비즈니스와 함께 확장하는 디지털 도구

글: Agility in Mind CEO, Andrew Jones

 

기업가에게 성공을 위해 어떤 도구를 사용해야 하는지 결정하는 일이란 쉽지 않습니다. 다른 소상공인들과 마찬가지로 저는 제가 무엇을 원하는지 정확히 알지 못한 채 회사를 시작했습니다. 하지만 제가 무엇을 원하지 않는지는 정확히 알고 있었죠. 

커리어를 쌓는 과정에서 저는 좌절감을 맛보았습니다. 규모가 큰 소프트웨어 개발 및 비즈니스 솔루션 개발 부서를 이끌 땐 불필요한 장애물이 업무에 방해가 되는 상황을 반복적으로 경험했죠. 

특히 계약서를 작성할 때 클라이언트와의 관계가 점점 더 사무적으로 변하고, 신뢰는 점점 낮아지는 것을 목격했습니다. 이러한 환경 속에서 우리는 진정한 협력의 정신을 잃을 수밖에 없었습니다. 마침내 민첩하게 업무를 진행할 수 있는 방식을 깨닫고 난 후, 저는 이것이 시장에 내놓을 수 있는 아이디라는 것을 직감했습니다.

저는 많은 조직들이 흔히 겪는 구조와 프로세스의 경직화 문제를 돕고자 10년 전 컨설팅 회사 Agility in Mind를 설립했습니다. 그리고 코칭과 교육 과정을 통해 대상이 되는 팀들이 조직 내 환경과 시장의 변화에 빠르게 적응 및 대응하는 것을 지원하고 있죠.

구조 자체가 나쁜 것은 아니지만 경직화는 업무를 방해합니다. 조직은 애초에 모두가 모인 이유가 협력이라는 것을 망각하게 되죠. Agility in Mind는 이러한 틀을 깨뜨립니다. Agility in Mind가 제공하는 코칭과 교육 프로그램은 클라이언트가 조직 내 불필요한 제약을 제거해 협업의 정신을 되새길 수 있도록 지원하는 역할을 합니다. 그 결과, 직원들의 효율성이 향상되어 결과적으로 더 성공적인 조직으로 거듭날 수 있죠.

내 접근법에 부합했던 솔루션

 

Agility in Mind가 다른 컨설팅 회사와 차별화되는 점은 바로 비즈니스 모델과 업무 모델에 유연성과 민첩성을 접목했다는 것입니다. 우리는 청구 가능 시간을 중심으로 돌아가는 컨설팅 회사의 운영 방식에서 탈피하기 위해 항상 노력합니다. 그 대신, 클라이언트의 목표 성취를 지원하는 데 중점을 두죠.

저는 Agility in Mind에서 사용하는 도구가 이전에 지원했던 조직들과 똑같은 함정에 빠지는 것을 원치 않았습니다. 제가 생각하는 비즈니스 도구란 가치 있는 일에 시간을 투자할 수 있는 유연한 인프라스트럭처를 지원하는 도구였죠. 이러한 믿음은 10년이 지난 지금까지도 Agility in Mind의 근간을 이루고 있습니다. 저는 손쉽게 자동화할 수 있는 불필요한 활동 때문에 팀의 업무가 방해받도록 내버려 두지 않습니다.

Dropbox는 이러한 접근법에 완벽하게 부합하는 제품이었습니다. Dropbox를 처음 알게 된 것은 Agility in Mind를 막 시작했을 때였습니다. 누군가가 Dropbox를 통해 저와 문서를 공유했을 때였죠. Dropbox는 설치가 간편하고 사용하는 방법도 매우 직관적이었습니다. 저의 즉각적인 반응은 "와, 이게 진짜 되네"였죠.

 

Dropbox는 제가 상상해오던 단순함과 유연성에 완벽하게 부합했습니다. 잘 작동하는 데다 안전성까지 보장되니 다른 솔루션을 찾아볼 필요성을 느낄 수 없었죠. 

Dropbox가 보호하고 제공하는 가치

 

Dropbox를 도입한 후, Agility in Mind는 지적 재산을 안전하게 보호하며 협업을 지원하고 있습니다. Dropbox는 특히 교육 과정을 개발할 때 빛을 발합니다. 

