可随企业一同扩展的数字工具

这家全球咨询公司指导团队如何以更灵活、协作的方式工作。当然,他们的数字工具也需要同样灵活,以便随时随地与其实践保持同步。

Dec 12, 2020

Andrew Jones,Agility in Mind 首席执行官。

 

身为一名企业家,您很难了解自己需要什么工具才能获得成功。像许多小企业主一样,我创办公司时并不清楚自己想要什么 - 但我清楚自己不想要什么。 

在我的职业生涯中,我一度十分沮丧。 在领导大型企业部门开发软件产品和企业解决方案时,我一次又一次地看到不必要的障碍阻碍了人们完成工作。 

随着对合同协议的日益重视,我目睹了客户关系变得越来越交易化,越来越缺乏信任。在这种环境下,我们失去了真正协作的能力。当我最终了解到敏捷的工作方式时,我知道,这是一个可以推向市场的创意。

十年前,我成立了Agility in Mind,作为咨询顾问帮助解决组织在结构和流程上变得僵化的常见问题。通过指导和培训,我们帮助团队快速应对和适应市场或环境的变化。 

虽然组织结构不是坏事,但组织刚性却会对工作造成妨碍。组织忽略了所有人聚集在一起的初衷:协作。Agility in Mind 打破了这种局面。我们的指导和培训计划通过消除不必要的组织限制,帮助客户重燃协作精神。这就造就了更高效的员工,反过来,也反哺了更成功的组织。

一款与我的理念相契合的解决方案

 

我们与其他咨询机构的区别在于,我们如何将灵活性和敏捷性融入到自己的商业和合作模式中。我们始终试图摆脱那类交易性的咨询顾问购买方式,即与计费时间相关的服务方式。相反,我们专注于帮助客户实现其想要的结果。

我不想让我们的内部工具落入我所试图帮助的那些组织所面临的同样的陷阱。我需要能支持灵活基础架构的企业工具,能让我把时间花在有价值的工作上。如今在 Agility in Mind 便是如此,和 10 年前一样:我不会让我的团队在本可以轻松自动化的活动上浪费时间。

将灵活性和敏捷性融入您的企业始于您使用的工具。

Dropbox 正是这种理念的完美之选。在 Agility in Mind 创建早期,我第一次体验到 Dropbox 是当时有人与我共享文档。它非常易于设置,使用起来也很直观。我的第一反应是,“哇,这真的很管用。”

 

Dropbox 完全符合我对简洁性和灵活性的设想。我眼中的它很安全,而且使用起来效果很好,所以我觉得没有必要再去搜寻其他任何工具。 

Agility in Mind 与 Dropbox 合作
“团队成员有时会花费数天甚至数周的时间来创建一款新产品,因此我们需要一个能够立即备份它的平台。我们使用 Dropbox 是因为它意味着我们永远不会丢失我们最大的资产:我们的知识产权。”
Andrew Jones,Agility in Mind 首席执行官

Dropbox 如何增加和保护价值

 

借助 Dropbox,我们可以安全地支持协作,同时保护我们的知识产权。我们如何使用 Dropbox 的最佳示例之一便是我们培训课程的内部开发过程。 

在过去的七年里,我们为北美到亚太地区的世界各地公司提供了一系列培训课程。由于我们一直在不断发展,我们通过新的案例研究和技术不断完善和改进我们的课程内容。

不过,开发和更新这些课程不能各自为政。保持这些产品的质量和完整性需要相互协作。我们经常与我司分布在英国各地和纽约市办事处工作的顾问们共享和审查我们的培训材料,但当需要提供培训课程时,我们需要的是手头上课程内容的最终版本。我们协作和共享这些内容的唯一场所便是 Dropbox。 

全组织上下的每个人无不享受着轻松访问信息所带来的便利,但我们通过 Dropbox 共享的另一个原因在于,它保护了我们的工作。团队成员有时会花费数天甚至数周的时间来创建一款新产品,因此我们需要一个能够立即备份它的平台。我们使用 Dropbox 是因为它意味着我们永远不会丢失我们最大的资产:我们的知识产权。它还确保我们不会浪费时间去试图恢复丢失的文档或创建新文档来进行替换。

