O que é DMAIC?
O DMAIC é uma abordagem de resolução de problemas orientada por dados, que ajuda a fazer melhorias e otimizações incrementais em produtos, projetos e processos empresariais. Foi criado na década de 1980 como parte da metodologia Six Sigma pelo engenheiro da Motorola, Bill Smith. A abordagem Six Sigma foi projetada para impulsionar melhoria contínua nos processos de fabricação usando dados e estatísticas.
Quais são as diferentes etapas do processo DMAIC?
DMAIC tem 5 etapas interconectadas: Definir, Medir, Analisar, Incrementar e Controlar. Cada fase é projetada para ter um efeito cumulativo: para criar informações e dados gerados nas etapas anteriores e para ser repetida em várias iterações.
- Definir: a fase Definir estabelece qual é o problema e o que é necessário para alcançar uma solução. Esta parte do processo é onde você declara claramente seu problema, o objetivo final e o escopo que será necessário para alcançá-lo. Essa fase ajuda você a entender o processo em sua totalidade e quais elementos são essenciais para a qualidade, também chamados de “CTQs”. As entradas e saídas são geralmente delineadas em um diagrama SIPOC (acrônimo do inglês para fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes). Essas informações são normalmente capturadas em um documento de definição do projeto, que estabelece a forma de seu processo DMAIC.
- Medir: depois de entender o problema do processo, você precisa delinear como vai observar as alterações que fizer nele. É claro que, sendo uma abordagem orientada por dados, ter bons dados é essencial para o processo DMAIC. Desse modo, o objetivo da fase Medir é estabelecer seu desempenho de processo atual e quais dados você analisará. A partir daí, você pode usar um plano de coleta de dados para monitorar seu desempenho à medida que faz alterações e comparar no final do projeto.
- Analisar: agora você deve ter uma linha de base de dados que pode usar para começar a tomar decisões sobre seu processo. Como você poderia imaginar, a fase de análise é o momento perfeito para analisar esses dados. Aqui, você e seus membros da equipe criarão um mapa do processo atual usando seus dados para entender onde os problemas começam em seu processo. Embora alguns projetos Six Sigma usem ferramentas mais complicadas para isso, diagramas de causa e efeito e gráficos de Pareto são métodos perfeitamente suficientes e comumente usados para a realização de análise de causa raiz. Depois de identificar várias causas raiz, é hora de envolver sua equipe. Faça uma votação entre os membros para decidir o rumo que o foco do seu processo DMAIC deve tomar.
- Incrementar: finalmente, é hora de começar a fazer melhorias reais em seu processo. Na fase Incrementar, trabalhe com sua equipe para encontrar soluções criativas que possam ser implementadas e medidas dentro do processo DMAIC. Neste ponto, brainstorming e reuniões eficazes são essenciais para sua equipe. Depois de ter soluções em mente, você precisa testá-las para verificar se são à prova de falhas e implementá-las. Os ciclos Plan-Do-Check-Act ou “PDCA” são um método comum para isso, combinado com o Modo de Falha e Análise de Efeitos, ou “FMEA”, para antecipar possíveis problemas. Essas informações devem ser elaboradas em um plano de implementação detalhado, que você pode usar para orientar a aplicação de soluções em seus processos.
- Controlar: a última etapa na metodologia DMAIC pode ajudá-lo a verificar e sustentar o sucesso de suas soluções para o futuro. Na fase Controlar, sua equipe deve criar um plano de monitoramento e controle para reavaliar continuamente os impactos de qualquer alteração de processo implementada. Ao mesmo tempo, você deve criar um plano de resposta para agir no caso de o desempenho começar a cair novamente e um novo problema aparecer. Conseguir olhar para trás e ver como as melhorias foram realizadas e quais decisões foram tomadas pode ser um ativo inestimável. Nesses momentos, ter documentação adequada e controle de versões sobre o processo de melhoria é vital.
Se você já sabe um pouco sobre DMAIC, pode ter ouvido falar de uma etapa inicial diferente, conhecida como a fase Reconhecer. Esta etapa envolve selecionar o projeto ou problema certo para resolver em primeiro lugar, já que nem todos os projetos podem exigir uma abordagem tão rigorosa quanto o DMAIC.
Quais são as vantagens do DMAIC?
Na indústria, o apelo do Six Sigma e DMAIC foi a sua capacidade de conduzir uma abordagem de fabricação enxuta. O objetivo era eliminar resíduos, defeitos e excesso de produção tanto quanto possível (o nome Six Sigma de fato deriva do modelo estatístico usado). Em estatística, um desvio padrão também é conhecido como um “Sigma” ou σ. Os fabricantes constataram que quanto mais desvios padrão existissem entre os seus limites de qualidade média e aceitável, menor a probabilidade de ultrapassarem esses limites. Assim, Six Sigma, ou seis desvios padrão, tornou-se o padrão de ouro na definição de limites de produção, reduzindo o número de defeitos e aprimorando processos.
