rozwiązywanie problemów przy użyciu metodyki DMAIC
Mimo że pierwsza próba zastosowania metodyki DMAIC może wydawać się zbyt dużym wyzwaniem – zwłaszcza jeśli organizacja ma poważne problemy – takie podejście do problemu przypomina pracę naukowców. Skupiając się na odkrywaniu, powtarzaniu i stopniowym ulepszaniu, powinno się znaleźć najlepsze praktyki dla zespołów, a to może zapewnić firmie wymierne sukcesy.