Cyfrowe narzędzia, które rozwijają się razem z Twoją firmą

Autor: Andrew Jones, dyrektor generalny Agility in Mind

 

Będąc przedsiębiorcą, trudno jest mieć rozeznanie, jakie narzędzia są potrzebne, by odnieść sukces. Podobnie jak wielu właścicieli małych firm, założyłem swój biznes, nie wiedząc do końca, czego chcę – wiedziałem jednak dokładnie, czego nie chcę. 

W czasie swojej kariery byłem sfrustrowany.  Pomagając dużym jednostkom organizacyjnym w tworzeniu oprogramowania i rozwiązań biznesowych, wielokrotnie widziałem, jak niepotrzebne przeszkody utrudniają ludziom wykonywanie ich pracy. 

Widziałem, jak większy nacisk na umowy kontraktowe sprawiał, że relacje z klientami stawały się bardziej handlowe i w coraz mniejszym stopniu opierały się na zaufaniu. W takim środowisku straciliśmy umiejętność prawdziwej współpracy. Kiedy w końcu dowiedziałem się czegoś o elastycznych sposobach pracy, wiedziałem, że jest to koncept, który może znaleźć swoje zastosowanie na rynku.

Założyłem Agility in Mind dekadę temu jako firmę konsultingową pomagającą rozwiązywać powszechne problemy związane ze sztywnością struktur i procesów w organizacjach. Poprzez coaching i szkolenia pomagamy zespołom szybko dostosowywać się do zmian w ich otoczeniu lub na rynku oraz reagować na nie. 

Struktury nie są wprawdzie niczym złym, ale sztywność utrudnia pracę. Sprawia ona, że członkowie organizacji zapominają, po co właściwie się zjednoczyli: aby współpracować. Agility in Mind przełamuje ten schemat. Nasze programy coachingowe i szkoleniowe pomagają klientom ożywić ducha współpracy, kończąc z niepotrzebnymi ograniczeniami organizacyjnymi. Sprawia to, że pracownicy są wydajniejsi, a organizacje skuteczniejsze.

Rozwiązanie, które pasowało do mojego podejścia

 

Tym, co odróżnia nas od innych firm konsultingowych jest sposób, w jaki rozwijamy elastyczność w ramach naszych własnych modeli handlowych i aktywizujących. Zawsze staramy się odchodzić od takiego podejścia, w którym doradztwo transakcyjne się kupuje i które opiera się na rozliczaniu po godzinach. Zamiast tego skupiamy się na pomaganiu klientom w osiąganiu pożądanych przez nich rezultatów.

Nie chciałem, by nasze wewnętrzne narzędzia wpadły w tę samą pułapkę, z której muszą uwolnić się organizacje, którym próbowałem pomóc. Potrzebowałem narzędzi biznesowych, które wspierałyby elastyczną infrastrukturę i pozwalały skupić się na wartościowej pracy. W Agility in Mind tego typu podejście jest dzisiaj tak samo aktualne jak 10 lat temu: nie pozwalam mojemu zespołowi tracić czasu na zadania, które można łatwo zautomatyzować.

Dropbox idealnie pasował do tego typu podejścia. Na samym początku funkcjonowania Agility in Mind pierwszy raz miałem styczność z Dropbox, gdy ktoś udostępnił mi dokumenty. Konfiguracja była bardzo łatwa, a obsługa intuicyjna. Od razu powiedziałem: „Wow, to naprawdę działa”.

 

Dropbox doskonale wpisuje się w moją wizję prostoty i elastyczności. Zauważyłem, że jest bezpieczny i dobrze działa, więc nie musiałem szukać dalej. 

Jak Dropbox podnosi i chroni wartość

 

Dzięki Dropbox możemy bezpiecznie współpracować, chroniąc przy tym naszą własność intelektualną. Jednym z najlepszych przykładów tego, jak korzystamy z Dropbox, jest wewnętrzny rozwój naszych kursów szkoleniowych. 

Od siedmiu lat oferujemy pakiet szkoleń, które prowadzimy dla firm na całym świecie – od Ameryki Północnej po Azję i Pacyfik. Rozwój pozwala nam nieustannie udoskonalać i ulepszać treść naszych kursów za pomocą nowych studiów przypadku i technik.

Opracowywanie i rozwijanie tych kursów nie przychodzi jednak samo. Utrzymywanie jakości i integralności tych produktów wymaga współpracy. Często przeglądamy nasze materiały szkoleniowe i udostępniamy je naszym konsultantom, którzy pracują w biurach w Wielkiej Brytanii i Nowym Jorku. Kiedy jednak przychodzi czas na przeprowadzenie kursu, musimy mieć ostateczną wersję prezentowanych na nim treści pod ręką. Miejscem, w którym współpracujemy i udostępniamy te treści jest właśnie Dropbox. 

Wszyscy w naszej organizacji uwielbiają mieć łatwy dostęp do informacji, ale jeszcze jednym powodem, dla którego udostępniamy pliki za pomocą Dropbox jest fakt, że chroni on nasze materiały. Członkowie zespołu spędzają czasem całe dnie lub nawet tygodnie na tworzeniu nowego produktu. Potrzebujemy więc platformy, która błyskawicznie zapisuje kopie zapasowe plików. Korzystamy z Dropbox, ponieważ gwarantuje on, że nie stracimy tego, co jest dla nas najważniejsze: naszej własności intelektualnej. Dzięki niemu nie tracimy czasu na odzyskiwanie utraconych dokumentów lub tworzenie nowych w celu ich zastąpienia.

