Wat is DMAIC?
Soms horen we in de zakenwereld jargon dat we al snel weer vergeten. Een goed voorbeeld hiervan is 'dmaic' (op z'n Engels uitgesproken als 'de-mee-ik') De afkorting staat voor 'define, measure, analyze, improve and control' (definiëren, meten, analyseren, verbeteren en controleren'. Met deze door gegevens gestuurde, probleemoplossende aanpak kun je producten, ontwerpen en bedrijfsprocessen incrementeel verfijnen en optimaliseren.
Bill Smith, ingenieur bij Motorola, bedacht dmaic in de jaren tachtig als onderdeel van de Six Sigma-methodologie, die is gebaseerd op metingen en analyses om de bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk te maken. Het doel ervan? Procesverbetering.
Wat zijn de verschillende stappen van het DMAIC-proces?
Smith stelde de vijf onderling verbonden stappen van dmaic samen met het oog op een cumulatief effect: voortbouwen op informatie en gegevens die in eerdere fasen zijn gegenereerd en op je ontdekkingen itereren. (Professionele tip: veel van onze klanten zijn dol op de realtimeanalyses die ze kunnen verzamelen met DocSend!)
Define (definiëren):
In de definitiefase wordt vastgesteld wat het probleem is en wat je nodig hebt om het op te lossen. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar dit deel van het proces, het vaststellen van het probleem, het doel en de benodigde omvang om het doel te bereiken, is cruciaal. Door te definiëren, ontdek je welke elementen kritisch zijn voor kwaliteit, ofwel 'CTQ' (Critical to Quality). Teamleiders en projectmanagers ontwikkelen meestal een SIPOC-diagram voor hun team of projectcharterdocument. 'SIPOC' staat voor 'Suppliers; Inputs; Process; Outputs; Customers' (leveranciers, invoer, proces, uitvoer, klanten).
Measure (meten):
Begrijp je het probleem? Goed, laten we dan uiteenzetten hoe je de veranderingen die je daarin aanbrengt, gaat meten en observeren. Het doel van de meetfase is om je bestaande procesprestaties vast te stellen en te bepalen welke gegevens je gaat analyseren. (Van daaruit kun je gebruikmaken van een gegevensverzamelingsplan om je prestaties te monitoren terwijl je wijzigingen aanbrengt en de resultaten aan het eind van het project te vergelijken.)
Analyseer het volgende van hen:
Je zou nu over de basisgegevens moeten beschikken die je kunt gebruiken om procesgerelateerde beslissingen te nemen. Gefeliciteerd! Welkom bij de analysefase, waarin je deze gegevens gaat bestuderen. Aan de hand van de gegevens ontwikkelen jij en je team een proceskaart van de huidige situatie om te begrijpen waar de problemen in je bestaande proces zijn begonnen. (Het is ook niet nodig om een van de ingewikkelde Six Sigma-tools te gebruiken; visgraatdiagrammen en Pareto-grafieken zijn prima, veelgebruikte methodologieën om een oorzakenanalyse uit te voeren). Als je eenmaal verschillende hoofdoorzaken hebt vastgesteld, betrek dan je team bij het bepalen van de focus van je dmaic-proces.
Improve (verbeteren):
Nu is het tijd om daadwerkelijke procesverbeteringen door te voeren. Werk tijdens de verbeterfase met je team samen aan creatieve oplossingen die kunnen worden geïmplementeerd en gemeten. Brainstormen en effectief vergaderen, zijn hierbij cruciaal. Zodra je oplossingen in gedachten hebt, moet je deze testen, waterdicht maken en implementeren. Pdca-cycli (plan do check act) en een Failure Mode and Effects Analysis of FMEA (faalmodus en effectanalyse) zijn veelgebruikte methodologieën om op mogelijke problemen te anticiperen. Ten slotte maak je een gedetailleerd implementatieplan dat als leidraad dient om bestaande procesproblemen op te lossen.
Control (controleren):
De laatste stap in dmaic is bedoeld je te helpen het succes van je oplossing te controleren en te behouden. In de controlefase maakt je team (je raadt het al) een controleplan om de gevolgen van geïmplementeerde proceswijzigingen voortdurend opnieuw te beoordelen. Daarnaast moet je ook een responsplan opstellen, waarmee je uit de voeten kunt in het geval de prestaties weer beginnen af te nemen. Het kan zeer waardevol zijn om te kunnen terugkijken op de manier waarop in het verleden verbeteringen zijn uitgevoerd en oplossingen zijn ontwikkeld. Op deze momenten is het zeer belangrijk om over de juiste documentatie en een goed versiebeheer te beschikken voor het verbeteringsproces.