另一项节省时间的利器是 Dropbox 与我们的网站和会计系统的集成。对于培训等服务,我们的客户会直接在我们的网站上付费,我们的 WoodPress 插件 WooCommerce 会生成发票,并自动以 PDF 格式存储在 Dropbox 上。同样地,我们的顾问也不会浪费时间来创建费用报销单和邮寄收据。取而代之的是,我们使用了一个名为“收据银行”的系统,让它们对收据进行拍照,这些收据直接通过会计系统 KashFlow 进行发送,并在 Dropbox 上保存为 PDF 文件。除了节省时间之外,当需要审计时,我们已经记录了每一笔交易,而不需要保留纸质收据。

即使天各一方,也能齐心协力 

 

长期以来,远程协作对我们来说都是家常便饭。但当新冠肺炎疫情迫使封锁限制时,这也成为我们客户所面临的新实际情况。

我们的客户已经习惯了过去我们的顾问前往现场进行服务。我们需要向他们保证,我们的工作将具有与以往相同的价值,因此我们帮助了一些大型客户过渡到远程工作。这充分证明了我们的模型是有效的。有了合适的工具,即使是最大的组织也可以远程工作。唯一真正的限制只存在于心理层面;远程工作不仅可行,而且证明可以是高效的。 

即使是最大的组织也可以远程工作。唯一真正的制约因素在于人们对如何完成工作的思考。

远程工作对我们的顾问来说有益无害,他们不用再花那么多时间在通勤上。相反,他们在工作日发现了更多保持联系的机会。在过去的 6 个月里,Agility in Mind 的团队协作性实际上比疫情之前更强。Dropbox 等工具帮助我们的团队实现了远程工作的无缝连接。我们无需改变我们的工作流程,因为我们的敏捷企业模型非常适合进行无阻碍转型。

伴我们同行的工具

 

直到今年,我们最大的挑战在于我们取得的增长量—年度同比约 25%。这可谓是稳固的增长,但同时也 带来了一项挑战:我们如何在扩大团队的同时保持我们的组织精神?

我们努力建立一支由直签员工组成的团队,而非像其他咨询公司那样依赖于外部合伙人。这对我们来说很重要,因为我们不想做任何可能会削弱我们组织的信息、方法以及弱化灵活性和客户成果的的事情。

企业保持灵活性的最佳方式便是消除现有的限制。如果您选择了一款可随心扩展的工具,这便不再是一件难事。

向 Dropbox 中添加新员工和客户只需两分钟,而且非常直观,任何人都不需要教学就能懂得如何使用它。

有一次,我们看到类似的文件共享和协作功能出现在我们技术套件的其他部分,我们就想知道切换到另一个平台是否会更有效率。例如,对于我们的电子邮件和办公应用程序而言,我们使用的是 Microsoft 已有的 OneDrive。由于我们已经在为 Dropbox 付费,实际上,还在通过 Microsoft 365 为 OneDrive 付费,那么两者都使用真的有意义吗?

仔细观察之后,我很快意识到完全迁移到 OneDrive 的风险远远超过了消除 Dropbox 带来的任何潜在的成本节约优势。使用 OneDrive 并没有什么令人信服的理由,除了它附带了一款我们已经使用过的工具。我对 Dropbox 的工作方式感到自信和满意,我不需要任何硬性指标来证明这一点。我直观地感觉到 Dropbox 给 Agility in Mind 带来了诸多改进。

抛去限制,始于此刻

 

确定自己的流程和工具可能是一项艰巨的任务,尤其是对于新企业而言。市面上的工具琳琅满目;在选择上过于独断专制可能造成难以应对的后果。 

我的建议是,先从像 Dropbox 这样的低风险、低成本平台入手,如果您是一名需要与客户合作的独立创业者,更是如此。即使您没有大量的资金来投资这项工程,也可以随着时间的推移加入更多的功能。 

您可以从一开始就轻松选择可随心扩展的工具。企业保持灵活性的最佳方式便是消除现有的限制。而使用 Dropbox 后便再无限制。

作为最初创建我自身宝贵内容的一种安全、可靠、灵活的方式,Dropbox 如今已适用于我们的团队协作。

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