Istota oprogramowania do pracy grupowej
Płynna, odpowiednio ukierunkowana współpraca jest konieczna w każdym miejscu pracy. Praca zdalna nie powinna wszak być przeszkodą dla udanej współpracy. Dysponowanie odpowiednimi narzędziami, które ułatwiają i stymulują wartościową współpracę jest tak samo ważne, jak posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych.
Dropbox oferuje szereg innowacyjnych, intuicyjnych funkcji, które sprawiają, że dobra współpraca jest najważniejszym czynnikiem w drodze do sukcesu. Choć narzędzia do współpracy grupowej opisane poniżej zostały stworzone po to, aby ułatwić zespołom wspólną pracę zdalną, są one równie przydatne dla zespołów, które pracują w jednym miejscu.
Zebranie wszystkich potrzebnych plików, informacji i narzędzi w jednym miejscu sprawia, że członkowie zespołu i akcjonariusze są zawsze dobrze poinformowani.
Dropbox: najlepsza platforma do współpracy
W Dropbox foldery mogą stać się wielofunkcyjnymi obszarami współpracy, w których możesz dodawać opisy, adnotacje, listy zadań i inne – wszystko to zrobisz bezpośrednio w folderze Dropbox i znajdujących się w nim plikach.
Stworzony przy użyciu inteligencji maszynowej, Dropbox ma na celu pomóc zespołom w maksymalny sposób wykorzystać ich potencjał do współpracy, oferując wszystko, co potrzebne do pracy grupowej w jednym scentralizowanym miejscu.
Funkcje takie jak wyszukiwanie obrazów, podgląd plików, integracja z Dropbox Paper oraz możliwość oznaczenia najważniejszych elementów sprawia, że usystematyzowana praca zespołowa ukierunkowana na konkretne zadania jest teraz łatwiejsza niż kiedykolwiek. Przyjazna dla użytkownika integracja z kalendarzem pozwala bezpośrednio przypisać treści z Dropbox do wydarzeń i spotkań, co pomaga zwiększyć ich produktywność.
Dzięki Dropbox możesz mieć pewność, że wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą z łatwością przeglądać istotne pliki, cele, daty i kamienie milowe – wszystko to w jednym miejscu.
Dropbox Paper: kompleksowe narzędzia do współpracy online
Elastyczność, jaką daje Dropbox Paper, przeprowadzi Twój zespół przez każdy etap procesu współpracy, zapewniając szablony i narzędzia, które pomogą stawić czoła wyzwaniom współpracy online. Przyjrzyjmy się każdemu etapowi tego procesu, aby sprawdzić, w jaki sposób Dropbox Paper może pomóc we wzmocnieniu pracy zespołowej:
Planowanie
Na etapie planowania projektu chcemy upewnić się, że wszyscy posiadają jednolite i spójne informacje i mają dostęp do wszystkich niezbędnych materiałów.
Odpowiedzialność i dobra komunikacja to kluczowe elementy współpracy. Dlatego kiedy zabierasz się do opracowywania strategii całego procesu, warto skorzystać z narzędzi, które pomogą Ci usystematyzować pomysły w sposób uporządkowany i zrozumiały.
Współdzielone kalendarze, listy zadań, interaktywne briefingi i agendy zebrań to narzędzia, które umożliwiają Twojemu zespołowi pełne skupienie się na celach i oczekiwaniach, natomiast Dropbox Paper oferuje wielofunkcyjne szablony do każdego z tych narzędzi zarządzania zadaniami zespołowymi.
Korzystając z narzędzi do współpracy, jakie oferuje Dropbox Paper, masz pewność, że każdy członek zespołu ma jasny obraz zarówno celów zespołowych, jak i swoich indywidualnych obowiązków, oraz wie dokładnie, jak ma postępować w razie problemów lub niejasności.
Produkcyjny
Jeśli wielu członków Twojego zespołu pracuje przy tym samym projekcie, chcesz mieć pewność, że praca nad jednym plikiem będzie przebiegała płynnie. Płynnie, czyli bez konieczności ciągłego przesyłania sobie dokumentów i czekania, aż jeden z członków zespołu skończy swoją pracę, aby kolejny z nich mógł zacząć.