Even iets tussendoor: mocht je al bekend zijn met dmaic, kan het zijn dat je de eerste fase onder de naam herkenningsfase kent. Met beide begrippen wordt in wezen hetzelfde bedoeld.
Wat zijn de voordelen van DMAIC?
In de sector heeft de invoering van Six Sigma en dmaic bijgedragen tot een lean productiebenadering met het doel verspilling, defecten en overproductie te voorkomen. (Vreemd genoeg is de naam Six Sigma afgeleid van het gebruikte statistische model: in de statistiek wordt de standaarddeviatie ook wel 'sigma' of σ genoemd).
Fabrikanten ontdekten dat hoe meer standaarddeviaties er zijn tussen de gemiddelde en acceptabele kwaliteitslimieten, hoe minder waarschijnlijk het is dat die limieten worden overschreden. En zo werd Six Sigma, oftewel zes standaarddeviaties, de gouden standaard voor het definiëren van productielimieten, met minder defecten en verbeterde processen tot gevolg.
Samen met andere methodologieën, zoals Kaizen, was deze statistische aanpak van het opsporen en oplossen van de kernoorzaken van problemen van vitaal belang voor verbeteringen in de productie in de jaren 90 en 2000.
Het belangrijkste voordeel van dmaic is dat deze methodologie ongelooflijk rigoureus is, of je nu wel of niet in de productiesector werkt. Probleemoplossende experimenten met nieuwe processen bieden je vaak geen inzicht in wat er is veranderd. Door DMAIC te gebruiken, ben je beter in staat de voortgang te beoordelen en te meten met behulp van gegevens.
Dmaic biedt je een gestandaardiseerd kader met vijf stappen, waarbij iedereen op de hoogte is van elke fase van het proces. Door documentatie op te stellen met daarin een overzicht van alle beslissingen en gemaakte vorderingen, kun je naadloos van stap naar stap gaan. Het hebben van een definitief proces helpt je bovendien je teams te begeleiden in overeenstemming met hun huidige doelstellingen.
Fans van dmaic houden van de iteratieve en doorlopende aard van de methodologie: de controlefase van het proces vereist dat proceseigenaars de impact van de optimalisatie in de gaten blijven houden. Met een al opgesteld plan voor gegevensmonitoring vormen je nieuwe procesgegevens vanzelf de basis voor een nieuwe meetfase. De dmaic-methodologie is in staat om voortdurend problemen of gevolgen voor bedrijfsprocessen vast te stellen. Daarnaast biedt dmaic een manier om deze problemen onmiddellijk aan de kaak te stellen.
Wanneer moet je DMAIC gebruiken?
Het begrijpen van dmaic vereist afstemming en tijd van het team. Als manager is het de moeite waard om je af te vragen welk proces of team het meeste baat heeft bij dmaic.
Houd er rekening mee dat dmaic niet per se de juiste optie is voor jouw probleem, bedrijfstak of organisatiecultuur. Een volledig dmaic proces is overbodig bij makkelijk identificeerbare procesproblemen, waarvoor eenvoudige oplossingen beschikbaar zijn en die worden ondersteund door overtuigende gegevens.
Daarentegen is dmaic juist wel een slimme tactiek bij complexere of risicovollere procesproblemen, bijvoorbeeld wanneer je je geen prestatievermindering kunt veroorloven. Zelfs als de methodologie misschien meer kosten met zich meebrengt dan je zou willen, zou het dmaic-proces, mits het goed wordt uitgevoerd, resultaten moeten opleveren.
Problemen oplossen met dmaic
Hoewel het misschien ontmoedigend kan lijken om voor het eerst een dmaic-project op te zetten, vooral als je organisatie grote problemen heeft, is het een analytische manier om problemen aan te pakken die vergelijkbaar is met het wetenschappelijke proces. Door je te richten op ontdekking, iteratie en incrementele verbetering, zou je de best practices voor je teams moeten vinden, wat weer tot een meetbaar succes voor je bedrijf kan leiden.