ビジネスとともに成長するデジタル ツール

Agility in Mind CEO アンドリュー・ジョーンズ氏

 

作った会社を成功に導くにはどのようなツールが必要か。それを見極めるのは簡単ではありません。小さな会社を経営する多くの人がそうであるように、私も、自分が何を望んでいるのかよくわからないままに会社を設立しました。ただし、「自分が何を望まないか」については、はっきりと認識していました。

これまでのキャリアで、私はしばしばフラストレーションを感じてきました。たとえば、ソフトウェア製品やビジネス ソリューションを開発する大所帯の事業部を率いていたときには、無用な障壁が作業の妨げになっている場面を幾度となく目の当たりにし、そのたびにいらだちを覚えていました。

またあるときには、契約締結を重視するあまり、クライアントとの関係が信頼関係ではなく、単なる取引になっているように感じていました。このような状況では、本当の意味でクライアントと協働することなどできません。しかしその後、即応的な働き方を身に付けたとき、これはビジネスになると気づいたのです。

私が Agility in Mind を立ち上げたのは 10 年前のことです。組織編成や業務プロセスの硬直化という、企業にありがちな問題の解決を手助けするコンサルティング会社です。コーチングやトレーニングを通じて、市場や社内の変化にすばやく対応、適応できるようクライアントを支援しています。

構造それ自体が悪いわけではありません。問題は、硬直化が仕事の妨げとなることです。硬直化した組織は、社員が 1 つの場所に集まるそもそもの理由、つまり「共同作業を行うため」という目的を見失いがちです。弊社は、この硬直化を打破します。クライアントは、弊社のコーチング プログラムやトレーニング プログラムを受けることで、組織にはびこる無用な制約を取り払い、共同作業の精神を取り戻すことができます。この精神を取り戻すことは、社員の生産性向上、ひいては会社としての成功につながります。

弊社のアプローチに最適なソリューション

 

弊社が他のコンサルティング会社と違うのは、自社のサービス モデルに柔軟性と即応性を組み込んでいる点です。弊社は、商取引としてのコンサルティング サービスの一般的な提供方法、つまり時間あたりで料金が発生するようなアプローチから脱却しようと努めています。そうではなく、クライアントが目指す成果を達成できるよう支援することに重きを置いているのです。

社内で使うツールについても、クライアント企業と同じ轍を踏むことは避ける必要がありました。弊社が求めていたのは、柔軟な業務基盤を支え、私たちが重要な仕事に専念できるよう支援してくれるビジネス ツールです。これは現在の弊社においても、10 年前と変わらず大切な要件となっています。面倒だけれども実は簡単に自動化できる作業に、社員が長い時間を費やすようなことがあってはなりません。

Dropbox は、そんな弊社に最適なツールでした。私が Dropbox と出会ったのは、創業間もないころ、誰かがドキュメントを共有してきたときのことです。セットアップはとても簡単で、使い方もすぐに理解できました。「これはいい。これなら使える。」Dropbox に触れてすぐ、そう思いました。

 

Dropbox のアプローチは、簡潔さと柔軟性を求める私のイメージに完全に合致しています。とにかく使える上に安全性も確保されていたので、他の製品を調べる必要を感じませんでした。

Dropbox を通じて生み出され、保護される資産

 

弊社では、Dropbox を活用することで、知的財産を保護しつつ安全に共同作業を行っています。弊社における Dropbox の代表的な活用例は、トレーニング コースの制作工程でしょう。

弊社では過去 7 年間、北米からアジア太平洋地域に至る世界中の企業を対象に、一連のトレーニング コースを提供してきました。私たちの知見は常に更新されているため、コース コンテンツを継続的に刷新、改善し、新たな事例研究や手法を盛り込んでいます。

しかし、コンテンツの制作や更新を単独作業で行うことはできません。成果物の品質や整合性を保つには、共同作業が必要です。そのため弊社では、英国や米国ニューヨーク市などのオフィスに分散するコンサルタントの間でトレーニング資料を共有してレビューするということを頻繁に行っています。しかし最終的にトレーニング コースを納品する際には、コンテンツの最新版を手元に揃えなければなりません。私たちは Dropbox を、コンテンツを共有して共同作業を行う一元的な場所として活用しています。

Dropbox を使った情報アクセスのしやすさは社内の誰もが認めるところですが、ファイル共有に Dropbox を使うもう 1 つの理由は、成果物が確実に保護されることです。チーム メンバーは、数日～数週間もの間、新しいコース コンテンツの制作にかかりきりになることがあるので、作業ファイルは即座にバックアップできる必要があります。Dropbox なら、弊社の最も重要な資産である知的財産が失われることがありません。何らかの理由でドキュメントを失ってしまっても、Dropbox があれば、復元や再作成に時間を費やさずに済むのです。

