Ferramentas digitais que escalam com a sua empresa

Por Andrew Jones, diretor executivo da Agility in Mind.

 

Quando você é um empreendedor, é difícil saber quais ferramentas você precisará para ter sucesso. Como muitos proprietários de pequenas empresas, comecei minha empresa sem uma ideia clara do que eu queria, mas sabia exatamente o que eu não queria. 

Durante minha carreira, fiquei frustrado.  Enquanto liderava grandes unidades empresariais no desenvolvimento de produtos de software e soluções empresariais, observei, inúmeras vezes, que algumas barreiras desnecessárias atrapalhavam as pessoas na realização do trabalho. 

Com maior ênfase nos acordos de contrato, testemunhei as relações com clientes se tornarem mais transacionais e menos confiantes. Neste ambiente, perdemos a capacidade de realmente colaborar. Quando finalmente aprendi sobre formas ágeis de trabalhar, soube que essa era uma ideia que eu poderia levar ao mercado.

Eu fundei a Agility in Mind há uma década, como uma consultoria para ajudar a resolver o problema comum de organizações que se tornam rígidas em suas estruturas e processos. Por meio de coaching e treinamento, ajudamos equipes a responder e se adaptar rapidamente às mudanças no mercado ou dentro de seu ambiente. 

Embora um pouco de estrutura não seja ruim, a rigidez interfere no trabalho. As organizações acabam se esquecendo por que todos se reuniram em primeiro lugar: para colaborar. A Agility in Mind rompe esse padrão. Nossos programas de coaching e treinamento ajudam os clientes a reativar o espírito da colaboração, diminuindo as restrições organizacionais desnecessárias. Isso resulta em funcionários mais eficientes e, por sua vez, em organizações mais bem-sucedidas.

Uma solução que combina com minha abordagem

 

O que nos diferencia de outras organizações de consultoria é como construímos flexibilidade e agilidade em nossos próprios modelos comerciais e de engajamento. Tentamos sempre nos afastar dessa abordagem de compra de consultoria transacional, onde o importante são as horas de faturamento. Em vez disso, focamos em ajudar clientes a alcançar os resultados desejados.

Não queria que nossas ferramentas internas caíssem na mesma armadilha das organizações que eu estava tentando ajudar. Precisava de ferramentas empresariais que dessem suporte a uma infraestrutura flexível e permitissem que eu dedicasse meu tempo ao trabalho que é mais importante. Isso é tão verdadeiro hoje na Agility in Mind quanto há 10 anos atrás: não deixo minha equipe ficar sobrecarregada com atividades que desperdiçam tempo e que podem ser facilmente automatizadas.

O Dropbox era uma opção perfeita para essa abordagem. Durante os primeiros dias da Agility in Mind, experimentei o Dropbox pela primeira vez quando alguém compartilhou documentos comigo. Foi muito fácil de configurar e intuitivo de usar. Minha reação imediata foi: "Uau, isso realmente funciona".

 

O Dropbox se encaixa perfeitamente na minha visão de simplicidade e flexibilidade. Vi que era seguro e funcionou bem, então não senti a necessidade de procurar mais nada. 

Como o Dropbox agrega e protege valor

 

Com o Dropbox, podemos apoiar com segurança a colaboração de uma forma que também protege nossa propriedade intelectual. Um dos melhores exemplos de como usamos o Dropbox é o desenvolvimento interno de nossos cursos de treinamento. 

Nos últimos sete anos, oferecemos um conjunto de cursos de treinamento que oferecemos a empresas em todo o mundo, da América do Norte à Ásia-Pacífico. E, como estamos sempre evoluindo, continuamente refinamos e melhoramos o conteúdo dos cursos com novos estudos de caso e técnicas.

No entanto, desenvolver e atualizar esses cursos não pode ser algo isolado. Manter a qualidade e a integridade desses produtos exige colaboração. Frequentemente, compartilhamos e analisamos nosso material de treinamento entre nossos consultores, distribuídos em escritórios no Reino Unido e na cidade de Nova York, mas, quando chega a hora de fazer um curso de treinamento, precisamos da versão final do conteúdo do curso disponível. O único lugar onde colaboramos e compartilhamos esse conteúdo é o Dropbox. 

Todas as pessoas na organização adoram o fácil acesso às informações, mas outro motivo pelo qual compartilhamos usando o Dropbox é que ele protege nosso trabalho. Os membros da equipe às vezes passam dias ou até semanas criando um novo produto, por isso precisamos de uma plataforma que faça backup do trabalho instantaneamente. Usamos o Dropbox porque ele significa que nunca perderemos nosso maior ativo: nossa propriedade intelectual. Ele também garante que não percamos tempo tentando recuperar documentos perdidos ou criando novos para substituí-los.

