Digitala verktyg som växer med ditt företag

Av Andrew Jones, VD för Agility in Mind.

 

Som entreprenör är det svårt att veta vilka verktyg du behöver för att lyckas. I likhet med många småföretagare startade jag mitt företag utan en klar uppfattning om vad jag ville ha – men jag visste exakt vad jag inte ville ha.

Under mitt yrkesliv hade jag blivit frustrerad. Samtidigt som jag ledde stora affärsenheter inom utveckling av mjukvaruprodukter och affärslösningar såg jag gång på gång hur onödiga hinder stod i vägen i medarbetarnas arbetsdag. 

Med en allt större tonvikt på avtal såg jag hur kundrelationerna alltmer började bygga på transaktioner och inte förtroende. I denna miljö tappade vi förmågan att verkligen samarbeta. När jag äntligen lärde mig om agila arbetssätt visste jag att det här var en idé jag kunde ta ut på marknaden.

Jag grundade Agility in Mind för tio år sedan som ett konsultföretag för att hjälpa företag hantera det vanligt förekommande problemet med stela organisationer och processer. Genom coaching och utbildning hjälper vi team att reagera och anpassa sig snabbt till förändringar på marknaden eller inom deras miljö. 

Struktur är inte något dåligt, men stelhet kan störa arbetet. Organisationen glömmer bort varför alla samlades från början: för att samarbeta. Agility in Mind bryter upp det som stelnat. Våra coaching- och utbildningsprogram hjälper kunder att återuppliva samarbetsandan genom att riva ner onödiga organisatoriska begränsningar. Detta resulterar i mer effektiva medarbetare – och i sin tur mer framgångsrika organisationer.

En lösning som matchade mitt synsätt

 

Det som skiljer oss från andra konsultorganisationer är att vi bygger in flexibilitet och agilitet i våra egna kommersiella modeller och engagemangsmodeller. Vi försöker alltid bryta oss fria från den transaktionsbaserade konsultmodell som handlar om fakturerade timmar. Istället fokuserar vi på att hjälpa våra kunder att nå resultaten de önskar.

Jag ville inte att våra interna verktyg skulle hamna i samma fälla som de organisationer jag försökte hjälpa. Jag behövde affärsverktyg som gav stöd för en flexibel infrastruktur och lät mig lägga min tid på värdefullt arbete. Detta är lika sant i dag på Agility in Mind som det var för 10 år sedan: Jag låter inte mitt team fastna i tidskrävande arbete som enkelt kan automatiseras.

Dropbox passade perfekt i denna strategi. Under den första tiden med Agility in Mind upplevde jag bara Dropbox när någon delade dokument med mig. Det var väldigt enkelt att konfigurera och intuitivt att använda. Min första reaktion var ”Wow, det här fungerar verkligen”.

 

Dropbox passar perfekt in i min vision om enkelhet och flexibilitet. Jag såg att lösningen var säker och fungerade bra, så jag kände aldrig något behov av att söka efter något annat. 

Så skapar och skyddar Dropbox värde

 

Med Dropbox kan vi ge stöd för säkert samarbete på ett sätt som fortfarande skyddar vår immateriella egendom. Ett av de bästa exemplen på hur vi använder Dropbox är den interna utvecklingen av våra utbildningar. 

Under de senaste sju åren har vi erbjudit en serie utbildningar till företag över hela världen – från Nordamerika till Asien och Stillahavsområdet. Och eftersom vi alltid utvecklas förbättrar och utvecklar vi ständigt vårt kursinnehåll med nya fallstudier och tekniker.

Att utveckla och uppdatera dessa kurser kan dock inte ske isolerat. Att bibehålla kvaliteten och integriteten hos dessa produkter kräver samarbete. Vi delar och reviderar ofta vårt utbildningsmaterial med våra konsulter, som arbetar på kontor över hela Storbritannien och i New York, men när det har blivit dags att genomföra en utbildning måste vi ha den slutgiltiga versionen av kursinnehållet till hands. Den enda platsen där vi samarbetar och delar detta innehåll är Dropbox. 

Alla i hela organisationen vill ha smidig åtkomst till information, men en annan anledning till att vi delar via Dropbox är att det skyddar vårt arbete. Teammedlemmar lägger ibland dagar eller till och med veckor med att skapa en ny produkt, så vi behöver en plattform som säkerhetskopierar den direkt. Vi använder Dropbox eftersom vi kan vara säkra på att aldrig förlora vår viktigaste tillgång: vår immateriella egendom. Vi kan också vara säkra på att vi inte slösar bort tid på att försöka återställa förlorade dokument eller skapa nya för att ersätta dem.

