Гибкая методология

Изучите гибкую методологию, оцените ее преимущества и проблемы и выберите стратегии для ее внедрения в своей команде.

Гибкая методология — что это?

С начала 2000-х годов гибкая методология превратилась в один из основных подходов к управлению проектами во многих технологических организациях. Большинство команд разработчиков программного обеспечения применяют сегодня гибкую методологию в той или иной форме, а ее элементы используются в различных условиях работы. Популярность слова «гибкий» возрастает, поскольку сегодня авторитетные лидеры начинают говорить о необходимости быть более гибкими в мире бизнеса. Но что на самом деле означает использование методологии гибкого управления проектами в вашей компании?

Гибкая методология — это процесс управления проектами, который основан на разделении проектов на более мелкие задачи и этапы. Такое дробление позволяет командам, применяющим гибкую методологию, учитывать отзывы участников проекта, переоценивать результаты работы и применять итеративный подход на каждом этапе процесса. Один из наиболее популярных подходов к применению гибкой методологии заключается в разделении проекта на короткие этапы разработки, которые называются спринтами. Это обеспечивает команде возможность быстро выполнять работу и регулярно анализировать результаты с руководством и участниками проекта при планировании спринтов и проведении ежедневных скрамов. По результатам анализа команда и участники проекта могут либо продолжить двигаться в существующем направлении, либо пересмотреть планы очередных спринтов. По сравнению с традиционными подходами к управлению проектами, в гибкой методологии основными приоритетами являются оперативность, гибкость, командная работа и потребности участников проекта.

Как возникла гибкая методология?

Идея гибкой методологии была предложена в начале 2000-х годов группой разработчиков программного обеспечения, которые сформулировали четыре основных принципа этой методики:

  • Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.
  • Работающее программное обеспечение важнее полной документации.
  • Сотрудничество с клиентом важнее обсуждения условий контракта.
  • Реагирование на изменения важнее следования первоначальному плану.

Эти принципы, закрепленные в Манифесте гибкой разработки программного обеспечения (Agile Manifesto), выпущенном в 2001 году, определили методологию гибкого управления проектами и трансформировали индустрию разработки программного обеспечения.

До этого момента наиболее целесообразным подходом к управлению проектами по разработке программного обеспечения считалась каскадная модель. Эта модель, которая появилась в 1970-х годах, в начале считалась новаторской идеей, но к 2000-м годам она стала тяжеловесной. Принципиальным является то, что данная модель требовала огромных объемов документации и существенного планирования до начала проектных работ. После фактического начала работы выполнялись в строгом соответствии с планом отдельными и зачастую разрозненными командами, что затрудняло адаптацию проекта в случае возникновения проблем или необходимости изменений. По сравнению с этой моделью команды, применяющие гибкую методологию в разработке, могли приступать к реализации проекта быстрее, адаптироваться к возникающим проблемам и напрямую взаимодействовать с заказчиками и участниками проектов при планировании.

Почему гибкое управление проектами настолько популярно?

По сравнению с каскадной моделью преимущества гибкой методологии были очевидны для технологических компаний в 2000-х годах. Преимущества гибкой методологии не ограничены только миром программирования, поскольку этот подход используется в рабочих процессах целого ряда других отраслей. Итак, что делает гибкую методологию столь привлекательной для многочисленных руководителей проектов и руководителей компаний?

Адаптируемость

По сути, гибкая методология заключается в возможности реагировать на изменение целей, условий или технологических моментов. Принципы гибкой методологии требуют интеграции возможности анализа текущих результатов работы, сроков и проектных требований. Если один из участников проекта захочет изменить объем или направление проекта, благодаря использованию скрам-методов и планированию спринтов команда сможет изменить курс. Если кто-то из участников команды столкнется с проблемой в текущей задаче или части проекта, график работ можно скорректировать для оперативного устранения проблемы. Вместо разработки того, что больше не соответствует потребностям клиента, гибкая методология позволяет оперативно менять курс.