지난 7년간, Agility in Mind는 북미 지역에서부터 아시아·태평양 지역까지 전 세계 기업에 다양한 교육 과정을 제공해 왔습니다. 회사의 지속적인 성장과 발전에 발맞춰 강의 콘텐츠도 새로운 사용 사례와 기법에 따라 끊임없이 업데이트하고 있습니다.

하지만 고립된 상태에서는 강의 콘텐츠를 개발하고 업데이트하는 것이 가능하지 않습니다. 제품의 품질과 무결성을 유지하려면 협업이 반드시 필요하죠. Agility in Mind에서는 영국과 뉴욕 지점에 흩어져 있는 컨설턴트들끼리 수시로 서로의 교육 자료를 공유해 검토하는데, 이때 자료 최종 버전에 즉각적으로 액세스할 수 있는 방법이 필요합니다. 우리가 이러한 방식으로 콘텐츠를 공유하고 협력할 수 있는 공간은 Dropbox밖에 없습니다. 

조직 내 모두가 정보에 간편하게 액세스할 수 있다는 사실에 매우 만족해하고 있습니다. 하지만 Dropbox를 사용하는 또 다른 이유는 바로 Dropbox가 우리의 작업물을 안전하게 지켜주기 때문이죠. 때로는 팀원들이 새로운 제품을 만드는 데 며칠, 심지어는 몇 주가 소요될 때도 있습니다. 그래서 우리에게는 팀원들의 작업을 즉시 백업할 수 있는 플랫폼이 필요하죠. Dropbox를 사용하면 우리의 피땀 어린 노력이 담긴 지적 재산을 잃을 위험이 전혀 없습니다. 그리고 삭제된 문서를 복구하거나 손실된 문서를 대체할 새로운 문서를 만드느라 시간을 낭비할 필요도 없고요.

회사의 웹사이트, 회계 시스템과 Dropbox를 통합한 것도 시간을 엄청나게 절약해 주었습니다. Agility in Mind의 클라이언트는 교육 등의 서비스를 이용할 때 우리 웹사이트와 WordPress 플러그인 WooCommerce를 통해 직접 비용을 결제하죠. 이 과정에서 생성된 청구서는 Dropbox에 PDF 형식으로 자동 저장됩니다. 이와 마찬가지로, Agility in Mind의 컨설턴트도 비용 청구서를 작성하고 영수증을 우편으로 보내는 데 시간을 낭비하지 않습니다. 대신, Receipt Bank라는 시스템을 사용해 직접 영수증의 사진을 찍고 회계 시스템 KashFlow를 통해 클라이언트에게 전송하죠. 이렇게 전송된 영수증은 Dropbox에 PDF 형식으로 저장됩니다. 그뿐 아니라 종이 영수증을 보관하지 않아도 모든 거래 기록이 남아 있어 감사 과정에서도 많은 시간이 절약됩니다.

함께 있지 않아도 계속되는 협업

 

Agility in Mind는 오랫동안 원격 협업을 일상적으로 진행해 왔습니다. 하지만 코로나바이러스가 전 세계에 퍼지며 봉쇄 조치가 취해졌고, 이로 인해 클라이언트들도 원격 근무라는 새로운 현실을 받아들여야 했죠.

클라이언트들은 컨설턴트가 직접 현장에 찾아가는 것에 익숙해져 있었습니다. 우리는 Agility in Mind의 교육 과정이 이전과 동일한 가치가 있다는 확신을 줘야만 했습니다. 그래서 규모가 비교적 큰 클라이언트가 원격 근무로 전환하는 과정을 지원했죠. 이것만으로도 Agility in Mind의 모델이 작동한다는 것을 충분히 입증할 수 있었습니다. 도구만 제대로 갖추면 세상에서 가장 큰 조직도 원격으로 근무할 수 있습니다. 현실적인 문제는 심리적인 장벽뿐입니다. 원격 근무는 불가능한 것이 아니며, 생산성이 유지된다는 사실도 이미 입증되었으니까요. 

