Jeśli odpowiadasz za przygotowanie nowych pracowników do osiągania sukcesu od pierwszego dnia, dobra organizacja pracy ma dla Ciebie kluczowe znaczenie. Pracownicy liczą na to, że pomożesz im szybko rozpocząć wykonywanie zadań.
„Ludzie nie mogą najlepiej wykonywać swojej pracy ani przyczyniać się do sukcesu firmy, jeśli martwią się tym, jak dotrzeć do sali konferencyjnej czy zapisać się do otrzymywania świadczeń, albo zastanawiają się, kiedy otrzymają pierwszą wypłatę”, mówi Joe Topasna, analityk ds. HR w Dropbox.
Niektórzy specjaliści ds. HR znajdują nowe sposoby ograniczenia liczby powtarzających się zadań i koncentrują się na indywidualnym podejściu do nowych pracowników. W Dropbox nasz zespół ds. personelu korzysta z Dropbox Paper, aby ułatwić wdrażanie nowych pracowników. Paper to wspólna przestrzeń robocza, dzięki której prawie każda część procesu wdrażania może być wydajniejsza. Aby pokazać, jak osiągnąć ten cel, porozmawialiśmy z kilkoma osobami z Dropbox, które pomagają nowo zatrudnionym dobrze rozpocząć pracę.
1. Zmieniaj dokumenty w szablony
Formularze W-4. Formularze I-9. Dokumenty dotyczące zgodności z przepisami krajowymi. Nie jest to najciekawszy sposób powitania pracownika w nowej pracy, prawda? Na szczęście istnieją metody wyeliminowania części papieru (i pracy) z całego procesu obsługi dokumentów.
Każdy specjalista ds. HR wie, że proces wdrażania nowych pracowników to proces iteracyjny. To, co działało kilka lat temu, może nie działać dzisiaj. Na przykład informacje o świadczeniach zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Dlatego aktualizowanie wszystkich powiązanych dokumentów może być wyzwaniem.
Jednak za każdym razem, gdy zespół personalny Dropbox udostępnia dokument Paper nowym pracownikom, może zapewnić im dostęp do najnowszych informacji, aktualizując tekst lub dodając łącza do powiązanych dokumentów Paper.
„Dzięki Paper jesteśmy w stanie wprowadzić zmiany w dokumencie, a ludzie mogą je zobaczyć na żywo, więc nie musimy wysyłać poprawek”, mówi Dorena Sanchez, analityczka ds. świadczeń pracowniczych w Dropbox. „Możemy również komentować i prosić ludzi o recenzowanie różnych rzeczy bezpośrednio w dokumencie, co bardzo nam się przydaje. W każdej chwili możemy wprowadzić nową wersję instrukcji. Nowi pracownicy nie muszą nawet odświeżać dokumentu, aby zobaczyć zmiany”.
Zespół oszczędza też czas, korzystając z szablonów, co pozwala uniknąć kłopotów z tworzeniem zupełnie nowej partii dokumentów dla każdej nowej grupy pracowników. Gdy zespół Doreny regularnie używa tych samych dokumentów, korzysta z funkcji „Zmień w szablon” w usłudze Paper.
Funkcja „Zmień w szablon” w Dropbox Paper
Tworzenie własnych szablonów na podstawie dokumentów Paper jest łatwe. Możesz także używać naszych gotowych szablonów notatek ze spotkań, planów projektów czy kreatywnych streszczeń, które pomogą Twojemu zespołowi rozpocząć kolejny projekt.
W tym tygodniu wprowadziliśmy nowy szablon wdrażania pracowników (pokazany poniżej), z którego może korzystać zespół HR w każdej firmie. Został on specjalnie zaprojektowany, aby ułatwić Twojemu zespołowi wykonywanie codziennych obowiązków. Szablony są dostępne tylko w języku angielskim, a wkrótce będą dostępne na urządzeniach mobilnych.
