Цифровые инструменты, которые подстраиваются под растущие требования бизнеса

Эндрю Джонс, генеральный директор Agility in Mind.

 

Если вы предприниматель, сложно предвидеть, какие инструменты вам понадобятся для достижения успеха. Как и многие владельцы малого бизнеса, я основал свою компанию, не имея четкого представления о том, чего я хочу, но я точно знал, чего не хочу. 

В течение своей карьеры я неоднократно испытывал чувство разочарования. Руководя крупными подразделениями по разработке программных продуктов и решений для бизнеса, я регулярно наблюдал за тем, как ненужные препятствия мешают людям выполнять свою работу. 

Я был свидетелем того, как больше внимания уделялось контрактным соглашениям, а отношения с клиентами становились более деловыми и менее доверительными. В этих условиях мы потеряли способность по-настоящему сотрудничать. Когда я наконец узнал о гибких методах работы, я понял, что это именно та идея, которую я могу вывести на рынок.

Десять лет назад я основал консалтинговую компанию Agility in Mind, чтобы помогать в решении распространенной проблемы появления негибких структур и процессов в организациях. С помощью наставничества и обучения мы помогаем рабочим группам быстро реагировать и адаптироваться к изменениям на рынке или в их рабочей среде. 

Хотя сама по себе структура — это не плохо, но ее жесткость мешает работе. Иногда организации упускают из виду основную причину объединения людей — возможность сотрудничать. Agility in Mind ломает этот шаблон. Наши программы наставничества и обучения помогают клиентам возродить дух сотрудничества, убирая ненужные организационные ограничения. Это приводит к повышению эффективности работы сотрудников и, в свою очередь, к успеху организаций.

Решение, соответствующее моему подходу

 

Нас отличает от других консалтинговых организаций то, как мы встраиваем гибкость и адаптивность в наши собственные модели коммерческой деятельности и взаимодействия. Мы всегда стараемся отказаться от подхода к покупке, основанного на операционном консультировании с почасовой оплатой. Вместо этого мы сосредоточены на том, чтобы помогать клиентам достигать желаемых результатов.

Я не хотел, чтобы наши внутренние инструменты попали в ту же ловушку, что и организации, которым я пытался помочь. Мне были нужны бизнес-инструменты, с помощью которых я мог бы поддерживать гибкую инфраструктуру и уделять время важной работе. Мы в Agility in Mind придерживаемся этого принципа, как и 10 лет назад: я не позволяю своей команде тратить время на деятельность, которую легко можно автоматизировать.

Dropbox идеально соответствовал этому подходу. На заре становления Agility in Mind я впервые попробовал Dropbox, когда кто-то из коллег поделился со мной документами. Решение оказалось очень простым в установке и интуитивно понятным в использовании. Я сразу подумал: «Ого, это действительно работает».

 

Dropbox четко вписывается в мое видение простоты и гибкости. Я увидел, что данное решение является безопасным и отлично работает, поэтому я не чувствовал необходимости искать что-либо еще. 

Как Dropbox повышает и защищает ценность

 

С Dropbox мы можем безопасно вести совместную работу и по-прежнему защищать нашу интеллектуальную собственность. Один из лучших примеров того, как мы используем Dropbox, — это внутренняя разработка наших обучающих курсов. 

В течение последних семи лет мы предложили ряд обучающих курсов, которые мы проводим для компаний по всему миру, — от Северной Америки до Азиатско-Тихоокеанского региона. Поскольку мы стремимся к развитию, мы также постоянно совершенствуем и улучшаем содержание наших курсов с помощью новых практических примеров и методик.

Однако разработка и обновление таких курсов не могут происходить изолированно. Поддержание качества и целостности подобных продуктов требует совместной работы. Мы часто делимся и просматриваем наши учебные материалы вместе с нашими консультантами, которые находятся в офисах по всему Соединенному Королевству и в Нью-Йорке, но когда приходит время проводить обучающий курс, нам нужна под рукой последняя версия его содержимого. Единое пространство для совместной работы и обмена этим содержимым — это Dropbox. 

Всем в нашей организации нравится легкий доступ к информации, но еще одна причина, по которой мы делимся файлами в Dropbox, — это то, что данное решение защищает нашу работу. Участники рабочей группы иногда тратят дни или даже недели на создание нового продукта, поэтому нам нужна платформа, которая мгновенно создает резервные копии. Мы пользуемся решением Dropbox, потому что с ним мы никогда не потеряем наш главный актив — интеллектуальную собственность. С Dropbox мы уверены, что не будем тратить время на восстановление потерянных документов или создание новых для их замены.

