Herramientas digitales que crecen con tus negocios

Por Andrew Jones, director ejecutivo de Agility in Mind.

 

Cuando eres emprendedor, es difícil saber qué herramientas necesitarás para tener éxito. Al igual que muchos propietarios de pequeñas empresas, comencé mi empresa sin una idea clara de lo que quería, pero sabía exactamente lo que no quería. 

Durante mi carrera me había frustrado.  Mientras lideraba grandes unidades de negocio en el desarrollo de productos de software y soluciones comerciales, una y otra vez vi que barreras innecesarias se interponían en el camino de las personas que lograban su trabajo. 

Con el mayor foco en los acuerdos contractuales, presencié que las relaciones con los clientes se vuelven más transaccionales y menos confiables. En este entorno perdimos la capacidad de colaborar realmente. Cuando por fin aprendí sobre formas ágiles de trabajar, sabía que esta era una idea que podía llevar al mercado.

Fundé Agility in Mind hace una década como consultora para ayudar a resolver el problema común de que las organizaciones se vuelvan poco flexibles en sus estructuras y procesos. A través de la enseñanza y la capacitación, ayudamos a los equipos a responder y adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado o dentro de su entorno. 

Si bien la estructura no es algo malo, la rigidez interfiere con el trabajo. La organización pierde de vista por qué todos se unieron en primer lugar: para colaborar. Agility in Mind rompe ese molde. Nuestros programas de enseñanza y capacitación ayudan a los clientes a reavivar el espíritu de la colaboración al eliminar las restricciones organizativas innecesarias. Esto se traduce en empleados más eficientes y, a su vez, en organizaciones más exitosas.

Una solución que coincidía con mi enfoque

 

Lo que nos diferencia de otras organizaciones de consultoría es cómo incorporamos flexibilidad y agilidad en nuestros propios modelos comerciales y de participación. Siempre intentamos separarnos de ese enfoque de compra de consultoría transaccional, donde se trata de horas de facturación. En cambio, nos enfocamos en ayudar a los clientes a lograr los resultados deseados.

No quería que nuestras herramientas internas cayeran en la misma trampa que esas organizaciones a las que intentaba ayudar. Necesitaba herramientas comerciales para respaldar una infraestructura flexible y permitirme dedicar mi tiempo a un trabajo valioso. Eso es tan cierto hoy en Agility in Mind como hace 10 años: no dejo que mi equipo se atasque en actividades que hacen perder el tiempo y que se pueden automatizar fácilmente.

Dropbox fue el complemento perfecto para ese enfoque. Durante los primeros días de Agility in Mind, experimenté Dropbox por primera vez cuando alguien compartió documentos conmigo. Fue muy fácil de configurar e intuitivo de usar. Mi reacción inmediata fue: “¡Guau!, esto realmente funciona”.

 

Dropbox se adapta a la perfección a mi visión de simplicidad y flexibilidad. Vi que era seguro y funcionaba bien, así que no sentí la necesidad de buscar nada más. 

De qué manera Dropbox agrega y protege el valor

 

Con Dropbox podemos respaldar de manera segura la colaboración de una forma que aún proteja nuestra propiedad intelectual. Uno de los mejores ejemplos de cómo utilizamos Dropbox es el desarrollo interno de nuestros cursos de capacitación. 

Durante los últimos siete años, hemos ofrecido un conjunto de cursos de capacitación que brindamos a empresas de todo el mundo, desde América del Norte hasta Asia Pacífico. Y como siempre estamos evolucionando, continuamente perfeccionamos y mejoramos el contenido de nuestro curso con nuevos estudios de caso y técnicas.

Sin embargo, elaborar y actualizar estos cursos no puede suceder de forma aislada. Mantener la calidad y la integridad de estos productos exige colaboración. Con frecuencia compartimos y revisamos nuestro material de capacitación entre nuestros consultores, que están distribuidos en oficinas en todo el Reino Unido y en la ciudad de Nueva York; sin embargo, cuando llega el momento de impartir un curso de capacitación, necesitamos la versión final del contenido del curso. El único lugar donde colaboramos y compartimos ese contenido es Dropbox. 

A todos los integrantes de la organización les encanta el fácil acceso a la información, pero otro motivo por el que compartimos a través de Dropbox es que protege nuestro trabajo. Los miembros del equipo a veces pasan días o incluso semanas creando un nuevo producto, por lo que necesitamos una plataforma que lo respalde al instante. Utilizamos Dropbox porque significa que nunca perderemos nuestro mayor activo: nuestra propiedad intelectual. También garantiza que no malgastemos tiempo intentando recuperar documentos perdidos o creando nuevos para reemplazarlos.

