O que é DMAIC?
Às vezes, no mundo empresarial, ouvimos jargões que entram por um ouvido e saem pelo outro. “DMAIC", do inglês, é um bom exemplo. Simplificando, o acrônimo, que do inglês significa “definir, medir, analisar, melhorar e controlar”, é uma abordagem de resolução de problemas baseada em dados que envolve refinamentos incrementais e otimizações para produtos, projetos e processos.
O engenheiro da Motorola, Bill Smith, criou a abordagem DMAIC na década de 1980 como parte da metodologia Six Sigma, que se baseia em medições e análises para tornar as operações o mais eficientes possível. Sua meta? Melhorar processos.
Quais são as diferentes etapas do processo DMAIC?
Smith projetou as cinco etapas interconectadas da abordagem DMAIC para um efeito cumulativo: desenvolver com base em informações e dados gerados em estágios anteriores e repetir suas descobertas. (Dica profissional: muitos de nossos clientes adoram os dados analíticos em tempo real que podem reunir com o DocSend!)
Definir:
A fase de definição estabelece qual é o problema e o que é necessário para resolvê-lo. Parece óbvio, mas esta parte do processo, de definir o problema, o objetivo e o escopo necessário para alcançá-lo, é fundamental. Ao fazer isso, você saberá quais elementos são críticos para a qualidade, ou “CTQs”, do inglês. Líderes de equipe e gerentes de projeto geralmente desenvolvem um diagrama SIPOC (do inglês: fornecedores, entradas, processos, saídas, clientes), para o documento dos objetivos da equipe ou do projeto.
Medir:
Compreende o problema? Ótimo. Vamos descrever como você vai medir e observar as mudanças que fizer nele. O objetivo da fase Medir é estabelecer seu desempenho de processo atual e determinar quais dados analisar. (A partir daí, você pode usar um plano de coleta de dados para monitorar seu desempenho à medida que faz alterações e comparar os resultados no final do projeto.)
Analisar:
Agora você deve ter uma linha de referência de dados que pode usar para começar a tomar decisões sobre seu processo. Parabéns! Esta é a fase de analisar, quando você estuda esses dados. Você e sua equipe vão criar um mapa do processo atual usando seus dados para entender onde os problemas começam em seu processo. (Também não há necessidade de usar as ferramentas complicadas Six Sigma. Diagramas de espinha de peixe e gráficos de Pareto são métodos comumente usados e suficientes para conduzir a análise de causa raiz.) Depois de identificar várias causas raiz, envolva sua equipe para ajudar a determinar o foco do processo DMAIC no futuro.
Melhorar:
É hora de começar a fazer melhorias de processo reais. Na fase Melhorar, trabalhe com sua equipe para encontrar soluções criativas que possam ser implementadas e medidas. Brainstorming e reuniões eficazes são fundamentais. Depois de encontrar soluções, você precisa testá-las para verificar se são à prova de falhas e implementá-las. O ciclo Planejar, fazer, checar, agir ou “PDCA”, do inglês, é um método comum para isso, assim como a Análise de modo e efeito de falha, ou “FMEA”, para antecipar possíveis problemas. Por fim, crie um plano de implementação detalhado para orientação de como corrigir problemas existentes do processo.
Controlar:
A última etapa do DMAIC deve ajudar você a verificar e sustentar o sucesso de sua solução. Na fase Controlar, sua equipe cria, como você imaginou, um plano de controle para reavaliar continuamente os impactos das alterações implementadas de processo. Você também deve criar um plano de resposta para agir, caso o desempenho comece a cair novamente. Conseguir olhar para trás e ver como você fez melhorias e quais soluções você implementou é algo inestimável. Nesses momentos, ter documentação adequada e controle de versões sobre o processo de melhoria é vital.
Dica: se você já ouviu falar da abordagem DMAIC, pode ter ouvido falar de uma etapa inicial diferente, conhecida como a fase Reconhecer. É uma distinção semântica mínima, pois as duas são essencialmente idênticas.
Quais são as vantagens do DMAIC?
Na indústria, a adoção de Six Sigma e DMAIC ajudou na condução de uma abordagem de manufatura enxuta visando a eliminação de desperdícios, defeitos e excesso de produção. (Curiosamente, o nome Six Sigma vem do modelo estatístico usado: em estatística, um desvio padrão também é chamado de “Sigma” ou σ.)
Os fabricantes constataram que quanto mais desvios padrão existissem entre os seus limites de qualidade média e aceitável, menor seria a probabilidade de ultrapassarem esses limites. Assim, Six Sigma, ou "seis desvios padrão", tornou-se o padrão de ouro na definição de limites de produção, reduzindo o número de defeitos e aprimorando processos.
Esta abordagem estatística para identificar e resolver causas raiz de problemas, juntamente com outras metodologias como Kaizen, foi vital para impulsionar a melhoria na fabricação nos anos 90 e 2000.
Quer você trabalhe ou não em manufatura, o principal benefício da abordagem DMAIC é que ela é incrivelmente rigorosa. Muitas vezes, experimentos de resolução de problemas com novos processos podem acabar não gerando respostas definitivas sobre o que foi alterado. Ao usar a abordagem DMAIC, você fica em uma posição melhor para avaliar e medir o progresso usando dados.
A estrutura padronizada de cinco etapas da abordagem DMAIC mantém todos a par de todas as etapas do processo. Ao produzir uma documentação para resumir todas as decisões e o progresso feito, você pode passar pelas etapas continuamente. E ao ter um processo definitivo, você pode ajudar a orientar as equipes de acordo com os objetivos atuais.
Os fãs adoram o fato de a abordagem DMAIC ser iterativa e contínua. A fase Controlar do processo requer que os proprietários do processo continuem a monitorar os impactos da otimização. Com um plano de monitoramento de dados já em vigor, seus novos dados de processo formam naturalmente a linha de referência para uma nova fase Medir. A metodologia DMAIC é capaz de identificar continuamente problemas ou impactos nos processos empresariais, além de um meio para abordar esses problemas imediatamente.
Quando você deve usar DMAIC?
A abordagem DMAIC requer alinhamento da equipe e tempo para compreensão. Como gerente, vale a pena perguntar: "Qual processo ou equipe se beneficiará mais com a metodologia DMAIC?"
Lembre-se de que esta talvez não seja necessariamente a opção certa para o seu problema, setor e cultura organizacional. Problemas de processo que são facilmente identificáveis e que têm soluções simples e prospectivas, respaldadas por dados convincentes, podem não exigir um processo DMAIC completo.
Quando o problema do processo é mais complexo ou de alto risco, como quando você não pode arcar com uma redução de desempenho, o processo DMAIC pode ser uma estratégia inteligente. Mesmo que implique um orçamento maior do que o desejado, o processo, quando devidamente implementado, deve produzir resultados.
Corrigir problemas usando o processo DMAIC
Embora possa parecer assustador testar um projeto DMAIC pela primeira vez, especialmente se sua organização tiver questões importantes, trata-se de uma maneira acadêmica de abordar um problema, similar ao processo científico. Ao focar na descoberta, iteração e melhoria incremental, você deverá encontrar as melhores práticas para as equipes, o que poderá levar a um sucesso mensurável para a empresa.