Согласование позиций участников проекта

Благодаря такому уровню манёвренности, гибкая методология обеспечивает возможность быть в курсе постоянно меняющихся требований и потребностей клиентов и заказчиков. В любом проекте цели и объем работ, изначально согласованные между командой и участниками проекта, редко остаются неизменными. У вашего клиента могут возникнуть дополнительные объемы работ и потребности, которые он не мог предвидеть, либо со временем могут измениться требования конечного потребителя. Независимо от причины изменения планов участниками проекта, гибкая методология позволяет более оперативно реагировать на такие изменения, что, в свою очередь, обеспечивает возможность быстро выполнять работу и не допускать отставания. Это гарантирует соответствие результатов постоянно растущим требованиям клиентов, независимо от их расхождения с тем, что было в начале проекта.

Скорость

Разумеется, гибкая методология называлась бы иначе, если бы она не была гибкой по своей сути. Дробление задач команды и определение более коротких и определенных сроков исполнения в гибкой методологии позволяет команде сосредоточиться и выполнять работу быстрее. Иными словами, это означает возможность ускорения вывода продукции на рынок или ее сдачи клиентам. Именно такое сочетание скорости и адаптируемости делает гибкую методологию столь привлекательной для компаний всех видов. При возникновении проблем команда имеет возможность быстро изменить курс для их устранения. Не нужно тратить время на возврат к исходным планам или документам: проблема поднимается в скраме, планируются мероприятия и проблема решается. Таким образом, гибкая методология помогает командам сосредоточиться на конкретных задачах и выполнять их вовремя.

Какие трудности связаны с гибким подходом?

Гибкая методология не идеальна. Как и любая модель управления проектами, она имеет свои преимущества и ограничения. Как и в случае каскадной модели, использование гибкой методологии связано с рядом недостатков и проблем, которые, если их не решить, будут мешать в работе.

Управление объемом работ

При возможности оперативно реагировать на проблемы и изменения в процессе очень важно контролировать общее состояние проекта и объем работ. Гибкая методология позволяет менять планы и работать оперативно, но быстрое переключение между задачами может помешать вам следить за ходом выполнения работ в целом. Даже если команда работает эффективно, вы можете выйти за рамки бюджета или времени, если не будете контролировать выполнение перечней задач, которые формулируются при планировании спринтов. Команды и руководители проектов, которые работают по гибкой методологии, должны следить за исполнением проектных объемов и плана-графика, чтобы объем работ не вышел из под контроля.

Календарное планирование

Рабочая группа, применяющая гибкий процесс, должна следить не только за объемом работ. При планировании спринтов команды исходят из того, что у них будет возможность корректировать сроки и приоритеты исходя из текущих потребностей. Но по мере работы и появления новых задач и проблем возникает необходимость в пересмотре графиков с учетом новых условий. При жестком планировании необходимо планировать спринты с учетом установленных сроков.

Помимо этого, участники самоорганизующихся рабочих групп могут переключаться между задачами по мере необходимости, но в конечном итоге они должны возвращаться к тем задачам, за которые они отвечают. В этом случае руководители проектов, реализуемых с помощью гибкого подхода, должны проконтролировать состояние всех выполняемых командой задач и убедиться, что ничего не упущено из виду. Иными словами, то, что считалось выполненным, может оказаться забытым в ходе многочисленных интенсивных спринтов.

Общение

При гибком подходе уделение приоритетного внимания командной работе и быстрому реагированию фактически означает, что обмен информацией имеет первостепенное значение. Участники рабочей группы должны иметь возможность оперативно сообщать о ходе работ, выявлении проблем и необходимости получения помощи. Такое взаимодействие должно быть организовано на регулярной основе между всеми участниками команды, а полученная в результате информация — использоваться непосредственно в планировании. Очень важно регулярно получать данные от других участников проекта, поскольку без информации о том, что нужно другим участникам, невозможно внести изменения в план. 

