Praca kreatywna to duże wyzwanie.Wkładasz całe serce w realizację projektu, jest on dobrze przemyślany i dopracowany w najdrobniejszych szczegółach. Przychodzi jednak moment, w którym musisz podzielić się efektami swojej pracy z zespołem albo klientem i poznać ich opinię.
Powiedzmy sobie szczerze: niektóre formy przekazywania opinii są niezwykle niewygodne, np. zbiorcza lista uwag od klienta wysłana e-mailem czy dzielenie się spostrzeżeniami przez osobę z zespołu podczas wideokonferencji zamiast spisania ich w jednym miejscu.Bardzo trudno jest odnieść się do konstruktywnych informacji zwrotnych, jeśli są nam przekazywane w nieodpowiedni sposób.
Niezależnie od tego, czy pracujesz nad filmem pokazowym, czy prezentacją sprzedażową, musisz wziąć pod uwagę opinie innych, aby móc przesłać projekt do kolejnego etapu. Spójny i powtarzalny proces przekazywania opinii ułatwi wszystkim pracę. Wystarczy wprowadzić kilka ulepszeń, które przyniosą korzyści Tobie i Twojemu zespołowi.
Poniżej znajdziesz trzy wskazówki, dzięki którym będziesz sprawniej dzielić się z zespołem i klientami efektami swojej pracy i uzyskiwać lepsze informacje zwrotne.
1. Za każdym razem udostępniaj swoje pliki w ten sam sposób
Konsekwencja to podstawa każdego dobrego procesu. Niełatwo ją zachować, szczególnie podczas udostępniania dużych plików składających się na pracę kreatywną. W przypadku załączników do e-maili obowiązują limity rozmiaru, natomiast przekazywanie sobie wydruków w formie papierowej grozi zagubieniem czegoś. Potrzebujesz prostego sposobu udostępniania materiałów kreatywnych, który działa zawsze – bez względu na format pliku czy jego rozmiar – i którego będziecie używać wspólnie z zespołem podczas pracy nad kolejnymi zleceniami. Dzięki temu współpracownicy zawsze będą wiedzieli, gdzie znajdą najnowszą wersję Twojej pracy. Koniec ze ściganiem innych i ciągłym udostępnianiem kolejnych plików. Teraz uzyskasz potrzebne opinie innych członków zespołu bez całego tego zamieszania.
Jest tylko jeden problem: kłopotliwy proces może namnażać problemy, zamiast je rozwiązywać. Z pewnością nie chcesz, aby przytłoczyła Cię masa niepotrzebnych szczegółów. Właśnie dlatego maksymalnie uprościliśmy udostępnianie plików. Dzięki Dropbox udostępnianie plików jest niezwykle proste zarówno dla Ciebie, jak i Twojego recenzenta. Niezależnie od tego, czy chcesz przesłać cały katalog zdjęć, czy duży projekt zawierający film, zrobisz to za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możesz też przesyłać projekty po każdej ich aktualizacji, a inni mogą dodawać komentarze bezpośrednio w Dropbox. Pozwala to zachować wszystkie uwagi i historię wersji pliku w jednym miejscu.
2. Znajdź odpowiedni dla siebie system i trzymaj się go
Każdego nowego procesu trzeba się nauczyć. Jednak im częściej Ty i Twój zespół go używacie, tym jest on dla Was łatwiejszy i efektywniejszy. Możesz zacząć od określenia pewnych podstawowych zasad dotyczących przekazywania opinii. Rozpoczynając pracę nad projektem kreatywnym, określ na przykład liczbę rund oceny projektu. I nie bój się poprosić współpracowników o przekazanie opinii w preferowanym przez Ciebie formacie – w końcu to Ty wprowadzasz poprawki w projekcie. Jeśli szczegółowo określisz, czego oczekujesz, członkowie Twojego zespołu będą w stanie bardziej Ci pomóc.
W końcu wszyscy macie ten sam cel: stworzyć jak najlepszy projekt. Jednak dobre chęci to za mało, gdy informacje zwrotne są przekazywane w nieodpowiedni sposób. Właśnie dlatego tak ważne jest uproszczenie i ujednolicenie procesu oceny, a Dropbox Wam w tym pomoże. Możesz dodać datę wygaśnięcia uprawnień do łącza udostępnionego, aby ograniczyć czas na dodawanie komentarzy przez członków zespołu. Możesz też przyznać niektórym użytkownikom uprawnienia tylko do wyświetlania – będą oni mogli wyświetlać plik i dodawać do niego komentarze, ale nie będą mogli wprowadzać w nim zmian. Najlepsze jest jednak to, że w Dropbox zobaczysz informacje o tym, kto wyświetlił plik, a kto tego nie zrobił – sprzyja to motywowaniu i budowaniu odpowiedzialności w zespole.
3. Precyzyjnie określ obszary swojego projektu, które wymagają szczególnej uwagi
Tylko Ty znasz swoją pracę od podszewki – wykorzystaj to. Kiedy prosisz innych o opinię, dokładnie określ, czego potrzebujesz. Na przykład poproś redaktora o sprawdzenie gramatyki, dyrektora kreatywnego o opinię na temat ogólnego zamysłu, a osobę bezpośrednio współpracującą z klientem – o informację, czy przygotowany przez Ciebie projekt spełnia jego wymagania. Proaktywna postawa pozwoli Ci uniknąć zbędnych komentarzy i uzyskać przydatne opinie, na których najbardziej Ci zależy.
Z przekazywaniem szczegółowych instrukcji wiąże się jednak jedno zagrożenie: niejasne wytyczne. Nie wystarczy powiedzieć współpracownikom, że chcesz poznać ich opinię. Musisz im to wyraźnie pokazać. W Dropbox możesz dodać komentarze bezpośrednio w pliku, a następnie udostępnić go w celu uzyskania opinii. Gdy współpracownicy otworzą plik, od razu zobaczą zostawione przez Ciebie uwagi. Możesz też dodawać komentarze i pytania do konkretnych części obrazu, filmu, pliku projektowego lub dokumentu tekstowego. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu będą wiedzieć, do czego powinni się odnieść.
Na świetną pracę kreatywną składa się wiele elementów, a przekazywanie informacji zwrotnych jest niezwykle ważnym etapem. Trafne opinie przekazane w odpowiedni sposób mogą przyczynić się do odniesienia sukcesu, z kolei niejasne uwagi mogą sprawić, że utkniesz i ciężko będzie Ci doprowadzić projekt do końca. Dlatego musisz pomóc swoim współpracownikom w przekazywaniu Ci opinii w odpowiedni sposób.Nie bój się prosić o to, czego potrzebujesz, i pamiętaj, żeby zawsze wybierać najodpowiedniejsze narzędzia, trzymać się ustalonego procesu i prosić o dodanie komentarzy tam, gdzie są Ci najbardziej potrzebne.
