Umowy, podatki, wyciągi bankowe, pliki, foldery, filmy i wiele innych dokumentów... Zarządzanie fizycznymi lub cyfrowymi dokumentami i zasobami to jedno z istotnych zadań osób prowadzących własne firmy.
Rozwiązania do przechowywania w chmurze znacznie ułatwiły gromadzenie wszystkiego w jednym bezpiecznym miejscu – i to bez zaśmiecania biura. Przechowywanie wszystkich dokumentów w chmurze oznacza również, że możesz uzyskać do nich dostęp z wielu urządzeń – z dowolnego miejsca i o każdej porze. Przechowywanie plików to jednak nie to samo co dbanie o porządek w plikach.
Dlaczego organizowanie plików cyfrowych jest takie ważne
Aby Twoja mała firma działała sprawnie, musisz zadbać o elastyczność i gotowość do reagowania. Jeśli masz już zaplanowane wymarzone wesele klienta, ale w ostatniej chwili zgubił on plan stolików, musisz szybko odnaleźć ten dokument. Nagrywasz kolejne filmy w ciągu jednego dnia z różnymi osobami, a potem musisz edytować te materiały? Wiedząc, który klip należy do którego projektu, znacznie usprawnisz proces edycji filmów.
Poświęcenie czasu na zarządzanie plikami i ich organizowanie może mieć duże znaczenie dla Ciebie i Twoich klientów.
Ile czasu zajmie organizowanie plików cyfrowych?
Czas potrzebny na organizowanie plików cyfrowych zależy od ich liczby. Jeśli to tylko kilka projektów (lub dopiero zaczynasz), przeznacz na to jedno popołudnie. Jeśli pliki, foldery i zasoby obejmują miesiące lub lata, poświęć kilka dni na ich posortowanie. Możesz też robić to z przerwami w ciągu tygodnia.
Organizowanie plików cyfrowych może wydawać się trudnym zadaniem. Warto jednak przygotować pewien wzorzec, na którym będzie można polegać. Wyobraź sobie, o ile łatwiej wyszukuje się starsze projekty, gdy noszą zrozumiałe nazwy, a wszystkie zasoby są przechowywane w jednym folderze. Czystą przyjemnością będzie też udostępnienie swojemu księgowemu w pełni uporządkowanego folderu „Zeznania podatkowe 2021/22”. Reszta należy do niego.
Pomyśl o tym jak o zarządzaniu skrzynką odbiorczą poczty e-mail – na początku jest to uciążliwe, ale potem szybciej i sprawniej znajdziesz to, czego potrzebujesz.
Jak organizować pliki cyfrowe
Istnieje wiele sposobów na organizowanie plików cyfrowych, ale warto znaleźć system odpowiedni dla siebie. Nie ma sensu wprowadzać naprawdę przejrzystego systemu organizacji, jeśli spowalnia lub utrudnia on znajdowanie potrzebnych plików.
Aby pomóc Ci w pierwszych krokach, przedstawiamy 10 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania plikami:
- Wybierz jedno miejsce do przechowywania plików i folderów
- Usuwaj lub archiwizuj duplikaty plików
- Twórz foldery i podfoldery według przejrzystej hierarchii
- Stosuj zrozumiałe i konkretne nazwy
- Trzymaj się wybranej konwencji nazewnictwa plików
- Zawsze porządkuj pliki na bieżąco
- Przechowuj najważniejsze dokumenty w bezpiecznym miejscu
- Wykonuj cyfrowe kopie fizycznych dokumentów
- Nie bój się usuwać nieużywanych plików
- Regularnie twórz kopie zapasowe plików… i komputera
1. Wybierz jedno miejsce do przechowywania plików i folderów
Komputer osoby samozatrudnionej najczęściej zawiera wszystkie informacje związane z firmą. Jest to więc naturalne miejsce przechowywania wszystkich plików, folderów i zasobów. Co jednak się stanie, gdy komputer kiedyś się zepsuje albo zostanie skradziony lub zgubiony? Wszystkie Twoje starannie uporządkowane pliki i foldery po prostu znikną. To będzie bolało.
Przechowywanie w chmurze to bezpieczna i niezawodna opcja przechowywania wszystkich zasobów. Dlaczego? Ponieważ Twoje pliki i foldery są przechowywane online w chmurze, więc nie ma obaw, że Twój sprzęt Cię zawiedzie. Możesz także uzyskać dostęp do wszystkich swoich plików na dowolnym urządzeniu z dowolnego miejsca, w którym ich potrzebujesz. Jeśli więc zdarzy się najgorsze i Twój stary wierny laptop w końcu odmówi współpracy, możesz zalogować się na innym urządzeniu i szybko wrócić do przerwanej pracy.
Z praktycznego punktu widzenia korzystanie z przechowywania w chmurze oznacza również dostęp do plików i folderów w dowolnym miejscu i czasie – zawsze wtedy, gdy ich potrzebujesz. Większość serwisów umożliwia też odzyskanie plików, jeśli je przypadkowo usuniesz. Możesz również na wszelki wypadek utworzyć kopię zapasową.
