เครื่องมือดิจิทัลที่ปรับตามธุรกิจของคุณ

โดย Andrew Jones, CEO ของ Agility in Mind

 

เมื่อคุณเป็นเจ้าของกิจการ ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะหาคำตอบว่าเครื่องมือใดที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จได้ เช่นเดียวกับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายๆ คน ผมก็เริ่มสร้างบริษัทโดยที่ไม่รู้ชัดว่าตัวเองต้องการอะไร แต่ผมรู้ดีเลยว่าผมไม่ต้องการอะไร 

ระหว่างเส้นทางการทำงาน ผมรู้สึกหงุดหงิดใจขึ้นมา ขณะที่ช่วยให้หน่วยธุรกิจต่างๆ พัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และโซลูชันทางธุรกิจ มีหลายครั้งหลายหนที่ผมเห็นว่ามีอุปสรรคที่ไม่จำเป็นมาขัดขวางการทำงานของพนักงาน 

เมื่อมีการเน้นย้ำในส่วนข้อตกลงสัญญากันมากขึ้น ผมจึงได้เห็นว่าความสัมพันธ์ของลูกค้ากลายเป็นเรื่องของการซื้อขายมากขึ้นและยังไว้วางใจกันน้อยลงด้วย ซึ่งสภาพแวดล้อมแบบนี้ทำให้เราไม่สามารถทำงานร่วมกันอย่างแท้จริงได้ แต่สุดท้ายเมื่อผมได้เรียนรู้เกี่ยวกับแนวทางการทำงานแบบคล่องตัว ผมก็รู้ได้เลยว่าผมสามารถนำแนวคิดนี้เข้าสู่ตลาดได้

ผมก่อตั้ง Agility in Mind ขึ้นเมื่อ 10 ปีก่อน โดยเป็นบริษัทให้คำปรึกษาเพื่อช่วยแก้ไขปัญหาทั่วๆ ไปขององค์กรที่มีโครงสร้างและกระบวนการที่ไม่ยืดหยุ่น เราช่วยให้ทีมรับมือและปรับตัวได้อย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงในตลาดหรือในสภาพแวดล้อมด้วยการให้คำแนะนำและการฝึกอบรม 

แม้ว่าโครงสร้างจะไม่ใช่ปัญหา แต่ความไม่ยืดหยุ่นก็เป็นอุปสรรคในการทำงาน องค์กรหลงลืมเหตุผลที่พนักงานทุกคนต้องมาอยู่ด้วยกันตั้งแต่แรก ซึ่งเหตุผลนั่นก็คือเพื่อทำงานร่วมกัน Agility in Mind จึงเข้ามาสร้างความเปลี่ยนแปลง โปรแกรมการให้คำแนะนำและการฝึกอบรมของเราช่วยลูกค้าปลุกความมุ่งมั่นที่จะทำงานร่วมกันกลับคืนมาโดยการทำลายกฎข้อบังคับที่ไม่จำเป็นขององค์กรทิ้งไป ซึ่งช่วยให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และส่งผลให้องค์กรประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วย

โซลูชันที่ตรงกับแนวทางการทำงาน

 

สิ่งที่ทำให้เราแตกต่างจากองค์กรให้คำปรึกษาอื่นๆ คือวิธีที่เราสร้างความยืดหยุ่นและความคล่องตัวให้กับรูปแบบการค้าและการสร้างปฏิสัมพันธ์ของเราเอง เราพยายามอยู่เสมอที่จะปรับเปลี่ยนแนวทางการให้บริการคำปรึกษาทางธุรกรรมให้หลุดจากกรอบเดิมๆ ซึ่งคำนึงถึงแต่เรื่องเวลาเรียกเก็บค่าบริการ โดยเราจะมุ่งเน้นไปที่การช่วยให้ลูกค้าสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการได้สำเร็จแทน