Szablon wdrażania nowych pracowników w Dropbox Paper
2. Udostępniaj proste listy kontrolne
W pierwszym dniu pracy dzieje się tak wiele, że łatwo stracić orientację, co i kiedy trzeba zrobić. Dlatego nasz zespół personalny często korzysta z list kontrolnych. W aplikacji Paper możesz szybko tworzyć listy zadań i przypisywać osoby do każdego zadania, przywołując je za pomocą znaku @, która spowoduje wysłanie do nich powiadomienia e-mail z informacją o terminie wykonania zadania.
„Tę listę kontrolną dotyczącą świadczeń wdrożyliśmy pod koniec ubiegłego roku”, mówi Dorena. „Wcześniej była to prezentacja z 60 slajdami, którą pokazywaliśmy pracownikom i po prostu oczekiwaliśmy, że zapamiętają każdy szczegół”. Dorena szybko zdała sobie sprawę, że nie jest to łatwe dla nowo zatrudnionych pracowników – zwłaszcza gdy inne zespoły proszą ich do tego o wypełnienie formularzy. A przecież oprócz wypełniania wszystkich dokumentów muszą nauczyć się nowej pracy.
Po wdrożeniu listy kontrolnej w dokumencie Paper Dorena i jej zespół odkryli, że nie tylko usprawnia to proces, ale także pomaga nowo zatrudnionym osobom skoncentrować się na tym, co najważniejsze. „Teraz na początku prezentacji możemy powiedzieć: Nie próbuj tego zapamiętać. Po prostu używaj listy kontrolnej. Ludzie się śmieją, ale naprawdę muszą zapamiętać tylko listę kontrolną”.
Przypisywanie zadań i ustalanie terminów w Dropbox Paper
3. Zwiększ widoczność i przejrzystość
Dzięki funkcji informacji o wyświetlającym w Paper (przedstawionej poniżej) zespół HR może wysłać dokument do nowych pracowników, a następnie sprawdzić, kto go otworzył (a kto nie). Dorena mówi, że w ten sposób mogą upewnić się, że wszyscy zainteresowani otrzymali odpowiednie informacje. „Czasami otrzymujemy pytania typu: «Gdzie znajdę te informacje?» Odpowiadamy: «Wygląda na to, że nie zaglądałeś lub nie zaglądałaś jeszcze do tego dokumentu. Ten dokument będzie Twoim najlepszym przyjacielem. Postępuj zgodnie z nim krok po kroku, a niczego nie przegapisz»”.
Śledzenie postępu za pomocą funkcji informacji o wyświetlającym w Dropbox Paper
Dodatkowo Paper pozwala każdej osobie zaproszonej do dokumentu oglądać na bieżąco proces edycji. Członkowie zespołu, którym przyznano uprawnienia do edycji, mogą wprowadzać zmiany. Dodatkowo kilka osób może jednocześnie wprowadzać poprawki. Osoby, którzy otrzymały tylko dostęp do wyświetlania, mogą dodawać komentarze, pytać o zawartość lub sugerować zmiany. Rozmowy, które często gubią się w wątkach poczty e-mail, można zobaczyć w kontekście w komentarzach i odpowiedziach.
Dodawanie komentarzy w Dropbox Paper
W Dropbox wierzymy, że pracownicy mogą uczyć się od siebie nawzajem podczas wspólnej pracy i analizowania działań z przeszłości. Paper pomaga nowym pracownikom szybko zwiększyć tempo wykonywania zadań, ponieważ jedno wyszukiwanie w usłudze Paper pozwala uzyskać dokumenty z projektów w całej organizacji.
„Jako firma działamy bardzo przejrzyście, jeśli chodzi o to, co mogliśmy zrobić lepiej w zakresie naszych produktów”, mówi Joe. „Każdy może poszukać danych z przeszłości. Te informacje są dostępne bez żadnych ograniczeń. Na poziomie firmy odbywa się to domyślnie. Ludzie są zafascynowani tymi możliwościami. Nowi pracownicy przychodzą do mnie i mówią: «W firmie technologicznej XYZ te informacje są tajne». To dla ludzi coś nowego”.
