Как упростить процесс адаптации с помощью Dropbox Paper

Создание шаблона для графика действий по адаптации в Dropbox Paper

Если на вас лежит ответственность за успешное начало работы новых сотрудников, очень важно и очень непросто поддерживать все документы и процессы в порядке. Сотрудники рассчитывают, что вы введете их в курс дела.

«Люди не могут эффективно работать ради того, чтобы вывести компанию на новый уровень, если голова у них занята мыслями о том, как найти нужный кабинет, оформить льготы или о том, когда им перечислят первую зарплату», — говорит Джо Топасна, аналитик отдела кадров в Dropbox. 

Кадровые специалисты ищут способы уменьшить количество повторяющихся задач и сделать взаимодействие с сотрудниками более личным. Чтобы упростить процесс адаптации, отдел кадров Dropbox использует Dropbox Paper. Paper — это рабочее пространство для совместной работы, оно позволяет упростить все этапы адаптации. Мы поговорили со специалистами Dropbox, которые отвечают за превращение новых сотрудников в наших новых звезд.

1. Используйте шаблоны

Налоговые документы. Договор о трудоустройстве. Медицинская книжка. Не самый вдохновляющий способ сказать: «Добро пожаловать на новое место», правда? К счастью, есть способ (хотя бы частично) избавиться от бумаги и бумажной волокиты.

Как известно каждому специалисту по персоналу, процесс адаптации постоянно меняется. То, что работало несколько лет назад, может не работать сегодня. Например, информация о льготах меняется каждый месяц. Поддерживать все необходимые документы в актуальном состоянии очень непросто.

Поэтому кадровый отдел Dropbox использует решение Paper — чтобы обеспечить новым сотрудникам доступ к новейшей информации, достаточно добавить несколько строчек или ссылки в соответствующий документ.

«Мы можем внести изменения в документ, и сотрудники тут же увидят их, поэтому нам не нужно рассылать всем новые редакции», — говорит Дорена Санчес, аналитик отдела по предоставлению льгот сотрудникам Dropbox. —  «Мы также можем добавлять комментарии, чтобы сотрудники проверили данные прямо в документе. Это очень упрощает работу нашего отдела. Внести изменения в инструкцию можно в любой момент. Новым сотрудникам даже не нужно нажимать кнопку "Обновить", чтобы увидеть правки».

Использование шаблонов также позволяет кадровым специалистам экономить время и усилия при создании нового пакета документов для каждого нового класса. Здесь им весьма пригождается функция Paper под названием «Преобразование в шаблон».

Функция «шаблонизации» в Dropbox Paper

Создавать собственные шаблоны на основе документов Paper очень просто. Вы также можете использовать готовые шаблоны, чтобы мгновенно создавать планы совещаний, проектов, творческих мероприятий и т. д.

На этой неделе мы представили новый шаблон адаптации персонала (показан ниже), который можно использовать в отделе кадров любой компании. Он призван упростить выполнение повседневных задач для вашей команды. Шаблоны доступны только на английском языке и скоро появятся на мобильных устройствах.

Шаблон действий по адаптации новых сотрудников в Dropbox Paper

Шаблон действий по адаптации новых сотрудников в Dropbox Paper

2. Подготовьте простые списки дел

Первый рабочий день всегда переполнен новой информацией, и в это время очень легко запутаться, что и когда нужно сделать. Вот почему наш кадровый отдел активно использует контрольные списки. В Paper можно с легкостью создавать списки заданий и назначать исполнителей для каждой задачи с помощью @упоминаний. При этом на электронную почту сотрудника высылается уведомление с указанием даты выполнения.

Анимированный скриншот со списком дел в Dropbox Paper

«Мы внедрили эту функцию только в конце прошлого года», — говорит Дорина. —  «Раньше мы отправляли сотрудникам презентацию из 60 слайдов и просто надеялись, что они все запомнят». Дорина быстро поняла, насколько это сложно для новых сотрудников, особенно когда им приходится заполнять документы еще и для других отделов. А ведь помимо всей этой бумажной волокиты нужно осваивать новые рабочие обязанности. 

Как выяснили Дорина и ее команда, размещение документа со списком дел в Paper не только упростило процесс, но и помогло новым сотрудникам сосредоточиться на самом важном. «Теперь в начале презентации мы говорим: "Не пытайтесь запомнить все. Просто сверьтесь со списком". Новички смеются, но им и правда нужно запомнить только то, где находится контрольный список».

Снимок экрана со списком дел для отдела льгот в Dropbox Paper

Назначение заданий и сроков выполнения в Dropbox Paper

Анимированный снимок экрана со списком назначенных заданий в Dropbox Paper

3. Обеспечьте наглядность и прозрачность

С помощью функции Paper «Данные о просматривавших» (см. ниже) кадровые специалисты могут отправить документ новым сотрудникам, а затем проверить, кто из адресатов открыл его, а кто нет. Это гарантирует, что все получили необходимую информацию. «К нам периодически обращаются с вопросами, например: "Где мне найти такие-то сведения?" Мы отвечаем: "Похоже, вы еще не открывали этот документ". Этот документ — ваш лучший друг. Выполняйте действия в указанном порядке, и вы ничего не пропустите».

