Digitale verktøy som vokser med virksomheten din

Av Andrew Jones, administrerende direktør i Agility in Mind.

 

Når du er gründer, er det vanskelig å vite hvilke verktøy du trenger for å lykkes. Som mange småbedriftseiere startet jeg selskapet mitt uten en klar formening om hva jeg ville - men jeg visste nøyaktig hva jeg ikke ønsket. 

I løpet av karrieren min ble jeg frustrert.  Mens jeg ledet store forretningsenheter innen utvikling av programvareprodukter og forretningsløsninger, så jeg gang på gang unødvendige barrierer komme i veien for mennesker som utførte arbeid sitt. 

Med større vekt på kontraktavtaler, opplevde jeg at kundeforhold ble mer transaksjonelle og mindre tillitsfulle. I dette miljøet mistet vi evnen til å virkelig samarbeide. Da jeg endelig lærte om smidige måter å jobbe på, visste jeg at dette var en idé jeg kunne ta med meg til markedet.

Jeg grunnla Agility in Mind for et tiår siden som et konsulentfirma for å hjelpe til med å løse det vanlige problemet med at organisasjoner blir rigide i strukturene og prosessene sine. Gjennom coaching og trening hjelper vi teamene med å reagere og tilpasse seg raskt til endringer i markedet eller i miljøet deres. 

Selv om struktur ikke er en dårlig ting, forstyrrer rigiditet arbeidet. Organisasjonen mister ut av synet hvorfor alle kom sammen i utgangspunktet: For å samarbeide. Agility in Mind bryter den fasongen. Våre coaching- og opplæringsprogrammer hjelper kunder å gjenopplive samarbeidsånden ved å rive unødvendige organisatoriske hindringer. Dette resulterer i mer effektive ansatte - og i sin tur, mer vellykkede organisasjoner.

En løsning som matchet tilnærmingen min

 

Det som skiller oss fra andre konsulentorganisasjoner, er hvordan vi bygger fleksibilitet og smidighet inn i våre egne kommersielle og engasjementsmodeller. Vi prøver alltid å løsrive oss fra den tilnærmingen til transaksjonskonsulentkjøp, der det handler om faktureringstimer. I stedet for er vi fokusert på å hjelpe kunder med å oppnå ønsket resultat.

Jeg ønsket ikke at våre interne verktøy skulle gå i samme felle som de organisasjonene jeg prøvde å hjelpe. Jeg trengte forretningsverktøy for å støtte en fleksibel infrastruktur og la meg bruke tiden min på verdifullt arbeid. Det er like sant i dag hos Agility in Mind som for 10 år siden: Jeg lar ikke teamet mitt henge seg opp i tidssløsende aktiviteter som lett kan automatiseres.

Dropbox passer perfekt for den tilnærmingen. I løpet av de første dagene av Agility in Mind opplevde jeg Dropbox først da noen delte dokumenter med meg. Den var veldig enkel å konfigurere og intuitiv å bruke. Min umiddelbare reaksjon var: "Wow, dette fungerer virkelig."

 

Dropbox er godt tilpasset visjonen min om enkelhet og fleksibilitet. Jeg så at den var sikker og det fungerte bra, så jeg følte ikke behov for å søke etter noe annet. 

Hvordan Dropbox tilfører og verner om verdi

 

Med Dropbox kan vi sikkert støtte samarbeid på en måte som fortsatt beskytter våre immaterielle rettigheter. Et av de beste eksemplene på hvordan vi bruker Dropbox er i den interne utviklingen av våre opplæringskurs. 

De siste sju årene har vi tilbudt en pakke med opplæringskurs som vi leverer til selskaper over hele verden - fra Nord-Amerika til Asia-Stillehavet. Og fordi vi alltid er i utvikling, foredler og forbedrer vi kontinuerlig kursinnholdet vårt med nye casestudier og teknikker.

Å utvikle og oppdatere disse kursene kan imidlertid ikke finne sted i isolasjon. Å opprettholde kvaliteten og integriteten til disse produktene krever samarbeid. Vi deler og gjennomgår ofte opplæringsmateriellet vårt blant våre konsulenter, som er spredt på kontorer over hele Storbritannia og i New York City, men når det er på tide å levere et opplæringskurs, trenger vi den endelige versjonen av kursinnholdet. Det eneste stedet hvor vi samarbeider og deler innholdet, er Dropbox. 

Alle i hele organisasjonen elsker enkel tilgang til informasjon, men en annen grunn til at vi deler gjennom Dropbox er at det beskytter arbeidet vårt. Teammedlemmer bruker noen ganger dager eller til og med uker på å utvikle et nytt produkt, så vi trenger en plattform som tar sikkerhetskopi av det umiddelbart. Vi bruker Dropbox fordi det betyr at vi aldri mister vår største ressurs: Våre immaterielle rettigheter. Det sørger også for at vi ikke kaster bort tid på å prøve å gjenopprette tapte dokumenter eller lage nye for å erstatte dem.

