InVision

Studium przypadku

Firma ta, zajmująca się projektowaniem oprogramowania, wykorzystuje Dropbox Business do bezpieczniejszej i bardziej wydajnej współpracy, dzięki czemu jej zespół może rozwijać się w skali globalnej.

InVision

Najważniejsze wskaźniki

  • Płynniejsza współpraca między zespołami i w różnych strefach czasowych
  • Pełna przejrzystość i łatwiejsze dodawanie kont pracowników
  • Większe bezpieczeństwo danych i urządzeń

WYZWANIE

Poznać ewoluujące potrzeby biznesowe

Aplikacja InVision to narzędzie do tworzenia prototypów używane przez jedne z największych firm na świecie, w tym Sony i Nike. Umożliwia ono szybkie przekształcanie mglistych koncepcji w produkty gotowe do wysyłki. Samo narzędzie cechuje się wysoką wydajnością, jednak jego atrakcyjność w dużej mierze wynika z możliwości integracji z innymi popularnymi aplikacjami, w tym z Dropbox.

Klienci korzystający z InVision mogą z łatwością tworzyć łącza do zasobów na swoim koncie Dropbox, a ich aktualizacje są automatyczne uwzględniane w prototypach w InVision.

Biorąc pod uwagę powiązania firmy z Dropbox, nie dziwi fakt, że na wczesnym etapie rozwoju InVision pracownicy używali do współpracy osobistych kont Dropbox. Jednak z czasem coraz ważniejsza stawała się potrzeba efektywnego zarządzania wieloma kontami i ich zabezpieczenia, ponieważ firma powiększyła się z kilkuosobowego zespołu w Nowym Jorku do znacznie liczniejszej załogi obejmującej dyrektorów ds. produktów w Wielkiej Brytanii. „Pracownicy sami zarządzali swoimi subskrypcjami” – mówi Shalom Weberman, kierownik ds. operacyjnych InVision. „Gdy któryś z nich przechodził do innej firmy, zabierał ze sobą swoje konto i dane”.

Dropbox Business zdecydowanie ułatwił nam pracę dzięki możliwości scentralizowania kont. Pozwala nam na znacznie rozsądniejsze gospodarowanie funduszami. Bardzo się rozwinęliśmy, a ja mogę skupić się na naprawdę istotnych sprawach.

Shalom Weberman, kierownik ds. operacyjnych

ROZWIĄZANIE

Przeprojektowanie przepływu pracy

Obecnie Dropbox Business ułatwia współpracę, ponieważ pracownicy mają konta firmowe. Zespoły produktowy i projektowy komunikują się głównie za pomocą komunikatora Slack, a jego integracja z Dropbox Business umożliwia użytkownikom zamieszczanie plików Photoshop i Sketch z konta Dropbox bezpośrednio w czatach. „Pracownicy z zespołu produktowego cały czas wysyłają wiadomości do deweloperów, informując ich na przykład o aktualizacji jakiegoś dokumentu w Photoshopie, a deweloperzy wiedzą, o jakim pliku mowa, ponieważ wcześniej został już wstawiony jako łącze do Dropbox” – mówi Billy Kiely, wiceprezes ds. produktów.

Według Webermana inne osoby, które pracują głównie z pakietem Microsoft Office, korzystają z plakietki Dropbox.

Umożliwia ona udostępnianie plików i aktualizowanie ich do najnowszej wersji, gdy ktoś inny wprowadzi w nich zmiany – a wszystko to w środowisku Office. „Gdy współpracuję z różnymi osobami z działu finansów, zamiast przesyłać sobie w tę i z powrotem arkusze Excela, możemy na nich pracować jednocześnie” – twierdzi. Dropbox Business ułatwił InVision centralizację i śledzenie firmowych danych. Weberman twierdzi, że kierownictwo firmy może z łatwością dodawać zbiorczo nowych pracowników i ma ściślejszą kontrolę nad plikami projektowymi klientów dzięki takim funkcjom jak uwierzytelnianie dwuetapowe. „Wymóg podania dodatkowego kodu dostępu sprawia, że nasze urządzenia są znacznie bezpieczniejsze, co przy dużym rozproszeniu naszych pracowników jest bardzo ważne” – mówi Weberman.

Wszystkie pliki, które trzymam na swoim komputerze, znajdują się w Dropbox. Wiem, że mam do nich dostęp na dowolnym urządzeniu.

Billy Kiely, wiceprezes ds. produktów

WYNIKI

Oszczędność czasu i zasobów

Jak twierdzi Kiely, dzięki Dropbox Business pracownicy InVision są lepiej zorganizowani. Użytkownikom podoba się to, że funkcje nieograniczonej historii wersji i odzyskiwania usuniętych plików zapobiegają utracie wyników pracy. „Teraz, gdy wszystko znajduje się w Dropbox, jestem spokojny, że niczego przypadkowo nie nadpiszę ani nie usunę” – mówi Kiely. „Zawsze mogę się cofnąć i odzyskać wcześniejszą wersję”.

Dropbox Business sprawia, że zespoły produktowy i projektowy są w stanie dotrzymać kroku rosnącemu zapotrzebowaniu na produkt InVision. „Wiem, że gdy wstaję rano w Wielkiej Brytanii, mogę po prosty zajrzeć do folderów udostępnionych i pobrać z nich potrzebne dossier, nie czekając, aż kilka godzin później przy komputerach pojawią się pracownicy z USA” – mówi Andrew Cullen, kierownik ds. projektowania produktów.

Ostatecznie dzięki Dropbox Business pracownicy InVision osiągnęli ten sam cel – szybszą realizację projektów – czyli to, co produkt InVision pomaga osiągać również swoim własnym klientom. „Możliwość współpracy nad tym samym dokumentem w Dropbox okazała się sporym ułatwieniem i pozwoliła nam zaoszczędzić bardzo dużo czasu” – mówi Weberman.