Een sterke verkoopworkflow maken voor een effectievere verkoopcyclus

Volgens cijfers van Salesforce uit 2021 verwacht 72% van de verkoopprofessionals niet hun jaarlijkse quotum te halen. Bovendien besteden verkopers slechts 28% van hun week aan verkopen en te veel tijd aan handmatige administratieve taken.

Klinkt dat bekend in de oren? Al die kleine werkzaamheden tussendoor, zoals het bijhouden en invoeren van gegevens, lijken op het moment zelf misschien onbenullig, maar ze kunnen gezamenlijk echt flink in de papieren lopen. 

Dus hoe stroomlijn je je verkoopproces om op koers te blijven en meer deals binnen te halen? Met een effectieve verkoopworkflow natuurlijk!

Wat is een verkoopworkflow?

Een verkoopworkflow is vergelijkbaar met het verkoopproces of de verkooptrechter. Het is een herhaalbare reeks stappen die een verkoopteam neemt om van een potentiële klant een klant te maken.

Afhankelijk van hoe jij en je team werken, zitten er doorgaans zeven belangrijke stappen in een verkoopworkflow. Het begint met het identificeren van nieuwe leads en eindigt met het ondersteunen van klanten in de volgende fase van hun kopersreis.

Waarom zou je een verkoopworkflow maken?

Of je nu in de buitendienst of op afstand werkt, een effectieve verkoopworkflow zorgt voor consistentie. Het kan verkopers helpen op koers te blijven en ervoor zorgen dat je inspanningen om van potentiële klanten daadwerkelijke klanten te maken niet verloren gaan.

Bovendien biedt een verkoopworkflow de volgende voordelen:

• Deze zorgt ervoor dat nieuwe verkopers snel aan de slag kunnen.
• Deze zorgt ervoor dat verkopers een gemeenschappelijke routekaart hebben. 
• Deze biedt een meer gedetailleerd inzicht in leads en conversies in elke fase van de verkooptrechter.
• Deze helpt je te begrijpen waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

De stapsgewijze handleiding voor het maken van een verkoopworkflow

We hebben de fasen van het verkoopproces onderzocht en nagedacht over waarom het belangrijk is dat verkoopteams een consistente workflow maken. Laten we nu eens kijken hoe je een effectieve verkoopworkflow maakt waarmee je sneller deals kunt sluiten.

1. Beoordeel je huidige verkoopproces

Je verkoopteam heeft vast waardevolle feedback over wat wel en niet werkt in de dagelijkse praktijk. Als je je verdiept in je huidige strategie, kun je het succes van je workflow in kaart brengen aan de hand van je KPI's en conversiepercentage.

Zijn er overeenkomsten tussen de laatste tien deals die je team heeft gesloten? Zo ja, wat kun je van deze voorbeelden leren? Stel samen met je team het volgende vast:

• Wat er van begin tot eind bij deze deals is gebeurd
• Hoelang het proces duurde
• Hoelang het duurde om van de ene stap naar de andere te gaan
• Hoe je verkopers contact leggen met hun potentiële klanten

Laat in geen enkel onderdeel van de workflow ruimte voor interpretatie. De stappen moeten duidelijk en uitvoerbaar zijn.

2. Begrijp het koperstraject

Gebruik de inzichten die je van je team hebt gekregen en bekijk het koperstraject van je doelgroep vanuit hun perspectief. 

Overweeg het volgende om dieper in hun klantervaring te duiken:

• Wat zijn de pijnpunten die zij ervaren en waar jouw product/service iets aan kan doen? 
• Hoe zorgt je team ervoor dat de waarde van je product/service effectief wordt gecommuniceerd naar potentiële leads?
• Hoe kun je je verkoopstrategie afstemmen om ervoor te zorgen dat je team relaties met potentiële klanten kan opbouwen en onderhouden?
• Zijn er hindernissen in het verkoopproces die het voor potentiële klanten moeilijker maken om van de ene stap naar de volgende te gaan?
• Worden er acties in het proces verspild? Kunnen ze worden weggelaten of aangepast voor betere resultaten?

Naarmate de tijden veranderen, doen je kopersprofielen dat ook. Maak niet zomaar je workflow om er volgens niets meer mee te doen, maar beoordeel je verkoopstrategie voortdurend vanuit het perspectief van je klanten. Geef regelmatig trainingen, zodat je teamgenoten zelfverzekerd zijn en zich op hun gemak voelen met dit proces.

