Гибкая методология — что это?
С начала 2000-х годов гибкая методология превратилась в один из основных подходов к управлению проектами во многих технологических организациях. Большинство команд разработчиков программного обеспечения применяют сегодня эту методологию в той или иной форме, а ее элементы используются в различных условиях работы. Популярность слова «гибкий» возрастает, поскольку сегодня авторитетные лидеры говорят о необходимости быть более гибкими в мире бизнеса. Но что на самом деле означает использование данной методологии в вашей компании?
Гибкая методология — это процесс управления, который основан на разделении проекта на более мелкие задачи и этапы. Такое дробление позволяет командам учитывать отзывы всех заинтересованных сторон, переоценивать результаты работы и применять циклический подход на каждом этапе процесса. Один из наиболее популярных вариантов применения гибкой методологии заключается в разделении проекта на короткие этапы от начала и до финальной реализации, которые называются спринтами. Это обеспечивает команде возможность быстро выполнять работу и регулярно анализировать результаты с руководством и участниками проекта при планировании спринтов и проведении ежедневных встреч. По результатам анализа команда и участники проекта могут либо продолжить двигаться в существующем направлении, либо пересмотреть планы очередных спринтов. По сравнению с традиционными подходами к управлению проектами, в гибкой методологии основными приоритетами являются оперативность, гибкость, командная работа и потребности участников проекта.
Как возникла гибкая методология?
Идея гибкой методологии была предложена в начале 2000-х годов группой разработчиков программного обеспечения, которые сформулировали четыре основных принципа этой методики:
- люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;
- работающее программное обеспечение важнее полной документации;
- сотрудничество с клиентом важнее обсуждения условий контракта;
- реагирование на изменения важнее следования первоначальному плану.
Эти принципы, закрепленные в «Манифесте гибкой разработки программного обеспечения» (Agile Manifesto), выпущенном в 2001 году, определили методологию гибкого управления проектами и трансформировали индустрию разработки программного обеспечения.
До этого момента наиболее целесообразным подходом к управлению проектами по разработке программного обеспечения считалась каскадная модель. Она появилась в 1970-х годах, и в начале считалась революционной идеей, но к 2000-м годам стала тяжеловесной. Прежде всего, данная модель требовала огромных объемов документации и существенного планирования до старта работ по проекту. После фактического начала работ задачи выполнялись в строгом соответствии с планом отдельными и зачастую разрозненными командами, что затрудняло адаптацию участников в случае возникновения проблем или необходимости изменений. По сравнению с этой моделью команды, применяющие гибкую методологию, могли быстрее приступать к реализации проекта, легче приспосабливаться к возникающим трудностям и напрямую взаимодействовать с заказчиками и другими участниками при планировании.
Почему гибкое управление проектами настолько популярно?
По сравнению с каскадной моделью преимущества гибкой методологии были очевидны для технологических компаний уже в 2000-х годах. Преимущества не ограничены только миром программирования, поскольку этот подход используется в рабочих процессах целого ряда других отраслей. Итак, что делает гибкую методологию столь привлекательной для многочисленных руководителей проектов и компаний?
Адаптируемость
По сути, гибкая методология заключается в возможности реагировать на изменение целей, условий или технологических моментов. Возможности анализа текущих результатов работы, сроков и проектных требований интегрируются в единый подход. Если один из участников проекта захочет изменить объем или направление проекта, благодаря регулярным встречам и планированию спринтов команда сможет изменить курс. Если кто-то из участников команды столкнется с проблемой в текущей задаче или части проекта, график работ можно скорректировать для оперативного устранения проблемы. Вместо внедрения того, что больше не соответствует потребностям клиента, гибкая методология позволяет оперативно менять курс.
Согласование позиций участников проекта
Благодаря такому уровню маневренности, гибкая методология обеспечивает возможность быть в курсе постоянно меняющихся запросов клиентов и потребителей. В любом проекте цели и объем работ, изначально согласованные между командой и заказчиками, редко остаются неизменными. У клиента могут возникнуть дополнительные объемы работ и задачи, которые он не мог предвидеть, либо со временем могут измениться интересы конечного потребителя. Независимо от причины обновления планов участниками проекта, гибкая методология позволяет более оперативно реагировать на такие события, что, в свою очередь, обеспечивает возможность быстро выполнять работу и не допускать отставания. Это гарантирует соответствие результатов даже самым непредсказуемым ожиданиям клиентов.
Скорость
Разумеется, гибкая методология называлась бы иначе, если бы она не была гибкой по своей сути. Дробление задач и определение более коротких и определенных сроков исполнения позволяет команде сосредоточиться и выполнять работу быстрее. Иными словами, это означает возможность ускорения вывода продукции на рынок или ее сдачи клиентам. Именно такое сочетание быстродействия и адаптируемости делает гибкую методологию очень привлекательной для компаний всех видов. При возникновении проблем команда имеет возможность быстро изменить курс для их устранения. Не нужно тратить время на возврат к исходным планам или документам: проблема поднимается на встрече, планируются мероприятия и препятствие устраняется. Таким образом, гибкая методология помогает командам сосредоточиться на конкретных задачах и выполнять их вовремя.
Какие трудности связаны с гибким подходом?
Гибкая методология не идеальна. Как и любая модель управления проектами, она имеет свои преимущества и ограничения. Как и в случае каскадной модели, использование гибкой методологии связано с рядом недостатков и проблем, которые, если их не решить, будут мешать в работе.