Еще один важный способ экономии времени — интеграция Dropbox с нашим веб-сайтом и системой бухгалтерского учета. За такие услуги, как обучение, наши клиенты платят прямо на нашем веб-сайте, а наш плагин WooCommerce для WordPress генерирует счета, которые автоматически сохраняются в Dropbox в виде PDF-файлов. Кроме того, наши консультанты не тратят время на создание претензий о возмещении расходов и отправку квитанций по почте. Вместо этого мы используем систему под названием Receipt Bank, позволяющую делать снимки квитанций, которые отправляются прямо через систему бухгалтерского учета KashFlow и сохраняются в Dropbox в виде PDF-файлов. Помимо экономии времени, когда приходит время аудита, каждая наша транзакция регистрируется без необходимости хранить бумажные квитанции.

Возможности совместной работы даже на расстоянии 

 

Удаленная совместная работа давно стала для нас обычным делом. Однако, когда пандемия коронавируса привела к локдауну, это стало новой реальностью и для наших клиентов.

Наши клиенты привыкли, что наши консультанты выезжают на место. Нам нужно было заверить их в том, что наша работа будет такой же эффективной, как и раньше, поэтому мы помогли некоторым нашим крупным клиентам перейти на удаленную работу. Это стало убедительным доказательством того, что наша модель работает. Используя правильные инструменты, даже самая крупная организация может работать удаленно. Единственное реальное ограничение — психологическое; удаленная работа не только возможна, но и доказано продуктивна. 

Удаленная работа принесла только положительные результаты нашим консультантам, которые больше не проводят много времени в поездках. Зато они открыли для себя больше возможностей оставаться на связи в течение рабочего дня. За последние шесть месяцев сотрудники Agility in Mind работали в команде даже больше, чем до пандемии. Такие инструменты, как Dropbox, помогли сделать удаленную работу новой нормой для нашей команды. Нам не нужно было менять наши рабочие процессы, потому что гибкая бизнес-модель хорошо подходила для беспрепятственной адаптации.

Инструмент, который растет вместе с нами

 

До этого года нашей самой большой проблемой было то, насколько мы выросли — примерно на 25 % по сравнению с предыдущим годом. Это стабильный и устойчивый рост, который также представляет собой серьезную проблему: как расширить нашу команду, сохранив при этом верность идеалам нашей организации?

Мы упорно трудились, чтобы сформировать команду из непосредственно занятых сотрудников, а не полагаться на сторонних специалистов, как многие другие консалтинговые компании. Это было важно для нас, поскольку мы не хотели отступать от основной идеи и подхода нашей организации, основанного на гибкости и достижении лучших результатов для клиентов.

Добавление новых сотрудников и клиентов в Dropbox — двухминутное дело, настолько интуитивно понятное, что никого не нужно учить им пользоваться.

В какой-то момент мы увидели, как аналогичные функции обмена файлами и совместной работы появились в других частях нашего технологического комплекса, и задались вопросом, будет ли переход на другую платформу более эффективным. Например, для своих почтовых и офисных приложений мы используем программный продукт Microsoft, в котором теперь есть хранилище OneDrive. Поскольку мы платили за Dropbox и фактически платили за OneDrive в рамках подписки на Microsoft 365, действительно ли имело смысл пользоваться и тем, и другим?

Изучив более внимательно данный вопрос, я быстро понял, что риски полного перехода на OneDrive намного перевешивают любые потенциальные выгоды в случае отказа от Dropbox с точки зрения снижения затрат. И не было никаких весомых причин для использования хранилища OneDrive, кроме того, что оно поставлялся с инструментом, которым мы уже пользовались. Я был уверен в Dropbox и доволен его работой, поэтому мне не нужны были никакие точные измерения, чтобы это доказать. Интуитивно я знаю, что решение Dropbox улучшило Agility in Mind.

Никаких ограничений с самого начала

 

Определение собственных методов работы и инструментов может оказаться сложной задачей, особенно для новых компаний. Существует так много инструментов, из-за чего очень трудно сделать правильный выбор. 

Мой совет — начните с недорогой платформы с низким уровнем риска, такой как Dropbox, особенно если вы частный предприниматель, которому необходимо организовать совместную работу с клиентами. Даже если у вас нет большой суммы денег, которую можно было бы инвестировать в рабочие процессы, вы можете со временем добавить больше возможностей. 

То, что изначально начиналось как безопасный, надежный и гибкий способ создания моего собственного ценного контента, сегодня является безопасным и надежным способом сотрудничества для наших команд.