Alat digital yang berkembang bersama bisnis Anda

Oleh Andrew Jones, CEO di Agility in Mind.

 

Jika Anda adalah seorang pengusaha, sulit rasanya mengetahui alat apa yang akan Anda perlukan untuk mencapai kesuksesan. Seperti banyak pemilik bisnis kecil, saya memulai perusahaan tanpa gagasan yang jelas tentang apa yang saya inginkan—tetapi saya tahu pasti apa yang tidak saya inginkan. 

Selama karier saya, saya merasa frustrasi.  Saat memimpin unit bisnis besar untuk mengembangkan produk perangkat lunak dan solusi bisnis, saya berulang kali menemui hambatan yang tidak perlu ketika seseorang berusaha menyelesaikan pekerjaannya. 

Dengan penekanan lebih besar pada perjanjian kontrak, saya menyaksikan bahwa hubungan dengan klien menjadi lebih bersifat transaksi dan semakin sedikit kepercayaan. Dengan keadaan seperti ini, kami tidak bisa benar-benar berkolaborasi. Ketika akhirnya saya mempelajari cara bekerja yang tangkas, saya tahu bahwa inilah ide yang bisa saya masukkan ke pasar.

Saya mendirikan Agility in Mind satu dekade yang lalu sebagai konsultan yang membantu mengatasi masalah umum, yaitu struktur dan proses dalam organisasi yang semakin kaku. Melalui pembinaan dan pelatihan, kami membantu tim merespons dan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan di pasar atau di lingkungan mereka. 

Meskipun struktur bukanlah suatu hal yang buruk, rigiditas akan mengganggu pekerjaan. Organisasi melupakan alasan mengapa setiap orang berkumpul: yaitu untuk berkolaborasi. Pola Pikir Tangkas akan mengubah keadaan ini. Program pembinaan dan pelatihan kami membantu klien membangkitkan kembali semangat kolaborasi dengan menyingkirkan batasan-batasan yang tidak diperlukan dalam organisasi. Hasilnya adalah karyawan yang lebih efektif—dan akhirnya, akan menghasilkan perusahaan yang lebih sukses.

Solusi yang sesuai dengan pendekatan saya

 

Yang membedakan kami dari organisasi konsultan lain adalah cara kami membangun fleksibilitas dan ketangkasan dalam model komersial dan keterlibatan kami sendiri. Kami selalu berusaha menghindari pendekatan konsultasi yang menyerupai transaksi pembelian, yang hanya berkutat soal tagihan waktu konsultasi. Sebaliknya, kami berfokus membantu klien mencapai hasil yang mereka inginkan.

Saya tidak ingin alat internal kami menimbulkan kesulitan yang sama seperti di organisasi yang akan kami bantu. Saya memerlukan alat bisnis untuk mendukung infrastruktur yang fleksibel dan memungkinkan saya untuk menghabiskan waktu untuk pekerjaan yang bernilai. Hal ini berlaku saat ini dan 10 tahun yang lalu di Agility in Mind: Saya tidak akan membiarkan tim tenggelam dalam aktivitas yang menyia-nyiakan waktu, yang sebenarnya dapat diotomatiskan dengan mudah.

Dropbox adalah pilihan yang tepat untuk pendekatan itu. Pada masa-masa awal Agility in Mind, saya pertama kali mengenal Dropbox ketika seseorang membagikan dokumen kepada saya. Dropbox sangat mudah disiapkan dan sangat intuitif ketika digunakan. Reaksi spontan saya adalah "Wow, alat ini benar-benar hebat."

 

Dropbox sangat sesuai dengan visi saya tentang kesederhanaan dan fleksibilitas. Saya melihat alat ini aman dan bekerja dengan baik, sehingga saya tidak merasa perlu mencari alat lain. 

Bagaimana Dropbox meningkatkan dan melindungi nilai

 

Dengan Dropbox, kami bisa mendukung kolaborasi secara aman dengan tetap melindungi kekayaan intelektual kami. Salah satu contoh terbaik cara kami menggunakan Dropbox adalah dalam pengembangan program pelatihan secara internal. 

Selama tujuh tahun terakhir, kami telah mengadakan serangkaian program pelatihan yang diberikan kepada berbagai perusahaan di seluruh dunia—dari Amerika Utara hingga Asia Pasifik. Karena kami selalu berkembang, kami terus menyempurnakan dan memperbaiki konten program kami dengan studi kasus dan teknik baru.

Mengembangkan dan memperbarui program tersebut tidak dapat dilakukan secara terpisah. Kolaborasi diperlukan untuk menjaga kualitas dan integritas produk-produk tersebut. Kami sering membagikan dan meninjau materi pelatihan kepada para konsultan kami, yang tersebar di kantor Inggris dan New York City. Namun, ketika tiba waktunya untuk menjalankan program pelatihan, kami memerlukan versi akhir dari konten program yang ada. Satu tempat tunggal kami untuk berkolaborasi dan berbagi konten adalah Dropbox. 

Setiap orang di seluruh organisasi menyukai akses informasi yang mudah, tetapi alasan lain kami berbagi melalui Dropbox adalah karena pekerjaan kami terlindungi. Anggota tim kadang-kadang menghabiskan waktu beberapa hari atau minggu untuk menciptakan produk baru, sehingga kami memerlukan sebuah platform yang mencadangkannya secara otomatis. Kami menggunakan Dropbox karena ini berarti kami tidak akan kehilangan aset yang paling besar, yaitu: kekayaan intelektual. Alat ini juga memastikan kami tidak menyia-nyiakan waktu untuk berusaha memulihkan dokumen yang hilang atau membuat dokumen baru untuk menggantinya.

