โดย Damien Correll ผู้อำนวยการฝ่ายครีเอทีฟของ Figma
ผมใช้ Dropbox มาตลอด ตั้งแต่สมัยเปิดสตูดิโอเล็กๆ จนถึงการใช้งานส่วนตัว และตอนนี้ก็นำมาใช้ที่ Figma ด้วย สิ่งที่เป็นประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของ Dropbox ตลอดช่วงเวลาการทำงานของผมก็คือลักษณะในการเก็บบันทึก ซึ่งทุกอย่างจะได้รับการจัดระเบียบและรวมอยู่ในที่เดียว ผมสามารถแบ่งปันงานที่กำลังดำเนินการและเอกสารประกอบที่ได้รับอนุมัติจากเมื่อ 2 ปีที่แล้วได้อย่างง่ายดายที่ Figma เราได้วางระบบที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนไว้ด้วย Dropbox ดังนั้นจึงง่ายต่อการเชื่อมโยงผลงานสร้างสรรค์ของเราเข้ากับทีมที่ต้องการใช้งาน
การจัดระเบียบช่วยให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
เรามีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ค่อนข้างเข้าใจง่าย เราเก็บงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการแยกจากชิ้นงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับปัญหาด้านการควบคุมเวอร์ชันของไฟล์ต่างๆ ผมรู้ว่าเป็นเรื่องที่จัดการได้ลำบาก แต่ผมคิดว่าโครงสร้างการสร้างโฟลเดอร์ซ้อนแบบเริ่มจากกว้างไปหาแคบมีประโยชน์มาก ยิ่งเรามีระเบียบและเสมอต้นเสมอปลายมากเท่าใด ทั้งตัวเราในอนาคตและคนอื่นๆ ก็จะยิ่งแยกดูและค้นหาสิ่งที่ต้องการในเวลาที่ต้องการได้ง่ายขึ้น
ให้สิ่งที่ผู้คนต้องการ
Dropbox ยังเหมาะสำหรับการแบ่งปันเนื้อหาข้อมูลงานที่ได้รับการร้องขอเป็นพิเศษกับสมาชิกจากทีมต่างๆ ที่ Figma อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คนในทีมการตลาดมีงานกิจกรรมในลอนดอนและอยากได้วิดีโอประกอบที่สามารถนำมาใช้ในงานกิจกรรมนั้นได้ เราสามารถทำการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นก็แบ่งปันโฟลเดอร์ที่มีชิ้นงานวิดีโอซึ่งได้รับอนุมัติแล้วทั้งหมดของเรา เพื่อให้ทีมการตลาดสามารถคัดเลือกวิดีโอที่ต้องการนำไปใช้งานได้ อีกเหตุผลที่ผมชอบแนวทางนี้ก็เพราะว่าพวกเขาจะสามารถเลือกสิ่งที่คิดว่าดีที่สุดสำหรับงานกิจกรรมนั้นได้ ทำให้ผมไม่จำเป็นต้องแบ่งปันชิ้นงานต่างๆ ไปจนกว่าจะพบสิ่งที่ต้องการ การจัดเตรียมระบบเก็บบันทึกแบบนั้นไว้ทำให้การทำงานราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราทำงานกับทีมต่างๆ ภายใน Figma
Paper ทำให้การฝังไฟล์เป็นเรื่องง่าย
เราใช้ Dropbox Paper สำหรับทำข้อมูลสรุปของงานสร้างสรรค์ และทีมผลิตภัณฑ์ของเราก็ใช้ Dropbox Paper เพื่อบันทึกคุณสมบัติใหม่ๆ ที่กำลังสร้าง สิ่งที่ผมชอบมากๆ เกี่ยวกับ Paper คือการที่สามารถฝังไฟล์งานออกแบบของ Figma ลงในเอกสารได้ง่ายมากๆ ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่สำคัญเพราะจะช่วยเรื่องการควบคุมเวอร์ชัน สิ่งต่างๆ อาจตกหล่นไปได้เมื่อคุณเข้าใกล้ขั้นตอนสุดท้าย และการฝังไฟล์ของ Figma ลงใน Paper โดยตรงจะช่วยลดขั้นตอนลงไปได้ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งกับการทำงานแบบไฮบริดและแบบกระจายศูนย์ที่กำลังเป็นรูปแบบการทำงานของทีมครีเอทีฟจำนวนมากในปัจจุบัน
นักออกแบบสามารถดำเนินการแก้ไขเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Figma ต่อไปได้ และการแก้ไขนั้นจะปรากฏให้เห็นในเอกสาร Paper ซึ่งจะช่วยให้ทีมครีเอทีฟของเราทำงานของตนได้แบบต่อเนื่องวนไปซ้ำๆ และลื่นไหลมากขึ้น อีกทั้งสร้างการรับรู้เกี่ยวกับตัวรูปแบบที่สมาชิกทีมการตลาดซึ่งไม่ใช่นักออกแบบจะคุ้นเคยและสบายใจเมื่อใช้งาน
ประชุมกับพันธมิตรแบบตอบโจทย์ทุกคน
เราเป็นทีมแบบกระจายศูนย์ มีบ่อยครั้งที่เราต้องจัดการกับเขตเวลาที่แตกต่างกัน และเมื่อเราทำงานด้วยความเร็วแบบที่เป็นอยู่ ก็ต้องดูแลให้ทุกคนมีส่วนร่วมไปพร้อมๆ กันเมื่อเร็วๆ นี้ เราได้ทดลองใช้วิธีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส พร้อมกับใช้ Dropbox Capture ในการแจ้งความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ผ่านงานนำเสนอที่บันทึกไว้ วิธีนี้ช่วยให้ทีมในแคลิฟอร์เนียสามารถแบ่งปันข้อมูลอัปเดตกับทีมในนิวยอร์กได้ตามเวลาที่เหมาะสมสำหรับทั้งสองทีม โดยตอนนี้เวลาที่เราประชุมกันจะใช้ไปกับการปรึกษาหารือมากกว่าการนำเสนอ ช่วยให้เกิดกระบวนการทำงานร่วมกันที่ให้ผลลัพธ์มากขึ้น
Dropbox ทำให้งานสร้างสรรค์ของเรามีความคล่องตัวมากขึ้น
งานไม่อาจประสบผลได้ หากขาดการร่วมมือที่ Figma เราเชื่อว่าต้องใช้ความร่วมมือเป็นทีมในการกำหนดวิสัยทัศน์ตลอดจนดำเนินการสร้างชิ้นงานที่สมบูรณ์และส่งมอบให้ลูกค้าได้ ซึ่ง Dropbox เป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์ทีมครีเอทีฟทุกทีมในแบบที่ทีมจะรู้สึกสบายใจที่สุดในการแบ่งปันผลงานและขับเคลื่อนโปรเจ็กต์ไปข้างหน้า
ซึ่งโซลูชันนี้ทำให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปเร็วขึ้น และยังช่วยให้เราไม่เพียงแต่ตอบสนองเท่านั้น แต่ยังเชื้อเชิญผู้อื่นให้แบ่งปันงานของตนเอง รวมถึงช่วยให้เผยแพร่งานออกไปได้รวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้นด้วย