Dropbox Paper umożliwia Twojemu zespołowi współpracę w czasie rzeczywistym. Wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą pracować nad tym samym dokumentem z różnych miejsc na świecie, nie powodując przy tym opóźnienia.
Zamiast wypełniać foldery niekończącymi się wersjami tego samego pliku, możesz śledzić historię zmian każdego jednego dokumentu. Nie ma potrzeby ciągłego zapisywania i udostępniania nowych wersji pliku po tym, jak każdy z członków zespołu wprowadził w nim zmiany. Pozwala to stworzyć bardziej przejrzystą przestrzeń roboczą, która z kolei napędza bardziej zorganizowaną, wydajną współpracę.
Informacje zwrotne
Udzielanie informacji zwrotnych jest niezwykle istotnym etapem procesu współpracy. Może jednak okazać się mało pomocne, jeśli nie zostanie przeprowadzone w odpowiedni sposób. Jeśli chodzi o ocenę danego etapu projektu lub zadania, ważne jest, aby wyrazić ją w sposób jasny i bezpośredni. Taką możliwość daje nam możliwość udzielania informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym dostępna w Dropbox Paper.
Nie musisz przegrzebywać się przez długie ciągi maili, aby śledzić postępy. Funkcja adnotacji w Dropbox daje Ci możliwość przeglądania informacji zwrotnych wraz z fragmentami projektu, do których się one odnoszą i bezpośredniego tagowania członków zespołu, dzięki czemu nic Wam już nie umknie ani nie zostanie pomieszane.
Na przykład, jeżeli udzielasz informacji zwrotnej na temat konkretnego zdania w danym dokumencie, możesz umieścić adnotację bezpośrednio do tego zdania. W ten sposób Twoje uwagi będą przypisane do konkretnych fragmentów.
Informacje zwrotne nie muszą koniecznie być przesiąknięte krytyką – powinny być produktywne, konstruktywne i służyć rozwojowi mocnych stron Twojego zespołu, nie zaś je hamować. Dobry system udzielania informacji zwrotnych wspomaga współpracę zespołu, ponieważ zachęca on do tworzenia otwartej, uczciwej i produktywnej atmosfery wśród jego członków.
Jeśli chcesz nieco rozluźnić atmosferę, w Dropbox Paper dostępne są emotikony, które mogą służyć do przekazywania opinii w mniej formalny i bardziej lakoniczny sposób.
Realizacja
Potrzebujesz platformy do zarządzania dokumentami, która zapewni ochronę Twoich materiałów służbowych, umożliwi Twojemu zespołowi skupienie i produktywne działanie oraz pozwoli bezpiecznie udostępnić wyniki Waszej pracy, kiedy nadejdzie czas przekazania gotowego projektu. Dzięki funkcji przechowywania w chmurze można zapewnić zespołowi i klientom dostęp do plików roboczych z każdego miejsca, co sprawia, że zarządzanie przepływem pracy staje się bardziej elastyczne.
Im bardziej uporządkowana jest przestrzeń, w której pracujecie – bez względu na to, czy jest to przestrzeń fizyczna czy wirtualna – tym lepsza jest współpraca Twojego zespołu. Nie będzie już konieczne przeszukiwanie folderu każdej osoby w celu znalezienia właściwego pliku, podobnie jak poleganie na jednej osobie, aby dostarczyła istotne dane. W Dropbox możesz udostępniać pliki jednym kliknięciem i zarządzać uprawieniami, aby określić, w jakim stopniu dane osoby mogą modyfikować udostępniony przez Ciebie dokument.
Oznacza to, że Dropbox Paper jest nie tylko doskonałym rozwiązaniem w kwestii zespołowej pracy twórczej, ale może również towarzyszyć Ci na każdym etapie procesu: od planowania strategii, przez wszystkie etapy pośrednie, po realizację.
Najlepsze narzędzia do współpracy, jakie można zintegrować z Dropbox
Integracja Dropbox z innymi programami i usługami pozwoli Ci odkryć prawdziwą moc, jaka drzemie w pracy zespołowej.
