Hva er DMAIC?
I forretningsverdenen hører vi noen ganger sjargong som går inn det ene øret og ut det andre. DMAIC er et godt eksempel på dette. Dette akronymet står for «definere, måle, analysere, forbedre og kontrollere» («Define, Measure, Analyze, Improve, Control») og er en datadrevet tilnærming til problemløsning via trinnvise forbedringer og optimaliseringer av produkter, design og prosesser.
Bill Smith, ingeniør for Motorola, utarbeidet DMAIC på 1980-tallet som en del av Six Sigma-metoden, som bruker mål og analyser for å effektivisere driften i så stor grad som mulig. Og målet? Prosessforbedring.
Hva er de forskjellige trinnene i DMAIC-prosessen?
De fem trinnene Smith utformet henger sammen og har en kumulativ effekt: De bygger på informasjon og data som ble generert i de foregående fasene og gjentar så prosessen basert på funnene. (Eksperttips: Mange av kundene våre setter stor pris på å samle analyser i sanntid med DocSend!)
Definere:
Defineringsfasen fastsetter hva problemet er og hva du trenger for å løse det. Det kan virke opplagt, men denne delen av prosessen – å fastsette hva problemet er, hva målet er, samt en ramme for måloppnåelse – er helt avgjørende. Når du definerer, ser du hvilke elementer som er avgjørende for kvalitet, såkalte «CTQ». Teamledere og prosjektledere utvikler vanligvis et SIPOC-diagram for teamets eller prosjektets rettighetsdokument. SIPOC står for leverandører, tilførsel, prosess, verdiskapning og kunder.
Måle:
Forstår du problemet? Bra, da kan vi se på hvordan du skal måle og observere endringene du innfører. Målet med målingsfasen er å kartlegge eksisterende prosessytelse og fastslå hvilke data du skal analysere. (Derfra kan du bruke en datainnsamlingsplan for å overvåke ytelse etter hvert som du gjør endringer, samt for å sammenligne resultater på slutten av prosjektet.)
Analyser:
Du bør nå ha data som danner et utgangspunkt for å komme i gang med å ta prosessrelaterte avgjørelser. Gratulerer! Velkommen til analysefasen, hvor du skal se nærmere på disse dataene. Du og teamet ditt skal utarbeide et relevant prosesskart ved hjelp av dataene for å forstå hvor problemet i den eksisterende prosessen oppsto. (Det er ingen grunn til å bruke et av de kompliserte Six Sigma-verktøyene. Fiskebeinsdiagrammer og Pareto-diagrammer holder i massevis. Begge er vanlige metoder for å utføre rotårsaksanalyser.) Når du har identifisert flere rotårsaker, kan du hente inn teamet for å finne ut hva dere skal fokusere på i den videre DMAIC-prosessen.
Forbedre:
Når er det på tide å foreta faktiske prosessforbedringer. I forbedringsfasen jobber du sammen med teamet for å finne kreative løsninger på implementering og mål. Det er avgjørende å ha idémyldringer og effektive møter. Når dere har funnet mulige løsninger, må dere teste, feilsikre og implementere dem. Planlegge-utføre-kontrollere-korrigere-, eller «PDCA»-sykluser, er en vanlig metode for dette, kombinert med feilmodus- og effektanalyse, eller «FMEA», for å forutse mulige problemer. Til slutt utarbeider dere en detaljert implementeringsplan som veileder måten dere løser eksisterende prosessproblemer på.
Kontrollere:
I det siste trinnet i DMAIC kontrollerer dere at løsningen fungerer og at den blir støttet. I kontrollfasen utarbeider teamet – riktig gjettet – en kontrollplan for å revurdere virkningen av implementerte prosessendringer kontinuerlig. Dere bør også utarbeide en responsplan som dere handler etter i tilfelle ytelsen går ned igjen. Det kan være til uvurderlig hjelp å kunne se tilbake på hvordan forbedringer ble gjennomført og hvilke løsninger som ble innført. Da er det viktig å ha riktig dokumentasjon og versjoneringskontroll for forbedringsprosessen.
Hvis du allerede kjenner til DMAIC, har du kanskje hørt om et annet innledende trinn som kalles gjenkjennelsesfasen. Dette handler bare om semantikk, de to fasene er i all hovedsak identiske.
Hva er fordelene med DMAIC?
I industrien har bruk av Six Sigma og DMAIC bidratt til en trimmet produksjonstilnærming med eliminering av avfall, defekter og overproduksjon som mål. (Navnet Six Sigma kommer faktisk fra statistikkmodellen som ble brukt: I statistikk kalles et standardavvik også “Sigma” eller σ.)
Produsenter oppdaget at jo flere standardavvik det var mellom deres gjennomsnittlige og akseptable kvalitetsgrenser, jo mindre sannsynlig var det at de beveget seg utover disse grensene. Dermed ble Six Sigma, eller seks standardavvik, gullstandarden ved å definere produksjonsgrenser, redusere antall feil og forbedre prosessene.
Den statistiske tilnærmingen til å identifisere og løse rotårsaker til problemer – sammen med andre metoder som Kaizen – var avgjørende for å forbedre produksjonsprosesser på 1990- og 2000-tallet.
Enten du jobber i produksjon eller ikke, er den største fordelen med DMAIC at det er en utrolig rigorøs prosess. Ofte gir ikke eksperimenter med problemløsning for nye prosesser definitive svar på hva som har endret seg. Bruker du DMAIC, står du bedre rustet til å vurdere og måle framgang ved hjelp av data.
DMAICs standardiserte, femtrinns rammeverk oppdaterer alle for hvert trinn av prosessen. Ved å produsere dokumentasjon som oppsummerer alle avgjørelser og fremskritt, kan du gå effektivt fra trinn til trinn. Og ved å ha en endelig prosess, kan du veilede team i samsvar med gjeldende mål.
Tilhengerne liker DMAIC fordi det er iterativt og skjer fortløpende. I kontrollfasen av prosessen må prosesseierne fortsette å overvåke innvirkningen av optimaliseringsprosessene. Når en plan for dataovervåkning er på plass, vil nye prosessdata danne et naturlig utgangspunkt for en ny målingsfase. DMAIC-metoden kan identifisere problemer eller innvirkning på forretningsprosesser kontinuerlig og føre til en umiddelbar og målrettet innsats for å løse de problemene.
Når skal du bruke DMAIC?
DMAIC forutsetter at team justerer seg og setter av tid til å forstå. Som leder kan det være lurt å tenke gjennom hvilken prosess eller hvilket team som har mest å tjene på DMAIC.
Husk at det ikke nødvendigvis er det rette valget for ditt problem, din bransje eller din bedriftskultur. Prosessproblemer som er enkle å identifisere og som har potensielt enkle løsninger som støttes av overbevisende data trenger ikke nødvendigvis en fullstendig DMAIC-prosess.
Hvis prosessproblemene er mer komplekse eller innebærer høy risiko, som når du absolutt ikke har råd til redusert ytelse, kan DMAIC være en smart taktikk. Selv om det kan kreve et større budsjett enn du hadde sett for deg, bør prosessen gi resultater så lenge den er riktig implementert.
Å løse problemer med DMAIC
Selv om det kan virke avskrekkende å prøve seg på et DMAIC-prosjekt for første gang, særlig hvis organisasjonen har store problemer, er dette en akademisk måte å angripe problemer på som ikke er ulik en vitenskapelig prosess. Ved å fokusere på funn, gjentakelse og gradvis forbedring, bør det være mulig å finne beste fremgangsmåter for teamene, og det kan igjen føre til målbare resultater for bedriften.