Des outils numériques qui évoluent en même temps que votre entreprise

Andrew Jones, PDG d'Agility in Mind

 

Lorsque l'on est entrepreneur, il est difficile d'identifier les outils qui vous permettront de réussir. Comme beaucoup de créateurs de petites entreprises, j'ai fondé mon cabinet sans avoir d'idée précise de ce que je voulais, mais en sachant en revanche exactement ce dont je ne voulais pas. 

Ma carrière m'a apporté son lot de frustrations. Alors que j'accompagnais de grandes entreprises développant des produits logiciels et des solutions commerciales, à maintes reprises j'ai constaté que des obstacles inutiles se dressaient sur le chemin des employés. 

J'ai progressivement vu les relations avec les clients se dégrader, la priorité étant mise sur les contrats et le nombre d'heures facturées au détriment de l'établissement d'un lien de confiance. Dans un tel environnement, il est devenu difficile de réellement collaborer. Lorsque j'ai finalement découvert les méthodes de travail agiles, j'y ai vu une opportunité.

J'ai fondé le cabinet de conseil Agility in Mind il y a dix ans afin de résoudre un problème courant chez les entreprises : la rigidité grandissante de leurs structures et de leurs processus. Grâce à des programmes de coaching et de formation, nous aidons les équipes à réagir et à s'adapter rapidement aux évolutions du marché ou de leur environnement. 

Être structuré n'est pas forcément une mauvaise chose, mais faire preuve de rigidité interfère avec le travail. En dans ce cas, l'entreprise perd de vue sa principale raison d'être. Pourquoi des personnes se sont-elles regroupées au départ ? Pour collaborer. Agility in Mind bouscule les codes et fait tomber les obstacles à la collaboration. Nos programmes de coaching et de formation aident les clients à réveiller leur esprit de collaboration en éliminant les restrictions structurelles inutiles. Le résultat ? Des employés plus efficaces et, par conséquent, des entreprises plus performantes.

Une solution en ligne avec mon approche et ma vision

 

Ce qui nous distingue des autres cabinets de conseil, c'est la manière dont nous intégrons la flexibilité et l'agilité dans nos propres modèles commerciaux et d'engagement. Nous nous efforçons toujours de nous détourner de cette approche transactionnelle du conseil, où la principale motivation est de facturer des heures. Nous essayons au contraire d'aider les clients à atteindre les résultats souhaités.

Je ne voulais pas que nos outils internes tombent dans le même piège que nos clients. Les outils d'entreprise dont j'avais besoin devaient prendre en charge une infrastructure flexible et me permettre de me consacrer aux tâches utiles. Chez Agility in Mind, notre approche est la même depuis dix ans : je ne laisse pas mon équipe s'enliser dans des activités chronophages et futiles qui peuvent être facilement automatisées.

Dropbox est alors apparu comme la solution idéale pour mettre en œuvre cette approche. J'ai découvert Dropbox alors que mon cabinet Agility in Mind n'en était qu'à ses balbutiements, lorsque quelqu'un a partagé des documents avec moi. J'ai tout de suite trouvé l'outil très facile à configurer et intuitif. Conquis, je me souviens m'être dit : “Waouh, c'est incroyable !”

 

Dropbox correspond parfaitement à ma vision de la simplicité et de la flexibilité. L'outil fonctionnait bien et de manière sécurisée, donc je n'ai pas cherché plus loin. 

Comment Dropbox crée de la valeur ajoutée, et la préserve

 

Avec Dropbox, nous pouvons soutenir la collaboration de façon sécurisée tout en protégeant notre propriété intellectuelle. L'un des meilleurs exemples de notre utilisation de Dropbox est le développement interne de nos cours de formation. 

Depuis sept ans, nous proposons une gamme de formations aux entreprises du monde entier, de l'Amérique du Nord à la région Asie-Pacifique. Et comme nous ne cessons d'évoluer, nous affinons et améliorons en permanence le contenu de nos cours grâce à de nouvelles études de cas et techniques.

L'élaboration et la mise à jour de ces cours ne peuvent cependant pas se faire de manière isolée. Maintenir la qualité et l'intégrité de ces produits nécessite de collaborer. Nous partageons fréquemment nos supports de formation avec nos consultants, qui se trouvent dans des bureaux au Royaume-Uni et à New York, mais au moment de dispenser une formation, nous devons disposer de la version finale. Ainsi, c'est sur Dropbox que nous collaborons et que nous partageons ce contenu. 

Tous les membres du cabinet apprécient de pouvoir accéder facilement aux informations. Mais partager des contenus via Dropbox a un autre avantage : nos fichiers sont protégés. Les membres de l'équipe passent parfois des jours, voire des semaines à créer un nouveau produit, d'où la nécessité pour nous d'utiliser une plateforme qui le sauvegarde instantanément. Dropbox nous garantit de conserver notre plus grand atout : notre propriété intellectuelle. Cette solution nous évite également de passer du temps à essayer de récupérer des documents perdus ou à en créer de nouveaux pour les remplacer.