Управление объемом работ
При возможности оперативно реагировать на проблемы и изменения в процессе очень важно контролировать общее состояние проекта и объем работ. Гибкая методология позволяет менять планы и работать оперативно, но быстрое переключение между задачами может помешать вам следить за ходом выполнения проекта в целом. Даже если команда показывает эффективность, вы можете выйти за рамки бюджета или времени, если не будете контролировать выполнение перечня задач, которые формулируются при планировании спринтов. Команды и руководители проектов, которые работают по гибкой методологии, должны следить за исполнением объемов и плана-графика для того чтобы они четко выполнялись.
Календарное планирование
Команда, внедрившая гибкий процесс, должна следить не только за объемом работ. При планировании спринтов участники исходят из того, что у них будет возможность корректировать сроки и приоритеты исходя из текущих потребностей. Но по мере выполнения проекта и появления новых задач и проблем возникает необходимость в пересмотре графиков с учетом новых условий. При жестком планировании необходимо предусмотреть спринты в рамках установленных сроков.
Помимо этого, участники самоорганизующихся рабочих групп могут переключаться между задачами по мере необходимости, но в конечном итоге они должны возвращаться к тем задачам, за которые они отвечают. В этом случае руководители проектов, реализуемых с помощью гибкого подхода, должны проконтролировать состояние всех выполняемых командой задач и убедиться, что ничего не упущено из виду. Иными словами, то, что считалось выполненным, может оказаться забытым в ходе многочисленных интенсивных спринтов.
Общение
При гибком подходе приоритет командной работы и быстрого реагирования фактически означает, что обмен информацией имеет первостепенное значение. Участники рабочей группы должны иметь возможность оперативно сообщать о ходе работ, выявлении проблем и необходимости получения помощи. Такое взаимодействие должно быть организовано на регулярной основе между всеми участниками команды, а полученная в результате информация — использоваться непосредственно в планировании. Очень важно регулярно получать данные от других участников проекта, поскольку без информации о том, что нужно остальным, невозможно внести изменения в план.
Как реализуется гибкий процесс
Если вы хотите использовать методологию гибкого управления проектами в своей рабочей группе, существует много испытанных и проверенных стратегий и практических решений, среди которых наиболее распространены спринты и встречи. Разумеется, использование соответствующих программ и инструментов для управления проектами также может решить судьбу методологии гибкого планирования. Ниже приведены некоторые из самых важных технологий и методов ее внедрения и применения.
Контролируйте ход выполнения задач
Чтобы понять, какие работы должны быть выполнены в очередном спринте, необходимо знать, что уже выполнено. Для этого команда должна самостоятельно контролировать ход работ. Оптимизация или уточнение бэклога продукта — это один из наиболее распространенных приемов, которые используют команды в рамках гибкой методологии. Он основан на прозрачности данных, приоритизации элементов бэклога продукта и обеспечении готовности к сдаче именно тех элементов, которые находятся в начале списка. Команды. участвующие во встречах. часто используют стены планирования или канбан-доски для отслеживания, но многие предпочитают программное обеспечение для управления задачами. Dropbox дает возможность интеграции ПО типа Trello для оперативной синхронизации командных процессов в разных приложениях.
Организуйте регулярную и эффективную коммуникацию
Эффективный обмен данными — основа любой системы гибкого управления проектами. Поэтому первоочередной задачей является обеспечение участников команды средствами и каналами для регулярного взаимодействия. В течение спринта, который, как правило, представляет собой этап интенсивной работы продолжительностью 2-3 недели, многие организаторы встреч проводят ежедневные стендапы со своими рабочими группами для того, чтобы постоянно иметь актуальную информацию о ходе работ. Конкретную периодичность совещаний задаете вы и ваша команда, а использование специальных инструментов поможет упростить проведение обсуждений.
Интеграция с такими приложениями для обмена сообщениями в режиме реального времени и организации видеоконференций, как Slack и Zoom, также поможет в проведении совещаний команды и осуществлении задач планирования. Вы можете обмениваться файлами и общаться прямо в Dropbox, не тратя время на переключение между вкладками или контекстные переключения. Dropbox Capture позволяет записывать себя и свой экран, чтобы четко делиться важными обновлениями вместо долгих электронных писем и совещаний. Это особенно полезно при взаимодействии как с удаленными командами, так и с сотрудниками, чьи рабочие места расположены слишком далеко от вашего.
Сделайте паузу для анализа
При гибкой методологии возникает искушение перескакивать от одной задачи к другой, отмечая их в списке по мере перехода. Но в данном случае очень важно выделять время для анализа и разбора спринтов, чтобы команда ничего не упустила из виду. Наличие времени для анализа по завершении каждого спринта дает участникам команды возможность проанализировать проделанную работу и расставить приоритеты.
Разбор спринтов после их завершения может быть использован для анализа влияния планирования на реализацию проекта в ходе его жизненного цикла. Для этого необходимо обеспечить контроль и регистрацию рабочих данных. В Dropbox имеются встроенные средства управления версиями, с помощью которых можно проверять рабочие материалы команды на каждом этапе разработки. Эти средства также могут использоваться на совещаниях для контроля индивидуальных результатов или несогласованных возвратов на предыдущий уровень.
Работа по гибкой методологии
Гибкая методология трансформировала способы и результаты работы многих компаний и руководителей. Она является двигателем процессов разработки программного обеспечения с начала 2000-х годов, и ее элементы проникли во все отрасли. Независимо от того, готовитесь ли вы к командной встрече завтра утром или просто проверяете почту, похоже, что от гибкой методологии никуда не деться.
