Las herramientas digitales que crecen con tu empresa

Por Andrew Jones, director general de Agility in Mind.

 

Cuando eres emprendedor, es difícil saber qué herramientas necesitas para que te vaya bien. Como muchos propietarios de pequeñas empresas, empecé la mía sin una idea concreta de lo que quería. Eso sí, tenía muy claro lo que no quería. 

Durante mi carrera, me frustré.  Cuando lideraba grandes unidades de negocio en el desarrollo de productos de software y soluciones profesionales, de vez en cuando veía cómo ciertas barreras innecesarias se interponían a la hora de que la gente hiciera su trabajo. 

Poniendo mucho énfasis en los acuerdos contractuales, vi cómo las relaciones con los clientes se volvían más una transacción y la confianza se debilitaba. En este entorno, perdimos la habilidad de colaborar de verdad. Cuando finalmente aprendí a trabajar de forma ágil, supe que se trataba de una idea que podía lanzar al mercado.

Fundé Agility in Mind hace una década como una empresa de consultoría para ayudar a resolver problemas comunes de las empresas que se volvían rígidas en sus estructuras y procesos. A través del coaching y la formación, ayudamos a los equipos a responder y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o dentro de su propio entorno. 

Aunque tener una estructura no es algo malo, la rigidez puede llegar a interferir en el trabajo. La empresa acaba perdiendo perspectiva sobre por qué llegó todo el mundo a ella en primer lugar: para colaborar. Agility in Mind rompe con esta dinámica. Nuestros programas de coaching y formación ayudan a los clientes a reavivar el espíritu colaborativo al acabar con restricciones organizacionales innecesarias. Esto se traduce en una mayor efectividad de los empleados y, a cambio, las organizaciones tienen más éxito.

Una solución que encajaba con mi enfoque

 

Lo que nos diferencia de otras empresas de consultoría es cómo desarrollamos flexibilidad y agilidad en nuestros propios modelos comerciales y de implicación. Siempre tratamos de alejarnos del enfoque de consultoría transaccional, donde todo gira en torno a la facturación de horas. En cambio, nos centramos en ayudar a los clientes a conseguir los resultados que desean.

No quería que nuestras herramientas internas cayeran en la misma trampa que las organizaciones que trataba de ayudar. Necesitaba opciones profesionales compatibles con una infraestructura flexible, que me permitieran dedicar tiempo a realizar una labor que tuviera valor. Esto es tan real hoy en día en Agility in Mind como lo era hace 10 años: no dejo que mi equipo se atasque en actividades que son una pérdida de tiempo y que pueden automatizarse fácilmente.

Dropbox encajó a la perfección con este enfoque. Durante el principio de Agility in Mind, probé Dropbox cuando alguien compartió documentos conmigo. Era muy fácil de configurar y muy intuitivo a la hora de usarlo. Mi reacción inmediata fue: "Vaya, esto funciona de verdad".

 

Dropbox encaja perfectamente con mi visión de simplicidad y flexibilidad. Comprobé que era una solución segura y que funcionaba bien, así que no sentí la necesidad de buscar más opciones. 

Qué hace Dropbox para añadir valor y protegerlo

 

Con Dropbox, podemos facilitar la colaboración de forma segura de una forma que sigue protegiendo la propiedad intelectual. Uno de los mejores ejemplos de cómo utilizamos Dropbox es en el desarrollo interno de nuestros cursos de formación. 

Durante los últimos siete años, hemos ofrecido una serie de cursos de formación a empresas de todo el mundo, desde Norteamérica a Asia del Pacífico. Y debido a que estamos siempre en constante evolución, seguimos refinando y mejorando el contenido de nuestro curso con nuevos casos prácticos y técnicas.

Desarrollar y actualizar estos cursos no puede hacerse de forma aislada, ya que mantener la calidad y la integridad de estos productos exige colaboración. Solemos compartir y revisar nuestro material de formación con nuestros consultores, que están distribuidos en oficinas en el Reino Unido y Nueva York. Pero cuando llega el momento de entregar un curso de formación, necesitamos la versión final a mano. El único lugar en el que colaboramos y compartimos contenido es en Dropbox. 

Todo el mundo en la empresa le encanta porque permita acceder de forma fácil a la información. Pero otra razón importante por la que compartimos contenido en Dropbox es que protege nuestro trabajo. A veces, los miembros del equipo pasan días o incluso semanas creando un producto nuevo, así que necesitábamos una plataforma que lo respaldara al momento. Utilizamos Dropbox porque significa que nunca perderemos nuestro mejor recurso: la propiedad intelectual. También garantiza que no malgastemos tiempo tratando de recuperar documentos perdidos o creando otros nuevos para sustituirlos.