En annan stor tidsbesparande faktor är Dropbox-integreringarna med vår webbplats och vårt redovisningssystem. För tjänster som utbildningar betalar våra kunder direkt på vår webbplats och vårt WordPress-tillägg WooCommerce genererar fakturor som automatiskt sparas i Dropbox som en PDF-fil. På liknande vis slösar våra konsulter inte bort tid på att hantera utlägg och skicka sina kvitton med posten. I stället har vi ett system som heter Receipt Bank som de kan använda för att ta bilder av sina kvitton som skickas direkt genom bokföringssystemet, KashFlow, och sparas som PDF-filer i Dropbox. Utöver tidsbesparingarna kan vi vid deklarationen registrera alla transaktioner utan att behålla papperskvittona.

Samarbetsmöjligheter på varsitt håll 

 

Distanssamarbete har länge varit vår vardag. Men när Covid-19-pandemin stängde ner samhället blev det också vardag för våra kunder.

Våra kunder var vana vid att våra konsulter fanns på plats hos dem. Vi behövde försäkra dem om att vårt arbete skulle kunna bidra med samma värde som förr, så vi hjälpte några av våra större kunder att gå över till distansarbete. Detta var ett perfekt bevis på att vår modell fungerar. Med rätt verktyg kan också de största organisationerna arbeta på distans. Den enda verkliga begränsningen är psykologisk – distansarbetet är inte bara möjligt utan bevisat produktivt. 

Distansarbete har varit positivt för våra konsulter, som inte längre behöver lägga så mycket tid på att resa. Istället har de upptäckt fler möjligheter att hålla kontakten under arbetsdagen. Agility in Mind har faktiskt haft bättre samarbetsförmåga som team under de senaste sex månaderna än före pandemin. Verktyg som Dropbox har hjälpt till att göra distansarbetet till en ny supersmidig vardag för vårt team. Vi har inte behövt förändra våra arbetsflöden eftersom vår agila affärsmodell var väl lämpad för friktionsfri anpassning.

Ett verktyg som växer med oss

 

Fram till i år var vår största utmaning vår tillväxt – cirka 25 % mot föregående år. Det är en stabil och stadig tillväxt som också skapar utmaningar. Hur kan vi bygga ut vårt team samtidigt som vi bibehåller vår kultur som organisation?

Vi har jobbat hårt för att skapa ett team med anställda medarbetare istället för att förlita oss på extern personal som andra konsultföretag. Detta har varit viktigt för oss, eftersom vi inte ville göra något som kunde skymma företagets budskap, strategi och betoning på flexibilitet och kundresultat.

Att lägga till ny personal och nya kunder i Dropbox tar två minuter, och det är så intuitivt att ingen behöver någon utbildning.

Under en period dök liknande fildelnings- och samarbetsfunktioner upp i andra delar av vår tekniska svit, och vi funderade på om det skulle vara mer effektivt att byta till en annan plattform. Till exempel använder vi Microsoft för e-post- och kontorsapplikationer, och de har ju nu OneDrive. Vi betalade för Dropbox och vi betalade faktiskt för OneDrive via Microsoft 365, så var det verkligen vettigt att använda båda?

När jag tittat närmare insåg jag snabbt att riskerna med att migrera helt till OneDrive var mycket större än alla potentiella kostnadsbesparande fördelar med att eliminera Dropbox. Och det fanns inget övertygande skäl att använda OneDrive, förutom att lösningen fanns i ett verktyg vi redan använde. Jag var trygg och nöjd med hur Dropbox fungerade, och jag behövde ingen hård statistik för att motivera detta. Intuitivt vet jag att Dropbox har gjort Agility in Mind bättre.

Börja utan begränsningar

 

Det kan vara svårt att definiera de egna processerna och verktygen, särskilt för nya företag. Det finns så många verktyg på marknaden och valfrihetens tyranni kan vara överväldigande.

Mitt råd är att börja med en plattform som har låg risk och låg kostnad, som Dropbox, särskilt om du är ensamföretagare som behöver samarbeta med kunder. Även om du inte har så mycket pengar att investera i lösningen, kan du integrera fler funktioner efterhand.

Det som började som ett säkert, tryggt och flexibelt sätt för mig att skapa mitt eget värdefulla innehåll, är idag ett tryggt och säkert sätt för våra team att samarbeta.