Strumenti digitali che si adattano alla tua attività

Scritto da Andrew Jones, CEO di Agility in Mind.

 

Quando sei un imprenditore, è difficile sapere di quali strumenti avrai bisogno per avere successo. Come molti titolari di piccole imprese, ho avviato la mia attività senza una chiara idea di ciò che volevo. Tuttavia sapevo esattamente ciò che non volevo. 

A un certo punto della mia carriera mi sono sentito frustrato.  Mentre coordinavo grandi business unit nello sviluppo di prodotti software e soluzioni aziendali, ho visto più volte barriere inutili ostacolare le persone nello svolgimento del loro lavoro.

Osservando più attentamente gli accordi contrattuali, ho notato che i rapporti con i clienti diventano più incentrati sulle transazioni e meno sulla fiducia. In un ambiente simile, avevamo perso la vera capacità di collaborare. Quando finalmente ho imparato a conoscere modi più agili per lavorare, ho capito di avere tra le mani un'idea che avrei potuto portare sul mercato.

Ho fondato Agility in Mind dieci anni fa allo scopo di creare un'agenzia di consulenze che risolvesse un problema comune a tante organizzazioni: la rigidità dei propri processi e strutture. Attraverso il coaching e la formazione, aiutiamo i team a rispondere e ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato o dell'ambiente di lavoro. 

Sebbene una struttura non sia di per sé una cosa negativa, la rigidità ostacola il lavoro. L'organizzazione perde di vista il motivo principale per cui è formata da più persone, ossia la collaborazione. Agility in Mind rompe questo schema. I nostri programmi di coaching e formazione aiutano i clienti a riacquisire lo spirito di collaborazione eliminando le inutili limitazioni organizzative. Ciò si traduce in dipendenti più efficienti e, di conseguenza, aziende di successo.

Una soluzione che coincide con il mio approccio

 

Ciò che ci differenzia dalle altre organizzazioni di consulenza è il modo in cui creiamo flessibilità e agilità nei nostri modelli di business e di coinvolgimento. Cerchiamo sempre di allontanarci da quell'approccio commerciale che si limita all'acquisto di servizi di consulenza, in cui il punto principale sono le tariffe orarie. Al contrario, ci concentriamo su come aiutare i clienti a raggiungere i risultati desiderati.

Non volevo che i nostri strumenti interni cadessero nella stessa trappola delle organizzazioni che stavo cercando di aiutare. Avevo bisogno di strumenti aziendali che supportassero un'infrastruttura flessibile e che mi consentissero di impiegare il mio tempo nel lavoro effettivo. Questo aspetto di Agility in Mind è valido oggi quanto lo era 10 anni fa: non lascio che il mio team si perda in attività che fanno perdere tempo e che possono essere facilmente automatizzate.

Dropbox era la soluzione perfetta per questo approccio. Durante il primo periodo di attività di Agility in Mind ho provato Dropbox per la prima volta quando una persona ha condiviso con me dei documenti. Era molto facile da configurare e intuitivo. La mia reazione immediata è stata: "Wow, è davvero efficace".

 

Dropbox si integra perfettamente con la mia visione di semplicità e flessibilità. Ho visto che era sicuro e funzionava bene, perciò non ho sentito l'esigenza di cercare altri prodotti. 

Come Dropbox aggiunge valore e lo protegge

 

Con Dropbox, possiamo supportare la collaborazione in modo sicuro, così da proteggere la nostra proprietà intellettuale. Uno degli esempi migliori di come utilizziamo Dropbox è lo sviluppo interno dei nostri corsi di formazione. 

Da sette anni offriamo una suite di corsi di formazione alle aziende di tutto il mondo, dal Nord America all'Asia-Pacifico. E poiché siamo in continua evoluzione, perfezioniamo e miglioriamo continuamente i contenuti dei nostri corsi con nuovi casi di studio e tecniche.

Tuttavia, lo sviluppo e l'aggiornamento di questi corsi non possono essere realizzati lavorando isolati. Mantenere la qualità e l'integrità di questi prodotti richiede collaborazione. Spesso condividiamo e revisioniamo le nostre risorse di formazione assieme ai consulenti, che sono distribuiti in uffici in tutto il Regno Unito e a New York; tuttavia, quando arriva il momento di tenere un corso, dobbiamo avere la versione finale dei relativi contenuti a portata di mano. L'unico posto in cui condividiamo e collaboriamo su tali contenuti è Dropbox. 

Tutti all'interno dell'organizzazione apprezzano l'accesso immediato alle informazioni, tuttavia un altro motivo per cui condividiamo i file tramite Dropbox è che il nostro lavoro rimane protetto. A volte i membri del team trascorrono giorni o addirittura settimane a creare un nuovo prodotto, perciò abbiamo bisogno di una piattaforma che esegua il backup immediato. Utilizzando Dropbox abbiamo la certezza che non perderemo mai la risorsa più preziosa: la nostra proprietà intellettuale. Inoltre, evitiamo di perdere tempo cercando di recuperare documenti smarriti o creandone di nuovi per sostituirli.

