I ditt arbete som frilansare i juristbranschen fyller fakturor en viktig funktion i den dagliga verksamheten. Fakturorna är inte bara ett sätt att begära betalning från klienterna, de utgör också ett centralt verktyg för att hantera kassaflödet.
Genom att skicka ut fakturor snabbt och spåra betalningar kan du se till att du har ett jämnt inkomstflöde för att täcka dina utgifter och få ditt lilla företag att fungera smidigt.
Utöver allt detta kan du med en effektiv faktureringsprocess även upprätthålla korrekta register, hålla dig till grundläggande bestämmelser eller juridiska processer och säkerställa konfidentialitet mellan dig och klienterna.
I den här artikeln går vi igenom de viktigaste sakerna som du bör tänka på när du skapar, skickar och hanterar fakturor som frilansande jurist eller oberoende advokat. Vi utforskar också hur Dropbox kan automatisera och förenkla faktureringsprocessen för juridiska tjänster för att förbättra det övergripande arbetsflödet.
Då ska du använda juridiska fakturor
Det finns flera olika fall inom advokatyrket där det är viktigt att upprätta en faktura.
Om du är oberoende advokat eller frilansande jurist är fakturor nödvändiga för att kunna fakturera klienterna för de juridiska tjänster som du tillhandahållit. De beskriver den tid du har lagt på varje uppgift och motsvarande avgifter. Detta hjälper dig inte bara att hålla kolla på arbetet och betalningarna utan ger också klienterna en tydlig uppdelning av de tjänster de debiteras för.
Fakturor används också vanligtvis efter att en specifik juridisk tjänst har utförts, till exempel en konsultation eller rådgivning. Fakturor behövs dessutom när du tar betalt för utformning av juridiska texter eller för juridiska undersökningar.
Dessa fakturor fungerar som dokumentation av de tjänster som tillhandahållits och de tillhörande kostnaderna och kan användas för bokföring eller framtida bruk. Det är viktigt att komma ihåg att fakturor inte bara är att rekommendera för bokföringsändamål utan också kan krävas enligt lag i vissa jurisdiktioner.
Med detaljerade klientfakturor kan du upprätthålla transparenta faktureringsrutiner och se till att du och klienten är överens om de tjänster som tillhandahålls och de avgifter som tas ut.
Detta ska du inkludera i en juridisk faktura
En välgjord juridisk faktura ska innehålla flera viktiga delar. Du kan spara tid och få ut fakturorna snabbare genom att samla denna viktiga information i en anpassningsbar PDF-mall som du enkelt kan redigera.
För det första ska fakturan tydligt visa advokatens eller advokatbyråns uppgifter, inklusive namn, kontaktinformation och logo. Klientinformation ska också framgå tydligt, till exempel namn, adress och kontaktuppgifter. Fakturadatum och förfallodatum bör anges, med information om datum för utfärdande och förfallodatum för betalning.
En central del av fakturan är beskrivningen av debiterbara timmar som lagts på juridiska tjänster. Den ska omfatta en detaljerad specifikation av tillhandahållna tjänster, till exempel konsultation, dokumentgranskning eller undersökningar. Varje tjänst ska anges som en separat post i tabellformat.
Timpris eller fast avgift ska anges tydligt för varje tjänst, tillsammans med uppgifter om eventuella betalningsvillkor, till exempel förseningsavgifter. Eventuella specificerade kostnader bör också inkluderas, med en uppdelning av de extra kostnader som uppstått.
Utifrån all denna information specificerar du sedan det totala beloppet som ska betalas samt betalningsmetoder, till exempel betal- eller kreditkort.
Avslutningsvis ska alla uppgifter om juridisk efterlevnad inkluderas för att säkerställa att fakturan uppfyller lagkraven, till exempel nödvändiga juridiska uttalanden eller ansvarsfriskrivningar.
Så hanterar du juridiska fakturor med Dropbox
Om du inte använder ett faktureringsprogram och istället skapar fakturor manuellt som dokument kan Dropbox vara ett värdefullt verktyg för att lagra, organisera och dela dem.
Med Dropbox kan du enkelt ladda upp fakturor till ditt konto så synkas de direkt till alla dina enheter som redigerbara PDF-filer. På så sätt kan du komma åt dina fakturor var och när som helst. Du kan också dela dokument direkt från din molnlagring med bara några få klick.
Om du vill ha mer avancerade filsändningsfunktioner som engagemangsspårning kan du skicka fakturorna med Skicka och spåra. Med denna funktion kan du spåra när fakturorna har öppnats och visats av dina klienter, vilket ger värdefulla insikter om klientengagemanget.
Genom att utnyttja alla funktioner i Dropbox kan du effektivisera de tidskrävande administrativa uppgifterna som ingår i den juridiska faktureringsprocessen och rikta ditt fokus på att utföra ditt viktiga arbete.
Förenkla fakturahanteringen för jurister med Dropbox
Det behöver inte vara en tidskrävande uppgift att skapa och hantera juridiska fakturor. Med Dropbox kan du effektivisera processen och fokusera på det viktigaste – ditt arbete.
Dropbox erbjuder ett centraliserat nav där du kan lagra, redigera och dela fakturor, vilket gör det enklare än någonsin att skapa, anpassa och skicka professionella juridiska fakturor. Prova Dropbox idag och upplev hur enkel och effektiv modern juridisk fakturering kan vara.