Что такое DMAIC?
В мире бизнеса полно терминов, которые у всех на слуху, но мало кто понимает их смысл. Возьмем, например, DMAIC (произносится как «ДМАИК»). DMAIC — это основанный на данных подход к решению проблем, который помогает постепенно улучшать и оптимизировать продукты, проекты и бизнес-процессы. Название представляет собой акроним от английского Define, Measure, Analyze, Improve, Control (определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль).
Инженер компании Motorola Билл Смит создал DMAIC в 1980-х годах в рамках методологии Шесть сигм, цель которой — максимально повысить эффективность деятельности с помощью измерений и анализа. Таким образом, цель DMAIC — совершенствование процессов.
Каковы различные этапы процесса DMAIC?
По замыслу Смита, пять этапов DMAIC обеспечивают постоянный накопительный эффект: к информации и данным, полученным на предыдущих этапах, добавляются данные, полученные во время итераций. (Совет от профессионалов: многим нашим клиентам для сбора аналитики в режиме реального времени нравится использовать DocSend.)
Определение
На этапе «Определение» устанавливаются суть проблемы и меры, необходимые для ее решения. Звучит очевидно, но эта часть процесса — определение проблемы, цели и масштабов приложения усилий, необходимых для ее достижения, — имеет решающее значение. Работая над определением, вы понимаете, какие элементы являются критическими для обеспечения качества. Руководители рабочих групп и менеджеры проектов обычно разрабатывают для своей рабочей группы диаграмму SIPOC (поставщик, входные данные, процесс, результат, заказчик) или устав проекта.
Измерение
Итак, вы поняли, в чем проблема. Теперь необходимо установить, как вы будете отслеживать и измерять изменения, которые вы вносите в процесс. Цель этапа «Измерение» — установить текущую производительность процесса и определить данные, которые вы будете анализировать. Исходя из этого вы можете использовать план сбора данных, чтобы отслеживать производительность при внесении изменений и сравнить результаты в конце проекта.
Проанализируйте:
К этому моменту у вас должны быть основные данные, которые можно использовать, чтобы принимать решения о процессе. Поздравляем! На этапе анализа вы и участники рабочей группы займетесь анализом этих данных, чтобы создать карту текущего процесса и определить исходную точку всех проблем. (Необязательно использовать сложные инструменты по методологии «Шесть сигм». Для анализа первопричин вполне достаточно таких всем известных средств, как схема причинно-следственных связей и диаграмма Парето.) Как только вы определите ряд первопричин, привлеките рабочую группу, чтобы решить, в каком направлении должен двигаться процесс DMAIC.
Совершенствование
Наконец, пришло время для внесения реальных улучшений. На этапе «Совершенствование» вы со своей рабочей группой должны найти креативные решения, которые можно внедрить и измерить. Основными инструментами на этом этапе являются мозговой штурм и проведение эффективных встреч. Найденные решения необходимо протестировать, проверить и внедрить. Цикл «планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер» (PDCA) является наиболее распространенным методом прогнозирования возможных проблем на ряду с анализом характера и последствий отказов (FMEA). И наконец создайте подробный план внедрения, который можно будет использовать в качестве руководства для устранения ошибок в процессах.
Контроль
Цель последнего этапа в методологии DMAIC — убедиться в успешности ваших решений и закрепить ее. Как вы уже догадались, на этапе «Контроль» рабочая группа должна создать план контроля, чтобы регулярно пересматривать последствия любых внедренных в процесс изменений. Также необходимо создать план реагирования на случай, если производительность снова начнет падать. Возможность оглянуться назад на то, как были проведены улучшения и какие решения были приняты, может оказаться бесценной. В такие моменты в процессе совершенствования жизненно важно иметь необходимые документы и средства управления версиями.
На заметку: если вы уже слышали о DMAIC, то, возможно, знаете, что начальный этап может называться этапом распознавания. Это незначительное семантическое различие — по сути, эти два понятия идентичны.
Каковы преимущества DMAIC?
В промышленности методологии «Шесть сигм» и DMAIC использовали, чтобы внедрить бережливое производство для устранения отходов, дефектов и перепроизводства. (Любопытно, что название «Шесть сигм» происходит от используемой статистической модели: в статистике стандартное отклонение также называется «сигма» или σ).
Производители обнаружили: чем больше стандартных отклонений между средним и приемлемым уровнями качества, тем меньше вероятность того, что эти отклонения выйдут за указанные уровни. Таким образом, шесть сигм, или шесть стандартных отклонений, стали золотым стандартом в определении уровней качества при производстве, уменьшении количества дефектов и улучшении процессов.
Наряду с другими методологиями, такими как кайдзен, этот статистический подход к определению и устранению первопричин проблем сыграл важнейшую роль в совершенствовании производства в 1990-х и 2000-х годах.
Основное преимущество DMAIC заключается в том, что эта методология обеспечивает невероятную точность независимо от сферы применения. Эксперименты, направленные на решение проблем в новых процессах, часто не позволяют понять, какие именно изменения произошли. Используя DMAIC, вы сможете более наглядно оценить и измерить прогресс с помощью данных.
DMAIC предоставляет стандартизированную пятиэтапную основу, которая позволяет всем участникам быть в курсе происходящего на каждом этапе процесса. Создание документации, в которой обобщаются все решения и достигнутый прогресс, помогает с легкостью переходить от одного этапа к следующем. А наличие четко определенного процесса помогает рабочим группам определить их текущие цели.
Преимущество DMAIC состоит в том, что это многократно повторяемый процесс, рассчитанный на непрерывность: этап «Контроль» требует, чтобы владельцы процесса продолжали следить за последствиями оптимизации. При наличии плана мониторинга данных новые данные процесса естественным образом формируют основу для нового этапа измерения. Таким образом, методология DMAIC позволяет постоянно выявлять проблемы или воздействие на бизнес-процессы, а также обеспечивает способ немедленного решения этих проблем.
Когда следует использовать DMAIC?
DMAIC требует согласованных действий команды и времени для понимания. Как руководитель, вы должны спросить: «Какой процесс или команда больше всего выиграют от DMAIC?»
Не забывайте, что эта методология — не обязательно лучший вариант для вашей проблемы, сферы деятельности или организационной культуры. Если проблему процесса легко идентифицировать и для нее доступно простое решение, подкрепленное убедительными данными, тогда полный процесс DMAIC может не потребоваться.
Для решения сложных проблем или проблем, связанных с высоким риском, например когда вы не можете позволить себе снижение производительности, DMAIC может стать разумной тактикой. Даже если на исправление ошибок потребуется выделить больше средств из бюджета, чем вам хотелось бы, при правильной реализации процесс быстро начнет приносить результаты.
Устранение проблем при помощи DMAIC
Хотя запуск первого проекта DMAIC может казаться очень сложным делом, особенно если в вашей организации есть серьезные проблемы, это традиционный способ решения задач, схожий с научным процессом. Сосредоточившись на изучении, итерациях и постепенном совершенствовании, вы сможете разработать эффективные методы работы для своих команд и привести компанию к гарантированному успеху.