원격 근무는 Agility in Mind 컨설턴트들에게 긍정적으로 작용하고 있습니다. 덕분에 여러 장소를 왔다 갔다 하느라 시간을 허비하지 않아도 되니까요. 이들은 대신 근무 시간에 더 많은 클라이언트와 교류할 수 있는 기회를 얻게 되었습니다. 실제로 Agility in Mind는 지난 6개월 동안 팬데믹 이전의 그 어느 때보다 하나의 팀으로써 더 활발하게 협력하고 있습니다. Dropbox와 같은 도구는 원격 근무가 우리 팀의 새로운 표준으로 매끄럽게 자리 잡는 데 기반이 되어주었습니다. 민첩한 비즈니스 모델 덕분에 아무런 문제 없이 새로운 현실에 적응할 수 있었고, 그래서 워크플로를 변경할 필요도 없었죠.

함께 성장하는 도구

 

올해까지만 해도 Agility in Mind의 가장 큰 문제는 빠른 성장 속도였습니다. 매년 약 25%씩 성장했으니까요. 꾸준하고 탄탄한 성장률이었지만, 이로 인해 조직의 정신을 유지하며 팀을 확장하는 방법이 문제로 떠올랐습니다.

Agility in Mind는 다른 컨설팅 회사처럼 외부 인력에 의존하는 대신 직접 고용을 통한 팀 구축을 위해 많은 노력을 합니다. 우리의 메시지, 접근 방식, 유연성과 고객 성취도를 중시하는 태도를 약화하는 것은 그 어떤 것이라도 피하고 싶었기 때문에 직접 고용이 중요할 수밖에 없었죠.

새로운 직원과 클라이언트를 Dropbox에 추가하는 데는 2분밖에 걸리지 않습니다. 사용법이 직관적이라 그 누구도 사용법을 따로 배울 필요가 없죠.

어느 시점이 되자 다른 기술 제품군들도 Dropbox와 비슷한 파일 공유 기능과 협업 기능을 출시하기 시작했습니다. 우리는 다른 플랫폼으로 전환하는 것이 효율성을 높여줄지 생각해보게 되었죠. 예를 들어, Agility in Mind에서는 이메일과 사무용 애플리케이션으로 OneDrive라는 클라우드 스토리지가 포함되어 있는 Microsoft의 제품을 사용합니다. 이미 Dropbox 사용 요금을 지불하는 상태에서 Microsoft 365의 OneDrive에도 비용을 지불하면서 두 가지를 모두 사용하는 것이 정말 합리적인 선택일까요?

곰곰이 생각해본 결과, 저는 오래지 않아 모든 것을 OneDrive로 이전할 때의 위험성이 Dropbox 사용을 중단함으로써 얻는 비용상의 이점보다 훨씬 크다는 것을 깨달았습니다. 그리고 우리가 이미 사용 중인 도구에 탑재되어 있다는 이유를 제외하고는 OneDrive를 사용해야 할 설득력 있는 이유를 찾지 못했죠. Dropbox의 작동 방식에 대한 자신감과 만족감이 컸기 때문에 이를 별도의 수치로 증명할 필요도 없었습니다. 직관적으로 Agility in Mind가 Dropbox로 인해 성장할 수 있었다는 것을 알고 있었으니까요.

제약 없는 출발

 

업무 프로세스와 도구를 결정하는 것은 쉽지 않습니다. 특히 신생 비즈니스인 경우에는요. 시중에 너무 다양한 도구가 나와 있어 주어진 선택지를 살펴보는 것만으로도 압도되는 느낌을 받을 수 있죠. 

제가 드리는 조언은 Dropbox처럼 비용과 위험성이 낮은 플랫폼으로 시작하라는 것입니다. 클라이언트와 협업하는 1인 기업가라면 더더욱 이 방법을 추천합니다. 지금 당장은 큰 비용을 투자할 여력이 되지 않더라도 시간이 지남에 따라 점차 역량을 강화할 수 있을 테니까요. 

처음에는 콘텐츠를 개발하는 안전하고 유연한 개인적인 공간으로 시작했던 것이 이제는 팀이 함께 협력할 수 있는 안전한 공간으로 바뀌었습니다.