Как создать рабочий процесс управления документами

В современную цифровую эпоху для компаний всех размеров актуальна проблема управления постоянно растущим объемом документов. Чтобы оптимизировать операции, связанные с документами, повысить производительность и обеспечить эффективность совместной работы, необходим правильно структурированный рабочий процесс управления документооборотом.

В этом руководстве мы в деталях изучим концепцию цифрового рабочего процесса управления документооборотом. Мы расскажем о его преимуществах и поможем вам создать собственный рабочий процесс, соответствующий потребностям вашей компании, с помощью пошаговых рекомендаций.

Что такое рабочий процесс управления документооборотом?

Рабочий процесс управления документооборотом — это систематический процесс работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла. Он состоит из различных этапов, таких как создание и изменение документов, их хранение, распространение, утверждение, внедрение, а также архивирование или удаление.

Рабочий процесс позволяет организовать время и распределить ресурсы эффективнее, чем при обработке документов и управлении ими без четкой системы. Вы будете знать, какой сотрудник отвечает за какой этап процесса, и задания станут более стандартизированными, что практически исключит вероятность путаницы.

Этот рабочий процесс не следует путать с системой управления документооборотом (СУД), которая ориентирована на ресурсы и технологии для хранения и упорядочения документов. В нем особое внимание уделяется процессам, связанным с созданием и использованием документов.

Преимущества рабочего процесса управления документооборотом

Внедрение комплексного рабочего процесса управления документооборотом обеспечивает бизнесу множество преимуществ:

• Повышает эффективность совместной работы. Оптимизированные рабочие процессы способствуют беспрепятственному сотрудничеству между участниками команды, позволяя эффективно обмениваться документами, редактировать их и оставлять отзывы.
• Помогает обеспечить соответствие требованиям. Четко определенный рабочий процесс обеспечивает соблюдение нормативных и законодательных требований, снижая риск их нарушения.
• Сокращает количество задач, выполняемых вручную. Автоматизация рабочего процесса позволяет сэкономить драгоценное время и ресурсы. Вместо того чтобы тратить время на однообразные задания, ваша команда может заняться более стратегическими вопросами.
• Улучшает доступность документов. Эффективные рабочие процессы упрощают поиск и извлечение документов, что повышает производительность в целом.
• Повышает эффективность. Оптимизированные рабочие процессы сводят к минимуму узкие места и задержки, что повышает эффективность работы всей организации.

Составляющие рабочего процесса управления документооборотом

Типичный рабочий процесс управления документооборотом состоит из нескольких ключевых составляющих:

1. Создание и изменение. Документы создаются, а затем в них вносятся изменения. Управление версиями позволяет отслеживать различные версии документа по мере внесения изменений в реальном времени.
2. Хранение. Документы надежно сохраняются в централизованном месте, например в облачном хранилище, что обеспечивает легкий доступ и извлечение.
3. Распространение и передача. Документы отправляются соответствующим заинтересованным сторонам как внутри компании, так и за ее пределами.
4. Утверждение и отзывы. Документы проходят процедуру проверки и утверждения, что позволяет обеспечить точность и соответствие требованиям.
5. Внедрение и использование. Утвержденные документы используются по назначению.
6. Долгосрочное хранение и удаление. Документы хранятся в течение необходимого периода времени и надежно удаляются, когда в них больше нет необходимости.

Каким компаниям следует использовать рабочий процесс управления документооборотом?

Рабочие процессы управления документооборотом могут быть полезны как компаниям в различных отраслях, так и их подразделениям. Вот несколько распространенных сценариев использования:

Кадры

Оптимизированные рабочие процессы повышают эффективность работы с базой данных сотрудников, контрактами и другими документами, связанными с управлением персоналом.

Медицина

Процессы работы с документами обеспечивают безопасное хранение и простое извлечение медицинских карт, результатов исследований и снимков.

Правовая информация

Юридические фирмы могут эффективно управлять документацией, контрактами и материалами дел с помощью надежной системы рабочих процессов.

Финансы

Рабочие процессы управления документооборотом поддерживают эффективную обработку счетов, финансовых документов и отчетов.

Продажи и маркетинг

Отделы продаж могут легко получать и предоставлять доступ к коммерческим предложениям, контрактам и маркетинговым материалам.

Помимо упомянутых выше отраслей, рабочие процессы управления документооборотом могут успешно применяться в различных подразделениях организации, включая администрацию, отделы корпоративной культуры, снабжения и логистики.

Пошаговое руководство по созданию рабочего процесса управления документооборотом

Для создания рабочего процесса управления документооборотом достаточно выполнить несколько ключевых действий:

1. Оцените текущий процесс

Начните с оценки текущего процесса управления документооборотом. Обратитесь к коллегам, чтобы собрать информацию и определить направления, требующие улучшения. Рассмотрите различные элементы ваших рабочих процессов и выявите узкие места или аспекты, в которых они неэффективны (медленная совместная работа, недостаточный объем места для хранения документов и т. д.). Адаптация рабочего процесса к конкретным потребностям вашей команды крайне важна для достижения успеха.

