Digitale Tools, die mit Ihrem Unternehmen skaliert werden

Von Andrew Jones, CEO von Agility in Mind.

 

Als Unternehmer ist es nicht ganz einfach, herauszufinden, welche Tools für den Erfolg erforderlich sind. Wie viele Kleinunternehmer habe ich mein Unternehmen gegründet, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, was ich wollte – aber ich wusste genau, was ich nicht wollte. 

Während meiner beruflichen Laufbahn wurde ich immer frustrierter.  Während ich große Geschäftseinheiten bei der Entwicklung von Softwareprodukten und Geschäftslösungen leitete, sah ich immer wieder, wie unnötige Barrieren die Arbeit behinderten. 

Mit dem breiteren Schwerpunkt auf Vertragsvereinbarungen habe ich beobachtet, dass Kundenbeziehungen sich zunehmend auf das Geschäft und weniger auf das Vertrauen bezogen. In einer solchen Umgebung haben wir die Fähigkeit, wirklich zusammenzuarbeiten, verloren. Als ich schließlich von flexiblen Arbeitsweisen erfuhr, wusste ich, dass dies eine Idee war, die ich auf den Markt bringen konnte.

Ich habe Agility in Mind vor einem Jahrzehnt als Beratungsunternehmen gegründet, um ein Problem zu lösen, das häufig auftritt: Strukturen und Prozesse werden in Unternehmen mit der Zeit häufig unflexibel. Durch Coaching und Schulungen helfen wir Teams dabei, schnell auf Veränderungen auf dem Markt oder in ihrer Umgebung zu reagieren und sich an diese anzupassen. 

Während Struktur nichts Schlechtes ist, behindert fehlende Flexibilität die Arbeit. In Unternehmen wird aus den Augen verloren, warum alle überhaupt zusammengekommen sind: um zusammenzuarbeiten. Agility in Mind durchbricht diese vorgefertigte Form. Mit unseren Coaching- und Schulungsprogrammen können Kunden den Fokus wieder auf die Zusammenarbeit legen, indem unnötige organisatorische Beschränkungen beseitigt werden. Dies führt zu mehr Effizienz bei den Mitarbeitern – und damit zu einem erfolgreicheren Unternehmen.

Eine Lösung, die zu meinem Ansatz passt

 

Was uns von anderen Beratungsunternehmen unterscheidet, ist die Art und Weise, wie wir Flexibilität und Agilität in unsere eigenen Geschäfts- und Auftragsmodelle integrieren. Wir versuchen immer, uns von diesem Transaktionskaufansatz der Beratung zu lösen, bei dem es nur um die Abrechnung von Stunden geht. Stattdessen konzentrieren wir uns darauf, unsere Kunden dabei zu unterstützen, ihre gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Wir sollten mit unseren internen Tools nicht in die gleiche Falle wie die Unternehmen tappen, die ich unterstützen wollte. Ich benötigte Business-Tools zur Unterstützung einer flexiblen Infrastruktur und für mehr Zeit für wertvolle Arbeit. Das gilt heute bei Agility in Mind genauso wie vor 10 Jahren: Ich lasse nicht zu, dass sich mein Team in zeitraubenden Aktivitäten verzettelt, die einfach automatisiert werden können.

Dropbox passte perfekt zu diesem Ansatz. Zunächst lernte ich Dropbox bei Agility in Mind kennen, als jemand Dokumente für mich freigab. Die Einrichtung war sehr einfach und die Verwendung intuitiv. Meine unmittelbare Reaktion war: „Wow, das funktioniert wirklich.“

 

Dropbox passt genau in meine Vision einer einfachen und flexiblen Arbeitsweise. Da ich mich selbst davon überzeugen konnte, dass diese Methode sicher ist und gut funktioniert, hatte ich nicht das Bedürfnis, nach einer anderen Lösung zu suchen. 

So schafft und schützt Dropbox einen Wert

 

Mit Dropbox können wir die Zusammenarbeit auf sichere Weise unterstützen und gleichzeitig unser geistiges Eigentum schützen. Eines der besten Beispiele für die Nutzung von Dropbox ist die interne Entwicklung unserer Schulungskurse. 

In den letzten sieben Jahren haben wir eine Reihe von Schulungen angeboten, die wir für Unternehmen auf der ganzen Welt anbieten – von Nordamerika bis zum asiatisch-pazifischen Raum. Da wir uns ständig weiterentwickeln, verfeinern und verbessern wir auch unsere Kursinhalte kontinuierlich anhand neuer Fallstudien und Techniken.

Die Entwicklung und Aktualisierung dieser Kurse kann jedoch nicht isoliert erfolgen. Die Aufrechterhaltung der Qualität und Integrität dieser Produkte erfordert Zusammenarbeit. Häufig teilen wir unser Schulungsmaterial mit unseren Beratern in Büros in Großbritannien und New York und lassen es überprüfen. Wenn es jedoch an der Zeit ist, einen Schulungskurs zu führen, benötigen wir die endgültige Version. Der einzige Ort, an dem wir zusammenarbeiten und diese Inhalte miteinander teilen, ist Dropbox. 

Jeder im gesamten Unternehmen liebt den einfachen Zugriff auf Informationen. Ein weiterer Grund, warum wir das alles über Dropbox teilen, ist, dass unsere Arbeit so geschützt wird. Teammitglieder verbringen manchmal Tage oder sogar ganze Wochen damit, ein neues Produkt zu entwickeln, daher benötigen wir eine Plattform, die sie sofort unterstützt. Wir verwenden Dropbox, weil wir damit unser größtes Kapital schützen können: unser geistiges Eigentum. Außerdem verschwenden wir so keine Zeit mit dem Versuch, verlorengegangene Dokumente wiederherstellen oder neue Dokumente erstellen zu müssen, um sie zu ersetzen.

