Firma Pilot tworzy marketingową magię w branży filmowej i telewizyjnej z pomocą Dropbox

W firmie Pilot zajmujemy się bardzo niszową działalnością – prowadzimy marketing w branży rozrywkowej i wprowadzamy nowe programy dla stacji telewizyjnych i streamerów. Tworzymy rozwiązania wideo i brandingowe dla marek z sektora rozrywkowego i konsumenckiego – od reklam skierowanych do konsumentów i materiałów branżowych po wewnętrzną komunikację marketingową. Oferujemy m.in. sesje zdjęciowe, treści audio-wizualne, wydruki czy materiały cyfrowe i radiowe. Aby się rozwijać, stawiamy na kreatywność, współpracę i komunikację.

Cały czas używamy Dropbox do wysyłania łączy do briefów i informacji dla klientów. Nasz personel jest rozproszony i często korzystamy z usług różnych freelancerów. Możliwość bezpiecznego wysyłania łączy i kontrolowania czasu ich ważności jest kluczowa podczas pracy z informacjami z branży rozrywkowej, które nie zostały jeszcze upublicznione.

Stale korzystamy też z Dropbox Paper. Usługa ta pozwoliła nam drastycznie podnieść marże. Zamiast pisać tradycyjny brief kreatywny dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt, tworzymy dokument Paper i używamy go jako „żywego” briefu. Można prowadzić w nim rozmowy, które są o wiele bardziej aktywne.

Oto przykład: zaczynamy od utworzenia briefu klienta, do którego następnie wprowadzamy notatki z naszej pierwszej rozmowy telefonicznej oraz pomysły powstałe podczas burz mózgów dotyczących projektu. Rejestrujemy materiały z odcinków programów telewizyjnych, które będą potrzebne montażyście. Używamy Paper również do tworzenia scenariuszy, gdy dojdziemy do tego punktu. Kiedy mamy spotkania, możemy dodawać adnotacje w czasie rzeczywistym. Wszystko działa bardzo szybko i sprawnie, dzięki czemu wiele osób może jednocześnie pracować w dokumencie.

Dropbox Paper całkowicie zmienił sposób, w jaki podchodzimy do projektów. Usługa ta pozwala nam uchwycić wszystkie przemyślenia naszych ekspertów na wczesnym etapie procesu oraz zaoszczędzić pieniądze. Wcześniej w momencie otrzymania zlecenia natychmiast zatrudnialiśmy pisarzy freelancerów, ponieważ byliśmy zajęci. Przeznaczaliśmy na nich sporo pieniędzy i prosiliśmy, żeby przygotowali jak najwięcej pomysłów. Zajmowało to kilka dni, a koszty sumowały się, szczególnie jeśli płaciliśmy pięciu lub sześciu pisarzom stawki dzienne.

Zdaliśmy sobie sprawę, że dzięki Dropbox Paper możemy zacząć pisać sami, niezależnie od tego, gdzie na świecie znajdują się poszczególni pracownicy. W przeszłości przygotowywaliśmy bardzo dużo podobnych prezentacji, więc teraz nasz zespół może spędzić godzinę lub dwie na wspólnym opracowywaniu pomysłów w dokumencie, a następnie możemy poprosić pisarzy o ich dopracowanie i dodanie kilku własnych. W ten sposób zmniejszamy koszty, ponieważ potrzebujemy mniej freelancerów, a także skracamy czas realizacji projektu – zwiększając tym samym naszą produktywność – ponieważ pisarze mają od czego zacząć i czeka ich mniej pracy. Dzięki temu możemy skalować cały proces w dół i zwiększać marże. W ten sposób usprawniamy współpracę i znacząco rozwijamy naszą działalność.

Możemy też niezwykle łatwo tworzyć różne dokumenty dla różnych grup. Przygotowujemy dwa briefy: jeden dla pisarzy, a drugi wewnętrzny, czyli dla nas. Kopiowanie i wklejanie z jednego do drugiego jest niezwykle proste. Co więcej, możemy wyciągnąć poszczególne sekcje, aby dodać je do zewnętrznych dokumentów, jeśli musimy na przykład wysłać zbiór slajdów do klienta. Usługa Paper świetnie sprawdza się również w przypadku korekty. Jest także kluczowa z punktu widzenia bezpieczeństwa, ponieważ zapewnia kontrolę dostępu. Często otrzymujemy scenariusze programów telewizyjnych – z oczywistych względów nie chcemy ich szeroko udostępniać, więc możemy umieścić łącza w dokumencie i ograniczyć grono osób, które mogą go zobaczyć.

Przekonanie mojego zespołu do korzystania z Paper nie zajęło dużo czasu – w przeciwieństwie do niektórych innych produktów, które wypróbowaliśmy. Często opowiadam o sytuacji, w której mój zastępca przyszedł do mnie po roku korzystania z innej usługi i powiedział, że potrzebował całych 12 miesięcy, aby ją opanować, po czym dodał, że rozwiązanie Paper jest nieporównywalnie szybsze i prostsze w obsłudze. Natychmiast zauważył wartość dodaną.

Obecnie używam usługi Paper do prawie wszystkiego, co piszę osobiście i zawodowo. Dzięki niej nie obawiam się, że stracę efekty mojej pracy. Kiedyś tworzyłem wiele dokumentów w innych formatach i martwiłem się, że nie będę mógł ich znaleźć, ale w przypadku Paper to się nie zdarza. To łatwy sposób, który pomaga mi zorganizować biznes i życie osobiste.