Digitale tools die met je bedrijf meeschalen

Door Andrew Jones, CEO van Agility in Mind.

 

Als je ondernemer bent, kan het lastig zijn te bepalen welke tools je nodig hebt. Net als veel eigenaars van kleinbedrijven begon ik mijn bedrijf zonder duidelijk beeld van wat ik wilde, maar ik wist wel heel goed wat ik níét wilde.

Tijdens mijn carrière was ik gefrustreerd geworden. Toen ik grote bedrijfseenheden leidde bij het ontwikkelen van softwareproducten en businessoplossingen, zag ik telkens weer allerlei onnodige barrières die mensen verhinderden hun werk te doen. 

Er kwam meer nadruk op contractovereenkomsten en als gevolg daarvan zag ik de klantrelaties steeds transactioneler worden, met minder vertrouwen. In zo'n omgeving werden we steeds slechter in samenwerken. Toen ik eindelijk agile werkwijzen ontdekte, wist ik dat ik dit op de markt kon brengen.

Tien jaar geleden heb ik het adviesbureau Agility in Mind opgericht om te helpen met een veelvoorkomend probleem: organisaties die te veel vast zitten in hun structuren en processen. Aan de hand van coaching en trainingen helpen we teams snel reageren op en zich aanpassen aan veranderingen in de markt of hun eigen omgeving. 

Er is niets mis met structuur, maar starheid hindert het werk. De organisatie vergeet waarom iedereen überhaupt samenkwam: om samen te werken. Agility in Mind doorbreekt dat stramien. Dankzij ons coachings- en trainingsprogramma breken klanten onnodige organisatorische beperkingen af en herstellen zo de samenwerking. Zo kunnen werknemers effectiever werken en worden de organisaties succesvoller.

De juiste oplossing bij mijn aanpak

 

Wat ons onderscheidt van andere adviesbureaus is hoe we flexibiliteit en wendbaarheid in onze eigen commerciële en betrokkenheidsmodellen inbouwen. We proberen altijd los te komen van die aanpak van transactionele adviesdiensten, waarbij het om de facturering van uren gaat. In plaats daarvan richten we ons op klanten helpen de gewenste resultaten te bereiken.

Ik wilde niet dat we met onze interne tools in dezelfde valkuilen zouden trappen als de organisaties die ik wilde helpen. Ik had businesstools nodig om een flexibele infrastructuur te ondersteunen, zodat ik mijn tijd aan waardevol werk kon besteden. Dat was tien jaar geleden zo en is nu niet anders: ik laat mijn team niet verzanden in tijdrovende activiteiten die net zo goed kunnen worden geautomatiseerd.

Dropbox paste perfect bij die aanpak. Toen ik net was begonnen met Agility in Mind, kwam ik voor het eerst met Dropbox in aanraking toen iemand documenten met me deelde. Het was heel makkelijk om in te stellen en intuïtief in zijn gebruik. Ik dacht meteen: wauw, dit werkt echt goed.

 

Dropbox past goed bij mijn visie van eenvoud en flexibiliteit. Ik zag dat het veilig was en goed werkte, dus ik hoefde niet meer naar iets anders te zoeken. 

Hoe Dropbox waarde toevoegt en beschermt

 

Met Dropbox kunnen we samenwerking veilig ondersteunen en tegelijkertijd onze intellectuele eigendom beschermen. Bij de interne ontwikkeling van onze trainingscursussen hebben we Dropbox op een geweldige manier gebruikt. 

In de afgelopen zeven jaar hebben we verschillende trainingscursussen aangeboden aan bedrijven over de hele wereld: van Noord-Amerika tot Azië-Pacific. Omdat we blijven evolueren, verfijnen en verbeteren we ons cursusmateriaal voortdurend aan de hand van nieuwe casestudy's en technieken.

Het ontwikkelen en bijwerken van deze cursussen gebeurt echter niet in een vacuüm. We moeten samenwerken om de kwaliteit en integriteit van deze producten te bewaren. We delen ons trainingsmateriaal regelmatig met onze consultanten en beoordelen het samen. Deze consultanten zijn verspreid over kantoren in het Verenigd Koninkrijk en New York City, maar wanneer het tijd is om een trainingscursus te leveren, moeten we de definitieve versie van het cursusmateriaal bij de hand hebben. En de plek waar we samenwerken en het materiaal delen, is Dropbox. 

Iedereen in de organisatie is dol op de makkelijke toegang tot informatie, maar een andere reden om via Dropbox te delen is dat het ons werk beschermt. Teamleden werken soms dagen of zelfs weken om een product te maken, dus we hebben een platform nodig dat er meteen een back-up van maakt. We gebruiken Dropbox omdat we dan nooit ons belangrijkste materiaal verliezen: onze intellectuele eigendom. Ook verspillen we zo geen tijd om verloren documenten te herstellen of vervangingen te maken.

Iets anders wat ons veel tijd bespaart, zijn de Dropbox-integraties met onze website en ons boekhoudsysteem. Voor services als een training betalen onze klanten rechtstreeks via onze website en onze WordPress-plug-in, WooCommerce, genereert facturen die automatisch als pdf in Dropbox worden opgeslagen. Onze consultanten hoeven ook geen tijd te besteden aan het maken van onkostendeclaraties en het versturen van hun betaalbewijzen per post. In plaats daarvan gebruiken we een systeem genaamd Receipt Bank, waarmee ze een foto kunnen maken van hun betaalbewijzen. Die foto's worden vervolgens rechtstreeks via het boekhoudsysteem, KashFlow, opgestuurd en als pdf's in Dropbox opgeslagen. Naast tijd besparen we ook papier: als we een controle moeten uitvoeren, hebben we van al onze transacties digitale registraties.

Zelfs gescheiden kunnen we samenwerken 

 

Samenwerking op afstand is voor ons al lang de normale gang van zaken. Maar toen er overal lockdowns kwamen vanwege de coronaviruspandemie, werd het ook voor onze klanten de nieuwe realiteit.

Onze klanten waren eraan gewend om onze consultanten ter plaatse te ontvangen. We moesten hen ervan overtuigen dat ons werk nog even goed zou zijn, dus we hielpen enkele van onze grotere klanten over te stappen naar werk op afstand. Dat bewees dat ons model werkt. Met de juiste tools kunnen zelfs de grootste bedrijven op afstand werken. De enige echte beperking is psychologisch: werken op afstand is niet alleen mogelijk, maar aantoonbaar productief.

Werken op afstand heeft veel voordelen opgeleverd voor onze consultanten, die niet langer zoveel hoeven te reizen. In plaats daarvan zijn er tijdens de werkdag meer mogelijkheden om contact te houden. De afgelopen zes maanden heeft Agility in Mind zelfs beter als team samengewerkt dan voor de pandemie. Dankzij tools als Dropbox kon werken op afstand moeiteloos het nieuwe normaal worden voor ons team. We hoefden onze workflows niet aan te passen, want ons agile businessmodel was heel geschikt voor moeiteloze aanpassing.

Een tool die met ons meegroeit

 

Tot dit jaar was onze groei onze grootste uitdaging: jaar na jaar ongeveer 25%. Dat is een goede, stabiele groei, maar vormt ook een uitdaging: hoe breiden we ons team uit zonder ons ethos als organisatie te verliezen?

We hebben hard gewerkt om een team op te bouwen van onze eigen werknemers, in plaats van te vertrouwen op externe medewerkers, zoals andere adviesbureaus. Dat vonden we belangrijk, omdat we de boodschap, aanpak en nadruk op flexibiliteit en klantresultaten van onze organisatie zo kernachtig mogelijk wilden houden.

Het kost slechts twee minuten om nieuwe medewerkers en klanten aan Dropbox toe te voegen en het is zo intuïtief dat je het niemand hoeft te leren.

Op een gegeven moment zagen we dat andere delen van onze technologiesuite soortgelijke functies hadden voor het delen van bestanden en samenwerking, en we vroegen ons af of het efficiënter zou zijn om naar een ander platform over te stappen. Voor onze e-mail- en kantoortoepassingen gebruikten we bijvoorbeeld Microsoft, die nu OneDrive heeft. We betaalden voor Dropbox en via Microsoft 365 ook voor OneDrive, dus was het wel logisch om beide te gebruiken?

Bij nader inzien bleek dat een volledige migratie naar OneDrive veel meer risico's opleverde dan het elimineren van Dropbox aan kosten kon besparen. Er was ook geen echt goede reden om OneDrive te gebruiken, afgezien van het feit dat het inbegrepen was bij een tool die we al gebruikten. Ik was blij met de functies van Dropbox en had er vertrouwen in. Harde bewijzen had ik niet nodig. Ik wist intuïtief dat Dropbox Agility in Mind had verbeterd.

Starten zonder beperkingen

 

Het kan moeilijk zijn om je eigen processen en tools te bepalen, zeker voor nieuwe bedrijven. Er zijn zoveel tools beschikbaar. De keuzemogelijkheden kunnen overweldigend zijn. 

Ik raad aan te beginnen met een veilig, goedkoop platform als Dropbox, zeker als je een solo-ondernemer bent die met klanten moet samenwerken. Zelfs als je niet veel geld kunt investeren, kun je na verloop van tijd meer functies toevoegen. 

Wat begon als een veilige, flexibele manier om mijn eigen waardevolle materiaal te maken, is inmiddels een veilige manier waarop onze teams kunnen samenwerken.