Auch durch die Integration von Dropbox in unsere Website und unser Buchhaltungssystem sparen wir viel Zeit. Für Dienstleistungen wie Schulungen zahlen unsere Kunden direkt auf unserer Website und unser WordPress-Plug-in, WooCommerce, generiert Rechnungen, die automatisch als PDF in Dropbox gespeichert werden. Ebenso verschwenden unsere Berater so keine Zeit damit, Spesenabrechnungen zu erstellen und ihre Belege mit der Post zu verschicken. Stattdessen verwenden wir ein System namens Receipt Bank, mit dem sie ihre Belege fotografieren und dann direkt mit dem Buchhaltungssystem KashFlow schicken können. Sie werden dann als PDFs in Dropbox gespeichert. Abgesehen von der Zeitersparnis haben wir, wenn es Zeit für eine Prüfung ist, jede Transaktion aufgezeichnet, ohne dass wir Papierbelege aufbewahren müssen.

Möglichkeiten der Zusammenarbeit auch bei räumlicher Trennung 

 

Ortsunabhängige Zusammenarbeit gehört für uns längst zum Alltagsgeschäft. Doch durch die Pandemie und den Lockdown wurde sie auch für unsere Kunden zur neuen Normalität.

Unsere Kunden waren es gewohnt, dass unsere Berater vor Ort sind. Wir mussten ihnen beweisen, dass unsere Arbeit den gleichen Wert hat wie zuvor, also halfen wir einigen unserer größeren Kunden bei der Umstellung auf die ortsunabhängige Arbeit. Dies war ein ausreichender Beweis dafür, dass unser Modell funktioniert. Mit den richtigen Tools kann selbst bei den größten Unternehmen ortsunabhängig gearbeitet werden. Die einzige tatsächliche Einschränkung ist psychologisch. Ortsunabhängiges Arbeiten ist nicht nur möglich, sondern auch nachweislich produktiv. 

Das ortsunabhängige Arbeiten aus der Ferne hat sich für unsere Berater als positiv erwiesen, denn sie verbringen nicht mehr so viel Zeit mit der An- und Abreise. Stattdessen haben sie weitere Möglichkeiten entdeckt, während des Arbeitstages in Kontakt zu bleiben. Agility in Mind hat in den letzten sechs Monaten als Team tatsächlich mehr zusammengearbeitet als noch vor der Pandemie. Tools wie Dropbox haben dazu beigetragen, dass das ortsunabhängige Arbeiten nahtlos zu einer neuen Normalität für unser Team geworden ist. Wir mussten unsere Workflows nicht ändern, da unser flexibles Geschäftsmodell gut für eine reibungslose Anpassung geeignet war.

Ein Tool, das mit uns wächst

 

Bis zu diesem Jahr war unsere größte Herausforderung, wie viel wir wuchsen – um rund 25 %, Jahr für Jahr. Das ist ein solides, stetiges Wachstum, aber es stellt auch eine Herausforderung dar: Wie können wir unser Team erweitern und gleichzeitig unser Ethos als Unternehmen beibehalten?

Wir haben hart daran gearbeitet, ein Team aus direkt eingesetzten Mitarbeitern zu schaffen, statt uns auf externe Mitarbeiter wie andere Beratungsunternehmen zu verlassen. Das war uns wichtig, denn wir wollten nichts tun, was die Botschaft, den Ansatz sowie die Betonung von Flexibilität und Kundenergebnissen unseres Unternehmens verwässern könnte.

Das Hinzufügen neuer Mitarbeiter und Kunden zu Dropbox dauert gerade einmal zwei Minuten, und es ist so intuitiv, dass die Verwendung keine Einweisung erfordert.

Wir haben letztlich ähnliche Funktionen zur Dateifreigabe und Zusammenarbeit in anderen Teilen unserer Technologie-Suite entdeckt und uns gefragt, ob der Wechsel auf eine andere Plattform effizienter wäre. Für unsere E-Mail- und Büroanwendungen verwenden wir beispielsweise Microsoft, das jetzt OneDrive bietet. Da wir für Dropbox und im Endeffekt auch für OneDrive über Microsoft 365 bezahlten, war es nicht wirklich sinnvoll, beides zu nutzen.

Nach genauerem Hinsehen wurde mir schnell klar, dass die Risiken einer vollständigen Migration zu OneDrive die potenziellen Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Dropbox bei Weitem überwiegen. Außerdem gab es keinen zwingenden Grund für die Verwendung von OneDrive, außer, dass es bei einem Tool enthalten war, das wir bereits verwendeten. Ich war zuversichtlich und zufrieden damit, wie Dropbox funktionierte – es war keine harte Metrik erforderlich, um das zu beweisen. Intuitiv weiß ich, dass Dropbox Agility in Mind besser gemacht hat.

Start ohne Einschränkungen

 

Die Festlegung der eigenen Prozesse und Tools kann harte Arbeit sein, besonders bei neuen Unternehmen. Das Angebot an Tools ist enorm – die Qual der Wahl. 

Ich rate, mit einer risikoarmen, kostengünstigen Plattform wie Dropbox zu beginnen, insbesondere wenn Sie Einzelunternehmer sind, der mit Kunden zusammenarbeitet. Auch wenn ihr Budget zunächst eingeschränkt ist, können Sie im Laufe der Zeit weitere Funktionen integrieren. 

Was ursprünglich eine sichere, flexible Möglichkeit für mich war, um meine eigenen wertvollen Inhalte zu erstellen, ist heute eine sichere Möglichkeit für unsere Teams zusammenzuarbeiten.