Para criar um plano de projeto infalível, primeiro você precisa das ferramentas certas para trabalhar. No momento, isso significa encontrar um lugar para criar, compartilhar e colaborar em seu documento de plano de projeto.
O Dropbox Paper tem tudo o que você precisa para escrever seu plano de projeto e fazer vários outros trabalhos. Experimente gratuitamente e use nosso guia para ter mais chances de sucesso.
Tudo pronto? Abra um modelo de plano de projeto e vamos começar.
Vá para a seção:
- Definição e por que um plano de projeto é importante?
- Etapas para criar um plano de projeto incrível
- Etapa 1: Defina o escopo do projeto
- Etapa 2: Defina medidas para o sucesso
- Etapa 3: Divida o projeto em tarefas menores
- Etapa 4: Crie um cronograma do projeto
- Etapa 5: Aloque recursos e orçamento
- Etapa 6: Identifique os riscos
- Etapa 7: Comunique-se e colabore
- Etapa 8: Monitore e acompanhe o progresso
- Etapa 9: Revise e avalie
- Etapa 10: Comemore o sucesso e reconheça os fracassos
- Dicas para uma melhor gestão de projetos
O que é um plano de projeto e por que eles são essenciais?
Um plano de projeto é um roteiro detalhado que descreve o escopo, os objetivos, as entregas, os cronogramas, os recursos e os riscos de um projeto.
Os planos de projeto são relevantes porque fornecem uma imagem clara dos objetivos gerais de um projeto, marcos importantes e tarefas individuais. Os melhores planos de projeto oferecem os seguintes benefícios:
- Prazos precisos para o projeto
- Orçamento preciso e projeções financeiras
- Alocação equilibrada de recursos
- Menor risco, ou mais consciência e redução do risco
- Uma maneira clara de comunicar as expectativas entre as equipes e as partes interessadas
Os projetos levam tempo e envolvem o uso de muitos dados e arquivos diferentes. Não espere algo dar errado: use o Dropbox Backup para proteger e armazenar rapidamente seu trabalho árduo.
10 etapas para criar um plano de projeto incrível
As especificidades de um plano de projeto variam muito entre os projetos. Talvez você esteja criando um aplicativo, talvez esteja fazendo um filme: pode ser qualquer coisa.
Felizmente, não importa no que você esteja trabalhando, existem etapas repetíveis que podem ser seguidas para formular qualquer plano de projeto.
Etapa 1: Defina o escopo do projeto
Para este estágio do plano, você simplesmente precisa descobrir os limites do projeto: o que está incluído e o que não está? Quais objetivos do projeto parecem ser alcançáveis?
Exemplos incluem: maior receita ou satisfação do cliente, aumento das vendas ou da base de clientes, ou redução de seus custos. As metas ajudam na determinação das entregas e das tarefas do projeto.
Esta etapa é crítica, pois ajuda a estabelecer as bases para o planejamento, mas também proporciona à equipe mais ampla um pouco mais de motivação, pois todos conseguem ver o quadro geral.
Etapa 2: Defina medidas para o sucesso
São precisos critérios claros para determinar se você atende aos objetivos que definem o sucesso. Grandes marcos importantes podem incluir atividades como passar para o teste beta ou finalizar o design de um outdoor.
Defina as metas e certifique-se de que sejam específicas, mensuráveis, realizáveis, relevantes e com prazo (SMART). As metas não são realizadas apenas por sentimento, você precisa de dados sólidos para bancá-las.
Exemplos de medidas concretas podem ser 1.000 downloads de podcast no primeiro mês, 500 reservas antes do final do ano, 10.000 impressões de anúncios até o segundo trimestre e assim por diante.
Etapa 3: Divida o projeto em tarefas menores
Este é o momento em que você pode definir as partes interessadas principais, começar a distribuir o trabalho e determinar as responsabilidades. Esta é a chance de estabelecer quais pessoas estão de fato envolvidas e o que você espera de cada uma.
Para isso, identifique grandes blocos de tarefas e divida-os em partes gerenciáveis. Por exemplo, divida um plano de projeto de um vídeo na redação do roteiro, na filmagem e na edição.
O mais importante é estimar o tempo e os recursos necessários para concluir cada tarefa, o que leva você à próxima etapa.
Etapa 4: Crie um cronograma do projeto
Você precisa de um cronograma completo que inclua cada tarefa, marco importante e prazo. O Dropbox Paper conta com excelentes recursos de colaboração que facilitam o planejamento: use-os para traçar um curso preciso.