Otro aspecto que nos ayudó a ahorrar tiempo fueron las integraciones de Dropbox con nuestra web y sistema contable. Para servicios como el de formación, nuestros clientes pagan directamente en nuestra web y nuestro plugin de WordPress, WooCommerce, genera facturas que se guardan de forma automática en Dropbox como PDF. De forma similar, nuestros consultores no pierden tiempo creando reclamaciones de gastos ni enviando recibos por correo. Por el contrario, usamos un sistema llamado Receipt Bank, que les permite enviar imágenes de los recibos, los cuales van directos al sistema contable, KashFlow, y se guarda en PDF en Dropbox. Además de ahorrar tiempo, en lo que respecta a la auditoría, registramos cada transacción sin necesidad de llevar dicho registro en papel.

Oportunidades para colaborar, incluso cuando estamos lejos 

 

La colaboración en remoto lleva mucho tiempo siendo algo normal para nosotros. Pero cuando la pandemia del coronavirus provocó la aparición de restricciones, empezó a ser una realidad también para nuestros clientes.

Estaban acostumbrados a trabajar con nuestros consultores en la oficina. Necesitábamos ofrecerles la seguridad de que nuestro trabajo tendría el mismo valor que antes, así que ayudamos a algunos de nuestros clientes más grandes a dar el paso al trabajo en remoto. Esta era la prueba definitiva de que nuestro modelo funciona. Con las herramientas adecuadas, incluso las empresas más grandes pueden trabajar en remoto. El único límite es psicológico; el teletrabajo no solo es posible, sino que probablemente sea más productivo. 

El teletrabajo ha sido muy positivo para nuestros consultores, que ya no pasan tanto tiempo viajando. En cambio, descubrimos más oportunidades durante el día para estar en contacto. De hecho, los miembros de Agility In Mind han trabajado de forma más colaborativa como equipo durante los últimos seis meses que nunca antes de la pandemia. Herramientas como Dropbox han ayudado a convertir el teletrabajo en una nueva normalidad sencilla para nuestro equipo. No hemos tenido que cambiar nuestros flujos de trabajo porque nuestro modelo de negocio ágil estaba bien preparado para una adaptación sin fricciones.

Una herramienta que crece con nosotros

 

Hasta este año, nuestro mayor reto había sido cuánto habíamos crecido: alrededor de un 25 % cada año. Sin duda, se trata de un crecimiento constante y sólido, pero también presenta un reto: ¿cómo ampliar nuestro equipo al tiempo que mantenemos nuestra razón de ser como empresa?

Hemos trabajado duro para construir un equipo que hemos empleado directamente en vez de apoyarnos en socios externos como hacen otras empresas de consultoría. Esto era importante para nosotros, ya que no queríamos hacer nada que pudiera diluir el mensaje, enfoque o énfasis en la flexibilidad y los resultados empresariales de nuestra organización.

Tardamos dos minutos en añadir nuevos empleados y clientes a Dropbox. Y su funcionamiento es tan intuitivo, que no hace falta enseñar a nadie a usarlo.

En cierto momento vimos funciones de uso compartido y colaboración en otras partes de nuestra suite tecnológica y nos preguntamos si pasarnos a otra plataforma sería más eficiente. Por ejemplo, para nuestras aplicaciones de correo y ofimática, usábamos Microsoft, que ahora tiene OneDrive. Ya que pagábamos por Dropbox y, de hecho, también por OneDrive a través de Microsoft 365, ¿tenía sentido usar los dos?

Tras analizarlo bien, me di cuenta rápidamente de que los riesgos de migrar por completo a OneDrive superaban cualquier beneficio en cuestión de rentabilidad derivado de eliminar Dropbox. Y no había ninguna razón de peso para usar OneDrive, aparte de que fuera una herramienta que ya usábamos. Tenía confianza en Dropbox y estaba muy satisfecho con su funcionamiento, por lo que no necesitaba ninguna métrica compleja que me lo demostrara. De forma intuitiva, sabía que Dropbox había mejorado Agility in Mind.

Empieza sin restricciones

 

Determinar tus propios procesos y herramientas puede ser muy complicado, especialmente para empresas pequeñas. Hay muchas herramientas entre las que elegir; y escoger puede llegar a ser abrumador. 

Mi consejo es empezar con una plataforma de bajo riesgo y bajo coste como Dropbox, particularmente si eres un emprendedor que necesita colaborar con clientes. Incluso si no tienes mucho dinero para invertir, puedes ir incorporando funcionalidades con el tiempo.

Lo que en un principio era una opción segura y flexible de crear mi propio contenido de valor, hoy en día es una solución segura que permite colaborar a nuestros equipos.