Em termos estatísticos reais, ter Six Sigma Quality significa ter uma taxa de defeito de 3,4 por milhão de oportunidades em seus processos. Algumas indústrias, como fabricantes farmacêuticos ou de aviões, podem usar um nível de sigma ainda maior na produção devido às possíveis consequências de defeitos.
Esta abordagem estatística para a melhoria de processos, juntamente com outras metodologias como Kaizen, foi vital para impulsionar a melhoria na fabricação nos anos 90 e 2000. Mas como o DMAIC se aplica a outras indústrias hoje em dia?
O principal benefício do DMAIC é que ele é uma abordagem incrivelmente rigorosa de resolução de problemas. Experiências com novos processos ou alterações em fluxos de trabalho podem muitas vezes acabar não dando respostas definitivas sobre o que mudou, independentemente do seu negócio. Mas, ao usar o DMAIC, uma abordagem orientada por dados com objetivos definidos e etapas projetadas para avaliar objetivamente se as mudanças no processo foram positivas, você estará em uma posição melhor para avaliar o progresso mensurável. Quer se trate de identificar as raízes reais de seus problemas ou os impactos reais de seus experimentos, o DMAIC fornece os dados para fazer isso.
O DMAIC fornece uma estrutura padronizada para fazer mudanças, e a abordagem clara em 5 etapas mantém todos a par de todas as etapas do processo. Isso permite que você produza documentação para resumir todas as decisões e o progresso feito, para que você possa passar pelas etapas sem problemas. E ao ter um processo definitivo, você pode ajudar a orientar as equipes em termos de quais são seus objetivos atuais e o rumo que seu trabalho está tomando.
Uma das melhores coisas sobre o DMAIC é que ele é um processo altamente repetível projetado para ser contínuo. A fase Controlar do processo requer que os proprietários do processo continuem a monitorar os impactos da otimização. Com um plano de monitoramento de dados já em vigor, seus novos dados de processo formam naturalmente a linha de base para uma nova fase Medir. Seu plano de resposta também pode se encaixar em um novo processo DMAIC no caso de melhorias iniciais não conseguirem sustentar o desempenho. Como tal, a metodologia DMAIC é capaz de identificar continuamente problemas ou impactos no desempenho, com um método para abordar esses problemas imediatamente.
Desta forma, a estrutura DMAIC fornece uma abordagem estruturada que pode orientar sua organização através de otimizações repetidas e incrementais de processos empresariais. Não importa em que setor você esteja ou o tamanho de sua equipe ou organização, ele é um método testado para gerar melhorias contínuas no desempenho.
Quando você deve usar DMAIC?
Como mencionado anteriormente, um ajuste comum para DMAIC é a fase Reconhecer adicionada: um período para identificar se um problema é adequado para DMAIC. A razão para esta etapa é que DMAIC é um processo que requer um alto grau de alinhamento e esforço, bem como tempo para entendimento. Uma organização precisa implementar e praticar DMAIC para ver como ele funciona melhor para suas equipes, sua indústria e com sua cultura organizacional. Ao mesmo tempo, as organizações precisam considerar onde melhor alocar seus recursos: qual processo ou equipe se beneficiará mais com o DMAIC?
Assim sendo, não é necessariamente a opção para qualquer questão ou problema. Se um problema de processo for identificável e uma solução simples apoiada por dados convincentes estiver disponível, então um processo DMAIC completo pode não ser necessário.
No entanto, quando o problema do processo é complexo ou envolve alto risco, talvez onde as diminuições de desempenho não possam ocorrer, o DMAIC é a abordagem preferível. Mesmo que os custos de recursos sejam maiores, o DMAIC garante que o procedimento seja seguido e que as etapas cruciais não sejam ignoradas, aumentando as chances de implementação bem-sucedida.
Melhorando os processos com DMAIC
Pode ser assustador tentar um projeto DMAIC pela primeira vez, especialmente se houver grandes problemas que sua organização precisa resolver. O que é fundamental entender com o DMAIC é que não é uma abordagem de melhores práticas que já vem pronta para a sua organização ou empresa. Em vez disso, é um processo de descoberta que permite que você encontre as melhores práticas para sua equipe e organização por meio da iteração e da melhoria incremental. Embora nem todos os problemas enfrentados pela sua organização exijam DMAIC, apresentá-lo pode começar a gerar mudanças reais e melhorias em seus processos, o que, em última análise, pode levar a um sucesso mensurável para sua empresa.