Salah satu penghemat waktu utama lainnya adalah integrasi Dropbox dengan situs web dan sistem akuntansi kami. Untuk layanan seperti pelatihan, klien kami membayar secara langsung di situs web dan plugin WordPress kami, yaitu WooCommerce, menerbitkan faktur yang disimpan secara otomatis di Dropbox sebagai PDF. Demikian juga, konsultan kami tidak menyia-nyiakan waktu untuk membuat klaim pengeluaran dan mengirim tanda terima melalui pos. Sebagai gantinya, kami menggunakan sebuah sistem bernama Receipt Bank yang memungkinkan mereka memotret tanda terima, yang akan langsung dikirimkan melalui sistem akuntansi KashFlow dan disimpan sebagai PDF di Dropbox. Selain penghematan waktu, saat pelaksanaan audit, setiap transaksi kami tercatat tanpa memerlukan tanda terima kertas.

Peluang kolaborasi meskipun terpisah 

 

Kami telah terbiasa dengan kolaborasi jarak jauh sejak lama. Tetapi ketika pandemi virus Corona memaksa kami melakukan karantina, hal ini pun menjadi realitas baru bagi para klien kami.

Para klien terbiasa bertemu secara langsung dengan konsultan kami. Kami perlu meyakinkan ulang mereka bahwa pekerjaan kami akan tetap memberikan manfaat yang sama, sehingga kami membantu beberapa klien besar beralih ke pekerjaan jarak jauh. Ini adalah bukti yang mencukupi bahwa model kami berhasil. Dengan alat yang tepat, organisasi yang besar sekalipun bisa bekerja dari jarak jauh. Satu-satunya hambatan yang nyata adalah hambatan psikologis; pekerjaan jarak jauh bukan hanya bisa dilakukan, tetapi kemungkinan juga produktif. 

Pekerjaan jarak jauh membawa manfaat positif bagi para konsultan kami, yang tidak lagi memerlukan banyak waktu untuk bepergian. Sebaliknya, mereka semakin banyak memiliki kesempatan untuk terus berkomunikasi selama hari kerja. Sebagai sebuah tim, Agility in Mind sebenarnya menjadi jauh lebih kolaboratif dalam enam bulan terakhir ini dibandingkan sebelum pandemi. Alat seperti Dropbox telah membantu membuat pekerjaan jarak jauh menjadi kenormalan baru yang lancar bagi tim kami. Kami tidak perlu mengubah alur kerja karena model bisnis tangkas kami sangat sesuai dengan adaptasi yang tanpa kendala.

Alat yang tumbuh bersama kami

 

Hingga tahun ini, tantangan terbesar kami adalah seberapa banyak kami telah tumbuh—yaitu sekitar 25% dibandingkan satu tahun sebelumnya. Ini adalah pertumbuhan yang mantap dan stabil, tetapi juga  menghadirkan tantangan: Bagaimana kami akan mengembangkan tim sekaligus menjaga etos sebagai sebuah organisasi?

Kami telah bekerja keras untuk membangun tim beranggotakan staf yang bekerja secara langsung untuk kami, bukan mengandalkan rekanan luar seperti konsultan lainnya. Hal ini penting bagi kami, karena kami tidak ingin melakukan apa pun yang bisa mengganggu pesan, pendekatan, dan penekanan pada fleksibilitas dan hasil untuk pelanggan.

Menambahkan staf dan klien baru ke Dropbox bisa dilakukan dalam dua menit dan sangat intuitif, sehingga tidak ada orang yang perlu diajari cara menggunakannya.

Di satu titik, kami mengetahui fitur berbagi file dan kolaborasi terdapat di bagian lain dari teknologi kami dan berpikir bahwa beralih ke platform lain akan lebih efisien. Contohnya, untuk aplikasi email dan office, kami menggunakan Microsoft yang kini memiliki OneDrive. Karena kami membayar untuk menggunakan Dropbox, dan dengan demikian membayar untuk OneDrive melalui Microsoft 365, apakah masuk akal jika kami menggunakan keduanya?

Setelah mempelajari dengan lebih saksama, saya segera menyadari bahwa risiko bermigrasi sepenuhnya ke OneDrive jauh melebihi potensi manfaat penghematan biaya dari menghapus Dropbox. Tidak ada juga alasan yang kuat untuk menggunakan OneDrive, selain karena OneDrive disertakan dengan alat yang telah kami gunakan. Saya yakin dan puas dengan cara kerja Dropbox, dan saya tidak memerlukan berbagai data untuk membuktikannya. Secara intuitif, saya tahu bahwa Dropbox telah meningkatkan Agility in Mind.

Memulai tanpa hambatan

 

Menentukan proses dan alat Anda sendiri bisa menjadi pekerjaan yang sulit, terutama bagi bisnis baru. Ada begitu banyak alat tersedia, dan terlalu banyak pilihan akan memusingkan. 

Sebaiknya, mulailah dengan platform berisiko rendah dan berbiaya rendah seperti Dropbox, terutama jika Anda adalah pengusaha solo yang perlu berkolaborasi dengan klien. Meskipun Anda tidak memiliki banyak uang untuk diinvestasikan dalam pekerjaan tersebut, Anda bisa menambahkan lebih banyak kemampuan seiring waktu. 

Apa yang awalnya menjadi cara yang aman, terlindungi, dan fleksibel bagi saya untuk menciptakan konten yang bernilai, kini menjadi cara yang aman dan terlindungi bagi tim untuk berkolaborasi.