Att hålla uppmärksamheten och öka sitt fokus
Du befinner dig i en oändlig cykel av sena nätter och ögongrusiga morgnar efter veckor av multitaskingarbete som splittrar din uppmärksamhet. En dag behöver du ordentligt fokus på en viktig uppgift, men du klarar det bara inte. Att veta hur man ska göra för att fokusera på jobbet är en viktig kunskap, men hur gör man om man har tappat det?
Vare sig du var barnet som klättrade på bänkarna eller bokmalen som inte hade några problem med att rikta uppmärksamheten åt rätt håll, kan det som vuxen fortfarande vara utmanande behålla engagemanget på jobbet.
Men den här gången handlar allt om dig: i en arbetsmiljö är tidshanteringen, beslutsfattandet och den disciplinerade uppmärksamheten ditt eget ansvar. Bristande koncentration kan påverka både stora och små team negativt. Och som frilansare eller småföretagare vet du att fokus på arbetet samtidigt som du jonglerar flera projekt är en garant för att du ska kunna få ut lika mycket ur verksamheten som du investerar.
Ett bättre fokus som låter dig blåsa igenom arbetsuppgifterna kan också vara belönande i sig självt. Du får inte bara ett bättre resultat, utan kan också göra övergripande livsstilsförändringar till det bättre. En dålig ”balans mellan arbete och privatliv” anges ofta som den främsta orsaken till missnöje hos personalen. Undersökningar har faktiskt visat att ökad produktivitet kan vara nyckeln till att förbättra denna balans , snarare än ett ensidigt fokus på själva balansen mellan arbete och fritid. Och naturligtvis börjar resan mot ett bättre fokus hemma.
Så förbättrar du ditt fokus med bättre sömn
Oavsett vilka mål du har – avsluta ett projekt, avsluta en affär, få en massa försenat pappersarbete ur världen – är kvalitetssömn ett måste. Du kommer inte att få mycket gjort alls, eller åtminstone inte gjort bra, om du är trött. Det är väldokumenterat att sömnen påverkar arbetsproduktiviteten. Och det är inte förvånande att många av världens mest produktiva genier har tagit tupplurar för att hålla energinivåerna uppe. Om du leder ett team är din tid förmodligen för värdefull för att du ska kunna lägga den på tupplurar på eftermiddagen, men du bör ändå se till att du får vilan du behöver varje natt, och kanske också tar vara på de möjligheter du får under dagen. Med distansteam eller team som är utspridda över flera våningar eller byggnader kanske du skyndar mellan olika avdelningar eller enheter för att hålla projektet på banan. Lyckligtvis gör Dropbox att du slipper detta, och till och med kan få fem minuter över då du bara sitter ner och samlar tankarna, vilket kan göra underverk för ditt fokus och din hjärnfunktion.
Sömnen ger ditt sinne och din kropp tid att vila och revitalisering efter arbetsdagen. Den rekommenderade sömnmängden för en genomsnittlig vuxen person är mellan sju och nio timmar per natt. Mindre än detta kan orsaka sömnbrist, men för mycket sömn kan också ge låga energinivåer. Det kanske känns som om extra arbetstid kan hjälpa dig att komma ifatt i arbetet så att du kan ta igen din sömn på helgen, men detta blir i slutändan kontraproduktivt.
Se till att du upprätthåller en god sömnhygien varje natt. Förbjud telefonsamtal och SMS i sängen, och förvara om möjligt telefonen i ett annat rum. Vik helt enkelt din tid enbart åt att koppla av och varva ner. Om du verkligen låter dig själv ladda din mentala energi vid dagens slut kan du vakna du utvilad och redo för jobbet nästa morgon.
Så fokuserar du på arbetet med mindfulness
Koncept som ”djuparbete” och ”målmedveten träning” bygger på tanken om att behärska sitt eget sinne. Att utöva mindfulness ses alltmer som nyckeln till produktivitet.
Föreställ dig en golfare som tränar på sin sving om och om igen. Utan mindfulness går rörelsen bara på autopilot när golfaren gör så många repetitioner han bestämts sig för under dagen. Målmedveten träning kräver att varje sving analyseras så att förbättring kan ske mellan repetitionerna, i små avsiktliga steg.
Arbetsplatsen kanske inte är en golfbana, men samma regler gäller. Istället för att gå till kontoret och hoppas att ren viljestyrka och höga energinivåer ska garantera en framgångsrik dag (vilket inte är realistiskt) bör du ta en närmare titt på varje del av din dag.
Vaknar du upp samtidigt varje dag? Ger du dig själv tillräckligt med tid i badrummet och vid påklädningen? Har du gott om tid att äta frukost, och ser du till att frukosten inte är en sockerbomb? Om svaret är nej börjar resan mot bättre fokus här. Så enkelt är det. I slutändan kan du börja förbättra ditt fokus på jobbet bara genom att förbättra din morgonrutin.