Oczywiście nie każda firma ma taką samą kulturę przejrzystości. W przypadku firm, które chcą upubliczniać tylko określone treści, Paper umożliwia administratorom IT określenie, kto może wyświetlać wybrane informacje, za pomocą osobnych ustawień w każdym dokumencie Paper.
„Pracowałam w innych firmach spoza branży technologicznej i widziałam, jak działają ich procesy dotyczące nowych pracowników”, mówi Dorena. „Obejmują one głównie monotonne instrukcje udostępniane na papierze. Czułam, że różnica między wdrażaniem nowych osób tutaj i w innych firmach polega na automatyzacji i widoczności instrukcji. W innych firmach mówili: «Tak możesz się zarejestrować, aby otrzymywać świadczenia. Powodzenia». Tutaj mówimy: «Tak możesz się zarejestrować, aby otrzymywać świadczenia. Tak znajdziesz lekarza. A tak umówisz się na wizytę»”.
4. Usprawnij proces udzielania odpowiedzi na pytania nowych pracowników
Każdego dnia jednym z najbardziej typowych zadań, z jakim mierzą się zespoły HR, jest udzielanie odpowiedzi na pytania pracowników. „Dostaję pewnie od 30 do 40 pytań dziennie”, mówi Dorena. „Ale wiele z nich jest związanych z usługami medycznymi, więc odpowiedź nie jest szybka ani prosta. W ciągu tygodnia otrzymuję pewnie ze 40-50 standardowych pytań, według powtarzającego się schematu: «Jak mogę się zarejestrować?», a potem tydzień później: «Kiedy dostanę dokumenty medyczne?»”.
„Usługa Paper sprawiła, że odpowiadanie na te pytania zajmuje mi 15 minut dziennie, a nie 3 godziny rozłożone w czasie”, mówi Dorena. „Ponieważ tak bardzo dopracowaliśmy nasze materiały, nie musimy wpisywać w kółko tych samych informacji ani próbować dostosowywać ich do każdego pracownika. Mogę po prostu udostępnić dokument Paper i powiedzieć: «Tutaj znajdziesz potrzebne informacje»”.
Zapraszanie członków zespołu do udostępnionego dokumentu Paper
5. Zamień mozolną pracę w zabawę
Aby przeszukiwanie dokumentów odbywało się szybciej i nie nużyło nowych pracowników, zespół ds. personelu w Dropbox postanowił zamienić ten proces w zabawę. Członkowie zespołu przygotowali grę w poszukiwanie skarbów, która przeprowadza nowych pracowników przez proces rejestracji i zapoznaje ich z jednym z kluczowych narzędzi używanych przez firmę do koordynowania projektów i komunikacji z pracownikami – Dropbox Paper.
„Poszukiwanie skarbów, które obejmuje przejście przez nasze strony dotyczące świadczeń, służy mi jako wprowadzenie do usługi Paper”, mówi Dorena. „Używamy informacji o świadczeniach w dokumentach Paper, aby przekazać pracownikom wstępne informacje dotyczące rejestracji. Następnie wysyłamy im szczegółową listę rzeczy, które muszą zrobić w określonych terminach. Myślę, że to pokazuje im, jak przydatna jest współpraca. Dzieje się tak, ponieważ dzięki funkcji informacji o wyświetlającym możesz zobaczyć twarze oraz imiona i nazwiska innych nowo zatrudnionych osób przeglądających dany dokument”.
Poszukiwanie skarbów dla nowych pracowników – dokument Paper
„Niedawno dołączyłem do zespołu i naprawdę podobało mi się poszukiwanie skarbów”, mówi Tony Hue, menedżer ds. marketingu cyklu życia w Dropbox. „Chociaż wciąż żałuję, że nasz zespół go nie wygrał, był to prawdopodobnie najlepszy sposób, aby szybko nauczyć się podstaw usługi Paper i poznać życie w firmie Dropbox”.
Aby dowiedzieć się, jak Dropbox Paper może ułatwić Twojemu zespołowi wdrażanie nowych pracowników i wykonywanie innych zadań, odwiedź stronę dropbox.com/paper.