Outra importante economia de tempo são as integrações do Dropbox com nosso site e sistema de contabilidade. Para serviços como treinamento, nossos clientes pagam diretamente em nosso site e nosso plugin WordPress, WooCommerce, gera faturas que são armazenadas automaticamente no Dropbox como PDFs. Da mesma forma, nossos consultores não perdem tempo criando relatórios de despesas e enviando seus recibos pelo correio. Em vez disso, usamos um sistema chamado Banco de Recibos que permite que tirem fotos de seus recibos, que são enviados diretamente pelo sistema de contabilidade, KashFlow, e salvos como PDFs no Dropbox. Além da economia de tempo, no que se refere à auditoria, todas as transações ficam registradas sem a necessidade de manter os recibos de papel.

Oportunidades colaborativas mesmo enquanto as pessoas estão separadas 

 

Não é de hoje que a colaboração remota é um costume para nós. Mas, quando a pandemia do coronavírus impôs restrições de lockdown, ela também se tornou realidade para nossos clientes.

Nossos clientes estavam acostumados a ter nossos consultores no local. Precisávamos tranquilizá-los de que nosso trabalho teria o mesmo valor que antes, por isso, ajudamos alguns dos nossos maiores clientes a fazer a transição para o trabalho remoto. Essa foi uma prova ampla de que o nosso modelo funciona. Com as ferramentas certas, até mesmo as maiores organizações podem trabalhar remotamente. A única real restrição é psicológica; o trabalho remoto não só é possível, mas provavelmente produtivo. 

O trabalho remoto tem sido positivo para nossos consultores, que já não passam tanto tempo viajando. Em vez disso, eles descobriram mais oportunidades para manter o contato durante o dia de trabalho. As equipes da Agility in Mind tem sido, na verdade, mais colaborativas nos últimos seis meses do que já eram antes da pandemia. Ferramentas como o Dropbox ajudaram a tornar o trabalho remoto um novo normal para nossa equipe. Não precisávamos mudar nossos fluxos de trabalho porque nosso modelo de negócios ágil era adequado para uma adaptação descomplicada.

Uma ferramenta que cresce com a gente

 

Até este ano, nosso maior desafio era o quanto crescemos, cerca de 25%, ano após ano. Esse é um crescimento sólido e constante, mas também apresenta um desafio: como expandimos nossa equipe enquanto mantemos nosso espírito como organização?

Trabalhamos duro para construir uma equipe de funcionários contratados, em vez de confiar em prestadores externos, como outras empresas de consultoria. Isso foi importante para nós, pois não queríamos fazer nada que pudesse diluir a mensagem, a abordagem e a ênfase da nossa organização na flexibilidade e nos resultados dos clientes.

Adicionar novos funcionários e clientes ao Dropbox é um exercício de dois minutos e é algo tão intuitivo que ninguém precisa ser ensinado a usá-lo.

Em um ponto, vimos recursos semelhantes de compartilhamento e colaboração de arquivos emergindo em outras partes do nosso pacote de tecnologia e nos perguntamos se mudar para outra plataforma seria mais eficiente. Por exemplo, para nossos aplicativos de e-mail e escritório, usamos a Microsoft, que agora tem o OneDrive. Como estávamos pagando pelo Dropbox e, de fato, pagando pelo OneDrive por meio do Microsoft 365, realmente fazia sentido usar os dois?

Depois de dar uma olhada mais de perto, percebi rapidamente que os riscos de migrar inteiramente para o OneDrive superavam em muito qualquer benefício potencial de redução de custos de eliminar o Dropbox. E não havia nenhuma razão convincente para usar o OneDrive, além disso, ele veio com uma ferramenta que já usávamos. Fiquei confiante e feliz com a forma como o Dropbox funcionava e não precisava de nenhuma métrica difícil para provar isso. Intuitivamente, sei que o Dropbox melhorou a Agility in Mind.

Comece sem restrições

 

Determinar seus próprios processos e ferramentas pode ser um trabalho árduo, especialmente para novas empresas. Há tantas ferramentas no mercado; a tirania da escolha pode ser desgastante. 

Meu conselho é começar com uma plataforma de baixo risco e baixo custo como o Dropbox, principalmente se você for um empreendedor individual que precisa colaborar com os clientes. Mesmo que você não tenha uma grande quantidade de dinheiro para investir nos trabalhos, poderá incorporar mais capacidades ao longo do tempo. 

O que inicialmente começou como uma maneira segura, confiante e flexível de criar meu próprio conteúdo valioso, hoje é uma maneira segura e confiante de nossas equipes colaborarem.