Otro gran ahorro de tiempo son las integraciones de Dropbox con nuestro sitio web y sistema de contabilidad. Para servicios como capacitaciones, nuestros clientes pagan directamente en nuestro sitio web, y nuestro plug-in de WordPress, WooCommerce, genera facturas que se almacenan automáticamente en Dropbox como archivo PDF. Del mismo modo, nuestros consultores no pierden tiempo creando reclamos de gastos y enviando sus recibos por correo. En su lugar, utilizamos un sistema llamado Receipt Bank, que les permite tomar fotografías de sus recibos, que se envían directamente a través del sistema de contabilidad KashFlow y se guardan como archivos PDF en Dropbox. Además del ahorro de tiempo, cuando llega el momento de la auditoría, tenemos todas las transacciones registradas sin la necesidad de guardar recibos en papel.

Oportunidades colaborativas aunque estén a kilómetros de distancia 

 

Durante mucho tiempo la colaboración remota ha sido habitual para nosotros. Sin embargo, cuando la pandemia de coronavirus obligó a las restricciones de confinamiento, también se convirtió en la nueva realidad para nuestros clientes.

Nuestros clientes habían estado acostumbrados a tener a nuestros consultores de forma presencial. Debíamos asegurarles que nuestro trabajo tendría el mismo valor que antes, por lo que ayudamos a algunos de nuestros clientes más importantes en la transición al trabajo remoto. Esta fue una enorme prueba de que nuestro modelo funciona. Con las herramientas adecuadas, incluso la organización más grande puede trabajar de forma remota. La única limitación real es psicológica; el trabajo remoto no solo es posible, sino también productivo. 

El trabajo remoto ha tenido un impacto neto positivo en nuestros consultores, que ya no pasan tanto tiempo viajando. En cambio, han descubierto más oportunidades durante el día laboral para mantenerse en contacto. Agility in Mind ha sido en realidad más colaborativa como equipo en los últimos seis meses que antes de la pandemia. Herramientas como Dropbox han ayudado a que el trabajo remoto sea una nueva normalidad perfecta para nuestro equipo. No ha sido necesario cambiar nuestros flujos de trabajo porque nuestro modelo de negocio ágil se adecuaba bien a una adaptación simple.

Una herramienta que crece con nosotros

 

Hasta este año, nuestro mayor desafío fue cuánto hemos crecido, alrededor del 25 %, año tras año. Eso es un crecimiento sólido y constante, pero también presenta un desafío: ¿cómo ampliamos nuestro equipo mientras mantenemos nuestro espíritu como organización?

Hemos trabajado arduamente para construir un equipo de empleados directos en lugar de depender de socios externos, como otros consultores. Eso fue importante para nosotros, dado que no queríamos hacer nada que pudiera diluir el mensaje, el enfoque y el énfasis de nuestra organización en la flexibilidad y los resultados de los clientes.

Agregar personal y clientes nuevos a Dropbox es un ejercicio de dos minutos, y es tan intuitivo que nadie necesita que le enseñen a usarlo.

En un momento, vimos que surgían características similares de colaboración y uso compartido de archivos en otras partes de nuestro paquete de tecnología y nos preguntamos si cambiar a otra plataforma sería más eficiente. Por ejemplo, para nuestras aplicaciones de correo electrónico y oficina, usamos Microsoft, que ahora tiene OneDrive. Como estábamos pagando Dropbox y, en efecto, pagando OneDrive a través de Microsoft 365, ¿realmente tenía sentido utilizar ambos?

Después de mirar más de cerca, rápidamente me di cuenta de que los riesgos de migrar por completo a OneDrive superaban con creces cualquier beneficio potencial de ahorro de costos de eliminar Dropbox. Y no había ningún motivo convincente para usar OneDrive, además de que traía una herramienta que ya usamos. Estaba seguro y contento con el funcionamiento de Dropbox, y no necesitaba ninguna métrica difícil para demostrarlo. Intuitivamente, sé que Dropbox mejoró Agility in Mind.

Comienza sin límites

 

Determinar tus propios procesos y herramientas puede ser un trabajo arduo, sobre todo para las nuevas empresas. Existen tantas herramientas por ahí; la tiranía de la elección puede ser abrumadora. 

Mi consejo es comenzar con una plataforma de bajo riesgo y bajo costo, como Dropbox, en especial si eres emprendedor por cuenta propia que debe colaborar con los clientes. Incluso si no tienes una gran cantidad de dinero para invertir en las obras, puedes incorporar más capacidades con el tiempo. 

Lo que comenzó como una forma segura y flexible para que creara mi propio contenido valioso es hoy una forma segura para que nuestros equipos colaboren.