W pełni wykorzystaj możliwości Zoom
Zoom to powszechnie znane, często używane w nowoczesnych miejscach pracy narzędzie umożliwiające współpracę na odległość w czasie rzeczywistym. Istnieje możliwość integracji Zoom z Dropbox, dzięki czemu komunikacja między zespołami może być jeszcze bardziej efektywna.
Integracja Dropbox z Zoom sprawi, że Twoje spotkania staną się jeszcze bardziej produktywne. Będziesz w stanie współpracować z innymi w czasie rzeczywistym poprzez inicjowanie lub dołączanie do rozmów Zoom bezpośrednio z poziomu plików Dropbox. Dzięki temu praca pozostanie na pierwszym planie, a Twój zespół nie będzie musiał przełączać się między platformami.
Nagrania, a nawet transkrypcje ze spotka mogą być automatycznie skopiowane z Zoom do Dropbox, a Ty możesz z łatwością zobaczyć, które pliki Dropbox były udostępnianie podczas spotkań.
Integracja Zoom z Dropbox pozwala Twojemu zespołowi w pełni wykorzystać możliwości wideokonferencji, zapewniając szybki i łatwy dostęp do ważnych materiałów w jednym miejscu.
Trello
Trello korzysta z tablic Kanban w charakterze wizualnych narzędzi do zarządzania projektami, umożliwiając układanie „kart” w możliwe do konfigurowania kolumny. Na karcie Trello możesz między innymi dodawać grafikę, załączniki, tytuły, komentarze i opisy, a także otagować konkretnych użytkowników, ustalić terminy wykonania zadań, ustawić powiadomienia czy wprowadzić oznaczenia za pomocą kolorów.
Po zintegrowaniu z Dropbox, Twój zespół może udostępniać pliki i foldery bezpośrednio na tablicy Trello bez konieczności wychodzenia z Dropbox. Następnie możesz śledzić aktywność Trello dotyczącą tego pliku bezpośrednio z poziomu podglądu pliku w Dropbox.
Integracja Dropbox z Trello łączy proces z produkcją i pomaga Ci lepiej zarządzać wieloma trybami i kanałami pracy zespołowej – bez względu na to, czy korzystasz z niej w celu usystematyzowania opinii, przeprowadzenia burzy mózgów, śledzenia postępów czy zarządzania zasobami.
Slack
Slack umożliwia tworzenie specjalistycznych kanałów dla zespołów i projektów, gdzie można między innymi udostępniać pliki bezpośrednio z Dropbox, wykonywać połączenia głosowe i wideo czy inicjować rozmowy na czatach.
To oprogramowanie do współpracy nad projektami pozwala na komunikację z zespołem w prosty, uniwersalny sposób, bez konieczności rezerwowania sobie czasu na niepotrzebne spotkania lub zagrzebywania się w długich wątkach mailowych.
Skorzystaj z narzędzi do komunikacji, np. komunikatorów i twórz oddzielne czaty i kanały dla każdego aspektu danego projektu. Następnie, podczas wykonywania pracy, komunikuj się w czasie rzeczywistym, aby Twój zespół pracował stałym tempem.
Integracja Slack z Dropbox pozwoli Ci wysyłać pliki z Dropbox bezpośrednio do kanału Slack, łączyć wiele obszarów roboczych Slack z jednym kontem Dropbox oraz współpracować, korzystając z dokumentów Dropbox Paper z poziomu aplikacji Slack.
Jedno miejsce, wszystkie potrzebne narzędzia
Aby praca zespołowa była efektywna, należy stworzyć ujednoliconą przestrzeń, gdzie wszyscy członkowie zespołu mogą zarówno pracować, jak i komunikować się między sobą i która oferuje narzędzia, które podołają wyzwaniom zdalnej współpracy.
Wymienione przez nas powyżej narzędzia i oprogramowanie do pracy grupowej pomogą Twojemu zespołowi maksymalnie wykorzystać swój potencjał, oferując wszystko, czego potrzebujecie do efektywnej współpracy, nawet jeśli będzie się ona w całości odbywać w wirtualnym obszarze roboczym.
Nie musisz marnować czasu, przeskakując bez przerwy między różnymi narzędziami. Dzięki integracjom z Dropbox Twój zespół może w pełni korzystać z najlepszych aplikacji i narzędzi do współpracy z jednego miejsca i na dowolnym urządzeniu.