Как реализуется гибкий процесс

Если вы хотите использовать методологию гибкого управления проектами в своей рабочей группе, существует много испытанных и проверенных стратегий и практических решений, среди которых наиболее распространены спринты и скрамы. Разумеется, использование соответствующих программ и инструментов для управления проектами также может решить судьбу методологии гибкого планирования. Ниже приведены некоторые из самых важных технологий и методов внедрения и применения гибкой методологии. 

Контролируйте ход выполнения задач

Чтобы понять, какие работы должны быть выполнены в очередном спринте, необходимо знать, что уже выполнено. Для этого команда должна самостоятельно контролировать ход работ. Оптимизация или уточнение бэклога продукта — это один из наиболее распространенных приемов, которые используют команды в рамках гибкой методологии. Он основан на прозрачности данных, приоритизации элементов бэклога продукта и обеспечении готовности к сдаче именно тех элементов, которые находятся в начале списка. Скрам-команды часто используют стены планирования или канбан-доски для отслеживания, но многие предпочитают программное обеспечение для управления задачами. Dropbox дает возможность интеграции ПО типа Trello для оперативной синхронизации командных процессов в разных приложениях.

Организуйте регулярную и эффективную коммуникацию

Эффективная коммуникация — основа любой системы гибкого управления проектами. Поэтому первоочередной задачей является обеспечение участников команды средствами и возможностями для регулярного взаимодействия. В течение спринта, который, как правило, представляет собой этап интенсивной работы продолжительностью 2–3 недели, многие скрам-мастера проводят ежедневные короткие совещания со своими рабочими группами для того, чтобы постоянно иметь актуальную информацию о ходе работ. Конкретную периодичность совещаний задаете вы и ваша команда, а использование специальных инструментов поможет упростить организацию обсуждений. Dropbox Spaces предоставляет возможность централизованного хранения всех данных и эффективной координации работы команды. Распределяя задачи и оставляя комментарии, вы можете передавать коллегам необходимую информацию и указания для синхронизации действий. Интеграция с такими приложениями для обмена сообщениями в режиме реального времени и организации видеоконференций, как Slack и Zoom, также поможет в проведении совещаний команды и планировании. Вы можете обмениваться файлами и общаться прямо в Dropbox, не тратя время на переключение между вкладками или контекстные переключения. Это особенно полезно при взаимодействии как с удаленными командами, так и с сотрудниками, чьи рабочие места расположены слишком далеко от вашего.

Сделайте паузу для анализа

При гибкой методологии возникает искушение перескакивать от одной задачи к другой, отмечая их в списке по мере перехода. Но в гибких процессах очень важно выделять время для анализа и разбора спринтов, чтобы не допустить зашоренности команды. Выделение времени для анализа по завершении каждого спринта дает участникам команды возможность проанализировать проделанную работу и расставить приоритеты.

Разбор спринтов после их завершения может быть использован для анализа влияния планирования на реализацию проекта в ходе его жизненного цикла. Для этого необходимо обеспечить контроль и регистрацию рабочих данных. В Dropbox имеются встроенные средства управления версиями, с помощью которых можно проверять рабочие материалы команды на каждом этапе разработки. Эти средства также могут использоваться на совещаниях для контроля индивидуальных результатов или несогласованных возвратов на предыдущий уровень.

Работа по гибкой методологии

Гибкая методология трансформировала способы и результаты работы многих компаний и руководителей. Она является двигателем процессов разработки программного обеспечения с начала 2000-х годов, и ее элементы проникли во все отрасли. Независимо от того, готовитесь ли вы к командному скраму завтра утром или просто проверяете почту, похоже, что от гибкой методологии никуда не деться.

Откройте для себя более эффективный способ организации совместной работы.

Начало работы с Dropbox Business