Alat digital yang berkembang dengan perniagaan anda

Oleh Andrew Jones, Ketua Pegawai Eksekutif Agility in Mind.

 

Apabila anda menjadi seorang usahawan, sukar untuk mengetahui alat yang diperlukan untuk berjaya. Seperti kebanyakan pemilik perniagaan kecil, saya memulakan syarikat saya tanpa idea jelas akan perkara yang saya ingini, tetapi saya tahu perkara yang saya tidak mahu. 

Semasa kerjaya saya, saya menjadi kecewa.  Semasa mengetuai unit perniagaan yang besar dalam membangunkan produk perisian dan penyelesaian perniagaan, berkali-kali saya melihat halangan yang tidak perlu, menghalang orang daripada menyiapkan kerja mereka. 

Dengan penekanan yang lebih pada perjanjian kontrak, saya melihat hubungan klien menjadi lebih bersifat urus niaga dan kurang mempercayai. Dalam persekitaran ini, kita kehilangan kebolehan untuk benar-benar bekerjasama. Apabila akhirnya saya mengetahui tentang cara bekerja yang tangkas, saya tahu idea ini boleh dibawa dalam pasaran.

Saya mengasaskan Agility in Mind sedekad yang lalu sebagai pakar runding untuk membantu menyelesaikan masalah lazim organisasi yang struktur dan prosesnya tidak fleksibel. Melalui bimbingan dan latihan, kami membantu pasukan bertindak balas dan menyesuaikan diri dengan segera terhadap perubahan dalam pasaran atau dalam persekitaran mereka. 

Walaupun struktur bukanlah sesuatu yang buruk, namun struktur yang tidak fleksibel mengganggu kerja. Organisasi tidak dapat melihat sebab semua orang berkumpul pada mulanya: untuk bekerjasama. Agility in Mind memecahkan acuan itu. Program bimbingan dan latihan membantu klien menghidupkan kembali semangat kerjasama dengan menghancurkan sekatan organisasi yang tidak diperlukan. Tindakan ini menghasilkan lebih ramai pekerja cekap dan seterusnya, organisasi yang lebih cemerlang.

Penyelesaian yang sepadan dengan pendekatan saya

 

Perkara yang membezakan kami daripada organisasi perundingan yang lain ialah cara kami membina kefleksibelan dan ketangkasan dalam model komersial dan penglibatan kami sendiri. Kami sentiasa cuba untuk menjauhi pendekatan pembelian rundingan urus niaga, yang melibatkan pengebilan jam. Sebaliknya, kami menumpukan pada membantu klien mencapai hasil yang mereka ingini.

Saya tidak mahu alat dalaman kami masuk dalam perangkap yang sama seperti organisasi lain yang cuba saya bantu. Saya memerlukan alat perniagaan untuk menyokong infrastruktur fleksibel serta membolehkan saya untuk meluangkan masa saya pada kerja yang bernilai. Ini sama benarnya di Agility in Mind seperti 10 tahun yang lalu: Saya tidak mahu pasukan saya tersekat dengan aktiviti membazirkan masa yang boleh diautomasikan dengan mudah.

Dropbox ialah padanan paling sesuai dengan pendekatan tersebut. Semasa awal-awal pembentukan Agility in Mind, saya mengalami Dropbox apabila seseorang berkongsi dokumen dengan saya. Sangat mudah untuk menyediakan Dropbox dan intuitif untuk digunakan. Tindak balas saya adalah, "Wah, ini benar-benar berkesan."

 

Dropbox sesuai dengan visi kesederhanaan dan kefleksibelan saya. Saya melihat Dropbox berfungsi dengan baik dan selamat, maka saya berasa tidak perlu untuk mencari alat yang lain. 

Cara Dropbox menambah dan melindungi nilai

 

Dengan Dropbox, kami boleh menyokong kerjasama dengan selamat melalui cara yang masih melindungi harta intelek kami. Salah satu contoh terbaik cara kami menggunakan Dropbox ialah pembangunan dalaman kursus latihan kami. 

Sepanjang tujuh tahun yang lalu, kami menawarkan beberapa kursus latihan yang kami hantar kepada syarikat di seluruh dunia—dari Amerika Utara sehinggalah ke Asia Pasifik. Disebabkan kami sentiasa berkembang, maka kami sentiasa memperhalusi dan menambah baik kandungan kursus kami dengan kajian kes dan teknik baharu.

Namun, pembangunan dan pengemaskinian kursus ini tidak mungkin dilakukan secara bersendirian. Mengekalkan kualiti dan integriti produk ini memerlukan kerjasama. Kami kerap berkongsi dan menyemak bahan latihan kami dalam kalangan perunding kami, yang teragih di pejabat di seluruh United Kingdom dan di Bandar New York, tetapi dari segi penghantaran kursus latihan pula, kami memerlukan versi akhir kandungan kursus yang berhampiran. Satu-satunya tempat kami bekerjasama dan berkongsi kandungan tersebut ialah di Dropbox. 

Semua orang di seluruh organisasi menyukai akses mudah ke maklumat, tetapi sebab lain kami berkongsi melalui Dropbox adalah kerana Dropbox melindungi kerja kami. Kadangkala ahli pasukan meluangkan berhari-hari atau berminggu-minggu menghasilkan produk baharu, jadi kami memerlukan platform yang menyandarkannya dengan serta-merta. Kami menggunakan Dropbox kerana ini bermakna kami tidak akan kehilangan aset terbesar kami: harta intelek kami. Ini juga memastikan kami tidak membazirkan masa dengan mencuba untuk memulihkan dokumen hilang atau mencipta yang baharu untuk menggantikannya.

