Digitale værktøjer, der kan skaleres i takt med, at din virksomhed vokser

Af Andrew Jones, CEO hos Agility in Mind.

 

Når man er entreprenør, er det svært at vide, hvilke værktøjer man skal bruge for at få succes. Som mange andre ejere af små virksomheder startede jeg min virksomhed uden en klar idé om, hvad jeg ville – men jeg vidste præcis, hvad jeg ikke ville. 

Med tiden blev jeg frustreret.  I mit arbejde med at lede store forretningsenheder under udvikling af softwareprodukter og virksomhedsløsninger oplevede jeg igen og igen, at unødvendige virksomhedsbarrierer forhindrede, at folk kunne udføre deres arbejde. 

Efterhånden som der blev lagt større vægt på kontraktaftaler, var jeg vidne til, at forholdet til klienterne blev mere handelsorienteret og mindre præget af tillid. I dette miljø mistede vi evnen til virkelig at samarbejde. Da jeg i sidste ende lærte om fleksible arbejdsmetoder, vidste jeg, at dette var en idé, som jeg kunne markedsføre.

Jeg grundlagde Agility in Mind for 10 år siden som en konsulentvirksomhed, der hjælper organisationer, der som mange andre oplever, at deres strukturer og processer stivner. Gennem coaching og undervisning hjælper vi teams med at reagere på og tilpasse sig hurtigt til ændringer på markedet eller i miljøet. 

Struktur er ikke en dårlig ting, men manglende smidighed forstyrrer arbejdet. Organisationen glemmer, hvorfor man i første omgang gik sammen for at samarbejde. Agility in Mind gør op med dette mønster. Vores coaching- og undervisningsprogrammer hjælper klienterne med at genoplive samarbejdsånden ved at nedbryde unødvendige organisationsmæssige begrænsninger. Det fører til mere effektive medarbejdere – og dermed mere succesrige organisationer.

En løsning, der svarede til min tilgang

 

Det, der adskiller os fra andre konsulentorganisationer, er den måde, vi indbygger fleksibilitet og smidighed i vores egne kommercielle modeller og vores engagementsmodeller. Vi forsøger altid at undgå den handelsbaserede model med køb af konsulentbistand, hvor det handler om at fakturere timer. I stedet fokuserer vi på at hjælpe klienterne med at nå de ønskede resultater.

Jeg ønskede ikke, at vores interne værktøjer betød, at vi gik i den samme fælde som de organisationer, jeg forsøgte at hjælpe. Jeg havde brug for virksomhedsværktøjer, der kunne understøtte en fleksibel infrastruktur og gøre det muligt for mig at bruge tiden på værdifuldt arbejde. Det gælder i lige så høj grad for Agility in Mind i dag, som det gjorde for 10 år siden. Jeg lader ikke mit team sidde fast i tidskrævende aktiviteter, der nemt kan automatiseres.

Dropbox passede perfekt til denne tilgang. I Agility in Minds tidlige dage oplevede jeg første gang Dropbox, da en anden delte dokumenter med mig. Det var meget nemt at sætte op og intuitivt at bruge. Min umiddelbare reaktion var "Wow, det fungerer virkelig."

 

Dropbox passer perfekt til min vision om enkelhed og fleksibilitet. Jeg oplevede, at det var sikkert og fungerede godt, så jeg følte ikke behov for at lede efter noget andet. 

Sådan tilføjer og beskytter Dropbox værdi

 

Med Dropbox kan vi støtte samarbejde på en sikker måde, der samtidig beskytter vores intellektuelle ejendom. Et af de bedste eksempler på, hvordan vi bruger Dropbox, er i den interne udvikling af vores kurser. 

I de seneste syv år har vi udbudt en serie kurser, som vi leverer til virksomheder i hele verden – fra Nordamerika til Asien og Stillehavsområdet. Og fordi vi altid er under udvikling, justerer og forbedrer vi løbende vores kursusindhold med nye casestudier og teknikker.

Men udviklingen og opdateringen af disse kurser kan ikke foregå i isolation. Det kræver samarbejde at opretholde kvaliteten og integriteten af disse produkter. Vi deler og gennemgår jævnligt vores undervisningsmateriale med vores konsulenter, som befinder sig på kontorer i Storbritannien og i New York, men når det bliver tid til at levere et kursus, har vi brug for at have det færdige kursusindhold til rådighed. Og vi samarbejder om og deler dette indhold et enkelt sted – nemlig i Dropbox. 

Alle i hele organisationen elsker, at der er nem adgang til information, men en anden grund til, at vi deler via Dropbox, er, at det beskytter vores arbejde. Teammedlemmer bruger sommetider dage eller endog uger på at udvikle et nyt produkt, så vi har brug for en platform, der sikkerhedskopierer det med det samme. Vi bruger Dropbox, fordi det betyder, at vi aldrig mister vores største aktiv – vores intellektuelle ejendom. Det sikrer desuden, at vi ikke behøver at spilde tid på at gendanne mistede dokumenter eller oprette nye som erstatning for dem.

