Projektledning är ofta det sista vi tänker på när vi behöver få saker gjorda inför en tajt deadline eller växande arbetsbörda. Men att inte prioriterar arbetsuppgifter kan skada effektiviteten och potentiellt få hela projektet att spåra ur.
För att undvika detta behöver du utveckla ett system för tidshantering och prioritering av uppgifter. Med en hållbar strategi för att prioritera arbetsuppgifter kan du hålla fokus och ta dig igenom bruset av ständiga distraktioner.
Innan vi tittar på några handgripliga sätt att prioritera uppgifter kan vi påminna oss själva om varför det är så viktigt.
Varför är det viktigt att prioritera arbetsuppgifter?
I dagens hektiska värld kan det ibland vara frestande att jonglera med flera uppgifter på arbetslistan samtidigt. Men det kan bli överväldigande – var ska man ens börja?
Om du inte prioriterar arbetsuppgifterna kan det verka lättare att börja med de enkla eller icke brådskande uppgifterna först. Men om du börjar med att bocka av de enklare uppgifterna kan det i själva verket ge en felaktig bild av förloppet. När det väl är dags att ta tag i de tyngre eller tidskänsligare uppgifterna är du redan helt slut.
Att hålla koll på arbetsbördan blir svårt om du gör fel saker vid fel tidpunkt. Det kan verka som att du är produktiv när du bockar av många små uppgifter, men det kan faktiskt ha en negativ inverkan på din effektivitet. Det kan ta längre tid att slutföra ett projekt eftersom du inte har prioriterat uppgifterna på rätt sätt.
Fem tips på hur du prioriterar uppgifter på jobbet
Ingen gillar missade deadlines. Det är därför det är så viktigt att prioritera arbetsuppgifter – det hjälper dig att fokusera, hantera tiden effektivt och i slutändan prestera så bra som möjligt.
Vi ska titta på fem användbara metoder för att prioritera uppgifter.
1. Identifiera vad som är viktigt och vad som är brådskande
Viktiga uppgifter är de som måste vara på att-göra-listan, eftersom de stöttar projektets långsiktiga mål eller strategier, men är inte så tidskänsliga. Det kan gälla nödvändiga dagliga uppgifter eller sådana med en deadline senare i projektet.
Brådskande uppgifter är sådana som behöver uppmärksammas omedelbart. Du har inte råd att hoppa över dessa eftersom det skulle kunna få direkta negativa konsekvenser för projektet och teamet om de inte hanteras direkt.
Att skilja viktiga saker från brådskande är första steget i att prioritera ditt arbete. När du väl vet vilka uppgifter du ska starta med kan du börja implementera rätt verktyg och metoder för att hålla fokus.
2. Gör inte flera saker samtidigt
Att fylla sitt schema med allt för många konkurrerande prioriteringar och komplexa uppgifter är som att be om att bli utbränd. Fokusera på en uppgift i taget för att kunna ge den din fulla uppmärksamhet. Du kommer tacka dig själv senare när du tittar igenom arbetet och bara har få ändringar att göra.
Detta är en enkel och effektiv metod för att förbättra effektiviteten. När vi har konkurrerande prioriteringar känner många ett behov av att ha flera flikar öppna i webbläsaren för att ha precis allt nära till hands, för säkerhets skull.
Överväg istället att samla projektfiler, länkar, mejl och annat material i grupper som du kan gå tillbaka till när du behöver dem.
I Dropbox Dash kallar vi dessa ”buntar” och de använder AI för att hålla dig och ditt material – både alla appar och webbläsare – på ett enda ställe. Buntarna använder sedan AI för att hålla allting organiserat, så att du kan fokusera mer på ”vad” och ”hur” du slutför det viktiga arbetet och mindre på ”var”.
3. Skapa ett schema – och håll dig till det
Ett tydligt schema kan hjälpa till att effektivt planera, hantera och fördela din tid. Det fungerar som en färdplan som anger vilka uppgifter som behöver göras innan slutet av dagen, veckan eller månaden.
Ett AI-drivet centraliserat verktyg som Dropbox Dash kan hjälpa till att hålla din arbetsdag på en central sida. Vilka möten du ska vara med på, vilka filer du behöver och vilka projekt du ska prioritera finns i en och samma flik.
Att utnyttja kraften från AI minskar den tråkiga manuella processen att harva igenom flera kalendrar, att-göra-listor och påminnelser för att skapa ditt schema. Allt är smidigt integrerat i en central plattform som ger dig personliga rekommendationer som passar just ditt arbetsflöde.
4. Etablera ett prioriteringssystem för hela teamet
Ditt arbete sker inte i silor. Om du arbetar i ett team som värdesätter samarbete kommer ett tydligt prioriteringssystem att hjälpa till att undvika problem med kommunikationsmissar kring deadlines, arbetets omfattning och tilldelade uppgifter.
När du prioriterar projektarbete som ett team kan du fördela uppgifter bland teammedlemmar beroende på vem som har passande tid, sammanhang och erfarenhet. På så sätt kan du fokusera din uppmärksamhet på de brådskande och viktiga uppgifterna som behöver åtgärdas omedelbart.
5. Hantera distraktionerna
Ibland kan det verka som att lösningen för att hitta en enkel fil eller information är att hoppa omkring på skrivbordet eller webbläsaren och kolla igenom alla appar, flikar och verktyg. Men att ha så många saker öppna på samma gång kan lätt göra dig ofokuserad på den faktiska uppgiften. Hur blir det med att svara på den där snabba ad hoc-förfrågan från kollegan eller kolla mejlen?
Istället för att växla mellan appar och fastna i att skjuta upp saker kan du spara tid och minska distraktionerna med ett universellt sökverktyg som hjälper dig att hitta allt från ett enda sökfält.
Spara inte bara tid – använd den väl
Dropbox interagerar med de verktyg du använder varje dag för att hjälpa dig att fokusera mindre på rutinarbeten och mer på stora idéer.
Minimera tiden du lägger på tråkiga administrativa uppgifter och triviala aktiviteter och fokusera istället energin och kreativiteten på det som spelar roll, så att du kan arbeta smartare, inte hårdare.