Отслеживание прогресса с помощью функции «Данные о просматривавших» в Dropbox Paper

Кроме того, все приглашенные пользователи видят, как происходит редактирование документа в Paper. Изменения могут вносить все участники рабочей группы, которым предоставлен доступ для редактирования, причем одновременно. Пользователи, которым был предоставлен доступ только для просмотра, могут добавлять комментарии, чтобы задавать вопросы о содержании или предлагать изменения. Беседы, которые часто теряются в цепочках электронных сообщений, можно просматривать в окне рядом с основным содержимым документа вместе с комментариями и ответами.

Добавление комментариев в Dropbox Paper

Анимированный снимок экрана с функцией комментирования в Dropbox Paper

Мы в Dropbox твердо верим, что сотрудники должны постоянно учиться, помогая друг другу и извлекая уроки из ошибок прошлого. Paper помогает новым сотрудникам быстро освоиться, ведь с помощью всего одного запроса они могут получить документы по проектам различных отделов организации.

«В нашей компании не принято скрывать недочеты, если они есть», — говорит Джо. — «Любой сотрудник может ознакомиться с анализом прошлых проектов. Мы не ограничиваем доступ к подобным материалам. Это политика компании по умолчанию. Новичков такой подход очень удивляет. Они приходят ко мне и говорят: "Я работал в такой-то компании, там подобная информация была строго засекречена". Они никогда раньше с таким не сталкивались».

Разумеется, не во всех компаниях практикуется подобная культура прозрачности. Если вашей компании требуется ограничить доступ к определенному содержимому, ИТ-администраторы могут установить индивидуальные настройки просмотра для каждого документа Paper. 

«Я работала в других нетехнологических компаниях, поэтому хорошо знакома с процессами адаптации новых сотрудников», — говорит Дорина. —  «Обычно это сухие инструкции в бумажном виде. Мы используем средства автоматизации и наглядные инструкции — что называется, почувствуйте разницу. В других компаниях говорят: "Чтобы получить льготы, сделайте так. Удачи". Здесь мы говорим: "Чтобы получить льготы, сделайте это. Чтобы записаться на прием к врачу, сделайте то. А вот так можно назначить встречу"».

4. Упростите выдачу информации по запросам новых сотрудников 

Одна из самых трудоемких повседневных обязанностей кадровиков — предоставление информации по запросам сотрудников. «В день я получаю, наверное, 30–40 запросов», — говорит Дорина. —  «Многие из них связаны с медициной, поэтому сразу ответить на них непросто. За неделю, наверное, набегает 40–50 повторяющихся стандартных вопросов: "Как мне поучаствовать в программе?", "Когда я получу страховой полис" и т. д.»

«Внедрение Paper настолько упростило этот процесс, что теперь на него уходит 15 минут в день, а не 3 часа в неделю», — говорит Дорина. —  «Мы так хорошо подготовились, что теперь нам не нужно копировать одну и ту же информацию снова и снова или подгонять ее под запрос каждого сотрудника. Я могу просто дать ссылку на документ Paper и написать: "Вот здесь приводится вся нужная информация"».

Приглашение участников рабочей группы в общий документ Paper

Анимированный снимок экрана, на котором показано, как предоставить общий доступ к документу Dropbox Paper

5. Превратите тяжелую работу в игру

Чтобы упростить работу с документами и вовлечь новых сотрудников в работу, специалисты по кадрам Dropbox решили превратить этот процесс в игру. Они разработали квест, призванный помочь новичкам пройти процедуру регистрации и познакомить их с одним из ключевых инструментов компании для координации проектов и общения с сотрудниками — Dropbox Paper. 

«Знакомство с Paper и общая информация о льготах компании представлены в виде игры с поиском предметов», — говорит Дорина. —  «Мы размещаем базовую информацию о льготах в документах Paper, чтобы сотрудники могли с ней ознакомиться. Затем мы отправляем им подробный список того, что они должны сделать к определенным датам. Я думаю, это наглядно демонстрирует преимущества совместной работы, потому что благодаря функции «Данные о просматривавших» сотрудник видит лица и имена других участников, просматривавших документ».

Документ Paper с игрой для новых сотрудников

Снимок экрана, на котором показан документ Dropbox Paper с игрой для новых сотрудников

«Я недавно присоединился к команде, и мне очень понравилась игра», — говорит Тони Хью, менеджер по маркетингу жизненного цикла в Dropbox. —  «Жаль, конечно, что наша команда не выиграла, но все равно это отличный способ быстро изучить основы Paper и познакомиться с подходом к делу в Dropbox».

Чтобы узнать, как использовать Dropbox Paper для адаптации сотрудников и решения других кадровых задач, посетите dropbox.com/paper .

Узнайте, какую еще пользу Dropbox может принести вашему отделу кадров.

Связаться с нами