Os bons gerentes de projeto são os heróis anônimos de toda organização de sucesso. Talvez não sejam os responsáveis pelo trabalho criativo que deixam os clientes satisfeitos, mas eles garantem que o trabalho seja bem feito, dentro do prazo e com eficiência. Eles detectam os problemas antes que se tornem problemas, constroem unidades altamente funcionais e impulsionam os resultados financeiros em geral.
Pedimos a dois especialistas em gerenciamento de projetos e filosofia organizacional que compartilhassem as principais dicas para gerentes de projeto altamente eficazes.
1. Estimule as pessoas a criarem vínculos
Nesta era assíncrona de escritórios remotos, os membros da equipe e os clientes podem se sentir isolados e sozinhos. Não há bate-papo na hora do cafezinho, nem happy hour depois do trabalho, nem reclamações das implicâncias mais comuns. Inclua em suas tarefas reservar tempo para que a equipe crie vínculos.
“As relações pessoais são um instrumento importante de união em ambientes colaborativos”, afirma Dra. Barbara Edington, diretora do Centro de Excelência em Gerenciamento de Projetos e professora do Departamento de Gerenciamento e Tecnologia da Informação do St. Francis College. No Dropbox, por exemplo, nossos redatores fazem um happy hour virtual toda sexta-feira à tarde. Conversam sobre a semana que tiveram, compartilham leituras, bebem e se conectam como pessoas, não como colegas de trabalho.
Quem teve essa ideia? Algum gerente de projeto.
Quando se trata de atrair os clientes com um toque pessoal, considere enviar vídeos breves com notas iniciais, atualizações de status e relatórios post-mortem. (Com o Dropbox Capture, fica fácil!) Assim, eles têm uma ideia das personalidades e dos estilos dos membros da equipe.
2. Estabeleça um processo de tomada de decisão
Inevitavelmente surgem perguntas, da equipe, dos clientes e de todos os envolvidos. Bons gerentes de projeto estabelecem regras concretas sobre como responder a questões e como tomar decisões no geral.
Cornelius Fichtner, apresentador do Podcast Project Management, sugere ter “uma estrutura de governança que diga: Esses tipos de decisão podem ser tomados pelo gerente de produto; esses tipos de decisão devem ser escalados para um conselho; essas decisões precisam ser encaminhadas ao patrocinador do projeto."
“Entender quem toma cada decisão ajuda a construir confiança”, acrescenta ele. Usar uma estrutura DACI é uma maneira de estabelecer quem é responsável por tomar a decisão final, quem está envolvido e em qual nível.
A Dra. Edington acrescenta: “Certifique-se de que o fluxo de trabalho de cada tarefa seja compreendido no que se refere às pessoas responsáveis pela tarefa”. (Leia: Stay in your lane.)
3. Concentre-se em conexões individuais
O vínculo entre as pessoas de uma equipe é determinante para o estabelecimento de uma boa equipe. É importante que os líderes criem unidades fortes que reforcem os pontos fortes das pessoas e ocultem eventuais pontos fracos. Às vezes, isso significa reduzir o tamanho da equipe.
"Os líderes de projeto devem se concentrar na colaboração entre indivíduos altamente qualificados, em vez de tentar combiná-los em uma grande "equipe", explica Dra. Edington. Por quê? Não minimize os pontos fortes das pessoas, explica ela, e, essencialmente, não deixe que percam "o senso de responsabilidade".
Considere usar um fluxograma para mostrar como um especialista solo se ajusta ao projeto geral e se conecta à especialidade de outras pessoas, usando o nome do membro da equipe em vez de departamentos genéricos para reforçar um senso de responsabilidade individual. (Nada melhor que um pouco de elogio para ganhar atenção das pessoas!)
4. Desenvolver um plano de controle de tráfego aéreo
Pense no material envolvido em um projeto típico: pode haver dezenas de documentos, imagens, vídeos ou wireframes. Um excelente gerente de projeto consegue visualizar o fluxo de trabalho, certificando-se de que os prestadores de serviço assinem a linha pontilhada, o designer tenha o material necessário, o desenvolvedor tenha os arquivos certos e o diretor criativo possa revisar tudo no momento adequado. O ideal é ter um software único como o Dropbox, onde é possível enviar contratos para assinaturas eletrônicas, organizar material e transferi-lo com segurança.
5. Cronograma mestre - crie um cronograma mestre
Você é o controle de tráfego aéreo. Neste mundo global de trabalho remoto, conseguir trabalhar de forma assíncrona é fundamental. Os gerentes de projeto precisam ter a compreensão de quando os membros da equipe estão trabalhando e se as horas de trabalho coincidem com as dos colegas certos, além de monitorar o cenário geral.
“Você precisa ter experiência em gerenciamento de projetos virtuais e em conseguir ler uma sala virtual para entender como ela está funcionando”, afirma Fichtner.
Estar em dia com o cronograma significa não deixar alguém em Boston esperando por uma resposta de alguém que está em Cingapura, dormindo profundamente. Os produtos certos vão ajudar: com o Dropbox, fica fácil para Mary, em Boston, marcar um arquivo ou incluir um vídeo personalizado que Brian, em Cingapura, poderá analisar quando acordar. Desse modo, todas as perguntas e respostas ficam reunidas em um só lugar e o gerente, que está em Los Angeles, também consegue acompanhar o trabalho em andamento.
Quanto a você, considere um quadro branco à moda antiga para saber rapidamente quem está trabalhando no quê e quando a tarefa é concluída. (Prefere o modo digital? Considere um código de cores.) E, se possível, estabeleça um tempo de inatividade em que todos possam conferir e fazer perguntas.
6. Solicite feedback
No final das contas, um gerente de projeto (líder emocional, consultor, amigo, treinador e gerente) mantém tudo sob controle. Seu sucesso é impulsionado pela sua confiança na equipe, na tecnologia e nas ferramentas.
Por outro lado, para que a equipe seja excelente, o gerente de projeto precisa ser excelente. Isso significa obter feedback da equipe e tentar melhorar constantemente.
"Receba feedback de sua equipe individualmente, nunca como um grupo", sugere Dra. Edington. “Consulte cada um dos membros da equipe, perguntando o que acham do seu desempenho e como você poderia facilitar o trabalho deles?”
Conversar individualmente em vez de em grupo ajudará todos a se sentirem à vontade para dar um feedback honesto, afirma Dra. Edington. A criação de um espaço seguro para as pessoas falarem o que pensam também melhora a funcionalidade geral da equipe.
7. Estude os principais líderes (e os não tão bons também)
O trabalho de quem você admira? Observe atentamente equipes e líderes bem-sucedidos e, mais importante, equipes e líderes disfuncionais. Não precisam ser gerentes de projeto e nem mesmo precisam ser do seu setor, mas podem ser treinadores de basquete, diretores executivos, professores, engenheiros ou designers de moda.
"Observe, observe, observe", sugere Dra. Edington. “Quais elementos foram bem feitos e quais não foram?” Analise o trabalho deles e considere como imitá-los visando ajudar sua equipe a ser criativa e voltada à ação.
Ao desenvolver hábitos melhores, praticá-los e usar as ferramentas do Dropbox, os gerentes de projeto podem fazer mais do que apenas sobreviver: podem prosperar. Processos mais simples e fluxos de trabalho mais eficientes não precisam ficar no campo das ideias, e o gerenciamento de projetos não precisa ser uma tarefa árdua. Pode, inclusive, ser agradável.