ผมไม่ต้องการให้เครื่องมือที่ใช้ภายในบริษัทของเราสร้างความผิดพลาดเหมือนกับองค์กรอื่นๆ ที่ผมพยายามให้ความช่วยเหลือ ผมต้องการเครื่องมือทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนโครงสร้างพื้นฐานที่ยืดหยุ่นและช่วยให้ผมได้ใช้เวลาไปกับการทำงานที่มีคุณค่า ซึ่งวันนี้ที่ Agility in Mind ก็ยังคงเป็นเช่นเดียวกับเมื่อ 10 ปีที่แล้ว นั่นคือผมไม่ปล่อยให้ทีมของผมมัวแต่ทำกิจกรรมที่สิ้นเปลืองเวลา ทั้งๆ ที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ง่ายๆ

Dropbox เหมาะที่จะใช้ในแนวทางการทำงานรูปแบบนั้น ในช่วงแรกๆ ที่เริ่มก่อตั้ง Agility in Mind ผมได้ใช้งาน Dropbox ครั้งแรกเมื่อมีคนแบ่งปันเอกสารมาให้ผม ผมตั้งค่าและใช้งาน Dropbox ได้ง่ายๆ เลย ผมถึงกับพูดออกมาทันทีเลยว่า “โอ้โห ใช้งานได้จริงๆ ด้วย”

 

Dropbox ตอบโจทย์วิสัยทัศน์ด้านความเรียบง่ายและความยืดหยุ่นของผมได้อย่างลงตัว ผมเห็นว่า Dropbox นั้นปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ผมจึงรู้สึกว่าผมไม่จำเป็นต้องมองหาเครื่องมืออื่นๆ อีก 

วิธีที่ Dropbox เพิ่มและปกป้องคุณค่า

 

Dropbox ช่วยให้เราสนับสนุนการทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัยในรูปแบบที่ยังปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของเราเอาไว้ได้ด้วย หนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุดของวิธีการใช้ Dropbox คือ เราใช้ Dropbox ในกระบวนการพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรมภายในของเรา 

ในช่วง 7 ปีที่ผ่านมา เราได้เสนอชุดหลักสูตรการฝึกอบรมที่เรามอบให้กับบริษัทต่างๆ ทั่วโลก ตั้งแต่ที่อเมริกาเหนือไปจนถึงเอเชียแปซิฟิก และเพราะว่าเราพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ เราจึงปรับแต่งและพัฒนาเนื้อหาในหลักสูตรของเราอย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งเพิ่มกรณีศึกษาและเทคนิคใหม่ๆ ด้วย

ทั้งนี้การพัฒนาและอัพเดทหลักสูตรเหล่านี้ไม่สามารถเกิดขึ้นได้หากต่างคนต่างแยกกันทำงาน การที่จะรักษาคุณภาพและความสมบูรณ์ของผลิตภัณฑ์เหล่านี้ต้องอาศัยการทำงานร่วมกัน เรามักแบ่งปันและตรวจดูสื่อการฝึกอบรมกับที่ปรึกษาของเรา ซึ่งต่างก็กระจายอยู่ตามสำนักงานที่สหราชอาณาจักรและนครนิวยอร์ก แต่เมื่อถึงเวลาต้องส่งมอบหลักสูตรการฝึกอบรม เราจะต้องสามารถเข้าใช้เนื้อหาของหลักสูตรเวอร์ชันสุดท้ายได้ทันที โดยที่เดียวที่เราจะทำงานร่วมกันและแบ่งปันเนื้อหานั้นก็คือ Dropbox 

พนักงานทุกคนทั่วทั้งองค์กรต่างก็ชื่นชอบที่เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย แต่อีกหนึ่งเหตุผลที่เราแบ่งปันข้อมูลผ่าน Dropbox คือการที่ Dropbox ปกป้องผลงานของเรา บางครั้งสมาชิกในทีมใช้เวลาหลายวันหรือกระทั่งหลายสัปดาห์ในการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ เราจึงต้องการแพลตฟอร์มที่จะสำรองข้อมูลให้ในทันที เราใช้ Dropbox เพราะ Dropbox ช่วยให้มั่นใจว่าเราจะไม่สูญเสียทรัพย์สินทางปัญญาซึ่งเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดของเราไป อีกทั้งเราจะไม่เสียเวลาไปกับการกู้คืนเอกสารที่สูญหายหรือสร้างเอกสารใหม่แทนเอกสารที่หายไป

อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยเราประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากคือ การผสานการทำงานของ Dropbox เข้ากับเว็บไซต์และระบบการทำบัญชีของเรา สำหรับบริการต่างๆ อย่างเช่นการฝึกอบรม ลูกค้าของเราจะชำระเงินบนเว็บไซต์ของเราโดยตรงและปลั๊กอิน WordPress ของเราอย่าง WooCommerce ก็จะสร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะจัดเก็บบน Dropbox ในรูปแบบ PDF โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกัน ที่ปรึกษาของเราจะไม่ต้องเสียเวลาในการสร้างรายการค่าใช้จ่ายและส่งใบเสร็จมาให้ทางไปรษณีย์ เนื่องจากเราใช้ระบบที่เรียกว่า Receipt Bank ที่ช่วยให้ที่ปรึกษาของเราถ่ายรูปใบเสร็จ ซึ่งระบบจะส่งรูปใบเสร็จตรงไปที่ระบบการทำบัญชีอย่าง KashFlow จากนั้นจะบันทึกไว้บน Dropbox ในรูปแบบ PDF นอกจากเรื่องประหยัดเวลาแล้ว เมื่อต้องตรวจสอบบัญชี เราก็สามารถบันทึกธุรกรรมทุกรายการได้โดยไม่ต้องเก็บกระดาษใบเสร็จไว้เลย

โอกาสในการทำงานร่วมกันแม้ว่าจะอยู่ห่างกันก็ตาม 

 

การทำงานร่วมกันจากระยะไกลเป็นรูปแบบการดำเนินการตามปกติของเรามานานแล้ว แต่เมื่อเกิดการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา ซึ่งส่งผลให้มีมาตรการล็อกดาวน์ การทำงานร่วมกันจากระยะไกลจึงกลายเป็นวิถีชีวิตแบบใหม่ที่ลูกค้าเราต้องเผชิญด้วยเช่นกัน

ลูกค้าของเราเคยชินกับการนัดพบกับที่ปรึกษาของเราในสถานที่จริง ซึ่งเราจำเป็นต้องสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่างานของเราจะยังคงมีคุณค่าเท่าเดิมเหมือนที่ผ่านมา เราจึงช่วยให้ลูกค้ารายใหญ่ของเราส่วนหนึ่งเปลี่ยนมาทำงานจากระยะไกล นี่เป็นข้อพิสูจน์ที่เพียงพอที่จะทำให้เห็นแล้วว่ารูปแบบการทำงานของเรานั้นใช้ได้ผล เมื่อมีเครื่องมือที่เหมาะสม แม้แต่องค์กรขนาดใหญ่ที่สุดก็ยังสามารถทำงานจากระยะไกลได้ ข้อจำกัดที่แท้จริงเพียงข้อเดียวก็คือเรื่องของจิตใจ และการทำงานจากระยะไกลไม่เพียงแต่จะเกิดขึ้นจริงได้เท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในแบบที่พิสูจน์ได้อีกด้วย 

การทำงานจากระยะไกลส่งผลดีกับที่ปรึกษาของเรา เนื่องจากไม่ต้องใช้เวลามากมายไปกับการเดินทางอีกต่อไป อีกทั้งยังมีโอกาสติดต่อสื่อสารหากันมากขึ้นในระหว่างช่วงวันทำงาน ในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมานี้ Agility in Mind ได้ทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้นจากช่วงก่อนหน้าที่จะเกิดการแพร่ระบาด เครื่องมืออย่าง Dropbox ช่วยทำให้การทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติใหม่ที่เข้ากันได้อย่างลงตัวสำหรับทีมของเรา เราไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานของเรา เนื่องจากรูปแบบธุรกิจที่คล่องตัวของเรานั้นเหมาะกับการปรับตัวที่ราบรื่นได้เป็นอย่างดี

เครื่องมือที่เติบโตไปพร้อมกับเรา

 

จนถึงปีนี้ ความท้าทายครั้งใหญ่สุดของเราคือการที่เราเติบโตขึ้นประมาณ 25% เมื่อเทียบกับปีที่แล้ว ซึ่งเป็นการเติบโตที่แข็งแกร่งและมั่นคง แต่ก็ยังเป็นความท้าทายด้วยเช่นกัน นั่นคือเราจะขยายทีมไปพร้อมๆ กับรักษาหลักการทำงานของเราในฐานะองค์กรได้อย่างไร

