Som frilansare är du van vid att ha många järn i elden. Du är inte bara det kreativa geniet bakom ditt arbete, du är också revisorn, marknadsföraren och kundtjänstrepresentanten. Att skicka fakturor till dina kunder är en av de viktigaste uppgifterna du har.
Men hur gör man det på bästa sätt? I den här artikeln ger vi vägledning om när och hur man skickar en professionell faktura till en kund, inklusive verktyg för att effektivisera processen och tips för att följa upp obetalda fakturor.
När ska jag skicka min faktura?
Det finns några olika uppfattningar om när man ska skicka en faktura till en kund. Somliga frilansare föredrar att skicka sina fakturor innan de börjar arbeta, medan andra väntar tills arbetet är slutfört. Varje alternativ har sina egna fördelar:
Före: Idealiskt för uppdrag eller engångsprojekt där du behöver köpa ytterligare material för att slutföra arbetet, eller för långsiktiga projekt där arbetet levereras i omgångar. Du kan också be om en delbetalning i förskott om kassaflödet är ansträngt eller om kunden i fråga har en historia av missade förfallodagar och sena betalningar.
Efter: De flesta frilansare fakturerar sina kunder så snart en order eller ett projekt har slutförts. Du kan också låta det gå några dagar mellan projektleverans och fakturering för att säkerställa att kunden är nöjd. För löpande avtal kan det vara enklare att skicka fakturor på månadsbasis. Detta innebär att du får regelbundna och förutsägbara betalningar och gör det enklare för din kund att utfärda och behandla fakturorna.
I slutändan är det tre huvudsakliga faktorer som avgör när det är bäst att skicka fakturan:
- vilken typ av produkt eller tjänst du erbjuder
- dina betalningsvillkor och ekonomiska krav eller din ekonomiska situation
- din relation med kunden.
Olika sätt att skicka fakturor
När du har bestämt dig för när du ska skicka fakturan måste du välja hur du ska skicka den. Det finns några olika alternativ, vart och ett med sina egna för- och nackdelar.
1. Med posten
I en tid med fakturering via e-post och internet kan det kännas som en föråldrad metod att skicka fakturor per post. Det finns dock fortfarande vissa fall där det kan vara det bästa alternativet. Om din kund till exempel inte använder fakturering via e-post eller internet, eller om du föredrar säkerheten med att skicka ett fysiskt dokument, kan det vara bra att skicka fakturan med post.
Det är viktigt att komma ihåg att det kan vara långsammare, osäkrare och dyrare att skicka fakturor per post än att fakturera och betala online. Dessutom är den här metoden mer sårbar för misstag. Människor och företag flyttar ofta, och du kan aldrig vara säker på att du har den senaste kontaktinformationen (eller att du har skrivit den på rätt sätt på kuvertet).
2. Via e-post
E-post är det vanligaste sättet för frilansare att skicka fakturor. Det är snabbt, enkelt och bekvämt, och du kan enkelt spåra när din faktura har öppnats och visats.
För att skicka en faktura via e-post laddar du helt enkelt upp fakturafilen som en bilaga, skriver en lämplig ämnesrad och skickar e-postmeddelandet till din kund. Du kan också inkludera ett kort meddelande i e-postmeddelandets brödtext, till exempel ”Bifogat finns min faktura för ert senaste projekt”.
3. Via din molnlagring
Om du använder en programvara som Dropbox för att hantera dina fakturor kan du skicka fakturor direkt från ditt konto med bara en länk. Det kan vara ett bekvämt alternativ eftersom du kan skapa, hantera och skicka dina fakturor från ett och samma ställe.
Så här skickar du fakturor med Dropbox
Med Dropbox kan du ladda upp din fakturamall till ditt konto och omvandla den till en återanvändbar och redigerbar PDF som du kan dela direkt från Dropbox eller med en enkel länk.
När dina fakturor är klara att skickas kan du välja att använda en särskild funktion för dokumentdelning som Skicka och spåra för att se hur dina kunder hanterar dina fakturor efter att de har delats. Detta kan vara särskilt användbart om du vill försäkra dig om att dina kunder har tagit emot och sett dina fakturor.
Du kan också ställa in unika delningsinställningar för varje mottagare, övervaka åtgärder som vidtas på ditt innehåll och analysera visningstrender för dina delade filer i en central instrumentpanel.
Tips för uppföljning av fakturor
Om du inte får betalt för din faktura inom de överenskomna tidsfristerna kan du behöva följa upp ärendet med din kund.
Här är några tips för att följa upp obetalda fakturor:
- Börja med ett telefonsamtal för att kontrollera att du har skickat fakturan till rätt person eller avdelning.
- Skicka en påminnelse via e-post på förfallodagen om betalningen inte har gjorts.
- Om detta inte hjälper kan du prova en alternativ metod, till exempel att skicka ett brev med posten.
- Var bestämd men artig i din kommunikation och ange tydligt konsekvenserna av att inte betala i tid, såsom avgifter för sen betalning eller avstängning av framtida tjänster.
- Anteckna alla dina uppföljningsförsök och de svar du får ifall du skulle behöva eskalera ärendet.
- För att underlätta för din kund att betala kan du överväga att erbjuda alternativa betalningsmöjligheter, till exempel en betalningsplan.
- Om alla försök misslyckas kan du fundera på att söka juridisk rådgivning eller anlita en inkassobyrå för att driva in betalningen.
Eftersom en god relation med dina kunder är avgörande för ditt företags framgång, bör du tänka på att alltid vara professionell och hantera situationen med respekt.
Effektivisera varje steg i faktureringsprocessen
Dropbox kan hjälpa dig att effektivisera hela faktureringsprocessen, från att skapa och anpassa fakturor till att skicka dem till dina kunder och spåra deras status.
Konvertera enkelt PDF-fakturor till redigerbara mallar som du kan anpassa innan du skickar dem till en kund. Och med Skicka och spåra kan du spåra när dina fakturor öppnas och visas, så att du vid behov snabbt kan göra en uppföljning med dina kunder.
Med Dropbox kan du spara tid och krångel med faktureringsuppgifterna och fokusera på det du gör bäst – att skapa bra arbete för dina kunder.