2. Usuwaj lub archiwizuj duplikaty plików
To oczywiste działanie. Zarządzanie duplikatami plików to dublowanie własnej pracy. Zanim zaczniesz segregować pliki, usuń duplikaty. Jeśli nie masz pewności, czy nie będą potrzebne, możesz również przenieść je do folderu Archiwum.
Jeśli uznasz, że chcesz je zachować, Dropbox umożliwia przechowywanie plików online i ustawianie ich jako plików „tylko online”. Oznacza to, że nadal są bezpieczne w chmurze na wypadek, gdyby były potrzebne, ale nie zajmują cennego miejsca na urządzeniu. Nie ma potrzeby przechowywania całego portfolio swoich prac na wiernym MacBooku Air. Wystarczy przechować je w chmurze i uzyskiwać do nich dostęp wtedy, gdy chcesz się nimi pochwalić!
3. Twórz foldery i podfoldery według przejrzystej hierarchii
Szkoda czasu na wertowanie folderów w poszukiwaniu właściwego pliku „Materiał_do_kampanii_016.jpg”. Przygotuj zrozumiałą i łatwą do przeglądania strukturę folderów, a następnie przechowuj razem powiązane pliki, dokumenty i zasoby, niezależnie od ich typu.W tym celu musisz ustanowić przejrzystą hierarchię folderów i podfolderów.
Najlepszym rozwiązaniem jest przyjęcie hierarchii folderów:
Według nazwy
Klienci > Nazwa klienta > Prace > Jesień 2022 > Wielki kemping w domu > Wielki_kemping_w_domu_FB_1080x1080.jpg
Według projektu
Wszystkie projekty > Kampanie kreatywne > Reklamy na Facebooku > Wielki kemping w domu > Wielki_kemping_w_domu_1080x1080.jpg
Według daty
2022 > Wrzesień > Prace > Nazwa klienta > Wielki kemping w domu > Wielki_kemping_w_domu_FB_1080x1080.jpg
Niezależnie od wyboru pamiętaj, aby w folderach nie było za dużo plików. Zamiast tego pogrupuj je w podfolderach. Ułatwi to Tobie lub Twoim współpracownikom znalezienie potrzebnych plików.
4. Stosuj zrozumiałe i konkretne nazwy
Nazwy plików i folderów muszą być proste i zrozumiałe. Jeśli jesteś fotografem pracującym w szczycie sezonu ślubnego, w niektórych tygodniach będziesz uczestniczyć w 3 lub 4 weselach. Bądźmy szczerzy – nie będziesz mieć czasu na zmianę nazwy każdego przesyłanego zdjęcia. Możesz za to posortować je w folderach z nazwami zawierającymi np. datę, nazwę miejsca i ewentualnie imiona nowożeńców. Później sobie za to podziękujesz.
Nadawanie plikom zrozumiałych i precyzyjnych nazw jest jeszcze ważniejsze, gdy udostępniasz pliki i foldery. W natłoku zajęć klient nie ma czasu na wyświetlanie podglądu każdego z 30 zasobów kampanii. Chce tylko sprawdzić, czy na przykład odniesiono się do opinii na temat pliku Baner_kampanii_JB_22_marca.png.
5. Trzymaj się wybranej konwencji nazewnictwa plików
Po ustaleniu reguł nazewnictwa trzymaj się ich. Niezależnie od tego, czy pracujesz w pojedynkę, czy współpracujesz z innymi osobami, konsekwentne postępowanie ułatwia wszystkim życie.
Dodatkową zaletą jest to, że nazywanie plików i folderów wyraźnie ułatwia wyszukiwanie ich według nazwy.
6. Zawsze porządkuj pliki na bieżąco
Łatwo narobić sobie zaległości w postaci dużej liczby plików do uporządkowania. Lepiej tego uniknąć. Zamiast tego warto porządkować pliki na bieżąco lub tworzyć zasoby w przypisanym do nich folderze. Jeśli przez pomyłkę zapiszesz plik w niewłaściwym folderze, przyjęta konwencja nazewnictwa powinna również ułatwić sortowanie. Bez negatywnych konsekwencji.
7. Przechowuj najważniejsze dokumenty w bezpiecznym miejscu
Jednym z typowych sposobów zabezpieczania ważnych dokumentów jest ochrona plików hasłem. Niektóre rozwiązania do przechowywania w chmurze umożliwiają z kolei przyznawanie i odbieranie dostępu do dokumentów kilkoma prostymi kliknięciami. Oba te środki są skutecznymi elementami strategii cyberbezpieczeństwa, które warto wdrożyć, aby chronić swoją pracę.
Czasami pliki wymagają dodatkowej warstwy zabezpieczeń na poziomie wyższym niż hasła. Może to wynikać z tego, że zawierają poufne informacje, takie jak dane osobowe klientów. Innym powodem może być fakt, że pracujesz nad zupełnie nowym prototypem, który Twoi konkurenci chcieliby dostać w swoje ręce. Bywa też, że pliki nie dotyczą pracy. Może po prostu potrzebujesz bezpiecznego miejsca do przechowywania ważnych dokumentów dla rodziców.
