Iedere creatieveling kent het wel. Je stort je helemaal op een project. Het is tot in detail uitgewerkt en zorgvuldig uitgevoerd. Het resultaat mag er wezen, al zeg je het zelf. Nu komt het lastige onderdeel: jouw werk delen zodat je nuttige feedback kan krijgen van een klant of collega.
We kunnen er niet omheen: sommige vormen van feedback zijn frustrerend. We hebben allemaal wel klanten gehad die snel even een e-mail met wat haastige opmerkingen stuurden. Of een teamlid dat feedback niet opschrijft, maar via Zoom deelt. Hoe constructief de feedback ook is, implementeren is lastig als deze niet goed wordt gegeven.
Of je nu een demovideo bewerkt of de laatste puntjes op de i zet bij een verkoopdeck: je moet alle opmerkingen verwerken voordat je verdergaat naar de volgende projectstap. Met een consistent, herhaalbaar beoordelingsproces wordt het voor iedereen gemakkelijker. Met slechts enkele aanpassingen aan je workflow kun je al heel wat bereiken.
Probeer deze drie tips om jouw werk effectiever te delen met je team of klanten en daarnaast betere feedback te krijgen.
1. Wees voorspelbaar: deel jouw bestanden elke keer op dezelfde manier
Een goed proces kan niet zonder consistentie. Maar het is niet altijd gemakkelijk om de consistentie te bewaren, zeker als je grote creatieve bestanden deelt. E-mailbijlagen hebben beperkingen voor de grootte. En als je fysieke kopieën uitdeelt, is de kans groot dat je iets belangrijks mist. Je moet een eenvoudige manier hebben om jouw creatieve materiaal te delen, die elke keer werkt, ongeacht de bestandsindeling of -grootte. Op die manier hoef je jouw hele team niet bij elk verzoek weer uitleg te geven. Collega's weten altijd waar ze de nieuwste versie van jouw werk kunnen vinden. Je hoeft niet langer op zoek te gaan naar rondzwervende bestanden of bestanden opnieuw te delen: je krijgt zonder gedoe alle feedback die je nodig hebt.
Er is één probleem: een omslachtig proces kan meer problemen veroorzaken dan het oplost. Je wilt niet verzanden in onnodige details. Daarom hebben we delen zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Met Dropbox kun je met iedereen bestanden delen: gemakkelijk voor jou en jouw beoordelaar. Stuur met enkele klikken een volledige fotocatalogus of een groot videoproject. En lever na elke update meteen de ontwerpconcepten af. Beoordelaars kunnen zelfs rechtstreeks vanuit Dropbox hun opmerkingen annoteren. Zo blijft alle context die je nodig hebt, van feedback tot de versiegeschiedenis van een bestand, op één plek bij elkaar.
2. Oefening baart kunst: vind een systeem dat werkt en blijf dat gebruiken
Elk nieuw proces heeft een leercurve. Hoe meer jij en jouw collega's het gebruiken, hoe gemakkelijker en effectiever het wordt. Zorg om te beginnen voor wat structuur in jouw feedbackproces. Stel aan het begin van elk creatief project een achterwaarts plan op en bepaal het aantal revisieronden. Schroom niet om feedback te vragen in de door jou gewenste vorm. Jij voert immers de aanpassingen door. Hoe specifieker je bent over wat je nodig hebt, des te meer jouw collega's kunnen helpen.
Uiteindelijk hebben jij en alle belanghebbenden in het project hetzelfde doel: het beste werk afleveren. Maar goede bedoelingen gaan verloren als feedback niet op de juiste manier wordt gegeven. Daarom is het zo belangrijk om jouw beoordelingsproces te stroomlijnen en standaardiseren. Dropbox kan hierbij helpen. Je kunt een vervaldatum toevoegen aan gedeelde links om late opmerkingen te vermijden. Of geef bepaalde gebruikers alleen-lezen toegang zodat ze het bestand kunnen bekijken en opmerkingen kunnen toevoegen zonder iets te bewerken. En het allerbeste? Dropbox laat je zien wie een bestand heeft bekeken en wie niet. Zo moet iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid nemen.
3. Vraag om datgene wat je wilt: geef aan waarop je feedback wilt
Niemand kent jouw werk zoals jij. Maak daar gebruik van. Vertel elke beoordelaar precies wat je wilt wanneer je om feedback vraagt. Vraag een schrijver of redacteur om de grammatica te controleren. Vraag jouw creatief directeur om het algemene ontwerp te beoordelen. En vraag een accountmanager of jouw werk voldoet aan alle eisen van de klant. Voorkom overtollige opmerkingen door proactief te zijn. Dan krijg je nuttige feedback op basis van de expertise van elke bijdrager.
Het is geen probleem om normen te stellen, maar let op dat je geen onduidelijke instructies geeft. Vertel beoordelaars niet alleen waar ze feedback moeten geven, maar laat het ook zien. Met Dropbox kun je rechtstreeks in een bestand opmerkingen markeren en het vervolgens delen voor feedback. Als een beoordelaar het bestand opent, ziet hij of zij meteen jouw opmerkingen en aantekeningen. Je kunt je opmerkingen en vragen aan een specifiek onderdeel van een afbeelding, video, ontwerpbestand of tekstdocument toevoegen. Op die manier weet jouw projectteam precies waar de feedback het nuttigst is.
Goed creatief werk is van veel afhankelijk en beoordelingen zijn een essentiële stap. De juiste feedback kan jouw werk naar een hoger niveau tillen. Aan de andere kant kan verwarrende of onduidelijke feedback een project juist hinderen. Het belangrijkste is dat jij je beoordelaars helpt jou te helpen. Schroom niet om precies datgene te vragen wat je wilt. En geef altijd het juiste voorbeeld: kies de beste tools voor het werk, houd je aan een proces en vraag waar nodig om feedback.
