Многие из нас тратят время на «работу для работы». По данным McKinsey, почти 20 % времени информационных работников уходит на поиск внутренней информации или коллег, необходимых для выполнения определенных заданий.
Благодаря оптимизированному рабочему процессу вы уменьшите потери времени. Выявляя и устраняя повторяющиеся задания и проблемы, которые замедляют работу, вы сможете повысить эффективность и производительность.
Это руководство содержит пять простых стратегий оптимизации рабочего процесса, направленных на то, чтобы устранить ненужные сложности и помочь вашей рабочей группе достичь большего.
Преимущества оптимизации рабочих процессов
Оптимизация процессов позволяет исключить ненужные шаги из повседневной работы за счет устранения трудоемких заданий и сокращения количества ошибок. Кроме того, она дает ряд других преимуществ:
- увеличение продуктивности работы;
- повышение эффективности;
- улучшение коммуникации;
- уменьшение количества задержек и пропущенных сроков;
- повышение конкурентоспособности;
- улучшение морального духа сотрудников;
- более простое обучение сотрудников;
- четко обозначенные обязанности и подотчетность.
Пять способов оптимизации рабочих процессов
Ниже описаны пять способов оптимизации рабочих процессов.
1. Определите текущие процессы, которые замедляют вашу работу
Задержки и препятствия, которые мешают вовремя сдавать проекты, большое количество переделок или ненужных итераций заданий, а также избыточные технологии, которые создают дополнительные проблемы, а не решают их, — это признаки того, что ваш рабочий процесс нуждается в оптимизации.
При оценке текущих рабочих процессов примите во внимание следующие моменты:
- какие люди, системы и инструменты в них задействованы;
- какие задания, шаги и действия необходимы для достижения желаемого результата;
- сколько времени обычно требуется для завершения каждого задания или действия;
- какие сведения необходимы для продолжения рабочего процесса;
- какое действие, время или условие запускает рабочий процесс;
- каким должен быть результат рабочего процесса.
В сотрудничестве с коллегами вы сможете выявить избыточные и неэффективные элементы рабочего процесса.
Благодаря инструментам Dropbox для обмена файлами и совместной работы вам будет проще получать информацию от участников вашей рабочей группы. Например, с помощью Dropbox несколько пользователей могут редактировать один файл одновременно, что позволяет работать вместе эффективнее. Такая прозрачность помогает выявить возможные препятствия: если кому-то из сотрудников постоянно нужно больше времени для выполнения задания, это может указывать на проблему с соответствующей частью рабочего процесса.
Чтобы вы могли выяснить, какие этапы рабочего процесса занимают больше всего времени и какие улучшения можно внести, в Dropbox есть подробный журнал всех выполненных с файлом действий, таких как просмотры, загрузки и редактирование.
2. Определите цели и задачи
Выбрав рабочие процессы для оптимизации, вы можете определить, чего хотите добиться с помощью изменений и как планируете их реализовать.
Даже если изначально у вас будет только общий план, обдумайте конкретные улучшения и их причины, чтобы сосредоточиться на желаемых результатах.
Например, если ваша команда обычно работает спринтами со скользящими месячными сроками, вы можете оптимизировать процесс сбора и обработки отзывов, чтобы проекты не блокировались к концу месяца. С помощью инструментов управления проектами, такими как Dropbox Paper, можно за несколько секунд создать список заданий, распределить их между участниками рабочей группы и установить сроки сдачи. По мере приближения сроков Paper будет автоматически отправлять уведомления, чтобы вы могли отслеживать выполнение заданий.
3. По возможности используйте шаблоны и автоматизацию рабочих процессов
Автоматизация процессов помогает сократить время, которое расходуется на выполняемые вручную или повторяющиеся задания и которое вы могли бы уделять более важным вопросам.
С помощью автоматизации Dropbox вы можете устанавливать правила и триггеры для автоматического распределения файлов по назначенным папкам. Тогда вам не придется тратить время и усилия на сортировку и перемещение файлов вручную, а документы всегда будут находиться в нужном месте.
