¿Qué es DMAIC?
A veces en el mundo de los negocios escuchamos jerga a la que nadie presta atención. “DMAIC" (pronunciado “di-mei-ak”) es un buen ejemplo. En pocas palabras, la sigla (que significa, en inglés, Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) es un enfoque de resolución de conflictos basado en datos que ayuda a realizar mejoras y optimizaciones incrementales en los productos, diseños y procesos comerciales.
El ingeniero de Motorola Bill Smith creó DMAIC en la década de 1980 como parte de la metodología Six Sigma, que se basa en la medición y el análisis para que las operaciones sean lo más eficientes posible. ¿Su objetivo? La mejora de procesos.
¿Cuáles son los diferentes pasos del proceso DMAIC?
Smith diseñó los cinco pasos interconectados de DMAIC para tener un efecto acumulativo: Aprovechar la información y los datos generados en las fases anteriores y mejorar según los descubrimientos. (Sugerencia profesional: ¡A muchos de nuestros clientes les encantan los análisis en tiempo real que pueden recopilar con DocSend!)
Definir:
La fase de definición establece cuál es el problema y qué se necesita para resolverlo. Suena obvio, pero esta parte del proceso (exponer el tema, el objetivo y el alcance necesarios para lograrlo) es crucial. Al definir, sabrás qué elementos son críticos para la calidad, o “CTQ”. Los jefes de equipo y los gerentes de proyectos suelen desarrollar un diagrama SIPOC (Proveedores; Insumos; Proceso; Salidas; Clientes). Un diagrama para su documento de manifiesto del proyecto o equipo.
Medir:
¿Entiendes el problema? Excelente; definamos cómo vas a medir y observar los cambios que le hagas. El propósito de la fase Medir es establecer tu rendimiento actual del proceso y determinar qué datos analizarás. (A partir de allí, puedes utilizar un plan de recopilación de datos para supervisar tu rendimiento a medida que realizas cambios y para comparar resultados al final del proyecto).
Analiza lo siguiente:
Ahora deberías tener una base de referencia de datos que puedas utilizar para comenzar a tomar decisiones sobre tu proceso. ¡Felicitaciones! Bienvenido a la fase Analizar, donde estudias esos datos. Tú y tu equipo elaborarán un mapa de proceso actual usando los datos para comprender dónde comenzaron los problemas en tu proceso existente. (No hay necesidad de usar una de las complicadas herramientas de Six Sigma, tampoco; los diagramas de cola de pescado y gráficos de Pareto son métodos perfectamente suficientes y suelen utilizarse para realizar análisis de causas principales). Una vez que hayas identificado varias causas principales, incluye a tu equipo para que ayuden a determinar el enfoque de tu proceso DMAIC de aquí en más.
Mejorar:
Es hora de empezar a hacer mejoras reales en el proceso. Durante la fase Mejorar, trabaja con tu equipo para encontrar soluciones creativas que puedan implementarse y medirse. La lluvia de ideas y las reuniones efectivas son cruciales. Una vez que tienes soluciones en mente, debes probarlas, someterlas a prueba de fallas e implementarlas. Los ciclos Planear, hacer verificar y actuar o “PHVA” son un método común para esto, combinado con el Análisis de modo de fallas y efectos, o “AMEF”, para anticipar posibles problemas. Finalmente, crea un plan de implementación detallado para guiar el modo de solucionar los problemas existentes en el proceso.
Controlar:
El último paso de DMAIC puede ayudarte a verificar y sostener el éxito de tus soluciones. En la fase Controlar, tu equipo crea (sí, adivinaste) un plan de control para reevaluar continuamente los impactos de los cambios de proceso implementados. También debes crear un plan de respuesta para actuar en caso de que el rendimiento comience a disminuir de nuevo. Poder volver a mirar cómo se realizaron las mejoras y qué soluciones se diseñaron puede ser un recurso invaluable. En estos momentos, es fundamental tener la documentación adecuada y el control de versiones en el proceso de mejora.
Palabra para el sabio: Si ya has oído hablar de DMAIC, es posible que hayas oído hablar de un paso inicial diferente, conocido como la fase Reconocer. Es una distinción semántica menor; las dos son esencialmente idénticas.
¿Cuáles son las ventajas de la DMAIC?
En la industria, la adopción de Six Sigma y DMAIC ayudó a impulsar un enfoque de fabricación ágil con el objetivo de eliminar los defectos, los desperdicios y la sobreproducción. (Curiosamente, el nombre Six Sigma se deriva del modelo estadístico utilizado: en estadística, una desviación estándar también se denomina “Sigma” o σ.)
Los fabricantes descubrieron que cuantas más desviaciones estándar hubiera entre sus límites de calidad media y aceptable, menos probable sería que superaran esos límites. Así, Six Sigma, o seis desviaciones estándar, se convirtió en el patrón de oro para definir los límites de producción, reducir la cantidad de defectos y mejorar los procesos.
Este enfoque estadístico para identificar y resolver causas principales, junto con otras metodologías, como Kaizen, fue fundamental para impulsar la mejora de la fabricación en los años noventa y en la primera década del 2000.
Ya sea que trabajes o no en la fabricación, el beneficio principal de DMAIC es que es increíblemente riguroso. Los experimentos de resolución de conflictos con nuevos procesos a menudo pueden terminar no dando respuestas definitivas sobre lo que ha cambiado. Al usar DMAIC, estás en una mejor posición para evaluar y medir el progreso usando datos.
El marco estandarizado y estructurado de cinco pasos que tiene DMAIC mantiene a todos al tanto de cada etapa del proceso. Al producir documentación para resumir todas las decisiones adoptadas y los progresos realizados, puedes desplazarte sin problemas de un paso a otro. Y, al tener un proceso definitivo, puedes ayudar a guiar a los equipos de acuerdo con sus objetivos actuales.
A sus fans les encanta que DMAIC sea iterativo y continuo: la fase Controlar del proceso requiere que los propietarios de procesos continúen monitoreando los impactos de la optimización. Con un plan de supervisión de datos ya en marcha, los nuevos datos de proceso forman naturalmente la base de referencia de una nueva fase Medir. La metodología DMAIC puede identificar continuamente problemas o impactos en los procesos comerciales, además de brindar un método para abordar de inmediato esos problemas.
¿Cuándo debes usar la DMAIC?
El DMAIC requiere alineación del equipo y tiempo para entender. Como gerente, vale la pena preguntarse, "¿Qué proceso o equipo se beneficia más de DMAIC?"
Ten en cuenta que no es necesariamente la opción adecuada para tu problema, industria y cultura organizacional. Los problemas del proceso fácilmente identificables con potenciales soluciones simples respaldadas por datos convincentes implican que tal vez no sea necesario un proceso DMAIC completo.
Cuando el problema del proceso es más complejo o de alto riesgo, como cuando no puedes permitirte una disminución del rendimiento, DMAIC puede ser una táctica inteligente. Incluso si implica un presupuesto mayor del conveniente, el proceso, cuando se implementa adecuadamente, debería producir resultados.
Solucionar problemas con DMAIC
Aunque puede ser desalentador intentar un proyecto DMAIC por primera vez, especialmente si tu organización tiene problemas importantes, es una forma académica de atacar un problema, similar al proceso científico. Al centrarte en el descubrimiento, la repetición y la mejora incremental, deberías encontrar las prácticas recomendadas para tus equipos, lo que puede conducir a un éxito medible para tu empresa.