Satu lagi penjimat masa utama ialah penyepaduan Dropbox dengan laman web dan sistem perakaunan kami. Bagi perkhidmatan seperti latihan, klien kami membayar secara terus pada laman web dan plugin WordPress kami, WooCommerce akan menjana invois yang disimpan secara automatik di Dropbox sebagai PDF. Begitu juga, perunding kami tidak membazirkan masa dalam menghasilkan tuntutan perbelanjaan dan menghantar resit mereka dalam kiriman. Sebaliknya, kami menggunakan sistem yang dipanggil Receipt Bank yang membolehkan mereka menangkap gambar resit mereka, yang akan dihantar secara terus melalui sistem perakaunan, KashFlow dan disimpan sebagai PDF di Dropbox. Selain daripada menjimatkan masa, berkenaan audit pula, kami mencatatkan setiap urus niaga tanpa perlu menyimpan resit kertas.

Peluang kerjasama walaupun berjauhan 

 

Kerjasama jarak jauh sudah menjadi amalan kebiasaan perniagaan kami. Namun, apabila pandemik koronavirus menyebabkan sekatan perintah berkurung, ini juga menjadi realiti baharu bagi klien kami.

Klien kami sudah biasa dengan kehadiran perunding kami di tapak. Kami perlu meyakinkan mereka bahawa kerja kami akan memiliki nilai yang sama seperti sebelumnya, maka kami membantu beberapa klien kami yang lebih besar untuk beralih kepada kerja jarak jauh. Ini bukti yang kukuh bahawa model kami berkesan. Dengan alatan yang betul, organisasi yang besar pun boleh bekerja jarak jauh. Satu-satunya kekangan yang nyata ialah psikologi; kerja jarak jauh bukan sahaja tidak mustahil, tetapi terbukti produktif. 

Kerja jarak jauh telah menjimatkan masa bagi perunding kami, yang tidak perlu lagi meluangkan begitu banyak masa dalam perjalanan. Sebaliknya, mereka menemui lebih banyak peluang semasa hari bekerja untuk terus berhubung. Sebenarnya, Agility in Mind menjadi lebih kolaboratif sebagai satu pasukan sepanjang enam bulan yang lalu berbanding sebelum pandemik berlaku. Alatan seperti Dropbox telah membantu menjadikan kerja jarak jauh normal baharu yang lancar bagi pasukan kami. Kami belum perlu mengubah aliran kerja kami kerana model perniagaan kami yang tangkas mudah disesuaikan dengan penyesuaian tanpa halangan.

Alat yang berkembang bersama kami

 

Sehingga tahun ini, cabaran terbesar kami adalah peraturan perkembangan kami—sekitar 25%, tahun demi tahun. Ini merupakan pertumbuhan yang kukuh dan stabil, tetapi hal ini juga  membawa cabaran: Bagaimanakah kami mengembangkan pasukan kami dan pada masa yang sama mengekalkan etos kami sebagai sebuah organisasi?

Kami bekerja keras untuk membina pasukan yang terdiri daripada kakitangan yang diambil bekerja secara langsung berbanding daripada bergantung pada sekutu luar seperti firma perundingan yang lain. Hal ini penting buat kami kerana kami tidak mahu melakukan apa-apa yang boleh mengurangkan mesej, pendekatan dan penekanan organisasi kami terhadap kefleksibelan dan hasil pelanggan.

Penambahan kakitangan dan klien baharu ke Dropbox mengambil masa dua minit dan sistemnya begitu intuitif, maka tiada sesiapa perlu diajar untuk menggunakannya.

Pada satu ketika, kami melihat perkongsian fail dan ciri kerjasama yang serupa ditawarkan di bahagian lain suite teknologi kami dan kami tertanya jika pertukaran kepada platform lain adalah lebih berkesan. Misalnya, untuk kegunaan e-mel dan pejabat, kami menggunakan Microsoft yang kini mempunyai OneDrive. Disebabkan kami membayar Dropbox dan akhirnya, membayar OneDrive melalui Microsoft 365, masuk akalkah untuk kami menggunakan kedua-duanya?

Selepas pemerhatian yang teliti, saya sedar bahawa risiko memindahkan semua fail ke OneDrive adalah jauh lebih tinggi berbanding sebarang manfaat penjimatan kos menghapuskan Dropbox. Tiada alasan yang kukuh untuk menggunakan OneDrive, selain daripada aplikasi ini didatangkan bersama dengan alat yang sudah kami gunakan. Saya berasa yakin dan gembira dengan cara Dropbox berfungsi dan saya tidak memerlukan sebarang metrik kukuh untuk membuktikannya. Secara intuitif, saya tahu bahawa Dropbox telah meningkatkan Agility in Mind.

Mulakan tanpa kekangan

 

Agak sukar untuk menentukan proses dan alatan kita sendiri, terutamanya untuk perniagaan baharu. Terdapat begitu banyak alatan di luar sana; anda mungkin tidak tahu mahu pilih apa. 

Nasihat saya adalah untuk bermula dengan platform risiko rendah dan kos rendah seperti Dropbox, terutamanya jika anda merupakan usahawan solo yang perlu bekerjasama dengan klien. Walaupun anda tidak mempunyai sejumlah wang yang banyak untuk dilaburkan dalam kerja, anda boleh menggabungkan lebih banyak kemampuan dari masa ke masa. 

Perkara yang pada mulanya bermula sebagai cara yang selamat, kukuh dan fleksibel untuk saya mencipta kandungan saya sendiri yang bernilai, kini merupakan cara yang selamat dan kukuh untuk pasukan kami bekerjasama.