DMAIC 是什麼?

歡迎瞭解 DMAIC 方法,真正運用資料改善組織流程。

DMAIC 是什麼?

DMAIC 是種以資料推動的問題解決方法,有助於不斷完善產品、設計和業務流程,並且達到最佳化。1980 年代,Motorola 公司工程師 Bill Smith 提出六標準差 (Six Sigma) 方法,DMAIC 是其中一環。六標準差方法旨在利用資料和統計數據不斷促使製程臻於完善。

DMAIC 流程有哪些不同步驟?

DMAIC 有 5 個相互連動的步驟:定義、測量、分析、改善、控制。各階段的設計目標在於產生累加效果:以先前階段中所產生的資訊和資料為基礎,歷經多次疊代作業不斷重複。

  • 定義:定義階段旨在確定問題所在,以及完成解決方案的所需事宜。過程中須清楚說明問題、最終目標,還有實現目標所需的範圍。這個階段有助於全面瞭解整個過程,還有影響品質的關鍵特性 (CTQ)。輸入和輸出通常會以 SIPOC 圖的方式呈現,SIPOC 是供應商、輸入、流程、輸出與客戶的首字母縮寫。這項資訊通常可以在專案章程文件中取得,由該份文件勾勒出整個 DMAIC 流程的全貌。

  • 測量:瞭解流程問題後,接著是簡述如何觀察自己對流程所做出的改變。由於這套方法是以資料推動,因此備有良好的資料對 DMAIC 流程來說相當重要。測量階段的目的在於確立目前的流程效能,還有欲分析的資料。接下來需透過資料收集方案,在進行變更的同時監控效能,並在專案結束後相互比較。

  • 分析:此階段應已具備資料的基本評估資訊,可以開始制定流程相關的決策。正如預想,分析階段是仔細檢視資料的最佳時機。在這個階段,您和工作團隊成員會利用資料來構建出目前的流程圖,藉此瞭解問題的發生點。有些六標準差專案會使用更複雜的工具,不過魚骨圖和柏拉圖已足以應付需求,而且這兩者也是執行根本原因分析的常用方法。等到您找出數個根本原因,就是輪到工作團隊參與的時候了。請由團隊投票決定 DMAIC 流程的重點走向。

  • 改善:終於該是實際改善流程的時候。在改善階段,請與團隊一起尋找可行的創新解決方案,而且要能在 DMAIC 流程中實施及測量。集思廣益及召開有效會議此時對團隊極為重要。一旦有了解決方案,就需要測試、預防失靈及實際施行。「計畫、執行、查核、行動」循環 (PDCA 循環) 是很常用的方法,再結合「失效模式與效應分析」(FMEA),即可預測潛在問題。這項資訊應擬定在詳細的實施計畫中,之後將解決方案應用於流程時,即可作為指引。

  • 控制:DMAIC 方法的最後一步有助於驗證解決方案,並確保解決方案在往後同樣能發揮效果。在控制階段,工作團隊應制定監測與控制計畫,持續針對所有已實施的流程變動,反覆評估後續影響。同時應制定應變計畫,當效能再度下降、新問題浮現時,即採取相應行動。能回顧過往的改善措施及所施行的解決方案,是很寶貴的能力。這時候,改善過程中留有合適的文件和版本控制記錄就相當重要。

如果先前已對 DMAIC 有所瞭解,可能還聽過另一個不同的起始步驟:辨別階段。這個步驟是在開頭階段挑選合適的專案或要應對問題,畢竟並非每份專案都需要採取 DMAIC 如此嚴謹的方法。

DMAIC 有什麼優勢?

在工業領域,六標準差和 DMAIC 的優勢在於促成精簡的生產方式,目標是盡可能消弭浪費、瑕疵和生產過剩的情形。其實六標準差的名稱就源自於統計模型。在統計學上,標準差又稱作 Sigma 或 σ。製造業者發現,平均品質界限和允收品質界限之間的標準差越大,超過界限的可能就越小。因此,六標準差 (即六個標準差) 成了定義生產界限、減少瑕疵數及改善流程的黃金法則。

以實際的統計學術語來說,六個標準差的品質級數表示每一百萬次機會中的不良次數為 3.4 次。考量到瑕疵品所帶來的潛在後果,像醫藥業或飛機製造商等等,在生產過程中可能會使用更高的標準差級數。

製造業者借助這種統計學方法改善流程,再結合如 Kaizen 等其他方法,在 1990 年代至 2000 年代得以推動整個產業進步,這些方法可說是重要驅力。不過,DMAIC 是如何應用於其他當今產業?

DMAIC 是一套非常嚴謹的問題解決方法,這正是其核心優勢所在。無論何種企業,在工作流程中嘗試新流程或改變後,最終究竟改變了什麼,往往都沒有明確答案。但若是使用 DMAIC,因為這套資料驅動方法具備明確的目標與階段,專門用來客觀評估流程改變的結果是否正面,便能更加輕鬆地評估可量化的進展。無論是要找出問題的真正根源,抑或是測試的實際影響,DMAIC 都能為您提供所需的資料。

DMAIC 提供標準化、結構化的改變框架,還有清楚的 5 步驟方法,讓每個人都能跟上流程各階段的最新進展。您可以產生文件,總結所有決策和進展,進而順暢銜接每個步驟。此外也可以透過確切的流程,為團隊指引當前的目標和工作方向。

DMAIC 最棒的一點,就是整個流程可高度重複且持續執行。在流程的控制階段,流程管理者必須持續監控最佳化的影響。資料監控計畫到位後,新的流程資料自然就構成了新測量階段的基準。假如最初的改善結果無法維持效能,應變計畫也可以銜接到新的 DMAIC 流程中。DMAIC 自有一套立即針對問題的方法,也因此能持續發現效能問題或對效能的影響。

這樣一來,DMAIC 架構所提供的結構化方法,能引導組織重複進行漸進式的業務流程最佳化作業。無論所屬部門、無論團隊組織的規模大小,這套方法經過試驗,都能促進效能持續改善。

DMAIC 使用時機為何?

如先前所述,DMAIC 的常見調整方式是新增辨別階段,這個時期是用來確定問題是否適合套用 DMAIC。之所以要採取這個步驟,是因為 DMAIC 流程需要高度共識與努力,以及深入瞭解的時間。組織必須將 DMAIC 付諸實踐,才能瞭解哪種運作方式最適合團隊、整個產業和組織文化。與此同時,組織須思考資源的最佳分配方式:哪個流程或團隊會從 DMAIC 中受益最多?

因此,DMAIC 不一定是每個問題的首選方案。如果能辨別出流程問題,而且已有受良好資料支援的簡單解決方案,那麼可能就不需要執行完整的 DMAIC 過程。

然而,假如流程問題很複雜或涉及高風險 (例如無法承擔效能下降),那麼 DMAIC 是較合適的方法。雖然資源成本較高,不過 DMAIC 會確保一切遵照程序執行,不會跳過任何關鍵步驟,進而提升成功的機會。

利用 DMAIC 改善流程

初次嘗試 DMAIC 專案可能會令人卻步,當組織裡有重大問題需要解決時尤其如此。此時有個重點必須理解,對組織或企業而言,DMAIC 並非立即可用的最佳實務方法。與之相反,DMAIC 是探索的過程,需透過反覆的漸進式改善,才能為團隊和組織找到最佳做法。雖然並非組織中的每項問題都需要採行 DMAIC,但如果能引進這套方法,即可開始促成真正的流程改變和改善,最終會為公司帶來顯而易見的成功。