與您的企業一同擴展的數位化工具

來自 Andrew Jones，Agility in Mind 執行長。

 

當您是新創者時，很難知道哪些工具是獲致成功所必需。和很多小型企業的老闆一樣，當我創辦公司時，不清楚自己想要什麼，但我很確定自己不想要什麼。

在我的職業生涯中，我曾經感到沮喪。在領導大型企業單位的軟體產品開發及企業解決方案的過程中，我一次又一次看到不必要的障礙阻礙人們完成工作。

隨著對合約協議的日益重視，我目睹了客戶關係變得更著重交易面，而非互信。在這種環境下，我們失去了真誠協作的能力。最終當我學到了靈活的工作方式時，我知道可以將這個構想推向市場。

我在十年前創立了顧問公司 Agility in Mind，協助解決組織在架構和流程上變得僵化的普遍問題。透過指導和訓練，我們協助企業團隊快速對市場上的改變或產業變化作出反應和調整。

雖然架構不是一件壞事，但僵化的架構卻會影響工作。組織遺忘了最開始每個人聚在一起的初衷：進行協作。Agility in Mind 打破常規。我們的指導和訓練計畫打破不必要的組織限制，協助客戶重新點燃協作精神。如此一來，員工效率提升，進而成就了更成功的組織。

與我的做法方向一致的解決方式

 

我們和其他顧問公司的不同之處在於，我們在自己的商業及參與模式中建立彈性及靈活度。我們一直想要擺脫那種以小時計費的交易性顧問消費方式，而是將重點放在幫助客戶達到期望的結果。

我也希望能避免我們內部使用的工具，陷入和我嘗試幫助的組織相同的困境。我需要商業工具來打造靈活的基礎架構，讓我可以將時間花在寶貴的工作上。今天的 Agility in Mind 就和 10 年前一樣：我不讓團隊被可輕易被自動化取代、浪費時間的活動卡住而動彈不得。

Dropbox 是最適合這個做法的完美工具。在 Agility in Mind 成立的初期，那時有人和我分享了文件，那是我第一次體驗 Dropbox。它設定方式很簡單且容易上手。我當下的反應是「哇，這真的行得通。」

 

Dropbox 與我追求簡單和靈活的願景不謀而合。我認為它安全且效果又好，因此我不覺得需要再尋找其他工具。

Dropbox 如何提升並保護價值

 

Dropbox 能在保護我們智慧財產權的前提下，支援安全的協作機制。我們使用 Dropbox 最好的實例之一是訓練課程的內部開發。

過去七年來，我們為橫跨北美到亞太地區的全球公司，提供了一系列訓練課程。且由於我們不斷追求進步，因此會依據新的案例研究和技術，持續潤飾和改進課程內容。

然而，這些課程的開發和更新無法單獨完成。這些產品需要透過協作才能維持其品質和完整性。我們經常和分散在英國和紐約市辦公室的顧問分享和檢討訓練資料。然而當我們提供訓練課程時，手邊需要有課程內容的最終版本。我們協作和共享內容的單一位置，就是 Dropbox。

組織中每個人都很喜歡存取資料的便利性，但我們透過 Dropbox 分享的另一個原因，是因為 Dropbox 可以保護我們的工作。團隊成員有時會花費數天甚至數週的時間來開發新產品，因此我們需要可立即進行備份的平台。我們使用 Dropbox 是因為這代表我們永遠不會失去最偉大的資產：我們的智慧財產權。另外，這也確保我們不會浪費時間努力還原遺失的文件，或製作替代用的新文件。

另外很重要的一點是，Dropbox 與我們的網站和會計系統完美整合，為我們省下非常多時間。像是教育訓練等服務，客戶可以直接在我們的網站上付款，接著 WordPress 的外掛程式 WooCommerce 會產生發票並以 PDF 格式自動儲存在 Dropbox 上。同樣的概念，我們的顧問也不會將時間浪費在申請費用請款及去郵局寄送收據這類流程中。取而代之的是，我們使用名為「收據銀行」(Receipt Bank) 的系統，顧問可將收據拍照，接著直接透過會計系統 KashFlow 發送並以 PDF 格式儲存在 Dropbox 上。除了節省時間的優點外，在進行稽核審查時，我們也有每筆交易的清楚紀錄，無需保留紙本收據。

即使分隔兩地，協作機會永不間斷

 

一直以來，遠端協作都是我們的日常業務。然而，當冠狀病毒疫情迫使進行封鎖限制時，遠端協作也成為我們客戶的新現實。

我們的客戶已經習慣顧問在現場支援。我們必須向客戶保證，不論過去還是現在，我們的工作能提供相同的價值，因此我們幫助一些較大型的客戶移轉至遠端工作。這充分證明了我們的模式能行得通。透過適合的工具，就算是最大型的組織也能遠端工作。唯一真正的束縛是來自於心理；遠端工作不僅可能做到，而且事實證明是富有成效的。

遠端工作對我們的顧問來說是正面的影響，因為他們不用再花費許多時間旅行。反之，他們在工作時間發現了更多與團隊保持聯絡的機會。實際上，與疫情前相比，Agility in Mind 過去六個月中在團隊協作上甚至更加暢行無阻。Dropbox 這樣的工具，已將遠端工作轉變成團隊順暢協作的新常態。無須改變工作流程，因為我們的靈活商業模式能夠零阻礙地完美適應新常態。

和我們一起成長的工具

 

直到今年，我們面臨的最大挑戰是明顯的成長幅度：和去年相比成長約 25％。這是實質穩定的成長，但同時也帶來了挑戰：我們如何在維持組織價值觀的同時，擴大團隊規模？

和其他顧問公司依賴外部員工的做法不同，我們一直努力打造由直接任用的員工組成的團隊。這一點很重要，因為我們不希望有任何因素淡化了組織想要傳達的訊息、做法，以及對靈活度和客戶成果的重視。

在 Dropbox 上新增員工和客戶的資料只需花費兩分鐘，且非常容易上手，不需任何教學就會使用。

曾經，我們技術套件的其他部分也有類似的檔案共享和協作功能，當時我們也好奇，如果切換到另一個平台是否效率會更高。舉例來說，我們使用 Microsoft 來處理電子郵件和 Office 應用程式，而 Microsoft 現在有 OneDrive 功能。因為我們付費使用 Dropbox，且實際上也透過 Microsoft 365 為 OneDrive 付費，有道理兩個都用嗎？

經過更仔細的研究，我很快意識到，完全移轉到 OneDrive 的風險遠遠超出終止使用 Dropbox 可能節省的成本。除了因為我們目前使用的工具有附帶之外，並沒有其他強烈的理由能說服我們使用 OneDrive。我對 Dropbox 的效果充滿信心並感到滿意，這不需要任何數量化指標來證明這一點。單憑直覺，我就知道 Dropbox 大為改善了 Agility in Mind。

立即開始，擺脫束縛

 

決定自己使用的流程和工具可能是件難事，尤其是對於新創企業而言。市面上有太多工具任君挑選，太多選擇排山倒海而來，可能讓您喘不過氣。

我的建議是從像 Dropbox 這類低風險、低成本的平台先入手，尤其若您是需要與客戶協作的獨立新創者，會更加適合。即使您沒有大量資金來投資工作內容，但您可以隨著時間來逐漸加入更多功能。

最初我選擇安全有保障的靈活方式來創造屬於自己的寶貴內容。如今，它成為我們團隊安全又可靠的協作方式。