Skip to content (Press Enter)

Правда, что будущее за асинхронными собраниями?

Мягко говоря, формат работы и общения постоянно меняются. Сегодня видеовстречи — это жизненно важные процессы для многих компаний. Однако у них есть свои недостатки. Узнайте, как асинхронные совещания помогают виртуальным командам работать сообща и повышать производительность.

Иллюстрация человека, работающего дома на ноутбуке.

Более гибкие возможности работы, в том числе гибридные и виртуальные команды, никуда не денутся. Согласно исследованию, проведенному в 2020 году компанией PwC, после начала пандемии 83 % сотрудников хотят работать удаленно хотя бы один день в неделю.

Поскольку все больше предприятий переходят на удаленную работу, технологии для связи и совместной работы становятся все более востребованными. Видеосовещания — традиционный метод поддержания связи и взаимодействия удаленных команд.

Однако они могут проходит хаотично, не говоря уже о том, что слишком частое проведение совещаний чересчур утомительно. Медленное интернет-соединение, повторяющиеся разговоры и общая неэффективность — вот лишь некоторые проблемы, с которыми сталкиваются удаленные работники при проведении видеовстреч.

В действительности инфографика Atlassian показывает, что в среднем мы тратим 31 час в месяц на непродуктивные совещания. Как использовать преимущества виртуальных совещаний, не жертвуя при этом производительностью, вовлеченностью команды и коммуникациями?

Введите: асинхронные («асинх.») встречи.

Человек сидит на полу у себя дома, работая на ноутбуке.

Давайте начнем с основ... что означает слово «асинхронный»?

Асинхронная коммуникация происходит, когда один человек (или группа) предоставляет информацию, и проходит определенное время, прежде чем получатели предоставят свой ответ. 

Классическим примером асинхронной коммуникации является электронная почта: сообщения не требуют немедленного ответа, и в переписке бывают пробелы или задержки.

Проще говоря, асинхронное совещание не проходит в режиме реального времени. В какой-то степени оно организовано и запланировано, но не требует четкого расписания. Коммуникация может быть односторонней (предварительно записанное учебное видео, например) или интерактивной, как в видеосообщениях по требованию.

Асинхронные видеосовещания не транслируются в прямом эфире. Вместо этого они записываются, чтобы их можно было посмотреть в будущем. 

В чем разница между асинхронными и синхронными совещаниями?

Вероятно, вам интересно, что отличает асинхронные встречи. Если вы уже какое-то время работаете удаленно, то, скорее всего, большинство ваших встреч были синхронными. Такие совещания проводятся в режиме реального времени и требуют от всех участников активности.

Как и асинхронные совещания, синхронные совещания позволяют взаимодействовать с коллегами и клиентами из любого уголка мира. Тем не менее, синхронные совещания планируют заранее, а запись встречи не всегда просматривают в будущем.

Подведем итоги:

  • Синхронные встречи проходят в режиме реального времени. Это могут быть живые видеовстречи на таких платформах, как Zoom . Они требуют двусторонней коммуникации. Участники вместе просматривают материалы совещания, и обратная связь осуществляется незамедлительно.
  • Асинхронные встречи, напротив, не транслируются в прямом эфире, а общение не происходит в режиме реального времени. Асинхронные видеовстречи записываются и передаются. Их можно отправлять и просматривать позднее.
Человек работает дома за ноутбуком, сидя на диване.

В чем преимущества асинхронных встреч?

Асинхронные совещания открывают перед компаниями новые возможности для инноваций и делают их более гибкими. Рассмотрим несколько причин, по которым асинхронные совещания принесут пользу вашему бизнесу.

Повышение гибкости

Асинхронные совещания — это неотъемлемый процесс в работе гибридных, распределенных и виртуальных удаленных рабочих групп. Избегая неудобств, связанных с личными встречами, компании могут расширить свой кадровый резерв и возможности подбора персонала за пределами офиса.

Такой подход также позволяет работать в разных часовых поясах и на разных платформах. Если ваши клиенты находятся в других странах, вам не придется беспокоиться о том, что встреча запланирована на слишком раннее время для одной рабочей группы и слишком позднее для другой!