Tente criar um gráfico de Gantt para desenvolver sua linha do tempo, que pode levar meses, pois facilita um pouco a compreensão. Os recursos visuais em uma linha do tempo podem ajudar a tornar um projeto mais viável.
Etapa 5: Aloque recursos e orçamento
É aqui que você identifica para cada tarefa os recursos necessários: pessoas, equipamentos ou materiais. Esta parte é fundamental para garantir que tudo estará disponível para você quando precisar.
Por exemplo, talvez sejam necessários dois atores e um operador de câmera para uma filmagem comercial ou um designer para renderizar um logo. Seja o que for, é fundamental estimar com precisão os recursos de cada tarefa.
Etapa 6: Identifique os riscos
Elabore um plano que preveja atrasos ou problemas inesperados, como doenças, e determine contingências para evitar problemas. Os riscos podem incluir várias rodadas de feedback de um cliente, atrasos tecnológicos ou até mesmo condições climáticas adversas.
Analise as dependências entre as tarefas (quais precisam estar concluídas para que uma outra comece) e concentre-se nessas. Com planos sólidos definidos para lidar com os riscos, a maioria deles é suficientemente administrável.
Etapa 7: Comunique-se e colabore
Nesta parte do plano do projeto você determina a cadeia de comunicação entre as partes interessadas. Defina quem se reporta a quem, por exemplo: os membros juniores da equipe se reportam aos chefes de departamentos.
Um importante exemplo dessa situação está no gerenciamento de mudanças. Ela é crucial para projetos de longo prazo.
Quem define expectativas no caso de uma mudança no projeto e quem motiva a equipe? Será necessário nomear partes interessadas para realizar reuniões ou sessões de perguntas e respostas para comunicar as mudanças e resolver os problemas.
Incentive a colaboração nesta fase do plano e durante o gerenciamento do projeto. A colaboração ajuda a promover o trabalho em equipe e garante que todos trabalhem para o mesmo objetivo.
O Dropbox tem recursos poderosos que permitem fazer anotações em PDFs, comentários em vídeos quadro a quadro, fornecer feedback sobre documentos em tempo real e muito mais. Encontre um plano e inscreva-se hoje mesmo.
Etapa 8: Monitore e acompanhe o progresso
Boas notícias! Tudo o que precisava ser feito para ter um plano de projeto de sucesso você fez. Agora, você pode se sentar e relaxar. Brincadeirinha: na verdade, você precisa monitorar constantemente o andamento do projeto e fazer ajustes quando necessário, desculpe.
O Dropbox Paper tem ferramentas e recursos de gerenciamento de tarefas que ajudam você a gerenciar datas, acompanhar o trabalho e receber lembretes automáticos. É perfeito para você poder acompanhar o progresso em relação ao orçamento e cronograma.
Etapa 9: Revise e avalie
Conforme o plano do projeto avança, é preciso realizar revisões regulares para determinar o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado. Tem algum ponto crítico no plano que você reconsideraria?
Por exemplo, se seu projeto é um anúncio de fraldas com pais e filhos no set, é difícil ter precisão na programação. Gerenciando bem um projeto, você pode levar em conta alguns aspectos (como a hora da soneca) em projetos futuros.
Etapa 10: Comemore o sucesso e reconheça os fracassos
O planejamento do projeto envolve comemorar o sucesso quando ele acontece, como a conquista de um marco importante. A comemoração promove um espírito de equipe nos grandes projetos com muitas partes móveis que envolvem diferentes departamentos.
O planejamento e a gestão eficaz caminham juntos. Mesmo que algo não esteja funcionando, reconheça os esforços dos membros da equipe e reserve tempo para refletir sobre as conquistas do grupo.
Para que seu plano de projeto tenha grande chance de sucesso, use o modelo de plano de projeto gratuito no Dropbox Paper, que também inclui uma enorme biblioteca de modelos úteis para outros tipos de trabalho.
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Os planos de projeto são um roteiro vital e uma proteção contra o risco: você precisa de um plano para manter o projeto no prazo, dentro do orçamento e com a melhor chance de um resultado de sucesso. Mas qualquer um pode fazer isso!
O Dropbox Paper é o lugar perfeito para criar um plano de projeto infalível. Inscreva-se no Dropbox para usar o Paper gratuitamente ou apenas faça login e comece a trabalhar em seu próximo plano de projeto de sucesso imediatamente.