Autre avantage qui fait gagner beaucoup de temps : l'intégration de Dropbox avec notre site Web et notre système de comptabilité. Dans le cadre de certains de nos services, comme les formations, nos clients paient directement sur notre site Web, et notre plug-in WordPress, WooCommerce, génère des factures qui sont automatiquement enregistrées dans Dropbox au format PDF. De même, nos consultants ne perdent pas de temps à créer des demandes de remboursement et à envoyer leurs reçus par courrier postal. Nous utilisons un système appelé Receipt Bank qui leur permet de prendre des photos de leurs reçus, qui sont directement transmis par le système de comptabilité, KashFlow, et enregistrés dans Dropbox au format PDF. En plus du gain de temps, les audits sont facilités, car chaque transaction est enregistrée sans qu'il soit nécessaire de conserver des reçus papier.

Des opportunités de collaboration, même à distance 

 

La collaboration à distance a longtemps fait partie de notre quotidien. Mais avec les confinements imposés face à la pandémie de coronavirus, elle est soudainement aussi devenue la norme pour nos clients.

Nos clients avaient l'habitude d'accueillir nos consultants sur place, dans leurs locaux. Comme nous devions les rassurer sur le fait que la qualité de notre travail n'allait pas être impactée, nous avons aidé certains de nos clients les plus importants à passer au télétravail. Une belle preuve que notre modèle fonctionnait ! Si elle est équipée des bons outils, même une grande entreprise peut travailler à distance. Le seul véritable frein est d'ordre psychologique ; le travail à distance est non seulement possible, mais il est aussi productif. 

Le télétravail n'a présenté que des avantages pour nos consultants, qui ne passaient plus autant de temps sur la route. Au lieu de passer du temps dans les transports, ils ont découvert d'autres façons de rester en contact pendant leur journée de travail. Les consultants d'Agility in Mind ont beaucoup plus collaboré en tant qu'équipe pendant ces six derniers mois qu'avant la pandémie. Des outils comme Dropbox ont permis au travail à distance de facilement devenir la norme pour notre équipe. Nous n'avons pas eu besoin de modifier nos workflows, car notre modèle économique agile était justement conçu pour favoriser une adaptation sans accroc.

Un outil qui évolue avec nous

 

Jusqu'à cette année, notre plus grand défi était l'ampleur de notre croissance, environ 25 % tous les ans. Nous nous réjouissons évidemment de cette croissance solide et stable, mais elle présente également un défi pour nous : comment faire grandir notre équipe tout en conservant notre philosophie et notre culture d'entreprise ?

Nous nous sommes démenés pour constituer une équipe dont les membres sont directement embauchés par nos clients, plutôt que de faire appel à des consultants externes comme d'autres cabinets. Ce point était essentiel à nos yeux, car nous voulions à tout prix éviter de diluer notre message, notre approche et l'accent que nous mettons sur la flexibilité et les résultats de nos clients.

Ajouter de nouveaux employés et clients à Dropbox prend moins de deux minutes. C'est un outil tellement intuitif qu'il n'y a même pas besoin d'être formé pour l'utiliser.

À un moment donné, d'autres outils de notre suite informatique ont proposé des fonctionnalités similaires de partage de fichiers et de collaboration. Nous nous sommes alors demandé s'il ne serait pas plus efficace de passer à une autre plateforme. Par exemple, pour nos applications de messagerie et de bureau, nous utilisons Microsoft, qui propose désormais le service OneDrive. Puisque nous payions pour Dropbox et pour OneDrive via Microsoft 365, était-ce vraiment logique d'utiliser les deux solutions ?

En me penchant sur la question, j'ai rapidement réalisé que les risques liés à une migration complète vers OneDrive dépassaient largement les économies de coûts potentielles liées à la suppression de notre compte Dropbox. Je ne voyais pas d'autre raison d'utiliser OneDrive, outre son intégration avec un outil que l'on utilisait déjà. J'aimais travailler avec Dropbox et j'appréciais la tranquillité d'esprit que cela me procurait. Je n'avais pas besoin de chiffres pour le prouver. Je savais au fond que Dropbox avait amélioré notre façon de travailler.

Levez les contraintes dès le départ

 

Déterminer ses processus et choisir ses outils peut s'avérer difficile, surtout quand on se lance. Devoir faire un choix peut vite décourager en raison du nombre d'outils disponibles. 

Je vous conseille de commencer par une plateforme peu risquée et peu coûteuse comme Dropbox, en particulier si vous êtes un entrepreneur solo qui a besoin de collaborer avec ses clients. Même si vous n'avez pas beaucoup d'argent à investir au départ, vous pouvez intégrer plus de fonctionnalités au fil du temps. 

Ce qui était au départ un moyen sûr, sécurisé et flexible de créer des contenus est devenu aujourd'hui un moyen sûr et sécurisé pour nos équipes de collaborer.