เราทำงานอย่างหนักเพื่อสร้างทีมพนักงานที่เราจ้างเองโดยตรงมากกว่าที่จะไปพึ่งพาคนจากภายนอกอย่างบริษัทให้คำปรึกษาแห่งอื่น ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญกับเรา เนื่องจากเราไม่ต้องการทำอะไรที่อาจไปลดทอนแนวคิด แนวทางการทำงาน และการเน้นย้ำในเรื่องความยืดหยุ่นและผลลัพธ์ของลูกค้าที่องค์กรของเรายึดถือ

คุณสามารถเพิ่มพนักงานและลูกค้ารายใหม่ลงใน Dropbox ได้ภายในเวลา 2 นาที Dropbox นั้นใช้งานง่ายมากๆ ใครก็สามารถใช้ได้โดยที่ไม่ต้องมีคนสอนเลย

เมื่อถึงจุดหนึ่ง เราเล็งเห็นว่ามีคุณสมบัติการแบ่งปันไฟล์และการทำงานร่วมกันที่คล้ายคลึงกันอยู่ในชุดเครื่องมือเทคโนโลยีส่วนอื่นของเราด้วย เราจึงสงสัยว่าการเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มอื่นจะมีประสิทธิภาพมากกว่าหรือไม่ ตัวอย่างเช่น สำหรับแอปพลิเคชันอีเมลและแอปพลิเคชันที่ใช้ในสำนักงาน เราใช้ Microsoft ซึ่งตอนนี้มี OneDrive แล้ว เนื่องจากเราจ่ายเงินเพื่อใช้บริการ Dropbox แล้วก็ต้องจ่ายเงินเพื่อใช้บริการ OneDrive ผ่าน Microsoft 365 การใช้ทั้ง 2 อย่างนี้เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลแล้วจริงๆ หรือ

หลังจากพิจารณาอย่างละเอียด ผมก็รู้ได้อย่างรวดเร็วว่าการย้ายข้อมูลทั้งหมดไปยัง OneDrive มีความเสี่ยงสูงกว่ามาก เมื่อเทียบกับการเลิกใช้ Dropbox เพื่อที่จะประหยัดค่าใช้จ่าย อีกทั้งยังไม่มีเหตุผลน่าสนใจที่ทำให้อยากใช้ One Drive แถม OneDrive ยังมาพร้อมกับเครื่องมือที่เราใช้งานอยู่แล้วด้วย ผมมั่นใจและพอใจกับวิธีการทำงานของ Dropbox และผมไม่จำเป็นต้องใช้เกณฑ์ชี้วัดยากๆ เพื่อที่จะมาพิสูจน์เรื่องนี้เลย ผมรู้ได้ทันทีเลยว่า Dropbox ช่วยพัฒนา Agility in Mind ให้ดีขึ้น

เริ่มต้นโดยไม่มีข้อจำกัด

 

การกำหนดกระบวนการและเครื่องมือของคุณเองอาจเป็นงานยากโดยเฉพาะกับธุรกิจใหม่ และเนื่องจากมีเครื่องมือมากมายให้ได้เลือกใช้ การจะตัดสินใจเลือกให้ได้สักหนึ่งอย่างก็อาจเป็นเรื่องที่ยากเกินไป 

ผมขอแนะนำให้คุณเริ่มจากแพลตฟอร์มที่มีความเสี่ยงต่ำและค่าใช้จ่ายน้อยอย่าง Dropbox โดยเฉพาะในกรณีที่คุณเป็นเจ้าของกิจการคนเดียวที่ต้องการทำงานร่วมกับลูกค้า และถึงแม้ว่าคุณจะไม่มีเงินมากมายมาลงทุนกับงานต่างๆ แต่คุณก็สามารถเพิ่มความสามารถอื่นๆ ได้เมื่อเวลาผ่านไป 

เครื่องมือที่ช่วยให้ผมสามารถสร้างเนื้อหาที่มีค่าของตัวเองได้อย่างปลอดภัยและยืดหยุ่นในตอนแรกเริ่ม ก็คือเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมของเราทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัยในตอนนี้