Цифрові інструменти, що відповідають вимогам вашого бізнесу

Ендрю Джонс, генеральний директор Agility in Mind.

 

Якщо ви підприємець, буває складно визначити, які інструменти знадобляться, щоб досягнути успіху. Як і багато інших власників невеликих організацій, я заснував свою компанію, не маючи чіткого розуміння того, що я хочу, але я точно знав, чого не хочу. 

Я не раз розчаровувався в процесі роботи. Очолюючи процеси розробки програмних продуктів і бізнес-рішень у великих бізнес-підрозділах, я раз у раз бачив, як люди стикаються з зайвими перешкодами у процесі роботи. 

Я спостерігав, як відносини з клієнтами ставали більш діловими та менш довірливими, оскільки все більше уваги приділяється угодам. У таких умовах ми втратили здатність до справжньої співпраці. Коли я нарешті дізнався про швидкі методи роботи, то зрозумів, що хочу вийти на ринок саме з цією ідеєю.

Я заснував Agility in Mind десять років тому, щоб надавати консультативні послуги для розв’язання розповсюдженої проблеми незмінності структур і процесів організацій. Ми допомагаємо командам швидко реагувати й адаптуватися до змін на ринку та в навколишньому середовищі, надаючи послуги наставництва та навчання. 

У структурі немає нічого поганого, але така незмінність заважає роботі. Організація забуває основну мету спільної роботи – співробітництво. Agility in Mind ламає цей стереотип. Наші програми наставництва та навчання допомагають клієнтам відновити атмосферу спільної роботи, позбувшись непотрібних організаційних обмежень. Це сприяє більшій ефективності роботи працівників, а відтак — успішнішій роботі організації.

Рішення для моєї стратегії

 

Від інших організацій нас відрізняє те, як ми впроваджуємо принципи гнучкості та швидкості роботи у свої моделі комерційної діяльності та співробітництва. Ми намагаємося відмовитися від придбання консультаційних послуг, коли передбачається погодинна оплата. Натомість наша мета — допомогти клієнтам досягнути бажаних результатів.

Я не хотів, щоб наші внутрішні інструменти роботи потрапили в ту ж пастку, у якій опинилися організації, яким ми намагалися допомогти. Мені були потрібні бізнес-інструменти для підтримки гнучкої інфраструктури, що дають змогу приділяти час важливим завданням. Зараз Agility in Mind дотримується тих самих принципів, що й 10 років тому: моя команда не марнує час на дії, які можна легко автоматизувати.

Dropbox — ідеальне рішення для такого підходу. Я спробував Dropbox у перші дні діяльності Agility in Mind, коли хтось надав мені доступ до документів. Я побачив, що Dropbox легко налаштувати й нескладно використовувати. Я одразу подумав: «Супер! Це дійсно працює».

 

Dropbox ідеально відображає моє бачення простоти та гнучкості. Я побачив, що Dropbox гарантує безпеку й добре працює, тому не став шукати інших варіантів. 

Як Dropbox підвищує ефективність і додає цінність

 

Dropbox надає можливості для безпечної співпраці, забезпечуючи захист нашої інтелектуальної власності. Один із найкращих прикладів використання Dropbox — це внутрішня розробка наших навчальних курсів. 

Протягом останніх семи років ми розробили низку навчальних курсів, які ми проводимо для компаній по всьому світу — від Північної Америки до Азійсько-Тихоокеанського регіону. Ми постійно розвиваємося, удосконалюємо та покращуємо вміст наших курсів за допомогою нових практичних прикладів і методик.

Однак розробка й оновлення цих курсів не можуть відбуватися ізольовано. Забезпечення якості та цілісності цих продуктів можливе лише завдяки співпраці. Ми часто переглядаємо наші навчальні матеріали та надаємо доступ до них нашим консультантам, які працюють в офісах по всій Великій Британії та в Нью-Йорку. Однак коли настає час проводити навчальний курс, нам потрібно мати його остаточну версію під рукою. Dropbox — це саме те місце, де ми спільно працюємо над таким вмістом. 

Усім співробітникам організації подобається простий доступ до інформації, але нам також важливо, що Dropbox захищає інформацію, якою ми ділимося. Учасники команди іноді витрачають декілька днів або навіть тижнів на створення нового продукту, тому нам потрібна платформа, на якій можна одразу створювати резервні копії результатів нашої роботи. Ми користуємося Dropbox, тому що знаємо, що ніколи не втратимо свій найважливіший актив — інтелектуальну власність. З Dropbox не потрібно марнувати час на спроби відновити втрачені документи або створити нові замість втрачених.

Можливість інтеграції Dropbox із нашим веб-сайтом і системою бухгалтерського обліку також значно економить час. Клієнти платять за такі послуги, як навчання, безпосередньо на нашому веб-сайті, а наш під'єднуваний компонент WordPress, WooCommerce, створює рахунки, які автоматично зберігаються в Dropbox у форматі PDF. Нашим консультантам також не потрібно марнувати час, створюючи заявки на відшкодування витрат і надсилаючи квитанції поштою. Натомість ми використовуємо систему Receipt Bank, що дає змогу фотографувати свої квитанції й надсилати їх безпосередньо через систему бухгалтерського обліку KashFlow і зберігати у форматі PDF у Dropbox. Окрім економії часу, ми маємо змогу реєструвати кожну операцію для подальшого аудиту без необхідності зберігати паперові квитанції.

Можливості для співробітництва, навіть коли учасники перебувають у різних місцях 

 

Ми вже давно звикли до віддаленої співпраці. Але із запровадженням карантинних обмежень і локдаунів через пандемію коронавірусу цей формат роботи став новою реальністю і для наших клієнтів.

Клієнти звикли отримувати консультації на робочому місці. Нам потрібно було переконати їх, що наша співпраця залишиться такою ж ефективною, тому допомогли деяким своїм великим клієнтам у процесі переходу до віддаленої роботи. Це стало достатнім доказом того, що наша модель працює. Навіть найбільша організація може працювати віддалено, маючи відповідні інструменти. Єдине обмеження для такої роботи — психологічне. Однак віддалена робота зазвичай не лише можлива, а й продуктивна. 

Віддалена робота стала позитивним досвідом для наших консультантів, яким тепер не потрібно витрачати багато часу на поїздки до клієнтів. Вони відкрили для себе багато можливостей залишатися на зв’язку протягом робочого дня. Ефективність спільної роботи команди Agility in Mind за останні шість місяців стала навіть вищою, ніж у період до пандемії. Такі інструменти, як Dropbox, допомогли зробити віддалену роботу новою нормою для нашої команди. Нам не потрібно було змінювати робочі процеси, оскільки наша гнучка бізнес-модель передбачає легку адаптацію.

Інструмент, що розвивається разом із нами

 

До цього року найбільшою задачею, що перед нами поставала, було зростання на 25 % у порівнянні з попереднім роком. Це надійний і стабільний темп зростання, який, однак, ставить перед нами складне завдання: як збільшити нашу команду, не втративши дух організації?

Ми наполегливо працювали над тим, щоб створити команду, яка складається зі штатних працівників, а не покладатися на сторонніх фахівців, як-от представників інших консалтингових фірм. Це було важливо для нас, оскільки ми не хотіли втратити ідею, підхід і зосередженість нашої організації на гнучкості та результатах клієнтів.

Нових співробітників і клієнтів у Dropbox можна додати за лічені хвилини. Процес додавання інтуїтивно зрозумілий, тому не вимагає додаткового навчання.

У певний момент ми побачили, що можемо використовувати подібні функції співпраці та надання спільного доступу до файлів для інших частин нашого набору технологій, і замислилися, чи забезпечить нам перехід на іншу платформу більшу ефективність. Наприклад, для електронної пошти та офісних програм ми користуємося продуктами Microsoft (зараз це OneDrive). Оскільки ми платимо і за Dropbox, і за OneDrive у рамках Microsoft 365, ми замислилися над доцільністю використання обох рішень.

Розглянувши це питання детальніше, я швидко зрозумів, що ризики, пов’язані з повним переходом на OneDrive значно перевищують економію коштів у випадку відмови від Dropbox. Ми не мали вагомих причин використовувати OneDrive, окрім того, що цей продукт постачався в комплекті з інструментом, який ми застосовуємо. Я був упевнений у Dropbox і задоволений роботою системи, а тому мені не потрібні були додаткові підтвердження. Я знаю, що завдяки Dropbox команда Agility in Mind працює краще.

Початок роботи без обмежень

 

Налаштування процесів і вибір інструментів може виявитися складним завданням, особливо для нових компаній. Існує так багато інструментів, що можна легко заплутатися в них. 

Я б радив починати з недорогої платформи з низьким рівнем ризику, як-от Dropbox, особливо якщо ви — приватний підприємець, якому потрібно співпрацювати з клієнтами. Навіть якщо ви не маєте великої суми грошей, які можна було б інвестувати в робочий процес, з часом ви зможете додати нові функції. 

Продукт, який на початку нашої діяльності став безпечним, надійним і гнучким рішенням для створення цінного вмісту, тепер служить нашим командам надійним та безпечним способом спільної роботи.