En anden tidsbesparende funktion er Dropbox' integrationer med vores website og regnskabssystem. For tjenester som undervisning betaler vores klienter direkte på vores website, og vores WordPress-plugin, WooCommerce, opretter fakturaer, der automatisk gemmes som PDF-filer i Dropbox. Vores konsulenter spilder heller ikke tid på at oprette udgiftsopgørelser og sende deres kvitteringer med posten. I stedet bruger vi et system, der hedder Receipt Bank, som giver dem mulighed for at tage billeder af deres kvitteringer. Billederne af kvitteringerne sendes direkte via regnskabssystemet, KashFlow, og gemmes som PDF-filer i Dropbox. Ud over tidsbesparelsen betyder det også, at har vi alle transaktioner registreret til revisionsformål, og vi behøver ikke at opbevare papirkvitteringer.

Samarbejdsmuligheder på trods af afstand 

 

Fjernsamarbejde har længe været normalt for os. Men da pandemien med coronavirus medførte begrænsninger og nedlukninger, blev det også den nye virkelighed for vores klienter.

Vores klienter havde været vant til, at vores konsulenter arbejdede ude i deres virksomheder. Vi var derfor nødt til at forsikre dem om, at vores arbejde ville have samme værdi som tidligere, så vi hjalp nogle af vores større klienter med overgangen til fjernarbejde. Det var rigeligt til at bevise, at vores model fungerer. Med de rigtige værktøjer kan selv den største organisation udføre fjernarbejde. Den eneste egentlige begrænsning er fysisk – fjernarbejde er ikke blot muligt, det er beviseligt produktivt. 

Fjernarbejde har været nettopositivt for vores konsulenter, der ikke længere bruger så meget tid på at rejse. I stedet har de fundet flere muligheder for at holde kontakten i løbet af arbejdsdagen. Agility in Mind har faktisk arbejdet mere sammen som team inden for de seneste seks måneder, end de gjorde før pandemien. Værktøjer som Dropbox har hjulpet med at gøre fjernarbejde til en problemfri ny normal for vores team. Vi har ikke haft brug for at ændre vores arbejdsprocesser, fordi vores fleksible forretningsmodel kunne tilpasses helt ubesværet.

Et værktøj, der vokser sammen med os

 

Indtil i år var vores største udfordring, hvor meget vi voksede – ca. 25 % år efter år. Det er en solid, jævn vækst, men det udgør også en udfordring. Hvordan udvider vi vores team, samtidig med at vi bevarer vores værdisæt som organisation?

Vi har arbejdet hårdt for at opbygge et team af direkte ansatte medarbejdere i stedet for at anvende eksterne partnere som f.eks. andre konsulentfirmaer. Det var vigtigt for os, da vi ikke ønskede at gøre noget, der kunne udvande vores organisations budskab, tilgang og fokus på fleksibilitet og kunderesultater.

Det tager kun to minutter at tilføje nye medarbejdere og klienter i Dropbox, og det er så intuitivt, at ingen ikke behøver at lære, hvordan de skal bruge det.

På et tidspunkt oplevede vi, at lignende fildelings- og samarbejdsfunktioner dukkede op i andre dele af vores teknologipakke, og vi overvejede, om det ville være mere effektivt at skifte til en anden platform. Til vores e-mail- og kontorprogrammer bruger vi f.eks. Microsoft, som nu har OneDrive. Vi betaler dels for Dropbox og for OneDrive via Microsoft 365, og vi overvejede, om det gav mening at betale for begge dele.

Efter at have kigget nærmere på det fandt jeg hurtigt ud af, at risikoen ved at migrere helt til OneDrive vejede langt tungere end den økonomiske besparelse ved at stoppe med at bruge Dropbox. Og der var ingen overbevisende grund til at bruge OneDrive, ud over at det var en del af et værktøj, vi allerede brugte. Jeg var tilfreds med og begejstret for den måde, Dropbox fungerede på, og jeg havde ikke brug for hårdtslående beviser på, at det var sådan. Jeg vidste intuitivt, at Dropbox havde forbedret Agility in Mind.

Start uden begrænsninger

 

Det kan være hårdt arbejde at fastsætte, hvilke processer og værktøjer der skal anvendes – særligt for nye virksomheder. Der er så mange forskellige værktøjer på markedet, så det kan være overvældende at skulle vælge imellem dem. 

Mit råd er at starte med en platform med lav risiko som f.eks. Dropbox, særligt hvis du er soloentreprenør og har brug for at samarbejde med klienter. Og hvis du ikke har penge til at investere i det hele fra starten, kan du tilføre flere funktioner med tiden. 

Det, der oprindeligt var en sikker og fleksibel metode, jeg kunne bruge til at skabe mit eget værdifulde indhold, er i dag en sikker metode, vores teams kan benytte til samarbejde.