2. Выберите подходящий инструмент

Определив направления, требующие улучшения, выберите оптимальный инструмент для управления документооборотом. 

На централизованной платформе, такой как Dropbox, вы найдете комплексное решение для создания, редактирования и хранения документов различных типов, а также безопасного обмена ими. Защиту конфиденциальной информации обеспечивают современные функции безопасности и разрешения на операции с документами.

3. Внедрите рабочий процесс

После выбора подходящего инструмента можно применить рабочий процесс.

Постарайтесь сделать настройку быстрой и понятной, чтобы переход на новый процесс не вызывал трудностей. Широкий выбор интеграций для Dropbox позволяет легко наладить рабочий процесс управления документооборотом с помощью инструментов, которые вы уже используете.

4. Постоянно улучшайте рабочий процесс

Когда ваша команда начнет использовать новый рабочий процесс, отслеживайте его эффективность и вносите необходимые изменения, чтобы оптимизировать производительность.

Это можно сделать, например, с помощью функции Отправка и отслеживание, которая позволяет отслеживать и анализировать общий доступ к файлам. Вы будете получать ежедневные уведомления по электронной почте с указанием того, сколько раз просматривали ваши документы, а также сможете изучать расширенные данные по общему доступу, например о том, когда, где и как долго просматривался тот или иной файл. Используя эту функцию, вы сможете определить, что можно улучшить, и внести изменения, чтобы сделать рабочий процесс эффективнее.

Оптимизация рабочих процессов — это не разовая акция. Она должна выполняться постоянно. Скорее всего, осваивая новый рабочий процесс, ваша команда будет общими усилиями вносить в него дальнейшие изменения. Опережайте события и постоянно ищите способы улучшения рабочего процесса, чтобы ваша команда могла работать эффективнее.

5. Ускорьте выполнение заданий вручную

В Dropbox есть различные функции для оптимизации выполняемых вручную заданий и повышения производительности:

• Редактирование файлов PDF. Сканируйте бумажные документы, а затем конвертируйте их в PDF-файлы для удобного редактирования и совместной работы.
• Электронные подписи. Отправляйте документы на электронную подпись напрямую из аккаунта Dropbox.
• Поиск с помощью ИИ. Dropbox Dash помогает искать нужную информацию, даже если имя файла неизвестно. Мгновенно находите содержимое во всех подключенных приложениях и вкладках на рабочем столе и в браузере.
• Управление версиями. Dropbox автоматически сохраняет каждую версию файла, поэтому вы в любой момент можете просмотреть изменения и вернуться к более ранней версии.

Рекомендации по рабочему процессу управления документооборотом

Помимо внедрения рабочего процесса, примите во внимание изложенные ниже рекомендации по оптимальному управлению документооборотом.

Используйте расширенные функции безопасности

Обеспечьте конфиденциальность важных документов благодаря надежным мерам безопасности. Для защиты документов в Dropbox используется расширенное шифрование. Кроме того, вы можете установить дополнительные разрешения на доступ к файлам и защитить их паролем.

Интегрируйте инструмент со своей системой управления документооборотом

Повысьте эффективность рабочего процесса за счет интеграции инструмента, используемого в рабочем процессе, с существующей системой управления документооборотом. Это позволит легче получать доступ к документам, ускорит процесс утверждения и повысить эффективность совместной работы.

Вы также заметите, что ошибок стало меньше, так как переключаться между приложениями и программами нужно реже.

Разработайте правила и процедуры

Установите четкие правила и процедуры, которые позволят вашим коллегам эффективно использовать рабочий процесс. Определите стандартные этапы создания, хранения и совместного использования важных документов, а также предоставления доступа участникам команды и другим внутренним и внешним пользователям.

Процедуры должны содержать четкие инструкции по загрузке и классификации документов, поиску и извлечению файлов, а также отслеживанию изменений.

Обучите участников команды

Проведите практические занятия, чтобы все ваши коллеги смогли разобраться в новом рабочем процессе и научились его применять.

Эти занятия должны быть комплексными: нужно рассмотреть ключевые шаги по созданию, хранению, совместному использованию, а также архивированию или удалению документов. Практические примеры помогут участникам команды понять, как этот новый процесс впишется в их повседневную работу.

Кроме того, полезно предусмотреть дополнительные занятия, легкодоступные руководства и учебные пособия, а также регулярные проверки — это поможет решать возникающие проблемы и рассматривать новые идеи.

Организуйте удобный для вас рабочий процесс

Правильно структурированный рабочий процесс управления документооборотом — это ключ, который поможет раскрыть весь потенциал вашей системы документооборота.

Dropbox — это идеальная централизованная платформа для хранения файлов проектов, управления ими, совместной работы и получения отзывов. Воспользуйтесь многочисленными функциями Dropbox, которые помогут оптимизировать связанные с документами процессы, повысить эффективность совместной работы и сделать ваш бизнес еще более успешным.