Такие инструменты, как Dropbox Dash, позволяют сгруппировать нужное содержимое из файлов, приложений, ссылок браузера и подобных ресурсов в один организованный «стек», которым можно поделиться с рабочей группой. В Dash используются технологии на основе ИИ, позволяющие предлагать новые стеки и упорядочивать файлы в коллекции для проектов в зависимости от ваших недавних действий.
Шаблоны документов также ускоряют процесс создания содержимого. Их можно использовать для чего угодно — от спецификаций проектов до календарей. Даже если вы исключите из рабочего процесса определенные этапы, качество результатов не пострадает.
Чтобы упростить доступ к документации проекта и обмен файлами, Dropbox предоставляет защищенное централизованное пространство для вас и участников вашей рабочей группы. Dropbox также интегрируется с хорошо знакомыми вам приложениями, например Zapier, Gmail и Outlook, поэтому вы сможете хранить все данные в одном расположении.
4. Делитесь знаниями и идеями
Документируйте изменения в процессах и результаты исследований, чтобы информацию можно было легко передать участникам рабочей группы, в том числе новым. Они смогут использовать документацию для справки, чтобы правильно понимать все процедуры.
Кроме того, это поможет ускорить внедрение рабочего процесса. Если у участников рабочей группы будет доступ к краткой и понятной документации, они смогут быстро адаптироваться. В конечном итоге это повысит эффективность и результативность, поскольку все будут работать над достижением одних и тех же целей.
Если разместить документацию, описывающую рабочий процесс, в Dropbox Paper, новым участникам рабочей группы будет проще ее использовать. Имея исчерпывающую информацию, они смогут быстро понять, как организована работа, и приступить к выполнению поставленных задач.
5. Собирайте отзывы
Мнения других людей позволят по-новому взглянуть на ваш процесс и найти идеи по улучшению, которые вы могли упустить из виду. Попросите коллегу, руководителя или участника другой рабочей группы с аналогичной должностью изложить свои соображения, чтобы получить ценные советы.
Опишите рабочий процесс в Dropbox Paper и поделитесь этим файлом с коллегами, чтобы они могли работать над ним в реальном времени на любом устройстве и в любом месте. Это даст им возможность выделить преимущества предложенного рабочего процесса и аспекты, которые можно улучшить или оптимизировать.
Взаимодействие с другими сотрудниками организации также поможет обеспечить поддержку нового рабочего процесса. Подключите к процессу принятия решений основных заинтересованных лиц и узнайте их мнение, чтобы повысить вероятность успешного внедрения и принятия нового рабочего процесса.
Советы по оптимизации рабочих процессов
Вот еще несколько советов по оптимизации существующих процессов для повышения эффективности работы:
- Думайте на перспективу. Будут ли изменения, которые вы вносите сейчас, эффективными в случае расширения и развития вашего бизнеса?
- Оставьте пространство для маневра. В бизнесе все быстро меняется, поэтому важно иметь возможность адаптировать процессы и вносить изменения по мере необходимости.
- Оптимизируйте на основе приоритетов. Определите, какие задания являются наиболее важными, а какие можно упростить или автоматизировать.
- Документируйте изменения и новые процедуры, чтобы избежать путаницы и убедиться, что все правильно следуют рабочему процессу.
- Протестируйте новый оптимизированный процесс, прежде чем внедрять его. Это позволит своевременно устранить проблемы и убедиться, что процесс максимально эффективен.
Оптимизированные и упрощенные рабочие процессы с Dropbox
Dropbox помогает оптимизировать рабочие процессы в области продаж, маркетинга и других сферах за счет автоматизации, устранения необходимости переключаться между приложениями и ускорения сбора отзывов о содержимом. С помощью удобных инструментов, таких как Dropbox Paper, легче обмениваться идеями и отзывами, а также получать обратную связь напрямую.
Dropbox интегрируется с приложениями, которые вы уже используете, и позволяет вам получить все основные компоненты оптимизированного рабочего процесса: эффективность и скорость, четкость и последовательность, а также структурированность и стандартизацию.