Innym bardzo ważnym sposobem na oszczędzanie czasu są integracje Dropbox z naszą stroną internetową i systemem księgowym. W przypadku usług takich jak szkolenia nasi klienci płacą bezpośrednio przez naszą stronę internetową i wtyczkę WordPress, WooCommerce. Tworzy ona faktury, które są automatycznie przechowywane na naszym koncie Dropbox w formie plików PDF. Nasi konsultanci nie tracą również czasu na tworzenie wniosków o zwrot kosztów i wysyłanie rachunków pocztą. W tym celu korzystamy bowiem z programu o nazwie Receipt Bank, pozwalającym robić zdjęcia rachunków, które są przesyłane bezpośrednio do naszego systemu księgowego zwanego KashFlow i zapisywane na naszym koncie Dropbox jako pliki PDF. Abstrahując od oszczędności czasu, gdy zbliża się kontrola, mamy zapisaną każdą transakcję – bez konieczności przechowywania papierowych rachunków.

Możliwości współpracy nawet na odległość 

 

Dla nas współpraca zdalna jest od dawna czymś normalnym. Jednak w momencie, w którym pandemia koronawirusa wymusiła ograniczenia związane z przemieszczaniem się, praca zdalna stała się nową rzeczywistością także dla naszych klientów.

Nasi klienci byli przyzwyczajeni do tego, że konsultanci są zawsze na miejscu. Musieliśmy ich zapewnić, że nasza praca jest tak samo wartościowa jak wcześniej. W związku z tym pomogliśmy niektórym większym klientom przejść na pracę zdalną. To był wystarczający dowód na to, że nasz model działa. Nawet największa organizacja może pracować zdalnie, jeśli ma odpowiednie narzędzia. Jedyną prawdziwą przeszkodą jest psychika; praca zdalna jest nie tylko możliwa, ale i zauważalnie produktywna. 

Praca zdalna jest dla naszych konsultantów bardzo korzystna, ponieważ nie muszą oni spędzać czasu na dojazdach. Dzięki temu odkryli oni wiele możliwości, które pozwalają im pozostać w kontakcie w ciągu dnia. Właściwie przez ostatnie sześć miesięcy zespoły Agility in Mind współpracowały lepiej niż przed pandemią. Narzędzia takie jak Dropbox sprawiły, że praca zdalna jest dla naszego zespołu nowym, bezproblemowym zwyczajem. Nie musieliśmy zmieniać sposobu pracy, ponieważ nasz elastyczny model biznesowy zakładał łatwą adaptację.

Narzędzie, które rozwija się razem z nami

 

Do tego roku naszym największym wyzwaniem był nasz rozwój w skali 25% rocznie. To oczywiście stabilny wzrost, ale stanowi on również wyzwanie. Mianowicie: jak poszerzyć zespół, zachowując jednocześnie etos obowiązujący w organizacji?

Ciężko pracowaliśmy, by stworzyć zespół składający się z bezpośrednio zatrudnionych pracowników i nie polegać na zewnętrznych partnerach, takich jak inne firmy konsultingowe. To było dla nas ważne, ponieważ nie chcieliśmy doprowadzić do osłabienia przekazu lub podejścia naszej organizacji czy zmniejszenia nacisku na elastyczność i wyniki konsumenckie.

Dodawanie nowych pracowników i klientów do Dropbox zajmuje dwie minuty i jest na tyle intuicyjne, że nikogo nie trzeba uczyć, jak to robić.

W pewnym momencie zauważyliśmy, że funkcje udostępniania plików i współpracy są obsługiwane przez różne programy i zastanawialiśmy się, czy przejście na inną platformę nie byłoby bardziej wydajne. Na przykład do wiadomości e-mail i aplikacji biurowych wykorzystywaliśmy Microsoft, który stworzył usługę One Drive. Skoro płaciliśmy i za Dropbox, i za OneDrive (przez Microsoft 365), czy korzystanie z obu tych usług naprawdę miało sens?

Kiedy dokładniej się temu przyjrzałem, szybko zdałem sobie sprawę z tego, że ryzyko związane z całkowitym przeniesieniem się na OneDrive było znacznie większe niż potencjalne oszczędności wynikające z wyeliminowania Dropbox. Nie było żadnego powodu, dla którego mielibyśmy używać OneDrive, poza tym, że był on w pakiecie z wykorzystywanym już przez nas narzędziem. Byłem spokojny i usatysfakcjonowany działaniem Dropbox i nie potrzebowałem żadnych twardych danych, by to udowodnić. W głębi duszy wiem, że to właśnie Dropbox usprawnił Agility in Mind.

Zacznij bez ograniczeń

 

Określenie swoich procesów i narzędzi może być ciężką pracą, szczególnie dla nowych firm. Istnieje bardzo wiele narzędzi i mnogość ofert może być przytłaczająca. 

Radzę więc, by zacząć od opłacalnej i mało ryzykownej platformy, takiej jak Dropbox – szczególnie jeśli jesteś samodzielnym przedsiębiorcą i musisz współpracować z klientami. Nawet jeżeli nie masz pokaźnych funduszy, które można zainwestować w pracę, z czasem wykorzystasz więcej możliwości. 

To, co na początku było dla mnie bezpiecznym, pewnym i elastycznym sposobem na tworzenie wartościowych treści, jest dziś bezpiecznym i pewnym sposobem na współpracę zespołową.