3. Benut de talenten van je team optimaal

Het opzetten van een verkoopworkflow hoeft niet te betekenen dat je de creativiteit aan banden legt.

Alle teamleden hebben waarschijnlijk zo hun sterke punten in verschillende delen van het verkoopproces. Ze kunnen zelfs uitblinken in taken waar je nog niet eerder aan hebt gedacht. Probeer tijdens het stroomlijnen van je verkoopworkflow na te denken over hoe je de vaardigheden van je team kunt gebruiken om het proces voor iedereen aantrekkelijker te maken.

Zo kun je taken bijvoorbeeld onderverdelen op basis van wie gespecialiseerd is in:

• Verkoop op sociale media
• Benadering op platformen als LinkedIn
• Het schrijven van verkooppitches
• Het opstellen van voorstellen
• Het volgen van leads via telefoongesprekken en follow-up-e-mails

Een dergelijke samenwerking kan je helpen de oorzaak of oorzaken van vastgelopen verkopen te identificeren en nieuwe manieren te ontdekken om je proces beter af te stemmen op de behoeften van je klanten.

4. Rust je team uit met de juiste tools

Er kunnen veel verborgen tijdverspillers zitten in een verkooppijplijn. In plaats van je te concentreren op inkomstengenererende activiteiten, wordt je tijd vaak opgeslokt door administratieve taken, zoals het handmatig invoeren van gegevens in je CRM-systeem.

Natuurlijk blijven CRM-systemen voor gevestigde grote bedrijven de primaire bron van waarheid voor verkopers. Maar voor kleinere, flexibelere teams die nog geen CRM nodig hebben, kan de implementatie van automatisering en slimme digitale tools in je workflow helpen om het gat te dichten.

Zo kun je met DocSend elk aspect van je gedeelde documenten beheren en bruikbare inzichten uit dat materiaal verkrijgen, zoals wie het heeft geopend en hoe diegenen ermee bezig zijn geweest. Je kunt ook met enkele klikken virtuele gegevensruimten maken, geheimhoudingsverklaringen insluiten en bestanden converteren naar ondertekenbare documenten.

Het gaat CRM niet vervangen, maar als je in een vroeg stadium de juiste tools toevoegt aan je workflow, kunnen je verkopers tijd besparen en inzichten ontdekken zonder helemaal over te stappen op CRM voordat dat nodig is.

5. Meet je resultaten

Naarmate je verkoopworkflow evolueert, wil je je succes meten om er zeker van te zijn dat de wijzigingen echt werken. Dit zijn enkele statistieken die je hiervoor kunt gebruiken:

• Het percentage kwalificerende gesprekken van alle eerste verkoopgesprekken
• Hoelang potentiële klanten gemiddeld in elke stap van het proces zitten
• De stap waar een potentiële klant het langst in blijft hangen
• Het percentage potentiële klanten dat een deal sluit na een pitch/demo
• Het verlooppercentage

Als het gaat om analyses met DocSend, is zien wie wanneer naar documenten kijkt slechts het topje van de ijsberg. Je kunt DocSend gebruiken om een realtime beeld te krijgen van hoe kijkers omgaan met je verkooppitches en voorstellen.

Ontdek hoelang mensen je documenten bekijken, welke pagina's het langst worden bekeken en met welke materialen, pagina's en indelingen kijkers het meest bezig zijn. Bovendien kun je met de functie 'E-mail vereisen om te bekijken' zien met wie je documenten zijn gedeeld, zodat je over handige informatie beschikt als er onverwacht nieuwe belanghebbenden bij de deal worden betrokken.

Bereid je voor op succes, met een verkoopworkflow waarop je kunt vertrouwen

Bij verkoop draait het om resultaten, en een verkoopteam zonder de juiste workflow loopt het risico kansen te missen en tijd te verliezen aan onnodige stappen, wat uiteindelijk van invloed is op je bedrijfsresultaten.

Door een verkoopworkflow te maken, reken je af met giswerk en overtollige administratieve taken, dankzij eenvoudig herhaalbare processen waardoor je verkopers zich op de verkoop kunnen concentreren.

Wil je deze stappen in actie zien? Lees dan hoe een fullservice webdesign- en brandingbureau tijd bespaarde door Dropbox en DocSend in de verkoopcyclus op te nemen.