もう 1 つ大幅な時間節約に役立つのは、Dropbox を弊社のウェブサイトや会計システムと連携させることができる点です。トレーニングのようなサービスの場合、クライアントは弊社のウェブサイトで直接料金を支払います。すると、WordPress のプラグインである WooCommerce が明細書を生成し、それが PDF として Dropbox に自動で保存されるのです。弊社のコンサルタントも、請求書の作成や領収書の郵送に無駄な時間を費やす必要がありません。Receipt Bank というシステムを使って領収書の写真を撮影すると、その写真が会計システムの KashFlow 経由で直接クライアントに送付され、さらに PDF として Dropbox に保存されます。この仕組みにより、紙の領収書を保管することなくすべての取引が自動的に記録されるので、時間を節約できるだけでなく、監査対応も大幅に効率化されます。

離れていても、効果的に共同作業

 

リモートでの共同作業は、弊社にとって以前からごく普通のことでした。しかしコロナ禍でのロックダウンにより、クライアントにとってもそれが新たな日常になっています。

従来は、弊社のコンサルタントがクライアントのオフィスに常駐するのが一般的でした。そうしたクライアントには、弊社サービスの意義はリモートでも変わらないということを納得してもらう必要があったので、特に規模の大きい一部クライアントについては、テレワークへの移行をお手伝いしました。これがうまくいけば、弊社のモデルが機能していることの明確な証明になります。実際、ツールが適切なら、どれほど規模の大きい企業でもテレワークで業務を回すことは可能なのです。唯一の障壁は、人々の心理面にあります。テレワークは、単に可能であるというだけでなく、生産性も向上することが証明されています。

弊社のコンサルタントも、テレワークはメリットの方が大きいと感じており、以前ほど多くの時間を移動に費やさなくなりました。その代わり、勤務時間中に機会を見つけてはコミュニケーションを図っており、特にこの 6 か月間は、コロナ禍前よりも頻繁にチームとして共同作業を行うようになっています。Dropbox などのツールも、テレワークという新たな日常をシームレスなプロセスにすることに貢献してくれています。また弊社では、もともと即応的なビジネス モデルを採用していたこともあり、既存のワークフローを変更することなくスムーズにテレワークに移行できています。

会社とともに成長するツール

 

2020 年までの弊社にとっての最大の課題は、どうやって前年比 25 % 程度の成長を果たすかでした。堅調で着実な成長といえる数字ですが、成長には別の課題もあります。それは、組織としてのアイデンティティを維持したまま、いかにしてチームを拡大していくかというものです。

弊社は、一般的なコンサルティング会社とは異なり、社外のアソシエイトに頼らず直接雇用のスタッフによるチームを構築しようと取り組んできました。弊社がこの点にこだわってきたのは、組織としてのメッセージ、アプローチ、そして柔軟性と顧客利益を重視する姿勢を希釈するようなことは一切したくなかったからです。

新しいスタッフやクライアントを Dropbox に追加する操作は、2 分もあれば簡単に終わります。操作自体もわかりやすいので、使い方を誰かに教わる必要もありません。

あるとき、弊社がすでに使用しているテクノロジー スイートの一部として、Dropbox と同様のファイル共有や共同作業の機能が提供されることになり、こちらのプラットフォームに移行すれば今よりコスト効率がよくなるのではないかと考えたことがありました。弊社がメールおよび業務アプリケーションとして使用している Microsoft 365 に、OneDrive が追加されることになったのです。私たちは Dropbox に料金を支払っていますが、今後は Microsoft 365 を通じて OneDrive にも事実上料金を支払うことになるので、Dropbox から OneDrive に移行すれば、Dropbox の分を節約できることになります。

そこで詳しく調べたところ、OneDrive に完全移行するリスクは、Dropbox の使用停止で見込まれるコスト削減効果をはるかに上回ることがすぐにわかりました。また、すでに使用しているツールに付属するという点以外に、OneDrive を積極的に使用する理由も見当たりませんでした。私は Dropbox の導入効果に満足していましたし、それを証明する客観的な数字が必要だとも思っていませんでした。そのような証拠がなくても、Dropbox は弊社の業務プロセス改善に役立ってくれていると、実感として納得できていたのです。

制約のないツールの導入から始める

 

自社の業務プロセスとツールを決定するのは、簡単な作業ではないかもしれません。それが新たに立ち上げる企業であれば、なおさらのことです。世の中にはあまりにも多くのツールがあふれており、その中から適切なものを選ぶのは至難の業です。

まずは、Dropbox のように低リスク、低コストのプラットフォームから始めてみることをおすすめします。これは特に、クライアントと共同作業する必要のある個人起業家にいえることです。プラットフォームに投じる資金に余裕がなくても、後から徐々に機能を追加していくことができます。

弊社が、価値あるコンテンツを安全かつ柔軟に制作するためにかつて選んだ手段は、今ではチームで安全に共同作業を行うための手段になっています。