Un altro importante fattore che consente di risparmiare tempo sono le integrazioni di Dropbox con il nostro sito web e il nostro sistema di contabilità. Per i servizi come i corsi di formazione, i clienti pagano direttamente sul nostro sito web, mentre il plugin di WordPress, WooCommerce, genera le fatture, che vengono archiviate automaticamente in Dropbox in formato PDF. Allo stesso modo, i consulenti non perdono tempo a creare richieste di rimborso spese e a inviare ricevute postali. Utilizziamo invece un sistema chiamato Receipt Bank, che consente loro di scattare foto delle ricevute, inviarle direttamente tramite il sistema di contabilità KashFlow e salvarle in PDF su Dropbox. Oltre al risparmio di tempo, quando è il momento di effettuare i controlli, ogni transazione rimane registrata senza la necessità di conservare ricevute cartacee.

Opportunità di collaborazione anche a distanza 

 

La collaborazione in remoto fa parte della nostra quotidianità da molto tempo. Tuttavia, con le chiusure dovute alla pandemia da coronavirus, è entrata a far parte anche della realtà dei nostri clienti.

I nostri clienti erano abituati a ricevere i nostri consulenti in sede. Dovevamo rassicurarli sul fatto che il nostro lavoro avrebbe avuto lo stesso valore di prima, perciò abbiamo aiutato alcuni dei clienti più grandi a passare al lavoro da remoto, dando prova dell'efficacia del nostro lavoro. Con gli strumenti giusti, anche le organizzazioni più grandi possono lavorare a distanza. L'unico vero limite è quello psicologico. Il lavoro in remoto non è solo possibile, ma è anche comprovatamente produttivo. 

Il lavoro in remoto si è dimostrato positivo per i nostri consulenti, che non trascorrono più molto del loro tempo in viaggio. Hanno scoperto diverse opportunità per tenersi in contatto tra loro e con i clienti durante la giornata lavorativa. Ad essere sinceri, il team di Agility in Mind è stato più collaborativo negli ultimi sei mesi rispetto a prima della pandemia. Gli strumenti come Dropbox hanno contribuito a rendere il lavoro in remoto la nuova normalità per il nostro team. Non abbiamo dovuto apportare modifiche ai flussi di lavoro perché il nostro agile modello di business era già predisposto per adattarsi ai cambiamenti senza creare attriti.

Uno strumento che cresce insieme a noi

 

Fino a quest'anno, la nostra maggiore difficoltà era gestire la portata della nostra crescita: circa il 25% di anno in anno. Si tratta di una crescita solida e costante, che però ci pone davanti a una sfida: come possiamo espandere il team mantenendo la nostra etica aziendale?

Abbiamo lavorato sodo per creare un team di dipendenti diretti anziché affidarci a collaboratori esterni come altri consulenti. Questo aspetto era molto importante per noi, in quanto non volevamo fare nulla che potesse sminuire il messaggio, l'approccio e l'attenzione che la nostra organizzazione pone sulla flessibilità e sui risultati dei clienti.

Aggiungere nuovi membri del personale e clienti in Dropbox richiede davvero pochissimo tempo ed è un'attività così intuitiva che non è necessaria alcuna formazione.

A un certo punto, abbiamo visto funzionalità di condivisione di file e collaborazione simili emergere in altre aree della nostra suite tecnologica e ci siamo chiesti se passare a un'altra piattaforma sarebbe stato più efficiente. Ad esempio, per la posta elettronica e le attività di ufficio utilizziamo Microsoft, che ora offre OneDrive. Dal momento che stavamo pagando l'abbonamento a Dropbox e che pagavamo anche OneDrive tramite Microsoft 365, aveva davvero senso utilizzare entrambi?

Dopo aver esaminato attentamente la questione, ho subito capito che i rischi di effettuare una migrazione completa su OneDrive superavano di gran lunga tutti i potenziali vantaggi in termini di costi derivanti dall'eliminazione di Dropbox e che non c'era motivo convincente per usare OneDrive, a parte il fatto che viene fornito con uno strumento che già utilizziamo. Mi fidavo di Dropbox ed ero soddisfatto del suo funzionamento, dunque non avevo bisogno di statistiche tecniche per dimostrare il suo valore. So bene che Dropbox ha migliorato Agility in Mind.

Inizia a lavorare senza vincoli

 

Determinare i propri processi e strumenti può essere difficile, soprattutto per le nuove aziende. L'offerta di strumenti è così vasta che effettuare una scelta può risultare un compito davvero arduo. 

Il mio consiglio è di iniziare con una piattaforma a basso rischio e a basso costo come Dropbox, soprattutto se si è imprenditori individuali che hanno bisogno di collaborare con i clienti. Anche se non hai grandi somme di denaro da investire, potai sempre incorporare nuove funzionalità nel corso del tempo. 

Quello che inizialmente consideravo un modo sicuro e flessibile per creare importanti contenuti è oggi un modo sicuro e protetto con cui i nostri team possono collaborare.