En annen viktig tidsbesparelse er Dropbox' integrasjoner med nettstedet og regnskapssystemet vårt. For tjenester som opplæring, betaler kundene våre direkte på nettstedet vårt, og WordPress-pluginen vår, WooCommerce genererer fakturaer som automatisk lagres på Dropbox som en PDF. På samme måte kaster ikke konsulentene våre bort tid på å lage krav om utgiftsrefusjoner og sende kvitteringene sine i posten. I stedet for bruker vi et system som heter Receipt bank som lar dem ta bilder av kvitteringene, som blir sendt rett gjennom regnskapssystemet, KashFlow, og lagret som PDF-filer på Dropbox. Bortsett fra tidsbesparelser, når det er tid for revisjon, registrerer vi alle transaksjoner uten å ta vare på papirkvitteringer.

Samarbeidsmuligheter til og med mens de er fra hverandre 

 

Eksternt samarbeid har lenge vært vanlig hos oss. Men da koronaviruspandemien påtvang oss begrensninger fra nedstengning, ble det også den nye virkeligheten for kundene våre.

Kundene våre var vant til å ha konsulentene våre på stedet. Vi trengte å forsikre dem om at arbeidet vårt ville ha den samme verdien som før, så vi hjalp noen av de større kundene våre med å gå over til fjernarbeid. Dette var rikelig bevis på at modellen vår fungerer. Med de riktige verktøyene kan til og med den største organisasjonen jobbe eksternt. Den eneste reelle begrensningen er psykologisk; fjernarbeid er ikke bare mulig, men beviselig produktivt. 

Fjernarbeid har vært netto positivt for våre konsulenter, som ikke lenger bruker så mye tid på å reise. I stedet for har de oppdaget flere muligheter i løpet av arbeidsdagen for å holde kontakten. Agility in Mind har faktisk vært mer samarbeidende som et team de siste seks månedene enn det var selv før pandemien. Verktøy som Dropbox har bidratt til å gjøre fjernarbeid til en ny sømløs normal for teamet vårt. Vi har ikke trengt å endre arbeidsflytene våre fordi den smidige forretningsmodellen vår er godt egnet til friksjonsfri tilpasning.

Et verktøy som vokser med oss

 

Frem til i år var vår største utfordring hvor mye vi har vokst - rundt 25 % fra år til år. Dette er solid, jevn vekst, men det byr også på en utfordring: Hvordan utvider vi teamet vårt samtidig som vi opprettholder etos som organisasjon?

Vi har jobbet hardt for å bygge opp et team med direkte ansatte i stedet for å stole på eksterne samarbeidspartnere som andre rådgivere. Det var viktig for oss, ettersom vi ikke ønsket å gjøre noe som kunne utvanne organisasjonens budskap, tilnærming og vekt på fleksibilitet og konsulentfirmaer.

Å legge til nytt personale og kunder i Dropbox er en tominutters øvelse, og det er så intuitivt at ingen trenger å bli lært opp i hvordan det skal brukes.

På et tidspunkt så vi lignende fildelings- og samarbeidsfunksjoner dukke opp i andre deler av teknologipakken vår og lurte på om det ville være mer effektivt å bytte til en annen plattform. For eksempel bruker vi Microsoft, som nå har OneDrive, for e-post og kontorapplikasjoner. Siden vi betalte for Dropbox og faktisk betaler for OneDrive gjennom Microsoft 365, er det virkelig fornuftig å bruke begge deler?

Etter å ha sett nærmere på dette, innså jeg raskt at risikoen ved å gå over helt til OneDrive langt oppveide enhver potensiell kostnadsbesparende fordel ved å eliminere Dropbox. Og det var ingen overbevisende grunn til å bruke OneDrive, bortsett fra at den fulgte med et verktøy vi allerede brukte. Jeg var trygg og fornøyd med hvordan Dropbox fungerte, og jeg trengte ingen komplisert beregning for å bevise det. Intuitivt vet jeg at Dropbox har forbedret Agility in Mind.

Start uten restriksjoner

 

Å fastsette dine egne prosesser og verktøy kan være hardt arbeid, spesielt for nye virksomheter. Det er så mange verktøy der ute; valgets tyranni kan være overveldende. 

Mitt råd er å starte med en lavrisiko, billig plattform som Dropbox, spesielt hvis du er en entreprenør uten partner som trenger å samarbeide med kunder. Selv om du ikke har store beløp å investere i verktøyene, kan du innlemme flere muligheter over tid. 

Det som opprinnelig begynte som en trygg, sikker og fleksibel måte for meg å skape mitt eget verdifulle innhold på, er i dag en trygg, sikker måte for teamene våre å samarbeide på.