Dropbox Vault pomaga przechowywać, organizować i zabezpieczać Twoje najbardziej poufne informacje w chmurze. Oprócz środków bezpieczeństwa, które Dropbox już stosuje, korzystasz także z obszaru Vault, czyli chronionego kodem PIN folderu na Twoim koncie Dropbox. Kod PIN powinien być znany tylko Tobie i tylko Ty masz dostęp do jego zawartości.
.png)
8. Wykonuj cyfrowe kopie fizycznych dokumentów
Nawet jeśli Twoja firma prawie całkowicie funkcjonuje w Internecie, nadal posiadasz fizyczne dokumenty i zasoby. Podczas zarządzania plikami nie trzeba ich jednak traktować jako oddzielnych dokumentów. Zamiast tego wystarczy je zdigitalizować i zarchiwizować tak, jak każdy inny plik cyfrowy.
W tym celu można użyć skanera dokumentów do skanowania paragonów, dowodów tożsamości, zdjęć i innych dokumentów, które zostaną zapisane bezpośrednio w telefonie. Po chwili będą gotowe do umieszczenia w posegregowanej dokumentacji. Ponadto jeśli usługa przechowywania w chmurze obejmuje optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) jako wbudowaną funkcję, zeskanowane obrazy można przekonwertować do formatu PDF z możliwością wyszukiwania tekstu.
Próbujesz znaleźć konkretną umowę, która została pominięta przy segregowaniu, ale pamiętasz tylko imię i nazwisko osoby, która podpisała ten dokument? Nie ma problemu – wyszukaj w zapisanych plikach nazwisko sygnatariusza, a funkcja OCR szybko znajdzie plik PDF z umową, w której ta osoba jest wymieniona.
9. Nie bój się usuwać nieużywanych plików
Usuwanie i archiwizowanie starych plików to nie tylko jednorazowa czynność. Jeśli chcesz efektywnie zarządzać plikami cyfrowymi, co jakiś czas musisz zrobić szybki przegląd. Zaskoczy Cię informacja, jak wiele znalezionych pozycji można usunąć.
Najlepszym sposobem jest ustawienie przypomnienia. Po uporządkowaniu plików ustawienie terminu ich przeglądu i zarządzania nimi to świetny sposób na zaoszczędzenie miejsca – zarówno na dysku twardym, jak i w dowolnym używanym serwisie służącym do przechowywania danych w chmurze.
10. Regularnie twórz kopie zapasowe plików… i komputera
Ostatnia, ale nie mniej ważna wskazówka: zawsze twórz kopie zapasowe wszystkich plików i folderów. Brak kopii zapasowej plików „na wszelki wypadek” sprawi, że cała praca włożona w zarządzanie plikami i ich porządkowanie pójdzie na marne. Jeśli nie masz kopii zapasowej, a komputer, na którym opiera się cała Twoja firma, zostanie zgubiony lub ulegnie awarii, nagle pojawi się duży problem.
Wspomnieliśmy już, że dobrym rozwiązaniem do tworzenia kopii zapasowych plików są zewnętrzne dyski twarde. One także mogą jednak równie łatwo zostać zgubione, skradzione lub uszkodzone. W efekcie wracasz do punktu wyjścia. Doskonałym rozwiązaniem tego problemu są kopie zapasowe w chmurze – możesz z nich korzystać w dowolnym miejscu i czasie.
Dropbox Backup umożliwia nawet tworzenie kopii zapasowej wielu komputerów i dysków zewnętrznych w chmurze. Jeśli Twój komputer lub dysk twardy kiedykolwiek się zepsuje lub zostanie skradziony, możesz łatwo odzyskać i przywrócić wszystkie pliki i foldery na innym urządzeniu. Co najważniejsze, Twoje pliki i foldery zostaną przywrócone w ich pierwotnej lokalizacji – możesz wznowić pracę w miejscu, w którym została przerwana.
Znajdź miejsce na wszystkie swoje pliki
Gdy konieczne jest zarządzanie plikami cyfrowymi, najlepiej zacząć od znalezienia odpowiedniego rozwiązania pamięci masowej. Dropbox oferuje bezpieczne, łatwe w użyciu przechowywanie w chmurze, które ułatwia porządkowanie plików i folderów. Przechowywanie to jednak nie wszystko, co zapewniamy.
Warto traktować Dropbox jako centrum współpracy. Twoje bezpiecznie przechowywane pliki i foldery są dostępne z poziomu komputera, telefonu lub tabletu, kiedy tylko ich potrzebujesz. Możesz także łatwo udostępniać swoją pracę klientom lub współpracownikom. Ponadto, jeśli kiedykolwiek utracisz dostęp do swoich plików, dzięki Dropbox będą one bezpieczne i uporządkowane – nawet jeśli komputer przepadnie lub w końcu się zepsuje.