Если нет необходимости в немедленном реагировании, члены команды менее склонны к выгоранию при наличии конкурирующих стрессов и требований к их графику работы.

На личном уровне асинхронный подход демонстрирует, что вы доверяете участникам своей рабочей группы. Он показывает вашу уверенность в том, что они могут выполнять задачи без постоянного контакта с начальством или менеджерами.

Вы сможете восстановить контроль над своим расписанием и освободить время, которое вы тратили бы на обязательные встречи (которые могут пройти продуктивно, а могут и нет!). А участники рабочей группы могут просматривать видеосовещание в удобном для них темпе.

Рост производительности

В сравнении с синхронным общением и его, казалось бы, бесконечным потоком уведомлений, в асинхронной работе меньше прерываний.

Поскольку вы можете просматривать асинхронный контент в удобное для вас время, у вас есть возможность наверстать упущенное на видеовстрече, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно или когда вы в подходящем состоянии, чтобы сфокусироваться на чем-то важном.

Асинхронные встречи позволяют вам проявлять инициативу, а не просто поддерживать диалог и сотрудничать с коллегами. Вам не придется торопиться посмотреть видео, и никто не обязывает вас как можно быстрее дать ответ.

Никакой усталости после встречи, как это бывает после видеосвязи в прямом эфире,. Оставайтесь в ресурсе и используйте время с пользой. Когда есть возможность сфокусироваться на просмотре асинхронного совещания и приостановить или перемотать видео, любая обратная связь будет более четкой.

Кроме того, асинхронные совещания позволяют большему числу коллег высказать свою точку зрения. Громогласные или доминирующие личности во время синхронных видеозвонков могут заглушить более тихих членов команды. Асинхронные совещания способствуют более активному участию в диалоге и совместной работе.

Человек работает в своем домашнем офисе.

Записывайте встречи для дальнейшего использования

Суть асинхронных совещаний исключает необходимость ручного ведения записей и наличия памяти для передачи информации после окончания совещания.

С помощью такого инструмента, как Dropbox Capture, вы можете создать систему записи видеовстреч для нынешних и будущих сотрудников, чтобы использовать ее в случае необходимости. Это значительно упрощает предоставление обучающих видео для новых коллег, а также семинаров для всей команды.

Записывая встречи, которые можно просмотреть в любое время, вы способствуете формированию корпоративной культуры открытости и доверия. У вас всегда будет доступ к записям, если вам потребуется пересмотреть цели проекта или прогнозы.

Ну так что, правда, что будущее за асинхронными собраниями?

20 % удаленных работников компании Buffer утверждают, что они испытывают сложности в работе и общении со своей командой. Вам это знакомо? Асинхронные совещания предлагают решение этой проблемы: они устраняют различные ограничения синхронных совещаний, предоставляя командам больше гибкости.

Асинхронные совещания помогают внедрять инновации и адаптировать бизнес в период смены рабочих культур и беспрецедентных проблем с производительностью. 

Однако не стоит полностью исключать синхронные встречи, но и не следует отдавать им приоритет. Некоторые члены рабочей группы и клиенты предпочитают личные беседы, а не записанные видео. Кроме того, важно учитывать задержку ответа, связанную с асинхронными встречами по проектам с жесткими сроками.

В идеале нужно найти баланс и подобрать инструменты, позволяющие развивать бизнес в соответствии с вашими долгосрочными целями. Платформа Dropbox Capture не только избавляет от необходимости посещать совещания, но и позволяет команде оставлять комментарии к видео с точностью до кадра.

Видеозапись создания скриншота экрана в Dropbox Capture.

Нет ощущения синхронизации

Поскольку удаленный и гибридный формат работы набирают популярность, видеовстречи становятся нормой для многих компаний. С Dropbox Capture асинхронные совещания проходят на одном дыхании.

Ваши рабочие группы, как локальные, так и удаленные, будут благодарны вам за то, что вы позволили им управлять своим графиком и качественно выполнять работу за то время, которое они могли потратить на бессмысленные совещания.