”Djuparbete” fungerar på samma sätt och avser att du kan rikta in dig på en uppgift när du eliminerat alla distraktioner. Om du ansträngt dig för att inte använda telefonen precis innan du går och lägger dig och är disciplinerad när du vaknar på morgonen kan du enkelt överföra samma tänkesätt till när du hanterar din arbetsbelastning och därifrån också hjälpa ditt team att implementera dessa livsförbättrande förändringar.
Mindfulness hjälper dig att bli medveten om – och vara beredd att bryta – dåliga vanor och istället införa goda vanor i deras ställe. Detta är ett viktigt sätt att förbättra din produktivitet. Det är när allt kommer omkring svårt att vara redo för en fantastisk arbetsdag om man kommer till jobbet stressad och hungrig efter en hektisk och förvirrad morgonrutin.
En bättre produktivitet på jobbet börjar med digitala verktyg
När du har börjat förbättra ditt fokus från grunden med vanor i vardagen kan du också börja introducera externa verktyg. Alla ansvarar så klart själva för sin sömn och sina rutiner utanför arbetsplatsen, men på jobbet kan digitala verktyg hjälpa dig och ditt team hålla fokus och bli mer organiserade.
Att koppla samman teamet med ett företagskonto i Dropbox är ett sätt att göra detta. Du slipper hoppa mellan olika mappar, fönster och enheter för att hitta dina kollegors filer, eller springa mellan avdelningar för att få fatt i dem. Om tiden är knapp kan Dropbox bli ett perfekt digitalt nav där du kan se allt du behöver på ett och samma ställe.
Istället för att dra in alla på ett möte kan du spara värdefull tid med en förinspelad video. Du kan enkelt skapa, göra röstpålägg, markera och dela med Dropbox Capture, vare sig det handlar om en video, skärmdump eller GIF-bild.
Man kan aldrig mer gömma sig bakom ”Jag har inte sett det mejlet”. Och man slipper slösa tid på att rusa runt på kontoret för att ta reda på vem som gör vad, och samtidigt bli distraherad av småprat på vägen. När du väl är fokuserad och ”i zonen” är du fri att vara mer produktiv – och samtidigt njuta av det du gör.
Prova en digital detox
Digitala verktyg kan vara fantastiska, men det finns en skillnad mellan produktiva arbetsverktyg som Slack eller Trello och digitala distraktioner som sociala medier och SMS. Produktiviteten på arbetsplatsen handlar om att vara engagerad och närvarande i ögonblicket. Du kan eliminera produktivitetsdränerande distraktioner omedelbart genom att sätta vänner och följare på ”mute”. Trilla inte ner i fällan ”Jag ska bara titta snabbt”, eftersom du knappt ens behöver titta på ett meddelande för att fastna i det och bli distraherad.
Om ditt huvudsakliga fokus klockan 9 är flödet på dina sociala medier, kommer du säkert att tappa motivationen för arbetet när det senaste kalkylarket landar i din inkorg klockan 9.05. Detsamma kan hända med hundratals andra program du arbetar med dagligen. Den smarta Dropbox-arbetsytan ger emellertid dig och ditt team central åtkomst till alla viktiga appar och filer, vilket gör att ni slipper växla fram och tillbaka mellan appar och plattformar – för gott. Du kan bara släppa en fil från Slack direkt till teamets Trello-kort utan att någon behöver leta igenom sina webbläsarflikar. Med Dropbox kan ni undkomma distraktionerna och ändå vara uppkopplade.
Samarbeta och lyssna
Samarbetet är ett annat område där människor riskerar att tappa fokus. Även om du arbetar felfritt med ett team med ett dussin medlemmar är ständiga aviseringar och frågor en konstant distraktion. Med rätt produktivitetsverktyg kan emellertid lagarbetet bli spännande och roligt snarare än en irritation. I Dropbox kan du hålla kontakten med teamet och kommentera och tilldela arbete över olika appar och enheter, så att lagarbetet blir helt naturligt. Ni kan skapa och redigera som ett team i Dropbox Paper , skapa deadlines, begära ut filer säkert och effektivisera arbetsflödet med fullständig översikt så att ni vet exakt vad alla gör. Genom att förbättra produktiviteten kan du också lägga till korta pauser och ladda batterierna under stressiga dagar. Och om du arbetar ensam kan dessa verktyg hjälpa dig att hålla koll på hela din att göra-lista samtidigt som du kan bjuda in kunder att dela feedback på ett säkert sätt.
Hålla fokus
Om du vill veta hur du kan fokusera bättre är det viktigt att förstå att ditt fokus inte bara är något som finns på jobbet. När du lär dig att utöva mindfulness i din vardag – från det ögonblick som din väckarklocka ljuder på morgonen till det ögonblick ditt huvud landar på kudden på kvällen – kan du förbättra din förmåga att fokusera avsevärt. I slutändan kommer du att bli mycket starkare i ditt arbete och ha bättre möjlighet att få fram det bästa ur ditt team – och samtidigt också njuta mer.
